文件整理與歸檔方法.ppt

各位朋友 下午好！,淺談文件整理與歸檔的方法 兼談檔案保管 利用 電子檔案,吳士健 20140608,口 討論、研究本題的主要依據(jù) 國(guó)家檔案局2000年12月6日發(fā)布的歸檔文件整理規(guī)則。 2004年國(guó)家檔案局 國(guó)家經(jīng)貿(mào)委 國(guó)家計(jì)委發(fā)布的企業(yè)檔案管理規(guī)定 2004年國(guó)家檔案局 國(guó)務(wù)院國(guó)有資產(chǎn)監(jiān)督管理委員會(huì)發(fā)布國(guó)有企業(yè)文 件材料歸檔辦法 國(guó)家檔案局2006年12月18日公布并施行的機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和 文書(shū)檔案保管期陰規(guī)定 國(guó)家檔案局2012年12月17日發(fā)布，2013年2月1日起施 行的企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限的規(guī)定 中辦、國(guó)辦頒發(fā)的電子文件管理辦法,口 文件整理與歸檔的方法 導(dǎo)語(yǔ),DA Gs, 檔案是國(guó)家和社會(huì)歷史的真實(shí)面貌，是被“濃縮了的世界”; 檔案作為積累“人類(lèi)文化遺產(chǎn)和“世界記憶工程”的重要組成部分，保 存著各種“本源性的信息“； 檔案工作是一項(xiàng)永恒的事業(yè)，檔案工作是一種科學(xué)文化活動(dòng)， 檔案工作是檔案工作者一種神圣的使命 猶如古羅馬門(mén)神雅努斯的 兩面像：既要注視過(guò)去，成為歷史的守護(hù)神，又要警示未來(lái)，成為新 時(shí)代國(guó)家建設(shè)的開(kāi)拓者。,口 文件整理與歸檔的方法 導(dǎo)語(yǔ) 2 ,DA Gs,檔案工作概述,口 本章研究?jī)?nèi)容的基本框架,文件整理與歸檔,檔案利用方式,電子檔案管理,第一節(jié) 檔案工作概述,檔案工作的內(nèi)容,檔案的概念,檔案的類(lèi)型,口本節(jié)討論的主要內(nèi)容,檔案的保管環(huán)境的要求,檔案性質(zhì)和作用,檔案工作基本原則和要求,檔案的保管期限,一、檔案的概念,一、檔案的概念 根據(jù)檔案法，就一般組織而言我們對(duì)檔案的概念做如下表述： 檔案是機(jī)關(guān)、組織和個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中直接形成的，辦理完畢 的，有價(jià)值的，作為歷史記錄保存起來(lái)的，以備查考或作為憑 證的文字、圖表、聲像等文書(shū)和信息材料的統(tǒng)稱(chēng)。 這個(gè)定義表達(dá)了四個(gè)方面的內(nèi)容：,口 檔案工作概述 檔案概念 1 ,DA Gs,1、檔案是直接源于社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)的原始記錄，其行為主體是機(jī)關(guān)、組 織或個(gè)人。 2、檔案是由文書(shū)等信息轉(zhuǎn)化而來(lái)的，沒(méi)有文書(shū)，也就沒(méi)有檔案。因此 說(shuō);“文書(shū)是檔案的前身，檔案是文書(shū)的歸宿；今天的檔案就是昨天 的文書(shū)，今天的文書(shū)就是明天的檔案”； 3、文書(shū)轉(zhuǎn)化為檔案的條件： 辦理完畢的； 有查考和利用價(jià)值的； 按照一定的規(guī)律整理和保存起來(lái)的。 4、檔案是以備查考或作為憑證的文字、圖表、聲像等 文書(shū)和信息材料的統(tǒng)稱(chēng)。,口 檔案工作概述 檔案概念 2 ,DA Gs,二、檔案的類(lèi)型,檔 案 的 類(lèi) 性,文書(shū)檔案,科技檔案,專(zhuān)門(mén)檔案,電子檔案,二、檔案的類(lèi)型與劃分 （一）文書(shū)檔案 文書(shū)檔案是指由黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位，社會(huì)團(tuán)體，以及其他 社會(huì)組織等，在實(shí)施管理和社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中形成的文件轉(zhuǎn)化而 成的檔案材料。例如： 上述機(jī)關(guān)和組織在其活動(dòng)中形成的文件，諸如命令、決議、決 定、請(qǐng)示、批復(fù)、報(bào)告、通知和其他文書(shū)等，辦理完畢的，并 歸檔保存起來(lái)的即為文書(shū)檔案。,口檔案工作概述 檔案類(lèi)型 1 ,DA Gs,二、檔案的類(lèi)型與換房 （二）科技檔案 科技檔案也稱(chēng)技術(shù)檔案，是指記述與反映基本建設(shè)、生產(chǎn)技術(shù)和科 學(xué)研究等活動(dòng)的、有價(jià)值的，并按照相關(guān)制度作為真實(shí)的歷史記錄 集中保管起來(lái)的圖紙、圖表、文字材料、計(jì)算資料等科技文件材料 轉(zhuǎn)化而成的檔案材料。 科技檔案一般包括：基建檔案、科研檔案、 設(shè)備檔案、產(chǎn)品檔案和其他技術(shù)檔案等。,口 檔案工作概述 檔案類(lèi)型 2 ,DA Gs,二、檔案的類(lèi)型與劃分 （三）專(zhuān)門(mén)檔案 專(zhuān)門(mén)檔案是指社會(huì)的和社會(huì)機(jī)構(gòu)和組織在某些專(zhuān)門(mén)業(yè)務(wù)工作中形成 的檔案材料，專(zhuān)門(mén)檔案的類(lèi)型較多，主要包括： 人事檔案、會(huì)計(jì)檔案、工商檔案、稅務(wù)檔案、教學(xué)檔案、專(zhuān)利檔案、 藝術(shù)檔案、新聞檔案、書(shū)稿檔案、聲像檔案、司法檔案、審計(jì)檔案、 統(tǒng)計(jì)檔案、外交檔案等。,口檔案工作概述 檔案類(lèi)型 3 ,DA Gs,（四）電子檔案 電子檔案是指 利用計(jì)算機(jī)技術(shù)形成的， 以代碼形式存儲(chǔ)于特定介質(zhì)上的檔案， 電子檔案又稱(chēng)機(jī)讀檔案或數(shù)字檔案。 就載體而言，電子檔案的存在形式可運(yùn)用于各種類(lèi)型的檔案；同時(shí)在 內(nèi)容上，極具有包容性，它可以容納各種類(lèi)型檔案的各類(lèi)信息。,口 檔案工作概述 檔案類(lèi)型 4 ,DA Gs,檔案類(lèi)型,文書(shū)檔案,專(zhuān)門(mén)檔案,基 建 檔 案,科 研 檔 案,設(shè) 備 檔 案,產(chǎn) 品 檔 案,人 事 檔 案,專(zhuān) 利 檔 案,聲 像 檔 案,會(huì) 計(jì) 檔 案,教 學(xué) 檔 案,新 聞 檔 案,審 計(jì) 檔 案,書(shū) 稿 檔 案,藝 術(shù) 檔 案,工 商 檔 案,稅 務(wù) 檔 案,電子檔案,業(yè)務(wù)檔案,科技檔案,等,司 法 檔 案,等,三、檔案的性質(zhì)和作用,三、檔案的性質(zhì)和作用 檔案的性質(zhì)可以表現(xiàn)在多方面，但其最本質(zhì)的屬性是原始記錄性。 