工作手冊(cè)_某公司辦公室工作手冊(cè)

*有限公司 第A版文件編號(hào)： 編 制：受控狀態(tài)： 審 核：分 發(fā) 號(hào)： 批 準(zhǔn)：批準(zhǔn)日期： 年 月 日 實(shí)施日期： 年 月 日目 錄1.部門(mén)結(jié)構(gòu)圖.2 2.部門(mén)職責(zé).23.部門(mén)各崗位職責(zé).3-43.1辦公室主任工作職責(zé).33.2行政前臺(tái)工作職責(zé).33.3檔案管理員工作職責(zé).33.4行政助理工作職責(zé).33.5行政專(zhuān)員工作職責(zé).43.6司機(jī)工作職責(zé).44.部門(mén)工作質(zhì)量管理目標(biāo).45.各崗位工作流程及說(shuō)明.5-365.1客戶訂票流程5.2公司總經(jīng)理訂票流程5.3公司總經(jīng)理級(jí)別以下員工訂票5.4客戶用餐安排流程5.5客戶住宿安排流程5.6考勤管理流程5.7檔案歸檔流程5.8檔案借用流程5.9蓋章流程說(shuō)明5.10辦公用品采購(gòu)流程5.11辦公用品領(lǐng)用流程5.12辦公設(shè)備采購(gòu)流程5.13行管會(huì)議的組織及跟蹤流程5.14項(xiàng)目申報(bào)流程5.15辦公室.內(nèi)部管理工作流程5.16車(chē)輛管理使用工作流程5.17車(chē)輛管理使用工作流程6.部門(mén)管理制度.37-476.1 辦公室工作管理規(guī)定（暫行）6.2 會(huì)議管理規(guī)定（暫行）6.3公司打印機(jī)、復(fù)印機(jī)的使用通告6.3公司打印機(jī)、復(fù)印機(jī)的使用通告7.部門(mén)記錄清單.49內(nèi)部工作聯(lián)絡(luò)單用餐招待登記表酒店住房統(tǒng)計(jì)表客戶接待申請(qǐng)單管理人員考勤表請(qǐng)假審批單司機(jī)出差申請(qǐng)單未打卡考勤說(shuō)明員工出差申請(qǐng)單公司文檔入庫(kù)接收表公司檔案登記表檔案借閱、借用登記表*合同借用登記表公司印鑒借閱、借用登記表辦公用品申請(qǐng)單辦公用品入庫(kù)單辦公用品領(lǐng)用表辦公設(shè)備申請(qǐng)單會(huì)議簽到表 公司例會(huì)會(huì)議紀(jì)要罰款登記表 周計(jì)劃表內(nèi)部工作聯(lián)絡(luò)單罰款通知單罰款登記表8.記錄附表.1.辦公室結(jié)構(gòu)圖辦公室主任檔案管理員行政專(zhuān)員司機(jī)行政助理行政前臺(tái)2.部門(mén)職責(zé)1）協(xié)作總經(jīng)理處理日常事務(wù)性工作；2）負(fù)責(zé)公司行政管理會(huì)議的組織、記錄及跟蹤；3）負(fù)責(zé)安排公司的對(duì)外來(lái)訪接待工作，包括訂酒店、住宿、辦公訂票；4）負(fù)責(zé)相關(guān)部門(mén)的信息的及時(shí)傳遞；5）負(fù)責(zé)公司相關(guān)資質(zhì)文件、資料的復(fù)印、發(fā)放；6）負(fù)責(zé)公司外來(lái)文件、資料的接收、歸檔及傳遞等管理；7）負(fù)責(zé)辦公區(qū)考勤管理；8）負(fù)責(zé)協(xié)助財(cái)務(wù)部對(duì)公司固定資產(chǎn)、低值易耗品的管理；9）負(fù)責(zé)辦公設(shè)備的使用、維護(hù)、監(jiān)督和采購(gòu)及報(bào)廢申請(qǐng)；10）負(fù)責(zé)公司車(chē)輛的派遣，外出登記和行車(chē)記錄的檢查；11) 負(fù)責(zé)國(guó)家、省、市級(jí)項(xiàng)目申報(bào)信息的收集、資料的整理和申報(bào)工作；12) 負(fù)責(zé)公司項(xiàng)目申報(bào)工作關(guān)系的處理和維護(hù)；13) 負(fù)責(zé)公司公共關(guān)系客戶信息匯總；14) 負(fù)責(zé)辦公區(qū)域環(huán)境制度的建立和監(jiān)督執(zhí)行；15) 負(fù)責(zé)公司公共關(guān)系禮品購(gòu)買(mǎi)、入庫(kù)和發(fā)放等管理；16) 負(fù)責(zé)完成上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)下達(dá)的各項(xiàng)工作任務(wù)。3.部門(mén)各崗位職責(zé)3.1 辦公室主任:1）對(duì)辦公室工作負(fù)總責(zé)；2）負(fù)責(zé)辦公室各崗位人員的工作進(jìn)行分配；3）負(fù)責(zé)辦公室各崗位人員工作崗位培訓(xùn)；4）負(fù)責(zé)辦公室各崗位人員的考核；5）負(fù)責(zé)組織行政管理會(huì)議，并落實(shí)實(shí)施；6）負(fù)責(zé)國(guó)家扶持的項(xiàng)目申報(bào)、資金落實(shí)及關(guān)系的處理；7） 負(fù)責(zé)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)下達(dá)的各項(xiàng)工作任務(wù)。3.2 行政前臺(tái)：1） 公司辦公訂票、客戶訂酒店、住宿等；2） 接辦公電話并負(fù)責(zé)轉(zhuǎn)接到相關(guān)部門(mén)；3） 收發(fā)傳真并轉(zhuǎn)至相應(yīng)部門(mén)；4） 對(duì)進(jìn)入公司客戶進(jìn)行引導(dǎo)至指定位置；5） 對(duì)外來(lái)推銷(xiāo)人員進(jìn)行阻擋；6） 負(fù)責(zé)公司各部門(mén)要求用車(chē)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，并對(duì)車(chē)輛進(jìn)行調(diào)配；7） 完成上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)下達(dá)的各項(xiàng)工作任務(wù)。