工作流概述(SharePointServer2010).pptx

工作流概述 (SharePoint Server 2010) 工作流概述 (SharePoint Server 2010) 工作流概述 SharePoint Server 2010 中的工作流使企業(yè)可以減少人員在執(zhí)行業(yè)務(wù)流程期間 進(jìn)行交互的次數(shù)。例如，為符合決策，各小組通常會(huì)執(zhí)行一系列步驟。這些 步驟可能是正規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)的操作步驟，又可能是非正規(guī)步驟（如果對(duì)操作過(guò)程 的理解不明確）?？偠灾?，這些步驟代表一種業(yè)務(wù)流程。業(yè)務(wù)流程中發(fā)生 的人與人之間的互動(dòng)可能會(huì)限制做出決策的速度和決策的質(zhì)量。用于簡(jiǎn)化和 管理這種“人員參與的工作流”的軟件可自動(dòng)化參與該流程的各小組之間的 互動(dòng)過(guò)程。這種自動(dòng)化過(guò)程將會(huì)加快互動(dòng)速度，提高互動(dòng)的整體效率，并且 通常會(huì)減少錯(cuò)誤。 您可以使用流程圖（例如使用 Microsoft Visio 2010 創(chuàng)建的流程圖）對(duì)業(yè)務(wù)流 程建模，并使用工作流術(shù)語(yǔ)來(lái)表示業(yè)務(wù)流程。通過(guò)將工作流與 SharePoint Server 2010 中的數(shù)據(jù)相關(guān)聯(lián)，可以自動(dòng)化文檔審批等業(yè)務(wù)流程。例如，可以 創(chuàng)建一個(gè)工作流來(lái)傳送文檔以供審閱，在解決問(wèn)題的各個(gè)階段跟蹤問(wèn)題，或 為合同通過(guò)審批流程提供相關(guān)指導(dǎo)。 許多 IT 部門(mén)在執(zhí)行需要信息工作者參與的業(yè)務(wù)流程時(shí)所面臨的一個(gè)問(wèn)題是： 這些流程未與人們的實(shí)際工作方式集成。為了使業(yè)務(wù)流程有效，必須將其與 在工作區(qū)中使用的熟悉的日常工具和應(yīng)用程序集成，以使其成為信息工作者 日常工作例程的一部分。在電子工作區(qū)中，這包括與電子郵件、日歷、任務(wù) 列表和協(xié)作網(wǎng)站集成。 使用工作流的好處 使用工作流的主要好處是推動(dòng)業(yè)務(wù)流程發(fā)展和改善協(xié)作。 企業(yè)使用的業(yè)務(wù)流程取決于信息或文檔流。這些業(yè)務(wù)流程需要有信息 工作者的積極參與，才能完成有助于工作組進(jìn)行決策或交付工作成果 的任務(wù)。在 SharePoint Server 2010 中，這些類(lèi)型的業(yè)務(wù)流程是使用工 作流來(lái)實(shí)現(xiàn)和管理的。 下面是可使用工作流推動(dòng)的業(yè)務(wù)流程的一些示例： 合同審批 將建議的合同交給必須對(duì)其進(jìn)行批準(zhǔn)或拒絕的組織成員進(jìn) 行管理。 費(fèi)用報(bào)表 管理費(fèi)用報(bào)表和相關(guān)收據(jù)的提交、審閱報(bào)表、批準(zhǔn)報(bào)表并 為提交者報(bào)銷(xiāo)。 技術(shù)支持 指導(dǎo)技術(shù)支持事件的進(jìn)度，技術(shù)支持事件由客戶(hù)開(kāi)啟，經(jīng) 技術(shù)支持工程師調(diào)查，傳送給技術(shù)專(zhuān)家，進(jìn)行解決，然后添加到知識(shí) 庫(kù)。 面試 管理對(duì)求職者進(jìn)行面試的過(guò)程。