檔案是黨和國(guó)家寶貴的歷史文化財(cái)富，是國(guó)家科學(xué)文化事業(yè)的組成 部分。 檔案的作用主要表現(xiàn)在三個(gè)方面： 1、查考依據(jù)作用。 2、歷史憑證作用。 3、現(xiàn)實(shí)工作和科學(xué)研究的基礎(chǔ)作用。,口 檔案工作概述 性質(zhì)作用 1 ,DA Gs,四、檔案工作的基本內(nèi)容,五、檔案工作的主要內(nèi)容 檔案工作的內(nèi)容主要有六項(xiàng)，即檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng) 計(jì)和提供利用。 這六項(xiàng)工作通常也稱(chēng)為“六個(gè)環(huán)節(jié)”，“六項(xiàng)業(yè)務(wù)”或“六項(xiàng)任務(wù)”。 檔案工作的六項(xiàng)內(nèi)容相互銜接，互為作用，相為因果，是統(tǒng)一的有機(jī) 整體。,口 檔案工作概述 基本內(nèi)容 1 ,DA Gs,鑒定,保管,統(tǒng)計(jì),利用, 檔案工作的基本內(nèi)容,口 檔案工作概述基本內(nèi)容 2 ,整理,收集,五、檔案工作的基本原則和要求,六、檔案工作的基本原則、要求與目的 （一）檔案工作的基本原則 集中統(tǒng)一管理是檔案工作最基本的原則。 維護(hù)檔案的完整與安全，是檔案工作的基本要求。 提供和便于利用，是檔案工作的根本目的。,口 檔案工作概述 基本原則 1 ,DA Gs,六、檔案工作的基本原則和要求 （二）檔案工作的具體要求 完整，指檔案收集要完整，沒(méi)有疏漏； 安全，指保證檔案物質(zhì)安全和內(nèi)容安全； 有效，即能夠有效地利用，充分發(fā)揮檔案的作用。,口 檔案工作概述 具體要求 2 ,DA Gs,六、檔案保管期限,六、檔案的保管期限 國(guó)家檔案局1987年12月4日頒布的 機(jī)關(guān)檔案保管期限的規(guī)定將檔案 保管期限分為永久、長(zhǎng)期、短期三種。長(zhǎng)期保管期限為16至50年；短期 保管期限為1至15年。 國(guó)家檔案局2006年12月18日公布并施行的機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文 書(shū)檔案保管期陰規(guī)定將檔案保管期限界定為永久、定期兩種，定期 一般 分為30年、10年。 國(guó)家檔案局2012年12月17日發(fā)布企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期 限規(guī)定將企業(yè)檔案的保管期限也定為永久、定期 兩種，定期一般分為30年、10年。,DA Gs,口 檔案工作概述 保管期限 1 ,七、檔案保管的環(huán)境要求,七、檔案保管的環(huán)境要求 “一封”：嚴(yán)格封閉管理。 “二度”：溫度1420；相對(duì)濕度50%65。 “八防”：防火、防盜、防水、防潮、防霉、防蟲(chóng)、防塵、防光。 “三分開(kāi)”：庫(kù)房、閱覽室、辦公室三分開(kāi)。,口 檔案工作概述 保管要求 1 ,DA Gs,第二節(jié) 文件整理與歸檔,文件整理與歸檔是文書(shū)處理工作的最后一個(gè)環(huán)節(jié)，也是檔案工作的第一 個(gè)重要關(guān)口。 也就是說(shuō)，文件歸整工作上承文書(shū)處理下啟檔案管理，是檔案工作的前 提和基礎(chǔ)。 對(duì)確保檔案的完整、系統(tǒng)、安全、有效，便于存儲(chǔ)、保管和利用具有至 關(guān)重要作用。 本題以國(guó)家檔案局發(fā)布實(shí)施的歸檔文件整理規(guī)則為依據(jù)，重點(diǎn)討論 下面幾個(gè)問(wèn)題：,口 文件整理與歸檔 導(dǎo)語(yǔ) 1 ,DA Gs,口 本節(jié)討論內(nèi)容,文書(shū)整理與歸檔的步驟和方法,歸檔文件整理的相關(guān)概念,編制歸檔文件類(lèi)目,確定檔案保管期限,一、確定檔案保管期限,一、確定檔案保管期限 為了準(zhǔn)確劃分檔案價(jià)值，各單位都應(yīng)根據(jù)國(guó)家檔案保管期限的規(guī)定， 結(jié)合本單位實(shí)際，制定本單位的檔案保管期限表。 保管期限的劃分是檔案鑒定工作的主要任務(wù)；是衡量?jī)r(jià)值鑒定質(zhì)量 準(zhǔn)確與否的主要標(biāo)準(zhǔn)，是確定本單位歸檔范圍和保管期限的依據(jù)。 檔案保管期限表一般有三種形式：一是四項(xiàng)表格式，即標(biāo)題、 序號(hào)、條款名稱(chēng)、保管期限；二是五項(xiàng)表格式，即標(biāo)題、序號(hào)、條 款名稱(chēng)、保管期限、附注、說(shuō)明；三是文稿式。對(duì)于“定期”保管 的檔案，一般都應(yīng)明確“標(biāo)時(shí)”例如30年、10年等（例見(jiàn)下表）。,口 檔案工作概述 保管期限 1 ,口 檔案工作概述 保管期限 2 ,口 檔案工作概述 保管期限 3 ,口 檔案工作概述 保管期限 4 ,二、編制歸檔類(lèi)目,口 編制歸檔類(lèi)目，即編制或修訂新一年度文件歸檔計(jì)劃 （一）歸檔類(lèi)目的含義 歸檔類(lèi)目是單位檔案室和文書(shū)處理部門(mén)， 根據(jù)本單位工作活動(dòng)和文件材料的形成規(guī)律， 對(duì)新一年度可能形成的文件材料，按照歸檔的要求和方法 預(yù)先擬制或修訂的下一年度歸檔文件的類(lèi)目表，又稱(chēng)歸檔條 款、歸檔計(jì)劃。,口 歸整步驟和方法 編制類(lèi)目 . 1 .,DA GZ,二、編制歸檔類(lèi)目 （二）歸檔類(lèi)目表的結(jié)構(gòu)和內(nèi)容 1、類(lèi)號(hào)。檔案類(lèi)別的編號(hào)。 2、類(lèi)目名稱(chēng)。即文件的類(lèi)名。 3、條款號(hào)。即類(lèi)目的順序號(hào)。 4、條款名稱(chēng)。一般為文件標(biāo)題。 5、保管期限。根據(jù)文件檔案保管期限表確定。 6、責(zé)任部門(mén)。即文件材料的形成部門(mén)或 負(fù)責(zé)整理歸檔的部門(mén)。 如下表：,口 歸整步驟和方法 編制類(lèi)目 . 2 .,DA GZ,歸檔類(lèi)目表格式 公司200年文件歸檔目表 類(lèi)號(hào)：1 類(lèi)目名稱(chēng)：黨群工作（DQ）,口 歸整步驟和方法 編制類(lèi)目 . 3 .,歸檔類(lèi)目表格式 公司200年文件歸檔目表 類(lèi)號(hào)：2 類(lèi)目名稱(chēng)：行政管理類(lèi)（XZ）,口 歸整步驟和方法 編制類(lèi)目 . 4 .,歸檔類(lèi)目表格式 公司200年文件歸檔目表 類(lèi)號(hào)：3 類(lèi)目名稱(chēng)：經(jīng)營(yíng)管理（XZ）,口 歸整步驟和方法 編制類(lèi)目 . 4 .,DA Gshu,二、編制歸檔類(lèi)目 （二）編制類(lèi)目的依據(jù) 1、本單位基本職能和任務(wù)、內(nèi)部機(jī)構(gòu)的設(shè)置及職責(zé)。 