3.3 檔案管理員:（檔案、公章管理和禮品、辦公用品領(lǐng)用）1） 負(fù)責(zé)公司外來(lái)檔案、合同或者資質(zhì)文件等的存檔登記；2） 負(fù)責(zé)公司公章的保存、蓋章及記錄；3） 負(fù)責(zé)公司檔案的整理，有效期的查詢，并于到期前一個(gè)半月上報(bào)給辦公室主任；4） 負(fù)責(zé)檔案、合同及資質(zhì)文件的復(fù)印、掃描等；5） 負(fù)責(zé)辦公用品的入庫(kù)及辦公用品的領(lǐng)用；6） 負(fù)責(zé)辦公用禮品的申請(qǐng)、報(bào)批、購(gòu)買(mǎi)、入庫(kù)和領(lǐng)用；7） 完成上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)下達(dá)的各項(xiàng)工作任務(wù)。3.4行政助理:1） 負(fù)責(zé)接收各部門(mén)辦公用品和設(shè)備購(gòu)買(mǎi)申請(qǐng)并報(bào)辦公室主任審批后，報(bào)備至財(cái)務(wù)；2） 負(fù)責(zé)辦公用品的詢價(jià)，并進(jìn)行對(duì)比，采購(gòu)質(zhì)優(yōu)價(jià)廉的辦公用品（包括耗材和設(shè)備）；3） 負(fù)責(zé)辦公用品的入庫(kù)交接和設(shè)備固定資產(chǎn)登記；4） 負(fù)責(zé)辦公用網(wǎng)絡(luò)、電話等設(shè)備的維護(hù)；5） 負(fù)責(zé)飲用水的購(gòu)買(mǎi)和入庫(kù)，費(fèi)用月結(jié)等；6） 協(xié)助辦公室?guī)旃苓M(jìn)行禮品購(gòu)買(mǎi)、入庫(kù)；7） 負(fù)責(zé)完成上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)下達(dá)的各項(xiàng)工作任務(wù)。3.5行政專(zhuān)員:1） 協(xié)助辦公室主任組織行政管理會(huì)議并做好記錄，整理會(huì)議紀(jì)要并發(fā)放； 2） 落實(shí)會(huì)議紀(jì)要形成決議內(nèi)容，負(fù)責(zé)周計(jì)劃表的整理并匯報(bào)給辦公室主任；3） 負(fù)責(zé)辦公室紅頭文件的起草，并跟蹤文件審批單進(jìn)行文件發(fā)放；4） 負(fù)責(zé)協(xié)助辦公室主任對(duì)公司ISO體系執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督并報(bào)辦公室主任；5） 負(fù)責(zé)查找國(guó)家、省、市、區(qū)項(xiàng)目申報(bào)信息；6） 對(duì)申報(bào)文件簡(jiǎn)單信息進(jìn)行填寫(xiě)，協(xié)助辦公室主任進(jìn)行申報(bào)文件的匯總，裝訂和遞交；7） 負(fù)責(zé)項(xiàng)目申報(bào)工作后期的跟蹤，并提醒辦公室主任跟進(jìn)。8） 完成上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)下達(dá)的各項(xiàng)工作任務(wù)。3.6司機(jī)1）協(xié)助辦公室完成公司的出車(chē)任務(wù)2）負(fù)責(zé)公司車(chē)輛的維護(hù)和保養(yǎng)3）完成上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)下達(dá)的各項(xiàng)工作任務(wù)4.部門(mén)工作質(zhì)量管理目標(biāo)序號(hào)管理目標(biāo)公式考核崗位目標(biāo)統(tǒng)計(jì)周期目標(biāo)統(tǒng)計(jì)時(shí)間 2酒店預(yù)訂及時(shí)率98%（預(yù)定酒店次數(shù)-投訴次數(shù)）/預(yù)定酒店次數(shù)行政前臺(tái)一個(gè)月月末3考勤準(zhǔn)確率100%人力資源考核行政前臺(tái)一個(gè)月次月初4檔案處理及時(shí)率98%部門(mén)主管考核檔案管理員一個(gè)月月末5辦公用品庫(kù)存準(zhǔn)確率96%辦公用品現(xiàn)有庫(kù)存量/辦公用品應(yīng)有庫(kù)存量檔案管理員一個(gè)月月末5辦公設(shè)備完好率96%辦公設(shè)備性能良好數(shù)/辦公設(shè)備總數(shù)行政助理一個(gè)月月末6辦公用品采購(gòu)合格率98%采購(gòu)合格次數(shù)/采購(gòu)次數(shù)行政助理一個(gè)月月末7行管會(huì)議跟蹤落實(shí)及時(shí)率90%（開(kāi)會(huì)次數(shù)-投訴次數(shù)）/開(kāi)會(huì)次數(shù)行政專(zhuān)員一個(gè)周周六8項(xiàng)目跟蹤及時(shí)率95%部門(mén)主管考核行政專(zhuān)員一個(gè)月月末9公司制度跟蹤落實(shí)及時(shí)率95%咨詢管理委員會(huì)考核行政專(zhuān)員一個(gè)月月末10公司車(chē)輛性能良好率96%（出車(chē)次數(shù)-車(chē)輛出車(chē)出故障次數(shù)）/出車(chē)次數(shù)司機(jī)一個(gè)月月末5.