這包括安排并跟蹤面試預(yù)約、 收集累積的面試反饋、將該反饋提供給后面的面試者，以及做出雇用 /不雇用的決定。 內(nèi)容發(fā)布 管理對(duì)企業(yè)的 Internet 展示網(wǎng)站上內(nèi)容發(fā)布的批準(zhǔn)過(guò)程。 使用工作流的好處 業(yè)務(wù)流程自動(dòng)化 業(yè)務(wù)依賴(lài)業(yè)務(wù)流程。雖然這些業(yè)務(wù)流程通常都涉及軟件，但許多組織中最重 要的流程仍與人員有關(guān)。工作流可以自動(dòng)化參與某個(gè)流程的人員之間的交互 ，以改善流程的運(yùn)行方式、提高其效率并降低其錯(cuò)誤率。 許多流程都可以從對(duì)人員參與的自動(dòng)支持中受益。例如： 審批 面向人員的業(yè)務(wù)流程的一個(gè)常見(jiàn)步驟是需要獲得多個(gè)參與者的批準(zhǔn)。要 批準(zhǔn)的內(nèi)容可能存在很大差異，這些內(nèi)容可能是包含下一年?duì)I銷(xiāo)計(jì)劃的 Microsoft Word 文檔，也可能是參加某次會(huì)議的差旅費(fèi)報(bào)表。在每種情況下， 相應(yīng)人員都必須審閱相關(guān)信息，可能會(huì)追加注釋?zhuān)缓蟊硎九鷾?zhǔn)或拒絕。 協(xié)調(diào)組工作 無(wú)論是準(zhǔn)備對(duì)建議征求書(shū) (RFP) 進(jìn)行響應(yīng)、管理將文檔翻譯為一 種或多種語(yǔ)言的過(guò)程，還是執(zhí)行其他任務(wù)，許多流程都需要不同人員以有序 的方式協(xié)同工作。通過(guò)在自動(dòng)化工作流中定義流程的步驟，可提高協(xié)調(diào)組的 工作效率，并能更加準(zhǔn)確地預(yù)測(cè)流程本身。 問(wèn)題跟蹤 很多業(yè)務(wù)流程都會(huì)生成未解決問(wèn)題的列表。自動(dòng)化工作流可用于維 護(hù)該列表、將問(wèn)題分配給能夠解決問(wèn)題的人員，并跟蹤問(wèn)題的解決狀態(tài)。 使用工作流的好處 工作流改善了協(xié)作 通過(guò)對(duì) SharePoint 網(wǎng)站或網(wǎng)站集中的文檔和項(xiàng)目實(shí)施相應(yīng)業(yè)務(wù)流程， 工作流可幫助人們協(xié)同處理文檔及管理項(xiàng)目任務(wù)。工作流可以幫助組 織遵循一致的業(yè)務(wù)流程做法，通過(guò)管理這些業(yè)務(wù)流程中涉及的任務(wù)和 步驟，工作流可以提高組織的效率和生產(chǎn)力。通過(guò)確保在需要時(shí)將適 當(dāng)?shù)男畔⑻峁┙o適當(dāng)?shù)娜藛T，工作流可以加快決策的制定速度。工作 流還有助于確保適當(dāng)?shù)娜藛T按適當(dāng)?shù)捻樞蛲瓿筛鱾€(gè)工作流任務(wù)。這就 使得執(zhí)行這些任務(wù)的人員可以專(zhuān)注于工作，而不用考慮工作流程。 例如，在 SharePoint Server 2010 網(wǎng)站中，您可以創(chuàng)建用于文檔庫(kù)的工 作流，以便將文檔傳送給一組人員進(jìn)行審批。當(dāng)作者啟動(dòng)此工作流時(shí) ，工作流即會(huì)創(chuàng)建文檔審批任務(wù)、將這些任務(wù)分配給工作流參與者， 然后向參與者發(fā)送電子郵件通知。 當(dāng)工作流正在運(yùn)行時(shí)，工作流所有者或工作流參與者可以在“工作流 狀態(tài)”頁(yè)上檢查進(jìn)度。當(dāng)工作流參與者完成其工作流任務(wù)后，工作流 隨即結(jié)束，并自動(dòng)通知工作流所有者工作流已完成。 