2、本單位年度工作計(jì)劃與工作實(shí)際，本單位年內(nèi)可能形成的文件 數(shù)量和類(lèi)型。 3、本單位上一年度歸檔類(lèi)目表。一般而言，編制歸檔類(lèi)目，就是 對(duì)上一年度歸檔類(lèi)目的調(diào)整與修訂。 4、本單位檔案保管期限表等。,口 歸整步驟和方法 編制類(lèi)目 . 5 .,DA GZ,（一）編制歸檔類(lèi)目3 4、編制類(lèi)目的時(shí)間 一般在文件形成前一年的年底或當(dāng)年的年初（春節(jié)過(guò)后較為適宜）。 5、發(fā)放類(lèi)目的辦法。 最好召開(kāi)檔案工作會(huì)議，要求各部門(mén)負(fù)責(zé)該項(xiàng)工作的人員參加，對(duì)基 層單位來(lái)說(shuō)，此次會(huì)議最好由辦公室主任協(xié)同檔案室負(fù)責(zé)人來(lái)主持。 6、備足案盒及其相關(guān)物品，一次性發(fā)給各部門(mén)。,口 歸整步驟和方法 編制類(lèi)目 . 6 .,DA GZ,三、歸檔文件整理規(guī)則的相關(guān)概念,“件”,案盒,文書(shū)整理歸檔,歸檔文件整理,歸檔文件,口 相關(guān)概念,口 文書(shū)整理與歸檔 相關(guān)概念之一 . 1 .,（一）文書(shū)整理歸檔 文書(shū)整理歸檔是指將處理完畢的，具有一定查考利用價(jià)值的，應(yīng) 作為檔案保存的紙質(zhì)文件材料，按照它們形成過(guò)程中的聯(lián)系，以 “件”為單位，進(jìn)行裝訂、分類(lèi)整理，并進(jìn)行裝盒、歸檔，使之有 序化的過(guò)程。 這個(gè)概念表達(dá)了“五層意思”：,DA GZ,（一）文書(shū)整理歸檔 1、歸整的文書(shū)必須是辦理完畢的。 2、歸整的文書(shū)必須具有一定的查考利用價(jià)值。 3、歸整的文書(shū)主要是指紙質(zhì)文書(shū)。 4、歸整的文書(shū)應(yīng)以“件”為單位。 5、歸整的文書(shū)應(yīng)裝入“案盒”，以便保管和利用。,口 文書(shū)整理與歸檔 相關(guān)概念之一 . 2 .,DA GZ,（二）歸檔文件 歸檔文件是指立檔單位在其職能活動(dòng)中 形成的、 辦理完畢的， 有價(jià)值的， 應(yīng)作為文書(shū)檔案保存的各種紙質(zhì)文件材料。,口 文書(shū)整理與歸檔 相關(guān)概念之二 . 1 .,DA GZ,（二）歸檔文件 口 如何理解文書(shū)“辦畢”的內(nèi)涵 所謂“辦理完畢”，簡(jiǎn)稱(chēng)“辦畢”，并不是說(shuō)文書(shū)內(nèi)容所涉及的事情 全部辦完，而是指在文書(shū)處理程序上已經(jīng)辦理完畢。 從實(shí)踐中看，所謂文件“辦畢”，大致有四種情況：,口 文書(shū)整理與歸檔 相關(guān)概念之二 . 2 .,DA GZ,（二）歸檔文件 口 文書(shū)“辦畢”的內(nèi)涵 1、文件所言事項(xiàng)，確已辦理完畢。 2、文件所言事項(xiàng)需長(zhǎng)期辦理或執(zhí)行，但只要經(jīng)過(guò)簽收、傳閱、研究 和部署，即屬辦理完畢。 3、對(duì)內(nèi)對(duì)外發(fā)文，只要經(jīng)過(guò)簽發(fā)，且由定稿成為正本、發(fā)出或部署， 即屬處理完畢。 4、不需要具體承辦的文件，只要收發(fā)登記和傳閱等辦理程序了結(jié)， 同樣屬處理完畢。 例如下列各例：,口 文書(shū)整理與歸檔 相關(guān)概念之二 . 3 .,DA GZ,第一，指導(dǎo)性文書(shū) 從發(fā)文單位來(lái)說(shuō)，文件發(fā)出后即屬”辦畢“ ，就可以將定稿和正本 隨即歸整。例如： 市人民政府關(guān)于加強(qiáng)節(jié)能減排工作的決定 正本+定稿+修改稿即可歸整 就收文機(jī)關(guān)而言，經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人閱知、下達(dá)或采取措施之后，即可 對(duì)文件進(jìn)行歸整。例如： 轉(zhuǎn)發(fā)文件+被轉(zhuǎn)發(fā)件等一起歸整,口 文書(shū)整理與歸檔 相關(guān)概念之二 . 4 .,DA GZ,第二，不必辦復(fù)的收文。經(jīng)單位有關(guān)負(fù)責(zé)人閱批或傳閱后即可歸整。 例如： 正文+文件處理單等一起歸整 第三，詢(xún)問(wèn)答復(fù)性文書(shū)，一來(lái)一往了結(jié)的，也可隨時(shí)歸整。例如： 請(qǐng)示與批復(fù) 批復(fù)在前請(qǐng)示在后 詢(xún)問(wèn)函與答復(fù)函 答復(fù)函在前詢(xún)問(wèn)函在后 求準(zhǔn)函與審批函 審批函在前求準(zhǔn)函在后 雙向往來(lái)的商洽函 復(fù)函在前商洽函在后,口 文書(shū)整理與歸檔 相關(guān)概念之二 . 5 .,DA GZ,第四，需要長(zhǎng)期執(zhí)行的文件 只要其中某一具體問(wèn)題解決，有關(guān)處理程序就算處理完畢，因此可 以進(jìn)行歸整。例如： 跨年度計(jì)劃、 發(fā)展規(guī)劃經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)或會(huì)議通過(guò)。 重要會(huì)議已結(jié)束，文件已發(fā)出、執(zhí)行。 規(guī)章制度經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)并印發(fā)執(zhí)行。 經(jīng)濟(jì)合同合作各方已簽署。等。,口 文書(shū)整理與歸檔 相關(guān)概念之二 . 6 .,DA GZ,（三）歸檔文件整理 歸檔文件整理是指將歸檔文件 以“件”為單位進(jìn)行 裝訂 分類(lèi) 排列 編號(hào) 編目 裝盒 使之有序化的過(guò)程。,口 文書(shū)整理與歸檔 相關(guān)概念之三 . 1 .,DA GZ,（四）“件” 歸檔文件的整理單位是“件”。 所謂“件”是指內(nèi)容大致相同，在實(shí)體上裝訂在一起，編目時(shí)也只 體現(xiàn)為一條的文件（或稱(chēng)條目）。 “件”的界定有幾種情況：,口 文書(shū)整理與歸檔 相關(guān)概念之四 . 1 .,DA GZ,（四）“件” 一般以每份文件為一件（自然件）； 文件正本與定稿為一件； 正文與附件為一件； 正文與文件處理單等為一件； 原件與復(fù)制件為一件； 轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件； 報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)等一冊(cè)（本）為一件； 來(lái)文與復(fù)文可為一件。,口 文書(shū)整理與歸檔 相關(guān)概念之四 . 2 .,DA GZ,（五）“案盒“ 案盒即歸檔文件的裝具， 以其取代傳統(tǒng)的“案卷”, 案盒、封面、盒脊 外形尺寸310mm220mm （長(zhǎng)寬）。 厚度有20mm、30mm、 40mm，還有用10mm,口 文書(shū)整理與歸檔 相關(guān)概念之五 . 