部門(mén)工作流程及說(shuō)明5.1 給客戶訂票流程 接待方 銷(xiāo)管中心 總監(jiān) 辦公室 前臺(tái)開(kāi)始 審核確認(rèn)審核填寫(xiě)客戶接待申請(qǐng)表確認(rèn)簽字依據(jù)申請(qǐng)單訂票，并反饋訂票信息依據(jù)申請(qǐng)單返聯(lián)，登記備案，并告知訂票信息接待客戶 返回一聯(lián)依據(jù)留存聯(lián)執(zhí)行報(bào)銷(xiāo)流程結(jié)束5.1.1給客戶訂票流程說(shuō)明步驟工作程序責(zé)任部門(mén)/崗位時(shí)限相關(guān)記錄文件、表格1填寫(xiě)客戶接待申請(qǐng)單接待方客戶接待申請(qǐng)單2審核銷(xiāo)管中心客戶接待申請(qǐng)單3審核確認(rèn)總監(jiān)客戶接待申請(qǐng)單4確認(rèn)簽字辦公室客戶接待申請(qǐng)單5 依據(jù)申請(qǐng)單訂票，并反饋訂票信息行政前臺(tái)客戶接待申請(qǐng)單報(bào)銷(xiāo)流程6銷(xiāo)管中心依據(jù)返聯(lián)登記備案，并取回所訂票據(jù)銷(xiāo)管中心客戶接待申請(qǐng)單7接待客戶接待方8依據(jù)留存聯(lián)執(zhí)行報(bào)銷(xiāo)流程行政前臺(tái)客戶接待申請(qǐng)單5.2 公司總經(jīng)理訂票流程 總經(jīng)辦 前臺(tái) 辦公室開(kāi)始 接到訂票通知訂票確認(rèn)通知航空公司送票取火車(chē)票領(lǐng)火車(chē)票總經(jīng)理返程后，將火車(chē)票交前臺(tái)執(zhí)行財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)流程結(jié)束5.2.1公司總經(jīng)理訂票流程說(shuō)明步驟工作程序責(zé)任部門(mén)/崗位時(shí)限相關(guān)記錄文件、表格1接到訂票通知辦公室 -2訂票行政前臺(tái)-3確認(rèn)總經(jīng)辦-4機(jī)票-通知航空公司送票行政前臺(tái)-火車(chē)票-取火車(chē)票總經(jīng)辦-5機(jī)票-執(zhí)行財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)流程行政前臺(tái)-火車(chē)票-總經(jīng)理返程后，索要火車(chē)票，執(zhí)行財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)流程總經(jīng)辦-5.3公司總經(jīng)理級(jí)別以下因公出差員工(除業(yè)務(wù)員)訂票流程 出行人 前臺(tái) 辦公室開(kāi)始 接到訂票通知查詢票務(wù)信息確認(rèn)借款訂票取票回程后執(zhí)行財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)流程結(jié)束5.3.1公司總經(jīng)理級(jí)別以下員工訂票說(shuō)明步驟工作程序責(zé)任部門(mén)/崗位時(shí)限相關(guān)記錄文件、表格1接到訂票通知辦公室- 2訂票行政前臺(tái)-3確認(rèn)出行人-4借款出行人-5訂票行政前臺(tái)-6取票出行人-7報(bào)銷(xiāo)出行人報(bào)銷(xiāo)流程5.4客戶用餐安排流程 前臺(tái) 辦公室 總監(jiān) 銷(xiāo)管中心 接待方開(kāi)始 填寫(xiě)客戶接待申請(qǐng)單預(yù)訂用餐房間，并告知銷(xiāo)管房間信息簽字確認(rèn)審核確認(rèn)審核 依據(jù)客戶接待申請(qǐng)單消費(fèi)，返回公司時(shí)，將消費(fèi)單交辦公室取回一聯(lián)客戶接待申請(qǐng)單，并登記返回一聯(lián) 給銷(xiāo)管前臺(tái)留存客戶申請(qǐng)單及消費(fèi)單銷(xiāo)管登記消費(fèi)金額月底對(duì)賬，結(jié)算結(jié)束5.4.1客戶用餐安排流程說(shuō)明步驟工作程序責(zé)任部門(mén)/崗位時(shí)限相關(guān)記錄文件、表格1填寫(xiě)客戶接待申請(qǐng)單接待方客戶接待申請(qǐng)單 2審核銷(xiāo)管中心客戶接待申請(qǐng)單3審核確認(rèn)總監(jiān)客戶接待申請(qǐng)單4簽字確認(rèn)辦公室客戶接待申請(qǐng)單5預(yù)訂用餐房間，并告知銷(xiāo)管房間信息行政前臺(tái)*用餐招待消費(fèi)單6取回一聯(lián)客戶接待申請(qǐng)單，并登記銷(xiāo)管中心*用餐招待消費(fèi)單7依據(jù)客戶接待申請(qǐng)單消費(fèi)，返回公司時(shí)，將消費(fèi)單交辦公室接待方*用餐招待消費(fèi)單8前臺(tái)留存客戶申請(qǐng)單及消費(fèi)單行政前臺(tái)*用餐招待消費(fèi)單9銷(xiāo)管登記消費(fèi)金額銷(xiāo)管中心*用餐招待消費(fèi)單10月底對(duì)賬，結(jié)算行政前臺(tái)*用餐招待消費(fèi)單5.5 客戶住宿安排流程辦公室 前臺(tái) 總監(jiān) 銷(xiāo)管中心 接待方開(kāi)始 確認(rèn)審核 確認(rèn)審核填寫(xiě)客戶接待申請(qǐng)單預(yù)定酒店、做登記，反饋信息接待備案，并反饋?zhàn)》啃畔⒖蛻糇∷拗扒芭_(tái)預(yù)交房費(fèi) 