國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》講座.pptVIP

1,一、公文概述,（一）公文含義 （二）公文特點(diǎn),2,（一）公文含義,1.公文定義：公文 (包括電報(bào)，下同)及公務(wù)文書，是國家行政機(jī)關(guān)在行政管理過程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書，是依法行政和進(jìn)行公務(wù)活動(dòng)的重要工具。 含義 ：作者的法定性； 法定的權(quán)威性； 效用的現(xiàn)實(shí)性； 體式和處理程序的規(guī)范性。,3,（二）公文特點(diǎn),1政治性。 2實(shí)事求是。 3精簡、準(zhǔn)確。 4及時(shí)、高效。 5安全、保密。,4,二、公文的分類,（一）分類 1.從公文的來源上分 分為收來文件（收文）；對外文件（發(fā)文）；內(nèi)部文件。 2.從行文方向分 分為上行文；下行文和平行文（不相隸屬文件） 3.從機(jī)密程度分 分為公布文件；內(nèi)部文件；保密文件。 4.從公文辦理時(shí)限分 分為平件；急件；特急件。,5,（二） 常用公文種類,常用公文種類包括 1、命令（令） 2、決定 3、公告 4、通告 5、通知 6、通報(bào) 7、議案 8、報(bào)告、 9、請示 10、批復(fù) 11、意見 12、函 13、會(huì)議紀(jì)要,6,1、命令（令）,適用于依照有關(guān)法律公布行政法規(guī)和規(guī)章；宣布施行重大強(qiáng)制性行政措施；嘉獎(jiǎng)有關(guān)單位及人員 。 （1）類型 公布令、 行政令、 嘉獎(jiǎng)令、 懲戒令、 撤銷令、 特赦令、 （2）特點(diǎn)： 內(nèi)容重要 權(quán)威性強(qiáng) 強(qiáng)制性大,7,2、決定,適用于對重要事項(xiàng)或者重大行動(dòng)做出安排，獎(jiǎng)懲有關(guān)單位及人員。變更或者撤銷下級機(jī)關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng)。 （1）類型 法規(guī)政策性決定 重要事項(xiàng)和重大行動(dòng)的決定 獎(jiǎng)懲性決定 （2）特點(diǎn) 嚴(yán)肅性、 明確性、 說理性,8,3、公告,適用于向國內(nèi)外宣布重要事項(xiàng)或者法定事項(xiàng) 。 （1）類型 重大事件公告 法定公告 單位重要事項(xiàng)公告 （2）特點(diǎn) 內(nèi)容重要 對象廣泛 制發(fā)機(jī)關(guān)級別高,9,4、通告,適用于公布社會(huì)各有關(guān)方面應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項(xiàng)。 （1）類型 制約性通告 周知性通告 （2）特點(diǎn) 法規(guī)性 周知性 實(shí)務(wù)性 行業(yè)性,10,5、通知,適用于批轉(zhuǎn)下級機(jī)關(guān)的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文，傳達(dá)要求下級機(jī)關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)，任免人員 。 （1）類型 批示性通知。 指示性通知。 法規(guī)性通知。 政策性通知。 貫徹性通知。 頒布性通知。 任免通知。 會(huì)議通知。 一般性通知。 （2）特點(diǎn) 知照性。通知的主要功能在于知照。 廣泛性。通知的廣泛性表現(xiàn)在多方面。 時(shí)效性。通知有一定的時(shí)效要求。,11,6、通報(bào),適用于表彰先進(jìn)，批評錯(cuò)誤，傳達(dá)重要精神或者情況 。 （1）類型 表彰性通報(bào)。 批評性通報(bào)。 情況通報(bào)。 （2）特點(diǎn) 告知性 教育性 政策性,12,7、議案,適用于各級人民政府按照法律程序向同級人民代表大會(huì)或人民代表大會(huì)常務(wù)委員會(huì)提請審議事項(xiàng) 。 （1）類型 法律、法規(guī)案 重要事項(xiàng)案 機(jī)構(gòu)改革、變動(dòng)案 人事任免案 批準(zhǔn)條約案 國民經(jīng)濟(jì)發(fā)展計(jì)劃案，財(cái)政預(yù)算案 （2）特點(diǎn) 制作主體的法定性 內(nèi)容的特定性 適時(shí)性 必要性和可行性,13,8、報(bào)告,適用于向上級機(jī)關(guān)匯報(bào)工作，反映情況，答復(fù)上級機(jī)關(guān)的詢問 。 （1）類型 工作報(bào)告 情況報(bào)告 建議報(bào)告 答復(fù)報(bào)告 報(bào)送報(bào)告 （2）特點(diǎn) 單向性 陳述性 事后性 即“事前請示，事后報(bào)告” 。,14,9、請示,適用于向上級機(jī)關(guān)請求指示、批準(zhǔn) 。 （1）類型 請求指示的請示。 請求批準(zhǔn)的請示。 請求批轉(zhuǎn)的請示。 （2）特點(diǎn) 請示事項(xiàng)一般時(shí)間性較強(qiáng)。請示的事項(xiàng)一般都是急需明確和解決的,否則會(huì)影響正常工作,因此時(shí)間性強(qiáng)。 應(yīng)一事一請示。 一般主送一個(gè)機(jī)關(guān),不多頭主送,如需同時(shí)送其他機(jī)關(guān),應(yīng)當(dāng)用抄送形式,但不得在請示的同時(shí)又抄送下級機(jī)關(guān)。 應(yīng)按隸屬關(guān)系逐級請示,一般情況不得越級請示,如確需越級請示,應(yīng)同時(shí)抄報(bào)直接主管部門。,15,10、批復(fù),適用于答復(fù)下級機(jī)關(guān)的請示事項(xiàng) 。 （1）類型 審批性批復(fù) 指示性批復(fù) （2）特點(diǎn) 行文的被動(dòng)性 針對性 集中性和明確性 政策性和依據(jù)性,16,11、意見,適用于對重要問題提出見解和處理辦法。 （1）類型 規(guī)劃性意見 實(shí)施意見 具體工作意見 （2）特點(diǎn) 指導(dǎo)性 針對性 原則性,17,12、函,適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作，詢問和答復(fù)問題，請求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng) 。 （1）類型 商洽事宜函， 通知事宜函， 催辦事宜函， 邀請函、 請示答復(fù)事宜函， 轉(zhuǎn)辦函， 催辦函， 報(bào)送材料函。 （2）特點(diǎn) 適用范圍廣泛 行文方向具有多向性 一般較短小，內(nèi)容單一，,18,13、會(huì)議紀(jì)要,適用于記載、傳達(dá)會(huì)議情況和議定事項(xiàng) 。 （1）類型 辦公會(huì)議紀(jì)要 專項(xiàng)會(huì)議紀(jì)要 （2）特點(diǎn) 紀(jì)實(shí)性 概括性 指導(dǎo)性,19,（三）機(jī)關(guān)其他常用文書,1、規(guī)章制度類文書 2、計(jì)劃類文書 3、總結(jié)類文書 4、簡報(bào)類文書 5、合同類文書 6、記錄類文書 7、講話類文書,20,三、公文格式與稿本,（一）公文格式 包括公文的構(gòu)成要素； 公文的排版形式； 公文的印裝要求。,21,1、公文的構(gòu)成要素,公文的各要素分為眉首、主體、版記三部分 。 眉首包括：秘密等級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識、發(fā)文字號、簽發(fā)人； 主體包括：標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件說明、成文日期、印章、附注、附件 ； 版記包括：主題詞、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期 。,22,（1）眉首,置于公文首頁紅色反線以上的各要素統(tǒng)稱公文眉首。 公文分?jǐn)?shù)序號：即將同一文稿印刷若干份時(shí)每 份公文的順序編號。置于版心左上角第一行，用阿拉伯?dāng)?shù)字。 秘密等級和保密期限：密級分為絕密、機(jī)密和秘密；保密期限是對公文秘密等級時(shí)效規(guī)定的說明。置于版心右上角第一行，兩字之間空一字。,23,緊急程度：是對公文送達(dá)和處理的時(shí)限要求。 標(biāo)注“特急”、“急件”；緊急電報(bào)分為“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。置于版心右上角第一行，兩字之間空一字。公文同時(shí)標(biāo)識秘密等級與緊急程度，秘密等級定格標(biāo)識在版心右上角第一行，緊急程度定格標(biāo)識在版心右上角第二行。