預(yù)定義工作流 Microsoft SharePoint Server 2010 包括可處理常見(jiàn)業(yè)務(wù)方案的以下預(yù)定義工作流模板： 收集反饋 將文檔或項(xiàng)目傳送給一組人員以獲取反饋。審閱者可以提供反饋，然后在對(duì)其反 饋進(jìn)行編譯后，發(fā)送給啟動(dòng)該工作流的人員。默認(rèn)情況下，收集反饋工作流與文檔內(nèi)容類(lèi)型 相關(guān)聯(lián)，因此文檔庫(kù)中自動(dòng)提供此工作流。 審批 將文檔或項(xiàng)目傳送給一組人員進(jìn)行審批。默認(rèn)情況下，審批工作流與文檔內(nèi)容類(lèi)型相 關(guān)聯(lián)，因此文檔庫(kù)中自動(dòng)提供此工作流。默認(rèn)情況下，審批工作流的版本還與發(fā)布網(wǎng)站中的 頁(yè)面庫(kù)相關(guān)聯(lián)，并可用于管理網(wǎng)頁(yè)發(fā)布的審批流程。 審批工作流是一種分階段審批模型（即，先由第一組審批者執(zhí)行審核和批準(zhǔn)流程，然后是第 二組審批者，依此類(lèi)推）。每個(gè)階段或每個(gè)審批組還可有自己的行為。例如，第一組審批者 的成員可以按連續(xù)審批順序（一個(gè)接一個(gè)）進(jìn)行審核，第二組的成員可以并行進(jìn)行審核（審 核者可以按任何順序提供反饋），依此類(lèi)推。 處置審批 通過(guò)讓參與者決定是保留還是刪除過(guò)期的文檔來(lái)管理文檔的過(guò)期和保留。處置審 批工作流支持記錄管理流程，主要適用于記錄中心網(wǎng)站。 收集簽名 將在 Microsoft 應(yīng)用程序中創(chuàng)建的文檔傳送給一組人員，以收集他們的數(shù)字簽名。 必須在 2007 Microsoft Office system 和 Microsoft Office 2010 套件的應(yīng)用程序（如 Microsoft Word）中啟動(dòng)該工作流。而且，參與者必須通過(guò)將其數(shù)字簽名添加到相應(yīng)客戶(hù)端程序中的文 檔中來(lái)完成其簽名任務(wù)。默認(rèn)情況下，收集簽名工作流與文檔內(nèi)容類(lèi)型相關(guān)聯(lián)，因此文檔庫(kù) 中自動(dòng)提供此工作流。但是，只有文檔庫(kù)中的文檔包含一個(gè)或多個(gè) Microsoft Office 簽名行時(shí) ，收集簽名工作流才會(huì)對(duì)該文檔顯示。 預(yù)定義工作流 三態(tài) 設(shè)計(jì)為通過(guò)三個(gè)狀態(tài)（階段）跟蹤列表項(xiàng)的狀態(tài)。它可用于管理需要組織跟蹤大量問(wèn) 題或項(xiàng)目（如客戶(hù)支持問(wèn)題、銷(xiāo)售商機(jī)或項(xiàng)目任務(wù)）的業(yè)務(wù)流程。 之所以稱(chēng)為三態(tài)工作流，是因?yàn)樗ㄟ^(guò)三個(gè)不同的狀態(tài)和這些狀態(tài)之間的兩個(gè)轉(zhuǎn)換，來(lái)跟蹤 問(wèn)題或項(xiàng)目的狀態(tài)。例如，在對(duì)問(wèn)題列表中的某個(gè)問(wèn)題啟動(dòng)工作流時(shí)，SharePoint Server 2010 將為指定用戶(hù)創(chuàng)建一個(gè)任務(wù)。當(dāng)用戶(hù)完成該任務(wù)時(shí)，工作流將從其初始狀態(tài)（“未解決 ”）更改為中間狀態(tài)（“已解決”），并為指定用戶(hù)創(chuàng)建一個(gè)任務(wù)。