1 .,檔案盒封面式樣,口 文書(shū)整理與歸檔 相關(guān)概念之五 . 2 .,口 文書(shū)整理與歸檔 相關(guān)概念之五 . 3 ., 文書(shū)整理與歸檔 相關(guān)概念之五 “盒脊”與“盒底”樣式 . 4 .,四、文書(shū)整理與歸檔的步驟和方法,文件收集,文件分類(lèi),文件排列,文件裝盒,整理裝訂,移交歸檔,室編件號(hào),文件編目,文書(shū)歸整的步驟和方法,口 歸整步驟和方法 步驟與方法,（一）歸檔文件收集,（一）歸檔文件收集 口 從宏觀上看歸檔文件的收集范圍，包括以下幾個(gè)方面： 1、反映本單位主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，具有利用價(jià)值的文件 材料； 2、本單位工作活動(dòng)中形成的具有憑證價(jià)值的文件材料； 3、本單位需要貫徹執(zhí)行的上級(jí)機(jī)關(guān)、同級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料；下級(jí)單 位報(bào)送的重要文件材料； 4、其他對(duì)本機(jī)關(guān)工作具有查考價(jià)值的文件材料。,DA GZ,口 歸整步驟和方法 文件收集 . 1 .,（一）歸檔文件收集 口 歸檔文件具體收集范圍包括： 1、上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的需要本單位貫徹執(zhí)行的政策、法規(guī)，以及直接對(duì) 本單位下發(fā)的批復(fù)、指示、重要通知等。 2、本單位黨務(wù)工作形成的文件材料；工、青、婦等群團(tuán)組織工作形 成的文件材料。 3、本單位行政管理形成的文件材料，如領(lǐng)導(dǎo)班子變更機(jī)構(gòu)調(diào)整、人 事任聘、會(huì)議記錄、紀(jì)要等。 4、職能部門(mén)業(yè)務(wù)工作形成的文件材料，如請(qǐng)示、重要工作的報(bào)告、 總結(jié)、統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)、科研材料等。,口 歸整步驟和方法 歸檔文件 . 2 .,DA GZ,（一）歸檔文件收集 口 歸檔文件具體收集范圍： 5、本單位對(duì)下級(jí)單位管理中形成的材料。 6、內(nèi)容重要的人民來(lái)信、來(lái)訪材料；領(lǐng)導(dǎo)的指示和本機(jī)關(guān)處理人民來(lái) 信來(lái)訪形成的記錄、接待單、調(diào)查處理報(bào)告、統(tǒng)計(jì)分析材料等。 7、本單位財(cái)務(wù)工作形成的文件材料。 8、本單位經(jīng)營(yíng)管理、人力資源管理形成的文件材料。 9、本單位與外單位、個(gè)人簽訂的合同、協(xié)議，以及債權(quán)債務(wù)文件。 10、其他有保存利用價(jià)值的文件材料。,口 歸整步驟和方法 歸檔文件 . 3 .,DA GZ,DA Gshu,（一）歸檔文件收集 不需要?dú)w檔的文件 1、上級(jí)單位普發(fā)的、不需要辦理的、參考性文件以及征求意見(jiàn)未 定稿的文件。 2、重份文件、無(wú)參考利用價(jià)值的臨時(shí)性、事務(wù)性文件以及未正式 討論通過(guò)的文件。 3、單位內(nèi)部互相抄送的文件。 4、本單位負(fù)責(zé)人兼任外單位職務(wù)形成的與本機(jī)關(guān)無(wú)關(guān)的文件材料； 5、從各方面收集來(lái)為工作參考的文件材料。,口 歸整步驟和方法 歸檔文件 . 4 .,DA GZ,（一）歸檔文件收集國(guó)有企業(yè)文件歸檔范圍 企業(yè)歸檔文件材料的來(lái)源： 國(guó)有企業(yè)文件材料歸檔范圍規(guī)定，企業(yè)歸檔文件材料的主要來(lái)源有： 1、本企業(yè)內(nèi)部形成的文件材料； 2、本企業(yè)所屬單位和派出機(jī)構(gòu)（包括境外機(jī)構(gòu)）應(yīng)報(bào)本企業(yè)的文件材料； 3、本企業(yè)引進(jìn)項(xiàng)目、外購(gòu)設(shè)備等帶來(lái)的文件材料； 4、本企業(yè)投資的全資、控股、參股企業(yè)應(yīng)向本企業(yè)提交的文件材料； 5、本企業(yè)參與的合作項(xiàng)目，合作單位按要求應(yīng)向本企業(yè)提交的文件材料； 6、本企業(yè)執(zhí)行、辦理的外來(lái)文件材料。 歸檔的文件材料主要包括紙質(zhì)、光盤(pán)、磁帶、照片及底片、膠片、實(shí)物 等各種載體形式。,歸整步驟和方法 歸檔文件 . 5 .,（一）歸檔文件收集國(guó)有企業(yè)文件歸檔范圍 口 企業(yè)管理類(lèi)文件歸檔的具體范圍，共11大類(lèi)， 1、黨群工作形成的文件材料。 2、行政管理工作形成的文件材料 3、經(jīng)營(yíng)管理工作形成的文件材料 4、生產(chǎn)技術(shù)管理工作形成的文件材料 5、產(chǎn)品生產(chǎn)或業(yè)務(wù)開(kāi)發(fā)工作形成的文件材料,口 歸整步驟和方法 歸檔文件 . 6 .,DA GZ,（一）歸檔文件收集 口 企業(yè)管理類(lèi)文件歸檔的具體范圍 6、科學(xué)技術(shù)研究工作形成的文件材料 7、基本建設(shè)和技術(shù)改造工作形成的文件材料 8、設(shè)備儀器管理形成的文件材料 9、會(huì)計(jì)工作形成的文件材料 10、職工個(gè)人管理形成的文件材料 11、其他對(duì)國(guó)家、社會(huì)和企業(yè)有保存價(jià)值的文件材料。,DA Gs,口 歸整步驟和方法 歸檔文件 . 7 .,DA Gshu,（一）歸檔文件收集 歸檔文件收集的具體要求： 1、收集要齊全、完整。 2、注意紙張規(guī)格和字跡材料： 紙張規(guī)格用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)A4型，書(shū)寫(xiě)字跡 材料不使用圓珠筆、紅墨水筆、鉛筆，可用碳素簽字筆、碳素鋼筆、 藍(lán)黑墨水鋼筆。 3、會(huì)議記錄用紙要規(guī)范（格式一般為自行設(shè)計(jì)）。,口 歸整步驟和方法 整理裝訂 . 8 .,DA GZ,（二）整理裝訂,（二）整理裝訂包括下述五個(gè)方面的問(wèn)題： 1、修整缺陷 為確保檔案能夠長(zhǎng)期保存和有效地提供利用， 裝訂前應(yīng)對(duì)不符合歸檔 質(zhì)量要求的文件進(jìn)行必要的修整。 （1）對(duì)破損、殘缺等文件要進(jìn)行修補(bǔ)或托裱。對(duì)有孔洞、磨損、斷裂 的文件材料可采用粘合的方法進(jìn)行修補(bǔ)或修復(fù)。 （2）復(fù)制字跡模糊或易褪變的文件。檔案字跡材料應(yīng)采用耐久性的書(shū) 寫(xiě)材料， 如墨汁、碳素墨水。 不能使用復(fù)寫(xiě)紙、熱敏紙、鉛筆、 紅筆、圓珠筆、純藍(lán)墨水等不耐久的字跡材料。,口 歸整步驟和方法 整理裝訂 . 