,24,發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識：發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識表明公文的作者，他是發(fā)文機(jī)關(guān)制作公文時(shí)使用的、規(guī)范板式的文件版頭，通常稱“文頭”。居中紅色套印在文件首頁上端。聯(lián)合行文時(shí)，主辦機(jī)關(guān)名稱在前，“文件”二字置于發(fā)文機(jī)關(guān)名稱右側(cè)，上下居中排布。,25,發(fā)文字號：發(fā)文字號是發(fā)文機(jī)關(guān)按照發(fā)文順序編排的順序號。由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年份和序號組成。置于發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識下空兩行，居中排布。 簽發(fā)人：簽發(fā)人是在上報(bào)的公文中批準(zhǔn)簽發(fā)的領(lǐng)導(dǎo)人姓名。只用于上行文。平行排列于發(fā)文字號右側(cè)。,26,（2）公文主體部分,置于公文首頁紅色反線（不含）以下至主題詞（不含）之間的各要素統(tǒng)稱主體。 公文標(biāo)題：即對公文主要內(nèi)容準(zhǔn)確、簡要的概括。由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、公文主題和文種組成。除法規(guī)名稱加書名號外，一般不用標(biāo)點(diǎn)符號。位于紅色反線下空兩行。,27,主送機(jī)關(guān)：是指要求公文予以辦理或答復(fù)的主要受理機(jī)關(guān)。標(biāo)識在標(biāo)題下空一行，左側(cè)頂格標(biāo)識，回行時(shí)仍頂格。 公文正文：公文正文表述公文的具體內(nèi)容。通常分導(dǎo)語、主體和結(jié)束語。在主送機(jī)關(guān)下一行，自然段空格，數(shù)字、年份不回行。,28,附件：附屬在公文正件之后，用以說明、補(bǔ)充正件的圖表、目錄、名單等文件材料。在正文之后注明附件順序、名稱，在正文下空一行左空兩行。 成文時(shí)間：指公文生效的時(shí)間。以領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn)。標(biāo)識在正文之下，右空4字。,29,公文生效標(biāo)識：是證明公文效力的表現(xiàn)形式。一是發(fā)文機(jī)關(guān)印章；二是簽署。正式公文除會(huì)議紀(jì)要和以電報(bào)形式發(fā)出的以外，均應(yīng)加蓋公章。聯(lián)合上報(bào)的公文，由主辦機(jī)關(guān)加蓋印章，聯(lián)合下發(fā)的公文，發(fā)文機(jī)關(guān)都應(yīng)加蓋印章。不得采用“此頁無正文”的辦法。,30,附注：是需要說明的其他事項(xiàng)，如公文的發(fā)放范圍、使用時(shí)注意的事項(xiàng)等。居左空兩字加圓括號標(biāo)注在成文時(shí)間下一行。,31,（3）公文版記部分,置于公文主題詞以下的各要素統(tǒng)稱為版記。 主題詞：是揭示公文內(nèi)容，提高公文檢索速度的規(guī)范化名詞或名詞性詞組。居左頂格標(biāo)識，后標(biāo)全角冒號，詞目之間空一字。 抄送機(jī)關(guān)：指除主送機(jī)關(guān)外需要執(zhí)行或知曉公文的其他機(jī)關(guān)。在主題詞下一行，左空一字，標(biāo)識“抄送”，后標(biāo)全角冒號。,32,印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)時(shí)間：印發(fā)機(jī)關(guān)是印制公文主管部門，印發(fā)時(shí)間是公文的付印機(jī)關(guān)，在抄送機(jī)關(guān)之下，占一行位置，印發(fā)機(jī)關(guān)左空一字，印發(fā)時(shí)間右空一字，用阿拉伯?dāng)?shù)字。,33,2、公文的排版形式,是指公文各組成要素在文件版面上的標(biāo)印格式。 公文用紙幅面尺寸：采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型紙，210MM*297MM,公文頁邊與版心尺寸為：公文用紙?zhí)祛^37MM，公文用紙訂口28MM，版心尺寸156MM*225MM（不含頁碼） 公文書寫形式：從左至右橫排、橫寫。