當(dāng)用戶(hù)完成該任務(wù)時(shí)， 工作流將從其中間狀態(tài)（“已解決”）更改為最終狀態(tài)（“已關(guān)閉”），并為此時(shí)為其分配 工作流的用戶(hù)創(chuàng)建另一個(gè)任務(wù)。請(qǐng)注意，此工作流僅在列表中受支持，在庫(kù)中不受支持。 翻譯管理 通過(guò)創(chuàng)建要翻譯文檔的副本并將翻譯任務(wù)分配給翻譯人員來(lái)管理手動(dòng)文檔翻譯流 程。該工作流只可用于翻譯管理庫(kù)。 問(wèn)題跟蹤 將問(wèn)題傳送給工作組成員以便由其進(jìn)行解決。它會(huì)向用戶(hù)呈現(xiàn)一個(gè)網(wǎng)頁(yè)，以便用 戶(hù)輸入新問(wèn)題，如客戶(hù)投訴。當(dāng)問(wèn)題進(jìn)入不同的工作流狀態(tài)時(shí)，用戶(hù)看到的網(wǎng)頁(yè)會(huì)隨之更改 ，以反映相應(yīng)的事件；例如，當(dāng)問(wèn)題已解決時(shí)，會(huì)顯示關(guān)閉網(wǎng)頁(yè)。 您可以通過(guò)多種方式為組織自定義上述每個(gè)工作流。例如，當(dāng)您將工作流添加到列表、庫(kù)、 內(nèi)容類(lèi)型或網(wǎng)站中以使其能夠用于文檔或項(xiàng)目時(shí)，您可以自定義存儲(chǔ)了工作流信息的任務(wù)列 表和歷史記錄列表。 當(dāng)網(wǎng)站用戶(hù)針對(duì)文檔、項(xiàng)目或網(wǎng)站啟動(dòng)工作流時(shí)，該用戶(hù)可以通過(guò)指定參與者列表、截止日 期和任務(wù)說(shuō)明來(lái)進(jìn)一步自定義工作流。 還可以制作預(yù)定義工作流的副本，以用作創(chuàng)建自定義工作流時(shí)的起點(diǎn)。 工作流使用情形示例 假設(shè)您就職于嘉元實(shí)業(yè)公司，這是一家在全球范圍內(nèi)銷(xiāo)售自行車(chē)的運(yùn)動(dòng)品專(zhuān)賣(mài)店。該公司的 銷(xiāo)售代表會(huì)走訪不同的國(guó)家/地區(qū)，以幫助新的經(jīng)銷(xiāo)商開(kāi)辦新的運(yùn)動(dòng)品商店。 在本節(jié)所描述的情形中，需要提交費(fèi)用報(bào)表以供審批。如果費(fèi)用報(bào)表的金額少于 5,000 美元 ，則需要經(jīng)理批準(zhǔn)、否決或轉(zhuǎn)發(fā)該報(bào)表。如果費(fèi)用報(bào)表的金額等于或大于 5,000 美元，經(jīng)理 必須審核該費(fèi)用報(bào)表，對(duì)其進(jìn)行批注，如果經(jīng)理認(rèn)為可以批準(zhǔn)，則將其轉(zhuǎn)發(fā)給副總裁，然后 由副總裁批準(zhǔn)或否決該報(bào)表。 在此情形中，費(fèi)用報(bào)表表單是一張 InfoPath Forms Services 表單。工作流是在 Microsoft SharePoint Designer 2010 中創(chuàng)建的有一定順序的“審批”類(lèi)型的工作流項(xiàng)目，由自動(dòng)化任務(wù) 和需要人為操作的任務(wù)組成。該工作流運(yùn)行于 SharePoint Server 2010 中。 銷(xiāo)售代表（第一個(gè)工作流參與者）需要瀏覽 Intranet 自助服務(wù)門(mén)戶(hù)并選擇“費(fèi)用報(bào)表”表 單。將會(huì)打開(kāi)數(shù)據(jù)輸入頁(yè)。銷(xiāo)售代表首先填寫(xiě)一個(gè)簡(jiǎn)單的費(fèi)用報(bào)表表單，其中包括人員的姓 名、費(fèi)用用途、費(fèi)用總額、該人員的直接上司的姓名和電子郵件地址等條目。