1 .,DA GZ,（二）整理裝訂 1、修整缺陷 （3）對(duì)超大型紙張的文件應(yīng)按A4型的規(guī)格進(jìn)行折疊；對(duì)小于A4型的文 件，如合格證、證明書(shū)、介紹信等，應(yīng)使用A4型紙進(jìn)行托裱； 兩 面均有文字的可采用貼角方法來(lái)處理； （4）去除易銹蝕的金屬物。,口 歸整步驟和方法 整理裝訂 . 2 .,DA GZ,DA Gshu,（二）整理裝訂 2、裝訂以“件”為單位 正本與定稿為一件。工作規(guī)劃、計(jì)劃、總結(jié)、經(jīng)濟(jì)合同等 正文與附件為一件。重要的請(qǐng)示、批復(fù)、商洽函等。 原件與復(fù)制件為一件。 轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件。 請(qǐng)示與批復(fù)為一件： 發(fā)文稿紙及有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)重要批示或有處理結(jié)果的， 文件處理單與被處理文件合為一件。,口 歸整步驟和方法 整理裝訂 . 3 .,DA GZ,DA Gshu, 報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)等，一冊(cè)（本）為一件；未裝訂的，樣式相同的表 格，可按一定單位進(jìn)行組合，以件為單位進(jìn)行裝訂 會(huì)議紀(jì)要或會(huì)議記錄一年為一件；重要會(huì)議記錄每次會(huì)議可為一件， 用記錄本記錄的，一本為一件；較大型會(huì)議的成套文件，各類(lèi)文件應(yīng) 各為一件。 介紹信、介紹存根經(jīng)白紙托裱各滿30張為一件。 如果定稿是計(jì)算機(jī)的打印稿，沒(méi)有修改筆跡，與正文內(nèi)容一致，只將 文頭紙或領(lǐng)導(dǎo)簽字的一頁(yè)附在正本之后歸。,口 歸整步驟和方法 整理裝訂 . 4 .,DA GZ,（二）整理裝訂 3、裝訂排序 歸檔文件應(yīng)按“件”裝訂。對(duì)兩份以上的文件作為一件時(shí)，應(yīng)注意： 正本在前，定稿在后。 正文在前，附件在后。 原件在前，復(fù)制件在后。 轉(zhuǎn)發(fā)件在前，被轉(zhuǎn)發(fā)件在后。 來(lái)文與復(fù)文作為一件時(shí)復(fù)文在前，來(lái)文在后。例如： 批復(fù)在前，請(qǐng)示在后； 復(fù)函在前，來(lái)函在后； 批示在前，報(bào)告在后。 多種文本時(shí)，中文在前，外文在后。 有文件處理單的，可放在文件之前作為首頁(yè)。,口 歸整步驟和方法 整理裝訂 . 5 .,DA GZ,（日）整理裝訂 4、裝訂方式 線裝式。常見(jiàn)做法是用縫紉機(jī)在文件左側(cè)或左上角軋線。 包角式。即在文件左上角用不干膠包貼。 粘接式。采用漿糊及膠水粘貼。 變形材料裝訂。如不銹鋼夾、燕尾夾、不銹鋼書(shū)釘?shù)取?三孔一線式。系傳統(tǒng)裝訂方法，適用于頁(yè)數(shù)較多的文件。 短期和已裝訂成冊(cè)的刊物、書(shū)籍等，可不拆開(kāi)重新裝訂。 進(jìn)館檔案不宜使用金屬制品裝訂，以防到期進(jìn)館 使用微波設(shè)備消毒時(shí)引起事故。,口 歸整步驟和方法 歸檔文件 . 4 .,口 歸整步驟和方法 整理裝訂 . 6 .,DA GZ,（二）整理裝訂 5、裝訂位置及要求 在文件的左側(cè)或左上角。裝訂時(shí)應(yīng)將文件的各頁(yè)按一定方式對(duì)齊。 左側(cè)裝訂的，對(duì)齊左側(cè)頁(yè)邊和下側(cè)頁(yè)邊； 左上角裝訂的，對(duì)齊左側(cè)頁(yè)邊和上側(cè)頁(yè)邊。,口 歸整步驟和方法 整理裝訂 . 7 .,DA GZ,（三）歸檔文件分類(lèi),（三）歸檔文件分類(lèi) 歸檔文件分類(lèi)法分為單項(xiàng)分類(lèi)法和復(fù)式分類(lèi)法 1、單項(xiàng)分類(lèi)法,口 歸整步驟和方法 文件分類(lèi) . 1 .,DA GZ,按保管期限分類(lèi),按年度分類(lèi),按機(jī)構(gòu)分類(lèi),按問(wèn)題分類(lèi),1、單項(xiàng)分類(lèi)法 （1）按年度分類(lèi)，就是根據(jù)形成或處理的年度對(duì)歸檔文件進(jìn)行分類(lèi)。 這是運(yùn)用最廣泛的分類(lèi)方法 歸檔文件按年度特征分類(lèi)，可以反映出一個(gè)單位每年工作的特點(diǎn)和逐年 發(fā)展變化的情況。 在運(yùn)用年度分類(lèi)法時(shí)要注意以下幾種情況：,口 歸整步驟和方法 文件分類(lèi) . 2 .,DA GZ,第一，文件有多個(gè)時(shí)間特征， 以最能說(shuō)明該文件特點(diǎn)的日期作為分類(lèi)的 依據(jù)。例如：法律、法令、法規(guī)和條例等法規(guī)性文件，以批準(zhǔn)日期為 根據(jù)；公布生效的文件，以公布日期為根據(jù)；指示、命令等領(lǐng)導(dǎo)性文 件以簽署日期為根據(jù)；會(huì)議記錄以開(kāi)會(huì)日期為依據(jù)；計(jì)劃、總結(jié)、預(yù) 算、決算、統(tǒng)計(jì)報(bào)表以?xún)?nèi)容形成或處理的年度為根據(jù)。 第二，跨年度的會(huì)議文件材料歸入閉幕年；跨年度的案件，歸入結(jié)案年； 跨年度的請(qǐng)示與批復(fù)，歸入批復(fù)年；跨年度的計(jì)劃歸入開(kāi)始年等。 跨年度的總結(jié)歸入最后一年。 第三，幾份文件作為一“件”時(shí)，應(yīng)以裝訂在前的文件日期為準(zhǔn)。 第四，實(shí)行專(zhuān)業(yè)年度的的文件，可以把自然年和專(zhuān)業(yè)年結(jié)合起來(lái)。 第五，檔案上沒(méi)有具體的時(shí)間情況。可采用考證的方法來(lái)判斷文件的準(zhǔn)確 時(shí)間。,口 歸整步驟和方法 文件分類(lèi) . 3 .,（三）歸檔文件分類(lèi) 1、單項(xiàng)分類(lèi)法 （2）按保管期限分類(lèi)。就是根據(jù)劃定的不同保管期限對(duì)歸檔文件進(jìn)行分 （3）按機(jī)構(gòu)分類(lèi)，就是根據(jù)文書(shū)處理階段形成和處理文件的承辦單位對(duì) 歸檔文件進(jìn)行分類(lèi)，例如辦公室、人資部、財(cái)務(wù)部、市場(chǎng) 部、物資部等。 （4） 按問(wèn)題分類(lèi)，就是根據(jù)歸檔文件內(nèi)容所涉及的不同問(wèn)題對(duì)歸檔文件 進(jìn)行分類(lèi)。例如黨群工作類(lèi)、行政管理類(lèi)、經(jīng)營(yíng)決策類(lèi)、生 產(chǎn)管理類(lèi)、業(yè)務(wù)管理類(lèi)等。,口 歸整步驟和方法 文件分類(lèi) . 4 .,DA GZ,DA guiz,（三）歸檔文件分類(lèi) 2、復(fù)式分類(lèi)法 檔案整理將幾種分類(lèi)方法結(jié)合使用。 一般采用年度保管期限機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）相結(jié)合的復(fù)式分類(lèi)法。 