可月結(jié)酒店公司先掛賬完善登記記錄執(zhí)行財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)流程結(jié)束5.5.1客戶住宿安排流程說(shuō)明步驟工作程序責(zé)任部門(mén)/崗位時(shí)限相關(guān)記錄文件、表格1填寫(xiě)客戶接待申請(qǐng)單接待方客戶接待申請(qǐng)單 2審核銷(xiāo)管中心客戶接待申請(qǐng)單 3審核確認(rèn)總監(jiān)客戶接待申請(qǐng)單 4確認(rèn)辦公室客戶接待申請(qǐng)單 5預(yù)定酒店、做登記，反饋信息行政前臺(tái)客戶接待申請(qǐng)單 6備案，并反饋?zhàn)》啃畔N(xiāo)管中心客戶接待申請(qǐng)單 7接待接待方8完善登記記錄行政前臺(tái)酒店住房統(tǒng)計(jì)表9執(zhí)行報(bào)銷(xiāo)流程行政前臺(tái)客戶接待申請(qǐng)單 5.6 考勤管理流程人力資源 行政前臺(tái) 員工 開(kāi)始新員工報(bào)到錄指紋、胸牌、服裝打卡因事不能打卡，被考勤人三天內(nèi)填寫(xiě)考勤說(shuō)明月末統(tǒng)計(jì)考勤，次月初交給人力資源核算薪酬結(jié)束5.6.1考勤管理流程說(shuō)明步驟工作程序責(zé)任部門(mén)/崗位時(shí)限相關(guān)記錄文件、表格1新員工報(bào)到人力資源員工手冊(cè)2錄指紋行政前臺(tái)-3打卡員工- 因事不能打卡，被考勤人三天內(nèi)填寫(xiě)考勤說(shuō)明員工考勤說(shuō)明4月末統(tǒng)計(jì)考勤，次月初交給人力資源部行政前臺(tái)考勤表5核算薪酬人力資源-5.7檔案歸檔流程人力資源 檔案管理員 交接人開(kāi)始 將文件資料轉(zhuǎn)交（除人事）接收登記檔案分類(lèi)、編號(hào)、存檔合同類(lèi)掃描證書(shū)、資質(zhì)類(lèi)根據(jù)需要分發(fā)或整理成電子版結(jié)束5.7.1檔案歸檔流程說(shuō)明步驟工作程序責(zé)任部門(mén)/崗位時(shí)限相關(guān)記錄文件、表格1將文件資料轉(zhuǎn)交于辦公室檔案管理員當(dāng)事人 公司文檔入庫(kù)接收表 2辦公室檔案管理員接收檔案 檔案管理員公司檔案登記表3分類(lèi)、登記、存檔檔案管理員4掃描證書(shū)、資質(zhì)類(lèi)檔案管理員5根據(jù)需要分發(fā)或整理成電子版檔案管理員5.8 檔案借用流程檔案管理員 部門(mén)主管 借用人開(kāi)始 提出借閱申請(qǐng)審批簽字借出、登記結(jié)束5.8.1 檔案借用流程說(shuō)明（合同類(lèi)）步驟工作程序責(zé)任部門(mén)/崗位時(shí)限相關(guān)記錄文件、表格1提出借閱申請(qǐng)借用人檔案借閱借用登記表2審批簽字部門(mén)主管檔案借閱借用登記表3借出、登記檔案管理員檔案借閱借用登記表5.9 蓋章流程檔案管理員 總經(jīng)理 主管副總 部門(mén)主管 蓋章需求部門(mén)開(kāi)始 提出蓋章申請(qǐng)審核簽字審核確認(rèn)批準(zhǔn)確認(rèn)蓋章、登記結(jié)束5.9.1蓋章流程說(shuō)明步驟工作程序責(zé)任部門(mén)/崗位時(shí)限相關(guān)記錄文件、表格1蓋章需求部門(mén)提出蓋章申請(qǐng)需求部門(mén)口頭或QQ2審核部門(mén)主管口頭3審核主管副總口頭4批準(zhǔn)總經(jīng)理口頭5蓋章、登記檔案管理員公司印鑒借用、蓋章登記表5.10 辦公用品采購(gòu)流程總經(jīng)理 財(cái)務(wù) 辦公室主任 檔案管理員 辦公室 行政助理開(kāi)始 詢價(jià)，填寫(xiě)申購(gòu)物品單價(jià)依據(jù)庫(kù)存及各部門(mén)申購(gòu)單填寫(xiě)辦公用品申請(qǐng)單 審核審核批準(zhǔn) 超過(guò)500元的辦公用品采購(gòu)入庫(kù)結(jié)束5.10.1 辦公用品采購(gòu)流程說(shuō)明步驟工作程序責(zé)任部門(mén)/崗位時(shí)限相關(guān)記錄文件、表格1依據(jù)庫(kù)存及各部門(mén)申購(gòu)單填寫(xiě)辦公用品申請(qǐng)單檔案管理員辦公用品申請(qǐng)單2尋找性價(jià)比較高的采購(gòu)商辦公室行政助理辦公用品申請(qǐng)單3審批辦公室主任辦公用品申請(qǐng)單4審批財(cái)務(wù)辦公用品申請(qǐng)單5超過(guò)500元的辦公用品采購(gòu)需經(jīng)審批總經(jīng)理辦公用品申請(qǐng)單6采購(gòu)行政助理辦公用品申請(qǐng)單7入庫(kù)檔案管理員辦公用品入庫(kù)單5.11 辦公用品領(lǐng)用流程檔案管理員 申請(qǐng)人開(kāi)始 提出領(lǐng)用申請(qǐng)查詢當(dāng)前記錄依據(jù)記錄發(fā)放登記整理庫(kù)存結(jié)束5.11.1 辦公用品領(lǐng)用流程說(shuō)明步驟工作程序責(zé)任部門(mén)/崗位時(shí)限相關(guān)記錄文件、表格1提出領(lǐng)用申請(qǐng)申請(qǐng)人口頭2查找日前記錄檔案管理員辦公用品領(lǐng)用表3依據(jù)記錄發(fā)放辦公用品檔案管理員辦公用品領(lǐng)用表4登記檔案管理員辦公用品領(lǐng)用表5整理庫(kù)存檔案管理員辦公用品庫(kù)存單5.12 辦公設(shè)備采購(gòu)流程行政助理 總經(jīng)理 辦公室主任 主管副總 部門(mén)主管 申請(qǐng)人開(kāi)始 填寫(xiě)設(shè)備申請(qǐng)單審核審核審核調(diào) 配詢價(jià) 批準(zhǔn)采購(gòu) 設(shè)備入庫(kù)，調(diào)配、登記結(jié)束5.12.1 