然后，銷(xiāo)售代 表單擊“提交”以提交該表單。 提交表單后，數(shù)據(jù)將會(huì)集中保存，并啟動(dòng)工作流，然后將審核任務(wù)分配給審批者（在本例中 為銷(xiāo)售代表的經(jīng)理）。 工作流會(huì)通知銷(xiāo)售代表的經(jīng)理。該通知是一封電子郵件，其中包含完成該任務(wù)的說(shuō)明，并提 供顯示費(fèi)用報(bào)表表單的網(wǎng)站的鏈接。 經(jīng)理（第二個(gè)工作流參與者）會(huì)轉(zhuǎn)到該網(wǎng)站并審核費(fèi)用報(bào)表。工作流任務(wù)項(xiàng)提供了三種操作 ：批準(zhǔn)、否決或轉(zhuǎn)發(fā)，經(jīng)理可以執(zhí)行其中任一操作： 如果費(fèi)用報(bào)表的金額少于 5,000 美元，經(jīng)理會(huì)看到用于“批準(zhǔn)”或“否決”該費(fèi)用報(bào)表的選項(xiàng)。 如果費(fèi)用報(bào)表的金額多于 5,000 美元，經(jīng)理會(huì)看到用于將費(fèi)用報(bào)表“轉(zhuǎn)發(fā)”給公司副總裁的選項(xiàng)，或 用于在經(jīng)理級(jí)別“否決”該費(fèi)用報(bào)表的選項(xiàng)。 工作流使用情形示例 經(jīng)理采取相應(yīng)的操作以批準(zhǔn)、否決或轉(zhuǎn)發(fā)該費(fèi)用報(bào)表，然后工作流繼續(xù)執(zhí)行： 如果費(fèi)用已獲批準(zhǔn)，任務(wù)完成操作將向工作流發(fā)送一條消息，指出任務(wù)已完成，工作流會(huì)通過(guò)電子郵件通知銷(xiāo)售代表， 然后工作流將費(fèi)用數(shù)據(jù)添加到業(yè)務(wù)線 (LOB) 會(huì)計(jì)系統(tǒng)中。 如果費(fèi)用未獲批準(zhǔn)，經(jīng)理需鍵入做出該決定的理由。任務(wù)完成操作將向工作流發(fā)送一條消息，指出任務(wù)已完成，然后工 作流會(huì)通過(guò)電子郵件通知銷(xiāo)售代表。 如果經(jīng)理選擇將費(fèi)用報(bào)表轉(zhuǎn)發(fā)給公司副總裁的選項(xiàng)，他需要在表單中進(jìn)行相關(guān)批注，然后單擊“轉(zhuǎn)發(fā)”。然后，工作流 會(huì)通過(guò)電子郵件通知副總裁，該電子郵件包含完成任務(wù)的說(shuō)明，并提供顯示費(fèi)用報(bào)表表單的網(wǎng)站的鏈接。 副總裁（第三個(gè)工作流參與者）可以選擇“批準(zhǔn)”或“否決”費(fèi)用報(bào)表。在副總裁批準(zhǔn)或否決費(fèi)用報(bào)表后 ，工作流繼續(xù)執(zhí)行。 如果副總裁批準(zhǔn)費(fèi)用，費(fèi)用數(shù)據(jù)將添加到會(huì)計(jì)系統(tǒng)中，工作流會(huì)通過(guò)電子郵件通知銷(xiāo)售代表和經(jīng)理，然后通知 SharePoint 任務(wù)已完成。 如果副總裁不批準(zhǔn)費(fèi)用，他需要在表單中鍵入做出該決定的理由。工作流會(huì)通過(guò)電子郵件通知銷(xiāo)售代表和經(jīng)理，然后通 知 SharePoint 任務(wù)已完成。 不難想像，有許多方法可以擴(kuò)展此工作流在這種情形中的功能。例如，您可以配置工作流，以便在副總裁 否決費(fèi)用報(bào)表時(shí)將報(bào)表退還給銷(xiāo)售代表的經(jīng)理。經(jīng)理可以進(jìn)一步證明費(fèi)用是否合理，并將其重新提交給副 總裁進(jìn)行審批，可以將否決決定