在用復(fù)式分類(lèi)法時(shí)，年度、保管期限是必選項(xiàng)，機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）為選 擇項(xiàng)。 復(fù)式分類(lèi)法主要有兩級(jí)分類(lèi)法和三級(jí)分類(lèi)法,DA GZ,口 歸整步驟和方法 文件分類(lèi) . 5 .,口 兩級(jí)分類(lèi)法 年度保管期限，或保管期限年度。例如： 年度 保管期限 2010 30年 2011 30年 保管期限 年度 30年 2010 30年 2011 此法適用于內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置簡(jiǎn)單，每年形成文件較少 的小型機(jī)關(guān)或單位。,DA GZ,口 歸整步驟和方法 文件分類(lèi) . 6 .,口 歸整步驟和方法分類(lèi)方法 排架法：年度保管期限 . 7 .,口 歸整步驟和方法分類(lèi)方法 排架法 保管期限年度 . 8 ., 三級(jí)分類(lèi)法（采用較多有四種方式）1、2 年度 機(jī)構(gòu) 保管期限分類(lèi)法，例如： 2010 辦公室 人資部 永久 2011 辦公室 人資部 永久 年度 問(wèn)題 保管期限分類(lèi)法，例如 2010 黨群類(lèi) 行政類(lèi) 永久 2011 黨群類(lèi) 行政類(lèi) 永久,DA GZ,口 歸整步驟和方法 文件分類(lèi) . 9 .,2010年度,辦公室 （300份）,人資部 （300份）,業(yè)務(wù)部 （400份）,永 久,永 久,30 年,30 年,10 年,10 年,10 年,30 年,永 久,10 年,30 年,永 久,30 年,30 年,永 久,永 久,業(yè)務(wù)部 （400份）,人資部 （300份）,辦公室 （300份）,2011年度,10 年,10 年,口 歸整步驟和方法 文件分類(lèi)法 年度機(jī)構(gòu)保管期限 . 10 ., 三級(jí)復(fù)式分類(lèi) 保管期限年度機(jī)構(gòu)分類(lèi)法，例如： 永久 2008 辦公室 人資部 財(cái)務(wù)部 2009 辦公室 人資部 財(cái)務(wù)部 保管期限年度問(wèn)題分類(lèi)法。例如： 永久 2008 黨群類(lèi) 行政類(lèi) 業(yè)務(wù)類(lèi) 2009 黨群類(lèi) 行政類(lèi) 業(yè)務(wù)類(lèi) 三級(jí)復(fù)式分類(lèi)法適用于內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置復(fù)雜，每年形成文件較多 的大、中型機(jī)關(guān)或單位。,口 歸整步驟和方法 文件分類(lèi) . 11 .,2010年 （150份）,30年（450份）,辦 公 室,辦 公 室,業(yè) 務(wù) 部,人 資 部,人 資 部,辦 公 室,業(yè) 務(wù) 部,示意如左標(biāo)注,永久（350份）,業(yè) 務(wù) 部,2008年 （100份）,業(yè) 務(wù) 部,業(yè) 務(wù) 部,辦 公 室,辦 公 室,2008年 （150份）,辦 公 室,人 資 部,人 資 部,人 資 部,人 資 部,2009年 （100份）,2010年 （150份）,2010年 （150份）,10年（500份）,2008年 （100份）,2009年 （100份）,2009年 （150份）,業(yè) 務(wù) 部,口 歸整步驟和方法 文件分類(lèi)法 年度機(jī)構(gòu)保管期限 . 12 .,（四）歸檔文件排列,（四）歸檔文件排列 按照歸檔文件整理規(guī)則的規(guī)定：在分類(lèi)方案的最低一級(jí)類(lèi)目?jī)?nèi)，按 事由結(jié)合時(shí)間、重要程度等排列。 其具體排列方法是：,DA GZ,口 歸整步驟和方法 文件排列 . 1 .,（四）歸檔文件排列 第一，將同一年度內(nèi)的文件按永久、30年、20年保管期限的順序流水 排列，例如：某單位2009年文書(shū)檔案如下排列： 永久：辦公室 人資部 財(cái)務(wù)部 30年：辦公室 人資部 財(cái)務(wù)部 10年：辦公室 人資部 財(cái)務(wù)部 同一保管期限的文件按機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）的排列。順序 一經(jīng)確定，原則上應(yīng)保持不變，2009年如此、2010 年，乃至以后，都應(yīng)如此排列。,DA GZ,口 歸整步驟和方法 文件排列 . 2 .,（四）歸檔文件排列 第二，同事由文件的排列， 歸檔文件的排列以事由為原則，同一事由的相關(guān)文件應(yīng)當(dāng)排列在一起。 所謂事由可以是： 一個(gè)具體事項(xiàng)、一個(gè)具體問(wèn)題、一項(xiàng)具體工作、一個(gè)具體情況， 或是一次會(huì)議、一項(xiàng)活動(dòng)、一項(xiàng)工程、一個(gè)案件、一件糾紛、一次突 發(fā)事件等。 具體排列方法是：,口 歸整步驟和方法 文件排列 . 3 .,DA GZ,（1）同一事由歸檔文件排列 一是按文件形成時(shí)間的先后順序排列：日期在前的排列在前，日期在 后的排列在后； 二是按文件重要程度排列，重要的放在前面，相對(duì)重要的放在后面。 （2）不同事由的歸檔文件排列 一是按不同事由形成時(shí)間的先后順序排列； 二是按事由的重要程度排列：基本職能活動(dòng)形成的文件排列在前， 其他工作形成的文件排列在后；綜合性文件排列在前，業(yè)務(wù)性 文件排列在后；或按責(zé)任者或承辦 部門(mén)分別集中排列。,口 歸整步驟和方法 文件排列 . 4 .,DA GZ,（四）歸檔文件排列 第三，會(huì)議文件、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、簡(jiǎn)報(bào)、 刊物等成套性文件一般集中排列。 第四，對(duì)未及時(shí)歸整的零散文件， 可排在同一類(lèi)(問(wèn)題)年度的所有文 件的最后。并在備考表中加以說(shuō)明。,DA GZ,口 歸整步驟和方法 文件排列 . 5 ., 隨辦隨歸 所有歸檔文件，一般都應(yīng)做到辦后即整，隨辦隨歸，千萬(wàn)不可積壓， 年終算總賬。 這就需要在日常工作中準(zhǔn)備足夠的案盒及其相關(guān)用品。,DA GZ,口 歸整步驟和方法 文件排列 . 6 .,（五）歸檔文件編號(hào),（五）歸檔文件編號(hào) 歸檔文件應(yīng)在分類(lèi)的基礎(chǔ)上，以歸檔章的形式進(jìn)行編件號(hào)排列。 1、編號(hào)的作用和要求 固定位置，統(tǒng)計(jì)數(shù)量，保護(hù)文件，方便查找，便于利用 歸檔章不能壓住字跡，也不能與批示文字或收文章交叉 填寫(xiě)檔號(hào)章項(xiàng)目時(shí)字跡材料應(yīng)符合存檔要求。,DA GZ,口 歸整步驟和方法 文件編號(hào) . 1 .,（五）歸檔文件編號(hào) 2、件號(hào)編制方法 件號(hào)包括室編件號(hào)和館編件號(hào)。分別在文件整理和移交進(jìn)館時(shí)編制。 