其標(biāo)識第一層為“一”，第二層為（一），第三層為“1.） 第四層為（1）,34,字體字號：發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識使用2號小標(biāo)宋體字，紅色標(biāo)識；秘密等級、保密期限、緊急程度、主題詞用3號黑體字；主題詞的詞目用3號小標(biāo)宋體字；發(fā)文字號、簽發(fā)人、主送機(jī)關(guān)、附注、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)、印發(fā)時(shí)間用3號仿宋體字，簽發(fā)人姓名用3號楷體字。正文以3號仿宋體字，一般每面排22行，每行排28字。,35,3、公文的印裝要求,雙面印刷， 頁碼套正， 兩面誤差不得超過2MM， 左側(cè)裝訂。,36,（二）稿本,公文稿本是指公文的文稿和文本。文稿是指公文在撰制過程中形成的各種文字稿。 草稿：在定稿之前形成的文稿統(tǒng)稱草稿。 定稿：是經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)或會(huì)議討論通過的最后稿本。,37,公文文本是指公文定稿后根據(jù)需要形成的各種本子。 正本:公文正式文本。 副本：公文正本的復(fù)制本或正本的復(fù)份。 存本：留存?zhèn)洳榈奈谋尽?修訂本：對已發(fā)出規(guī)范類文件重新修改和補(bǔ)充的文本 試行本、暫行本：,38,四 行文規(guī)則,行文規(guī)則，是制發(fā)、辦理公文中必須遵循的基本準(zhǔn)則。 第一，加強(qiáng)對文件傳遞過程的控制，使文件的行文方向正確，傳遞速度合理，保證文件準(zhǔn)確、快捷地到達(dá)目的地； 第二，使機(jī)關(guān)之間相互行文有法可依、有規(guī)可循，以維護(hù)正常的行文秩序，防止行文紊亂； 第三，加強(qiáng)對文件數(shù)量的控制，精簡公文，簡化手續(xù)，以提高機(jī)關(guān)行政管理的效率。,39,（一）行文原則,行文應(yīng)當(dāng)確有必要，注重效用。 正確選擇主送機(jī)關(guān)與抄送機(jī)關(guān) 堅(jiān)持“黨政分開”的原則,40,（二）行文方向,1、明確隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍。 2、嚴(yán)格遵守限制條件。 3、按照劃定的范圍行文。 4、掌握聯(lián)合行文的要求。,41,（三）行文要求,1、部門之間對有關(guān)問題未經(jīng)協(xié)商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，上級機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)責(zé)令糾正或撤銷。 2、對上行文的體式要從嚴(yán)把關(guān)。,42,五、公文處理,公文處理指公文的辦理、管理、整理(立卷)、歸檔等一系列相互關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作。 要求：實(shí)事求是； 必須準(zhǔn)確； 必須及時(shí)； 必須安全。,43,（一）發(fā)文辦理,發(fā)文辦理是指以本機(jī)關(guān)名義制發(fā)公文的過程，包括： 草擬審核簽發(fā)復(fù)核繕印-用印登記分發(fā)等程序。,44,1、草擬公文,要認(rèn)真學(xué)習(xí)與研究有關(guān)的政策法規(guī) 要認(rèn)真領(lǐng)會(huì)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的意圖。 要正確使用文種 引文、結(jié)構(gòu)層次序數(shù)、計(jì)量單位、數(shù)字、緊急程度等一定要規(guī)范。,45,2、公文審核,公文送負(fù)責(zé)人簽發(fā)前，需經(jīng)辦公廳（室）進(jìn)行審核。