辦公設(shè)備采購(gòu)流程說(shuō)明步驟工作程序責(zé)任部門(mén)/崗位時(shí)限相關(guān)記錄文件、表格1提出采購(gòu)申請(qǐng)需求部門(mén)辦公設(shè)備申請(qǐng)單2審核部門(mén)主管辦公設(shè)備申請(qǐng)單3審核主管副總辦公設(shè)備申請(qǐng)單4審核調(diào)劑辦公室主任辦公設(shè)備申請(qǐng)單5詢價(jià)辦公室行政助理5批準(zhǔn)總經(jīng)理辦公設(shè)備申請(qǐng)單6采購(gòu)辦公室行政助理辦公設(shè)備申請(qǐng)單7設(shè)備入庫(kù)，調(diào)配辦公室主任5.13 行管會(huì)議的組織及跟蹤流程召開(kāi)行管會(huì)議辦公室行政專(zhuān)員各部門(mén)主管開(kāi)始結(jié)束匯總本周各部門(mén)工作計(jì)劃表電話確認(rèn)本周工作完成情況統(tǒng)計(jì)匯總行成會(huì)議紀(jì)要會(huì)議決議的跟蹤落實(shí)、統(tǒng)計(jì)執(zhí)行會(huì)議決議整理工作內(nèi)容，提出周計(jì)劃5.13.1行管會(huì)議的組織及跟蹤流程說(shuō)明步驟工作程序責(zé)任部門(mén)/崗位時(shí)限相關(guān)記錄文件、表格1整理工作內(nèi)容，提出周計(jì)劃各部門(mén)主管周計(jì)劃表2匯總本周各部門(mén)工作計(jì)劃表行政專(zhuān)員周計(jì)劃表3電話確認(rèn)本周工作完成情況行政專(zhuān)員周計(jì)劃表備注4統(tǒng)計(jì)匯總行政專(zhuān)員-5召開(kāi)行管會(huì)議辦公室-6形成會(huì)議紀(jì)要行政專(zhuān)員行政會(huì)議會(huì)議紀(jì)要7執(zhí)行會(huì)議決議各部門(mén)主管內(nèi)部工作聯(lián)絡(luò)單8會(huì)議決議的跟蹤落實(shí)、統(tǒng)計(jì)行政專(zhuān)員內(nèi)部工作聯(lián)絡(luò)單5.14 項(xiàng)目申報(bào)流程總經(jīng)理辦公室主任 行政專(zhuān)員開(kāi)始定期查找國(guó)家、省、市、區(qū)項(xiàng)目申報(bào)信息審核OK做出申報(bào)項(xiàng)目方案NO撤消審核OKNO撤消準(zhǔn)備申報(bào)資料協(xié)助填寫(xiě)申報(bào)資料遞送申報(bào)資料后期跟蹤及維護(hù)并反饋信息項(xiàng)目后期維護(hù)未通過(guò)通過(guò)備案結(jié)束5.14.1項(xiàng)目申報(bào)流程說(shuō)明步驟工作程序責(zé)任部門(mén)/崗位時(shí)限相關(guān)記錄文件、表格1定期查找國(guó)家、省、市、區(qū)項(xiàng)目申報(bào)信息，并統(tǒng)計(jì)信息行政專(zhuān)員2審核辦公室主任3做出申報(bào)項(xiàng)目計(jì)劃辦公室主任4審核總經(jīng)理5準(zhǔn)備申報(bào)資料辦公室主任6協(xié)助填寫(xiě)申報(bào)資料行政專(zhuān)員7遞送申報(bào)資料行政專(zhuān)員8后期跟蹤及維護(hù)并反饋信息行政專(zhuān)員9項(xiàng)目后期維護(hù)辦公室主任10備案行政專(zhuān)員5.15 辦公室內(nèi)部管理工作流程辦公室主任在職員工新入職員工開(kāi)始熟悉業(yè)務(wù)協(xié)助新員工，做好本職工作新員工培訓(xùn)匯報(bào)工作周會(huì)總結(jié)本周部門(mén)工作，解決疑難，提出工作安排執(zhí)行結(jié)束5.15.1 辦公室內(nèi)部管理流程步驟工作程序責(zé)任部門(mén)/崗位時(shí)限相關(guān)記錄文件、表格1新員工培訓(xùn)辦公室主任2熟悉業(yè)務(wù)新入職員工3協(xié)助新員工，做好本職工作在職員工4匯報(bào)工作在職員工5周會(huì)辦公室主任6總結(jié)本周部門(mén)工作，解決疑難，提出工作安排辦公室主任7執(zhí)行在職員工5.16 車(chē)輛管理使用工作流程辦公室主任使用部門(mén)司機(jī)提出申請(qǐng)登記調(diào)配取鑰匙出車(chē)，填寫(xiě)行車(chē)登記表前臺(tái)審核收回鑰匙5.16.1車(chē)輛管理使用工作流程步驟工作程序責(zé)任部門(mén)/崗位時(shí)限相關(guān)記錄文件、表格1提出申請(qǐng)使用部門(mén)2登記調(diào)配前臺(tái)3審核辦公室主任4取鑰匙出車(chē)，填寫(xiě)行車(chē)登記表司機(jī)1、車(chē)輛行駛記錄表2、車(chē)輛維修申請(qǐng)單3、車(chē)輛維修記錄表4、車(chē)輛加油卡使用記錄5收回鑰匙前臺(tái)6.部門(mén)管理制度6.1 辦公室工作管理規(guī)定（暫行）為了保證大家擁有一個(gè)良好的辦公環(huán)境，提高個(gè)人工作質(zhì)量，提升公司形象，特提出以下規(guī)定：一、辦公桌物品擺放標(biāo)準(zhǔn)1.1只可擺放在桌面上的東西：1.1.1文件架統(tǒng)一擺放于桌子的靠角，架上的文件應(yīng)擺放整齊；1.1.2辦公用品應(yīng)擺放整齊；1.2不可擺放在桌面上的東西：1.2.1所有個(gè)人物品如口香糖、紙巾、透明膠等請(qǐng)放在抽屜里；1.2.2桌面下物品應(yīng)擺放整齊，不得超出桌面邊緣；不能雜亂堆放，桌面下所有物品整理好應(yīng)放到紙箱里。