室編件號(hào)的編制方法為： 在分類(lèi)方案的最低一級(jí)類(lèi)目?jī)?nèi)按文件排列 順序，從“1”開(kāi)始標(biāo)注。 館編件號(hào)按進(jìn)館要求標(biāo)注。,DA GZ,口 歸整步驟和方法 文件編號(hào) . 2 .,（五）歸檔文件編號(hào) 3、編號(hào)順序 按機(jī)構(gòu)或問(wèn)題分開(kāi)，每一類(lèi)中分三個(gè)保管期限。每一保管期限中 從“1”開(kāi)始編年度小流水號(hào)。例如: 2008年在辦公室歸檔文件中，有永久、30年、10年三個(gè)流水號(hào)， 分別從“1”開(kāi)始，共有三個(gè)小流水號(hào)。 人資部的歸檔文件中同樣有永久、30年、10年三個(gè)流水號(hào)，分別 從“1”開(kāi)始。其他機(jī)構(gòu)的歸檔文件以此類(lèi)推。 2009年，2010年依然分別從“1”開(kāi)始編件號(hào)。,DA GZ,口 歸整步驟和方法 文件編號(hào) . 3 .,例 假設(shè)天地科技股份公司三年文件總數(shù)為1300份，其編號(hào)順序如上所示,2010年 （150份）,140,130,130,140,150,150,30年（450份）,辦 公 室,辦 公 室,業(yè) 務(wù) 部,人 資 部,人 資 部,辦 公 室,業(yè) 務(wù) 部,示意如左標(biāo)注,永久（350份）,業(yè) 務(wù) 部,2008年 （100份）,150,業(yè) 務(wù) 部,業(yè) 務(wù) 部,辦 公 室,辦 公 室,2008年 （150份）,150,150,150,150,150,130,150,150,150,130,150,辦 公 室,人 資 部,人 資 部,業(yè) 務(wù) 部,人 資 部,人 資 部,2009年 （100份）,2010年 （150份）,2010年 （150份）,10年（500份）,2008年 （100份）,2009年 （100份）,2009年 （150份）,口 歸整步驟和方法 文件編號(hào) 保管期限年度機(jī)構(gòu) . 4 .,綜上所述 結(jié)合事由，按照時(shí)間排列“件”（保管單位） 以機(jī)構(gòu)為單位，每個(gè)機(jī)構(gòu)從“1”開(kāi)始編制順序號(hào)（流水號(hào)） 有多少個(gè)機(jī)構(gòu)，每種保管期限就有多少個(gè)流水號(hào)。 如果一個(gè)立檔單位有20個(gè)機(jī)構(gòu)，3種保管期限，每年度就有 60個(gè)從“1”開(kāi)始編寫(xiě)的順序號(hào)。,DA GZ,口 歸整步驟和方法 文件編號(hào) . 5 .,2010年（1000分）,2011年（1000分）,辦公室 （300份）,辦公室 （300份）,人資部 （300份）,人資部 （300份）,業(yè)務(wù)部 （400份）,業(yè)務(wù)部 （400份）,永 久,永 久,30 年,30 年,10 年,10 年,10 年,10 年,30 年,30 年,永 久,永 久,1100,101200,201300,1100,1100,101200,101300,201300,301400,例：公司共有2000份,永 久,永 久,30 年,30 年,10 年,10 年,示意如左標(biāo)注,口 歸整步驟和方法 文件編號(hào) 年度機(jī)構(gòu)保管期限 . 6 .,綜上所述 一個(gè)機(jī)構(gòu)，如檔案相對(duì)較少，不同保管期限的檔案可排列在一起，編 寫(xiě)一個(gè)順序號(hào)（流水號(hào)）， 一個(gè)立檔單位有20個(gè)機(jī)構(gòu)，有20個(gè)順序號(hào)（流水號(hào)）。,DA GZ,口 歸整步驟和方法 文件編號(hào) . 7 .,（五）歸檔文件編號(hào) 5、編號(hào)位置 文件編號(hào)以歸檔章的形式一般在每件的首頁(yè)上端注明。 文件首頁(yè)無(wú)蓋章位置或重要文件保持原貌的，可在文件首頁(yè)前另附 紙頁(yè)加蓋歸檔章。 歸檔章的位置：不限于首頁(yè)的右上角，首頁(yè)上端空白處均可，但在 整個(gè)案盒文件中，其位置必須一致。 如下圖：,DA GZ,口 歸整步驟和方法 文件編號(hào) . 8 .,（六）歸檔文件編號(hào) 6、 歸檔章結(jié)構(gòu)和填寫(xiě)方法 全宗號(hào)、年度、保管期限、室件編號(hào)、館件編號(hào)。 必備項(xiàng)目必須填寫(xiě)。如年度、保管期限。 歸檔章格式長(zhǎng)寬:(153) (82) mm 歸檔章樣式,口 歸整步驟和方法 文件編號(hào) . 9 .,DA guiz,7、歸檔章各項(xiàng)目的填寫(xiě)方法： （1）全宗號(hào)：檔案館給立檔單位編制的代號(hào)。沒(méi)有該項(xiàng)的可以空留。 （2）年度：以4位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注公元年，例如： “2008” “2009” （3）保管期限：標(biāo)注各保管期限的簡(jiǎn)稱(chēng)。例如： 永久：“永”；長(zhǎng)期：“長(zhǎng)”；短期：“短”。 （4）件號(hào)：即文件排列的順序號(hào)，包括室件號(hào)和館件號(hào)。 填寫(xiě)歸檔章時(shí)， 應(yīng)使用符合檔案保護(hù)要求的字跡材料， 如碳素墨水、藍(lán)黑墨水，也可使用打號(hào)機(jī)打號(hào),DA GZ,口 歸整步驟和方法 文件編號(hào) . 10 .,（六）編目填寫(xiě)案盒,DA guiz, 編目 1、填寫(xiě)盒內(nèi)文件目錄表 編制填寫(xiě)歸檔文件目錄表，用于介紹盒內(nèi)文件的成分和內(nèi)容。 其項(xiàng)目一般包括 7項(xiàng)： （1）件號(hào)。即室編件號(hào)。 （2）責(zé)任者。文件署名者或發(fā)文機(jī)關(guān)。 （3）文號(hào)。制發(fā)機(jī)關(guān)的發(fā)文字號(hào)。 （4）文件標(biāo)題。文件標(biāo)題名稱(chēng)；無(wú)標(biāo)題可自擬，外加 “ ”號(hào)。,DA GZ,口 歸整步驟和方法 填寫(xiě)案盒 . 1 .,DA guiz,（5）日期。用8位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注年月日， 如“20090508”：2009年5月8日。 （6）頁(yè)數(shù)。即每一“件”文件的總頁(yè)數(shù)，空白頁(yè)不計(jì)數(shù)。 （7）備注。填寫(xiě)文件的變化和要說(shuō)明的問(wèn)題。 歸檔文件目錄用紙的幅面尺寸采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)A4型。 歸檔文件目錄應(yīng)裝訂成冊(cè)，一般一個(gè)年度一本并填寫(xiě)封面,DA GZ,口 歸整步驟和方法 填寫(xiě)案盒 . 2 .,口 編目填寫(xiě)案盒歸檔文件目錄樣式 3 ,歸檔文件目錄封面式樣,口 編目填寫(xiě)案盒4,DA guiz, 填寫(xiě)備考表 案盒備考表置于盒內(nèi)文件最后。