商務(wù)旅行應(yīng)提前做哪些準(zhǔn)備.doc

禮儀/商務(wù)禮儀 商務(wù)旅行應(yīng)提前做哪些準(zhǔn)備 領(lǐng)導(dǎo)要去廣州出差，那么，去廣州的目的是為了什么呢？秘書在為領(lǐng)導(dǎo)草擬出差日程表之前，一定要弄清這個問題。 不管領(lǐng)導(dǎo)是應(yīng)邀去參加研討會，還是為了洽談具體的業(yè)務(wù)，秘書一定要事先與對方的秘書聯(lián)系，把活動的時間和地點約好，那么，是坐火車去還是乘飛機去？是星期一下午動身，還是星期二早晨動身合適？除去參加研討會（或洽談業(yè)務(wù)），還有沒有其他事要辦？還有沒有其他東西要準(zhǔn)備？對于這些問題，預(yù)先擬一個提綱，找個時間向領(lǐng)導(dǎo)作個專題匯報。領(lǐng)導(dǎo)可能會根據(jù)自己的習(xí)慣或愛好，對秘書的日程表作些修改。日程表排好后，要多復(fù)印幾份，給領(lǐng)導(dǎo)、給在家負(fù)責(zé)日常工作的和有關(guān)人員各送一份。安排日程的時候，在時間上一定要留有余地，特別是第一次去的地方，更是如此。不過，這個余地也是相對的，不能讓領(lǐng)導(dǎo)閑得無聊，浪費時間。如果想游覽觀光的話，也最好安排在空閑時間進(jìn)行。在與對方聯(lián)系的同時，也可以通過其他的渠道，如自己的子公司或者政府主管旅游觀光的部門等，了解一下對方所在地的環(huán)境、氣候、街道等方面的情況，這些安排日程表也有重要的參考作用。如果與對方是初次接觸，那么，讓對方在什么地方接站，或者什么時候登門拜訪對方，這些細(xì)節(jié)問題秘書都要事先考慮好，因為這往往容易影響本公司和領(lǐng)導(dǎo)本人的形象。1、預(yù)訂車票在準(zhǔn)備預(yù)訂車票（或機票）的時候，一定要查用最新的列車時刻表，因為現(xiàn)在有許多季節(jié)性的或臨時性的車次，稍不留心，就會訂不上。各公司對職員和干部出差的待遇都有不同的規(guī)定，比如，按規(guī)定飛機的頭等艙不是每個出差的人都能乘坐的，因此，秘書在預(yù)訂車票和機票之前，一定要弄清領(lǐng)導(dǎo)出差時能享受哪一級的待遇。出差途中，最麻煩的就是換車，倒來倒去，稍不注意，就會誤車誤點，所以能直達(dá)的就最好不要換車。如果是在大站換車，在時間上一定要安排的寬裕些。為了預(yù)防意外，在日程表上要注明其他交通工具，如飛機、輪船起飛、起航的時間，這樣能根據(jù)實際情況，及時靈活地?fù)Q乘其他交通工具。從平時起，秘書就要注意學(xué)習(xí)預(yù)訂和購買車票、機票、船票的辦法，及如何使用支票，如何兌換外幣等等，這樣，就能保證工作的順利。2、安排住宿領(lǐng)導(dǎo)出差，安排住什么樣的旅館，一般都要根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)個人的愛好和習(xí)慣來決定。有的喜歡住清靜優(yōu)雅的小旅館；也有的喜歡住富麗堂皇的高級飯店；有的喜歡住單人房間；有的則喜歡兩人合居一室。如果出差的地方是第一次去，在那里有子公司或自己的事務(wù)所的話，就請他們?yōu)樽约郝?lián)系安排住處。沒有的話，就請當(dāng)?shù)芈糜位蚪煌ú块T介紹。沒有什么特別的情況，就不要去找自己的客房或代理商，因為你一去找他們，他們就會熱情地邀請你們住到他們那里去。他們越是熱情，給他們帶來的麻煩就越多。3、隨時攜帶的用品領(lǐng)導(dǎo)出差要隨身攜帶的東西，秘書一定要替領(lǐng)導(dǎo)想好。如果出差是遠(yuǎn)行，忘了帶什么東西必須要回來取的話，那就太誤事了。臨動身之前，秘書要把領(lǐng)導(dǎo)隨身攜帶的東西按公與私分別列個清單，給領(lǐng)導(dǎo)看看有什么遺漏。領(lǐng)導(dǎo)出差一般要隨身攜帶下列用品：名片、資料、筆記本、活動日程表、地圖、交通圖、照相機、收錄機及一些備用品，如備用眼鏡、替換衣服、襪子、洗瀨用品、藥品等。但是，秘書在準(zhǔn)備這些東西時，不能這也想帶，那也想帶，帶得太多反而麻煩。隨身攜帶的只能是必需的，可帶可不帶的就盡量少帶。4、臨行前的工作安排秘書一方面為領(lǐng)導(dǎo)出差作準(zhǔn)備，但在另一方面也要讓領(lǐng)導(dǎo)對公司的事作個安排。領(lǐng)導(dǎo)要出差了，特別是出差的時間比較長，各部門來請示報告也會增多。在這時，秘書要注意安排好領(lǐng)導(dǎo)的休息，不要讓領(lǐng)導(dǎo)帶著滿身的疲倦和牽掛去出差。比如，在動身前兩三天，秘書與有關(guān)部門打個招呼，把一些定期的匯報材料先緩一緩，等領(lǐng)導(dǎo)回來后再看。5、領(lǐng)導(dǎo)動身的當(dāng)天你該做什么動身那天，不論領(lǐng)導(dǎo)是從公司走還是直接從家里走，都要安排好送站的車。動身當(dāng)天，要最后檢查一下火車或飛機的運行情況，特別是飛機因氣候不佳而誤點的情況經(jīng)常發(fā)生，因此，如果是乘飛機的話，一定要向飛機場方面詢問一下當(dāng)天的航班情況。5.1動身之前動身之前，一定要再仔細(xì)檢查一下領(lǐng)導(dǎo)是否有什么東西忘