1.3長(zhǎng)時(shí)間離開(kāi)座位和下班時(shí)請(qǐng)把桌面物品按規(guī)定擺放整齊，下班時(shí)請(qǐng)把椅子歸位擺放好，將各自位置的垃圾框倒清。1.4每月擦洗一次自己使用的電腦主機(jī)及鍵盤(pán)，愛(ài)護(hù)電腦。二、公共衛(wèi)生維護(hù)公共區(qū)域衛(wèi)生由辦公室統(tǒng)一安排，各值班人員必須提前十分鐘到辦公室，并在上班之前打掃好衛(wèi)生，每一位員工應(yīng)予以配合。2.1辦公用具統(tǒng)一擺放在一個(gè)位置上，用完后應(yīng)順手放好。2.2室內(nèi)不準(zhǔn)許存放垃圾，做到紙屑入簍、保持地面清潔。2.3員工不得在辦公室內(nèi)（包括29層至30層走廊）抽煙，保持空氣清新；公司在廁所、南側(cè)陽(yáng)臺(tái)設(shè)立吸煙區(qū)，請(qǐng)將煙頭放入指定位置。2.4上洗手間先打開(kāi)排氣扇，保持空氣流通；事后自覺(jué)沖洗，嚴(yán)禁扔廢紙等雜物；出來(lái)后請(qǐng)把洗手間門(mén)關(guān)上。2.5不亂倒茶水，應(yīng)倒進(jìn)指定位置，更不能隨意將用水潑到地上。2.6早餐午餐后請(qǐng)自覺(jué)把飯盒和殘羹扔到衛(wèi)生間的垃圾桶，擦拭干凈桌面。2.7 每周六13:00-13:30為辦公區(qū)大掃除時(shí)間，全體辦公人員都參加，由辦公室統(tǒng)一安排。節(jié)假日及臨時(shí)性的大掃除由辦公室安排。三、會(huì)議室區(qū)域維護(hù)3.1會(huì)議室要保持整齊、干凈，非開(kāi)會(huì)或會(huì)客時(shí)要保持會(huì)議室的衛(wèi)生，禁止喧嘩。3.2會(huì)議后應(yīng)保持會(huì)議室干凈整齊，請(qǐng)把個(gè)人垃圾物品帶走，把椅子歸位放好。3.3會(huì)客人員會(huì)客后請(qǐng)收拾好會(huì)議室，把椅子歸位，用過(guò)的茶具整齊放在茶水間，保持會(huì)議室干凈整齊。3.4會(huì)議室的辦公設(shè)備使用后請(qǐng)關(guān)閉電源，歸位放好。四、辦公區(qū)域其他規(guī)定4.1穿著打扮4.1.1 正式工作人員應(yīng)佩戴工作證，臨時(shí)或新聘用人員應(yīng)佩戴臨時(shí)工作證。4.1.2 辦公人員著裝應(yīng)整潔、干凈，禁止衣裝不整，夏天禁止穿背心、拖鞋上班。4.2言行舉止4.2.1 辦公工作推行普通話制度；4.2.2 禁止在辦公區(qū)打鬧、大聲喧嘩，嚴(yán)厲禁止在辦公區(qū)吵架；五、處罰5.1最后下班的員工應(yīng)檢查所有辦公設(shè)備、空調(diào)、燈、排氣扇、飲水機(jī)、門(mén)窗等是否已關(guān)閉，鎖好門(mén)后方可離開(kāi)。5.2上述條款由辦公室監(jiān)督執(zhí)行，并進(jìn)行不定期檢查，如發(fā)現(xiàn)有違規(guī)者；第一次予以書(shū)面警告，第二次予以罰款50元?？铐?xiàng)交辦公室統(tǒng)一處理。六、附則6.1本規(guī)定適用于在公司辦公區(qū)范圍內(nèi)所有員工。6.2本規(guī)定自2010年12月28日公告之日起正式執(zhí)行。6.2 會(huì)議管理規(guī)定（暫行）第一條 目的 召開(kāi)會(huì)議旨在加強(qiáng)各部門(mén)之間、公司成員之間的溝通，以促進(jìn)工作的有效開(kāi)展。為了提高會(huì)議效率，明確會(huì)議運(yùn)營(yíng)的基本事項(xiàng)和原則，特制定本規(guī)定。 第二條 適用范圍 本規(guī)定適用于公司內(nèi)部的所有會(huì)議。第三條 一般原則 1減少會(huì)議次數(shù)原則 （1）對(duì)除例行的各類(lèi)會(huì)議召開(kāi)的必要性，需嚴(yán)格審查。 （2）嚴(yán)格限定出席會(huì)議人數(shù)。 2嚴(yán)守時(shí)間原則 按通知時(shí)間準(zhǔn)時(shí)開(kāi)會(huì)，遲到罰款50元；無(wú)特殊原因不得請(qǐng)假，無(wú)故缺席罰款100元。如遇特殊情況需提前請(qǐng)假，并指定代表人參加。會(huì)議出席情況做好簽到并記入出勤。 3會(huì)議紀(jì)律（1）開(kāi)會(huì)期間手機(jī)調(diào)成振動(dòng)，重大會(huì)議期間手機(jī)應(yīng)關(guān)機(jī)。未調(diào)成振動(dòng)或關(guān)機(jī)的罰款50元/次。（2）會(huì)前盡量不安排會(huì)客和接打電話，以免影響會(huì)議進(jìn)程。 （3）如有需要，各辦公室應(yīng)留有一人值班。（4）款項(xiàng)直接交會(huì)議組織者或會(huì)后兩個(gè)工作日內(nèi)交辦公室統(tǒng)一處理，過(guò)期不交加倍扣罰。4效率性原則 會(huì)議布置根據(jù)各會(huì)議的規(guī)定執(zhí)行，由組織部門(mén)整理會(huì)議記錄，定好任務(wù)完成要求和時(shí)間及跟蹤驗(yàn)證人，并跟蹤落實(shí)會(huì)議決議執(zhí)行情況。會(huì)議記錄及時(shí)交辦公室備案。參會(huì)人有責(zé)任記錄會(huì)議內(nèi)容（應(yīng)使用固定記錄本），傳達(dá)會(huì)議精神，落實(shí)會(huì)議決議。會(huì)議完成情況會(huì)由辦公室進(jìn)行統(tǒng)計(jì)計(jì)入管理人員考核。第四條 會(huì)議分類(lèi)和要求公司會(huì)議按類(lèi)型可分為行政管理會(huì)議、銷(xiāo)售統(tǒng)計(jì)會(huì)、生產(chǎn)調(diào)度會(huì)、部門(mén)會(huì)議及其他臨時(shí)會(huì)議。