項(xiàng)目包括盒內(nèi)文件情況說(shuō)明、整理人、 檢查人和日期。 1、盒內(nèi)文件情況說(shuō)明。如盒內(nèi)文件缺損、移出、補(bǔ)充、銷(xiāo)毀情況等。 2、整理人。指負(fù)責(zé)整理歸檔文件的人員姓名。 3、檢查人。填負(fù)責(zé)歸檔文件整理質(zhì)量的人員姓名。 4、日期。填寫(xiě)歸檔文件整理完畢的日期。,DA GZ,口 歸整步驟和方法 填寫(xiě)案盒 . 5 .,盒內(nèi)備考表樣式,口 編目填寫(xiě)案盒6, 填寫(xiě)案盒事項(xiàng) 1、案盒封面填寫(xiě)：?jiǎn)挝蝗Q(chēng)或規(guī)范化簡(jiǎn)稱(chēng)。 2、案盒背脊項(xiàng)目填寫(xiě)：要求用藍(lán)黑、黑色墨水或墨汁填寫(xiě)。 3、案盒背脊項(xiàng)目填寫(xiě)，按照“歸檔章”內(nèi)容填寫(xiě)，有6項(xiàng)： 全宗號(hào)：有全宗號(hào)的填寫(xiě)。 年 度：必須填寫(xiě) 期 限：必須填寫(xiě) 機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）：填寫(xiě)類(lèi)別。 起止件號(hào)：在室編欄內(nèi)填寫(xiě)盒內(nèi)第一件文件和最后一件文件的室編 件號(hào)。 盒號(hào)：即檔案盒的排列順序號(hào)。檔案室先用鉛筆編制。,DA GZ,口 歸整步驟和方法 填寫(xiě)案盒 . 7 .,口 填寫(xiě)編目填寫(xiě)案盒盒脊 . 8 .,（七）文件裝盒,（七）文件裝盒 1、檢查調(diào)整 （1）檢查歸類(lèi)文件是否齊全，剔除重份的、不需要?dú)w檔的和沒(méi)有保存 價(jià)值的文件； （2）檢查案盒內(nèi)文件是否符合保護(hù)期限； （3）檢查歸檔是否合理，是否將相同事由的集中排列； （4）檢查是否以“件”為單位； （5）檢查案盒內(nèi)文件數(shù)量是否適宜等。,DA GZ,口 歸整步驟和方法 文件裝盒 . 1 .,（七）文件裝盒 歸檔文件應(yīng)按件號(hào)順序裝入檔案盒。 形成或處理不同年度的文件，或期限不同的文件不應(yīng)裝入同一案盒內(nèi)。 根據(jù)案盒內(nèi)文件的多少選擇合適的檔案盒。,DA GZ,口 歸整步驟和方法 文件裝盒 . 2 .,（八）文件歸檔,（九）歸 檔 1、歸檔制度 歸檔是指文書(shū)部門(mén)將系統(tǒng)整理后的案盒文件向檔案室移交，以便集中 保管。 文書(shū)歸檔制度，包括四個(gè)方面的內(nèi)容：,DA GZ,口 歸整步驟和方法 文件歸檔 . 1 .,質(zhì)量要求,歸檔手續(xù),歸檔范圍,歸檔時(shí)間,口 檔案制度的內(nèi)容,口 歸檔范圍、歸檔時(shí)間、歸檔質(zhì)量要求、歸檔手續(xù),口 歸整步驟和方法 文件歸檔 . 2 .,（1）歸檔范圍。見(jiàn) 本節(jié)“（一）歸檔文件收集” （2）歸檔時(shí)間。一般應(yīng)在第二年的上半年，即6月30日以前，向檔案 室移交全部案盒檔案。,DA GZ,口 歸整步驟和方法 文件歸檔 . 3 .,（3）歸檔質(zhì)量要求 歸檔文件應(yīng)齊全、完整。 應(yīng)根據(jù)文件的多少選用案盒的厚度。 紙質(zhì)文件字跡材料應(yīng)符合存檔要求。 對(duì)字跡模糊或易褪變的承載材料應(yīng)進(jìn)行復(fù)制，并將其附于原件之后一 并歸檔。 文件用紙：如前所述，規(guī)格為國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)A4型，幅面尺寸超過(guò)標(biāo)準(zhǔn)A4 型的， 應(yīng)按A4型規(guī)格折疊；對(duì)小于A4的文件，應(yīng)使用A4型紙進(jìn)行托 裱； 兩面均有文字的可采用貼角方法來(lái)處理； 對(duì)破損的應(yīng)予以修復(fù)。,口 歸整步驟和方法 文件歸檔 . 4 .,DA GZ,DA guiz,（4）歸檔手續(xù) 依據(jù)移交目錄，經(jīng)本單位 檔案室檢查、清點(diǎn)，核對(duì)無(wú)誤后， 移交雙方在移交目錄上簽字蓋章， 并寫(xiě)明移交日期，履行移交手續(xù)。 移交目錄，一般應(yīng)一式三份，一份由文書(shū)處理部門(mén)留存?zhèn)洳?，另兩?由檔案室留存使用。,口 歸整步驟和方法 文件歸檔 . 5 .,DA GZ,第三節(jié) 檔案提供利用的方式,口 檔案直接利用,口 本節(jié)討論內(nèi)容,口 檔案間接利用,一、檔案直接提供利用,（一）提供利用方式 檔案閱覽服務(wù)。 檔案外借服務(wù)。 檔案復(fù)制服務(wù)。 提供咨詢(xún)服務(wù)。 電子檔案服務(wù)。,口 檔案提供利用 直接利用 . 1 .,DA ly,（二）健全規(guī)章制度 口 檔案提供利用的基礎(chǔ)工作就是要建立健全各項(xiàng)規(guī)章制度，搞好檔 案的流動(dòng)管理，嚴(yán)防檔案的損壞和丟失。包括： 閱覽制度。 借閱制度。 代卡制度。 借閱審批制度。 復(fù)制控管制度。 進(jìn)出庫(kù)房制度等。,口 檔案提供利用 直接利用 . 2 .,DA ly,二、檔案間接提供利用,二、檔案間接提供利用 口 編輯檔案參考資料，為檔案信息需求者提供間接服務(wù)： 全宗指南。 大事記。 組織沿革。 重要文件匯編。 會(huì)議文件匯編。 科研成果匯編。 統(tǒng)計(jì)數(shù)字匯編。 規(guī)章制度匯編。 企業(yè)年鑒。 企業(yè)志史。等。,口 檔案提供利用 簡(jiǎn)潔利用 . 1 .,DA ly,第四節(jié) 電子檔案管理,討論本節(jié)的主要依據(jù)是 中辦、國(guó)辦頒發(fā)的電子文件管理辦法 國(guó)家檔案局發(fā)布的電子公文歸檔管理暫行辦法 “國(guó)標(biāo)”電子文件歸檔與管理規(guī)范（GB/T188942002）,口電子檔案 / 導(dǎo)語(yǔ),DADzDa,電子檔案保管利用,電子檔案收集鑒定,口 本節(jié)討論的主要內(nèi)容,電子文件,電子文件的特征,電子文件的種類(lèi),電子文件的收集與積累,一、電子文件,電子文件的含義,電子文件的歸檔,電子文件保管的基本原則,（一）電子文件的含義,（一）電子文件的含義 電子文件，是指機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位和其他組織 在處理公務(wù)過(guò)程中， 通過(guò)計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、辦理、傳輸和存儲(chǔ)的 文字、圖表、圖像、音頻、視頻等不同形式的信息記錄。,口 電子檔案 / 電子文件 含義 1 ,DADw,（二）電子文件的特征,（二）電子文件的特征 1、電子文件對(duì)設(shè)備的依賴(lài)性。 2、電子文件載體的非直讀性。 3、電子文件的信息與載體的可分離性。 4、電子文件的信息共享性。 5、電子文件信息的易更改性。,口 電子檔案 / 電子文件 特點(diǎn) 1 ,DADw,（