,46,3、公文簽發(fā),以本機(jī)關(guān)名義制發(fā)的上行文，由主要負(fù)責(zé)人或者主持工作的負(fù)責(zé)人簽發(fā)； 以本機(jī)關(guān)名義制發(fā)的下行文或平行文，由主要負(fù)責(zé)人或者由主要負(fù)責(zé)人授權(quán)的其他負(fù)責(zé)人簽發(fā) 簽發(fā)公文，簽批人應(yīng)當(dāng)明確簽署意見，并簽署姓名和時(shí)間 部門不應(yīng)將代擬稿直接送本級機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人簽批。未經(jīng)發(fā)文機(jī)關(guān)文秘部門審核的文稿，負(fù)責(zé)人原則上不予受理簽發(fā)。,47,4、公文復(fù)核、繕印,公文復(fù)核是公文正式印制前文秘部門進(jìn)行的最后一次復(fù)審。 公文繕印是對已經(jīng)簽發(fā)的公文定稿進(jìn)行印制。,48,5、發(fā)文的用印,機(jī)關(guān)印章是代表機(jī)關(guān)職權(quán)的一種憑證和標(biāo)志。,49,6、 登記、分送,登記是對一切發(fā)出公文進(jìn)行的記錄。 分送是指從發(fā)文機(jī)關(guān)到收文機(jī)關(guān)的運(yùn)行過程。,50,（二）收文辦理,收文辦理是指對收到公文的辦理過程，包括 簽收登記審核擬辦批辦承辦催辦注辦等,51,1、簽收、登記,簽收是收文辦理的開始，因此，要做好清點(diǎn)和分類工作，注意檢查來件是否是發(fā)給本機(jī)關(guān)、本單位的，封皮編號是否與記載相符；信件有無破損、散包、被拆現(xiàn)象；清點(diǎn)收件總數(shù)與清單是否一致；通知單或回執(zhí)單標(biāo)明的文題、編號、數(shù)量是否符合要求；文件是否完全完整，如有無缺附件、缺頁、白頁、未具落款、未蓋公章；閱后按頁清退的絕密文件要逐頁清點(diǎn)，注意有無缺頁.對于不符合要求的要及時(shí)退回。,52,2、審核,審核的重點(diǎn)是：是否應(yīng)由本機(jī)關(guān)辦理；是否符合行文規(guī)則；內(nèi)容是否符合國家法律、法規(guī)及其他有關(guān)規(guī)定；涉及其他部門或地區(qū)職權(quán)的事項(xiàng)是否已協(xié)商、會(huì)簽；文種使用、公文格式是否規(guī)范。,53,3、擬辦 、批辦,擬辦是指秘書人員對來文應(yīng)由那位領(lǐng)導(dǎo)審批，那一部門承辦，以及承辦過程中可能涉及到的事項(xiàng)提出初步處理意見，供領(lǐng)導(dǎo)同志批辦時(shí)參考的工作程序。 批辦是機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人對送批的公文所做的批示處理意見。,54,4、承辦 、注辦,承辦是指機(jī)關(guān)有關(guān)部門或有關(guān)人員對應(yīng)辦復(fù)的文件根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批辦意見進(jìn)行具體辦理的工作，是文件處理工作中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，也是具體解決問題的階段。 注辦是經(jīng)辦人員在公文處理單上對承辦情況和結(jié)果的簡要說明。,55,5、催辦,為了加快文件處理速度，提高機(jī)關(guān)工作效率，對于送負(fù)責(zé)人批示或交有關(guān)部門辦理的公文，文秘部門要負(fù)責(zé)催辦。催辦工作一般由負(fù)責(zé)文件處理工作的秘書人員承擔(dān)，也可以配備專職的催辦人員。,56,六、 公文管理,公文管理的基本原則： 堅(jiān)持實(shí)事求是、精簡、高效的原則，做到及時(shí)、準(zhǔn)確、安全,57,（一）公文管理的基本要求,1、統(tǒng)一接收。 2、建章立制，科學(xué)管理。 3、加強(qiáng)協(xié)調(diào)，多方配合。 4、嚴(yán)格保密，確保安全。,58,（二）公文管理的基本職責(zé),1、翻印 2、公開發(fā)布 3、復(fù)印 4、撤銷 5、廢止 6、清退 7、銷毀 8、保密,59,七、公文歸檔,機(jī)關(guān)在工作活動(dòng)中產(chǎn)生的文件，處理完畢后，由文件辦理人員整理，定期向檔案室移交集中保存，稱為歸檔。,60,（一）歸檔范圍,凡是列入公文整理范圍的文件，都需要?dú)w檔。 1、反映本機(jī)關(guān)主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對本機(jī)關(guān)工作、國家建設(shè)和歷史研究具有利用價(jià)值的文件