會(huì)議按時(shí)間可分為定期與不定期。1、 行政管理會(huì)議（1） 會(huì)議目的：行政管理會(huì)議主要是為了貫徹公司發(fā)展戰(zhàn)略，銷(xiāo)售方向，對(duì)公司一周內(nèi)工作進(jìn)行安排并對(duì)上周工作進(jìn)行總結(jié)，確保公司管理團(tuán)隊(duì)與公司發(fā)展的整體意識(shí)一致，解決公司運(yùn)行過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題。（2） 組織和記錄：會(huì)議由辦公室組織，總經(jīng)理主持，總經(jīng)理不在時(shí)可指定專(zhuān)人主持。辦公室負(fù)責(zé)簽到及會(huì)議記錄并當(dāng)天整理出會(huì)議紀(jì)要。辦公室做好會(huì)議決議落實(shí)情況的跟蹤。命名：行政管理會(huì)議-（3） 出席人員：總經(jīng)理、銷(xiāo)售副總、銷(xiāo)管科、生產(chǎn)技術(shù)副總、生產(chǎn)部、技術(shù)部、采購(gòu)部、財(cái)務(wù)部、辦公室、人力資源部、品牌策劃與推廣部等主要負(fù)責(zé)人；或臨時(shí)指定的參加人員。（4） 會(huì)議頻次：行政管理會(huì)議分為例會(huì)和臨時(shí)會(huì)議兩種；例會(huì)召開(kāi)時(shí)間為每周一下午6點(diǎn)；臨時(shí)會(huì)議由辦公室通知時(shí)間及參會(huì)人員。各部門(mén)需在規(guī)定的時(shí)間前到達(dá)會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)。（5） 會(huì)議內(nèi)容：公布公司決策、管理制度及人事調(diào)整；各部門(mén)匯報(bào)本部門(mén)上周工作及執(zhí)行情況，下周工作計(jì)劃及需其他部門(mén)協(xié)助的工作；針對(duì)各部門(mén)提出問(wèn)題或事先議定議題展開(kāi)討論；會(huì)議當(dāng)場(chǎng)形成決議，確定完成時(shí)間、責(zé)任人；未能形成決議的則需責(zé)成部門(mén)落實(shí)。（6） 臨時(shí)會(huì)議內(nèi)容：根據(jù)召開(kāi)會(huì)議的具體議題發(fā)表意見(jiàn)。第五條 其他6.3公司打印機(jī)、復(fù)印機(jī)的使用通告世紀(jì)大廈各位行管人員：打印機(jī)、復(fù)印機(jī)內(nèi)不再放紙，所有再生紙和新領(lǐng)用的紙均放在前臺(tái)處，資料打印及復(fù)印人員根據(jù)需要領(lǐng)用，并做好登記。要求：1）資料打印人員在打印資料前應(yīng)先預(yù)覽打印版面，防止造成紙張浪費(fèi)。2）資料打印、復(fù)印人員應(yīng)提前做好計(jì)劃，設(shè)置好打印份數(shù)及復(fù)印機(jī)使用參數(shù)，避免造成浪費(fèi)。3） 電子檔可以解決的問(wèn)題，如E-mail可以解決的問(wèn)題，或者放入U(xiǎn)盤(pán)可以解決的問(wèn)題，盡可能不要打印。4）可以使用再生紙打印、復(fù)印的資料應(yīng)盡量使用再生紙。5）草稿，待定稿等以及所有不帶有彩色元素的稿件，不要使用彩色打印機(jī)。6.4考勤與休假管理規(guī)定1、 目的及適用范圍 1、為了確保出勤的準(zhǔn)確統(tǒng)計(jì)，維持公司正常的工作秩序，特制定本制度。 2、本制度適用于公司各職能部門(mén)。二、考勤方式及對(duì)象 1、公司行管人員均使用指紋打卡機(jī)進(jìn)行打卡考勤。2、公司副總級(jí)以下員工每天打卡兩次（上午上班、下午下班各一次）。出差人員憑員工出差審批單記錄考勤。3、 銷(xiāo)售人員考勤由銷(xiāo)管部負(fù)責(zé)。4、 工廠考勤由工廠考勤員負(fù)責(zé)。三、工作時(shí)間 員工工作時(shí)間采用“標(biāo)準(zhǔn)工時(shí)制”，每周工作不超過(guò)四十小時(shí)。根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定，對(duì)工作時(shí)間做如下規(guī)定：（根據(jù)季節(jié)適時(shí)調(diào)整）1、一廠、二廠、三廠：晨點(diǎn)名：7：50 午點(diǎn)名：12：502、管理人員：每周工作六天，周一至周五上班時(shí)間為8：30至12：00,13:30至17:00；周六上班時(shí)間為9:00:至11:30，13:30至16:00。周日如需安排人員值班，值班時(shí)間為9：00至12：00，13：30至16：00。3、銷(xiāo)售人員：早晨8：30開(kāi)始由銷(xiāo)售部門(mén)組織點(diǎn)名。銷(xiāo)售人員出差需遵從出差管理制度規(guī)定，非出差日期上班時(shí)間同管理人員。4、周日如需安排人員值班，值班時(shí)間為9：00至12：00，13：30至16：00。5、公司可以根據(jù)實(shí)際需要調(diào)整作息時(shí)間，具體以通知公告為準(zhǔn)。四、 考勤規(guī)定1、 員工均應(yīng)進(jìn)行考勤，認(rèn)真對(duì)待考勤卡/考勤記錄，嚴(yán)禁替他人代考勤、代簽到。員工因特殊情況未及時(shí)考勤或者簽到的，需填寫(xiě)考勤說(shuō)明，按規(guī)定審批后交部門(mén)考勤員留存。2、 員工休假和加班，須填寫(xiě)相關(guān)表格請(qǐng)假審批表和加班審批表，按規(guī)定審批后交部門(mén)考勤員留存。3、 員工的出勤記錄作為員工工作態(tài)度的考核依據(jù)，也是工資、獎(jiǎng)勵(lì)及晉升審查的標(biāo)準(zhǔn)之一。4、 各部門(mén)需指定專(zhuān)門(mén)人員擔(dān)任考勤員，承擔(dān)如下職責(zé)：1) 做到按規(guī)定認(rèn)真、及時(shí)、準(zhǔn)確地記錄考勤。2) 需要時(shí)監(jiān)督部門(mén)員工填寫(xiě)考勤說(shuō)明、加班審批表、請(qǐng)假審批表、員工出差審批單。周日如需安排人員值班，值班人員可以選擇調(diào)休，填寫(xiě)請(qǐng)假審批表經(jīng)部門(mén)主管批準(zhǔn)后交人力資源部備案。3) 次月5號(hào)前各部門(mén)將考勤表、考勤說(shuō)明、加班審批表、請(qǐng)假審批表、員工出差審批單、駕駛員駕駛車(chē)輛公里數(shù)統(tǒng)計(jì)核算等一并轉(zhuǎn)交至人力資源部，由人力資源部存檔，作為員工工資核算依據(jù)?？记诒硇栌蓡T工本人及部門(mén)主管簽字確認(rèn)。4) 考勤員要掌握考勤范圍內(nèi)員工的去向，并能及時(shí)準(zhǔn)確的將考勤信息上報(bào)人力資源部。5) 考勤員要認(rèn)真負(fù)責(zé)，嚴(yán)禁弄虛作假行為；如果存在考勤不真實(shí)的情況，經(jīng)證實(shí)，給予考勤員每人次200元的罰款。5、值班規(guī)定 需安排人員值班的部門(mén)，每月25日前將下月值班安排發(fā)送至人力資源部。值班人員可以在本月安排調(diào)休。如值班人員不能按時(shí)值班，需聯(lián)系人員代為值班并報(bào)人力資源部備案。五、請(qǐng)假制度1、員工請(qǐng)假需填寫(xiě)請(qǐng)假審批表，請(qǐng)假一天以內(nèi)的，由部門(mén)主管審批；請(qǐng)假一天以上三天以內(nèi)的，須由部門(mén)主管、副總經(jīng)理審批；請(qǐng)假三天以上者需由部門(mén)主管、副總經(jīng)理、總經(jīng)理審批。2、請(qǐng)假時(shí)間的最小計(jì)算單位為0.5個(gè)工作日不足0.5個(gè)工作日以0.5個(gè)工作日計(jì)，超過(guò)0.5個(gè)工作日不足1個(gè)工作日的視為1個(gè)工作日。3、員工請(qǐng)喪假或因緊急情況需請(qǐng)假的，至少需在請(qǐng)假當(dāng)日電話通知直接主管，并經(jīng)直接主管同意后方能休假，員工必需在銷(xiāo)假后一天內(nèi)補(bǔ)辦書(shū)面請(qǐng)假手續(xù)，逾期未辦者，視同曠工處理。4、因公出差，或參加公司組織的對(duì)外活動(dòng)按公司相關(guān)規(guī)定履行審批程序并報(bào)人力資源部備案，視為正常出勤。六、獎(jiǎng)懲辦法1、遲到：指未按規(guī)定時(shí)間到達(dá)工作崗位（地點(diǎn)）。遲到30分鐘以內(nèi)的，罰款20元；遲到30分鐘以上，1個(gè)小時(shí)以內(nèi)的按事假半天處理；遲到1小時(shí)以上的，按事假1天處理。2、早退：指未按規(guī)定時(shí)間或未征得相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人的批準(zhǔn)，私自離開(kāi)工作崗位（地點(diǎn)）。早退30分鐘以內(nèi)的，罰款20元；早退30分鐘以上，1個(gè)小時(shí)以下的按事假半天處理；早退1小時(shí)以上的，按事假1天處理。3、曠工：指未經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人同意或按規(guī)定程序辦理請(qǐng)假手續(xù)而未上班的。曠工一天，扣發(fā)當(dāng)月的2天薪酬；一個(gè)月內(nèi)累計(jì)曠工3天以上或一年內(nèi)累計(jì)曠工6天以上的視為自動(dòng)離職，予以解除勞動(dòng)合同。曠工時(shí)間的最小計(jì)算單位為0.5個(gè)工作日，不足0.5個(gè)工作日以0.5個(gè)工作日計(jì)，超過(guò)0.5個(gè)工作日不足1個(gè)工作日的視為1個(gè)工作日。4、代他人考勤/簽到的，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，扣除雙方當(dāng)日薪酬，違紀(jì)三次以上，下年度工齡工資不予上調(diào)，不予工資晉級(jí)，公司有權(quán)與違紀(jì)雙方解除勞動(dòng)合同。5、所有罰款項(xiàng)目辦公室考勤負(fù)責(zé)人在當(dāng)日需將罰款單傳達(dá)至被罰款人，本月內(nèi)被罰款人需自覺(jué)將罰款交至辦公室。如有未上交者，本月工資中雙倍扣除當(dāng)事人應(yīng)罰款項(xiàng)。七、休假規(guī)定1、法定節(jié)假日 法定節(jié)假日按照國(guó)家相關(guān)規(guī)定，每年共11天，分別為：元旦3天，春節(jié)7天，清明節(jié)3天，勞動(dòng)節(jié)3天，端午節(jié)3天，中秋節(jié)3天，國(guó)慶節(jié)7天。2、帶薪年假 按照法律規(guī)定，職工累計(jì)工作已滿1年不滿10年的，每年可休帶薪年假5天；已滿10年不滿20年的，每年可休帶薪年假10天；已滿20年的，每年可休帶薪年假15天。國(guó)家法定休假日、休息日不計(jì)入年休假的假期。職工有下列情形之一的，不享受當(dāng)年的帶薪年假： 1）