企業(yè)公文寫作.ppt

1,現(xiàn)代企業(yè)公文寫作,文書寫作培訓(xùn),2011年5月18日,2,分享目錄,一、文書寫作概述 二、行政公文寫作,3,第一部分：文書寫作概述,1.文書寫作特點 2.文書寫作要求 3.文書寫作程序,4,1.文書寫作特點,1.使用廣泛，對象明確 2.約定俗成，格式固定 3.內(nèi)容真實，實事求是 4.講究時效，重視辦理 5.語言明確，風(fēng)格獨特,5,文體多為陳述或說明式, ,以敘述為基礎(chǔ)對人或事的過程的交代， 反映情況側(cè)重敘述，但要概括 以議論為手段對事情的評價，闡明道理 偏重議論，但要針對主題 以說明為目的擺出事情的真相，提出要 求多用說明，但要簡明,6,按作用分類,指揮性文書決定 規(guī)范性文書章程 報請性文書請示 知照性文書通知 聯(lián)絡(luò)性文書信函 記錄性文書會議記錄 報導(dǎo)性文書新聞 法律性文書合同,7,2.文書寫作要求,意思明確明白無誤，讓人一目了然 文理通順即流暢表達，又顯示寫作水平 觀點正確有道理，不搞歪理 實事求是真實，不掩飾，不夸張 及時迅速講效率，講效益，不拖拉誤事 簡明生動增加可讀性，防白話、套話、干巴巴 層次分明有先有后，段落清晰，不轉(zhuǎn)圈 標(biāo)點規(guī)范正確運用，防一逗到底 格式適宜不同文種用不同格式,8,l 簡明用詞簡單明了，直截了當(dāng) l 準(zhǔn)確用詞含義明確，不會誤解 l 樸實用詞通俗自然，恰如其分 l 莊重用詞嚴(yán)肅端莊，不多情感 l 規(guī)范用詞符合語法，講究邏輯,應(yīng)用性文字要求,9,標(biāo)點符號歌,一句話說完，劃個小圓圈句號 中間要停頓，圓點加尾尖逗號 并列詞語間，點個瓜子片頓號 并列分句間，圓點加逗點分號 總結(jié)導(dǎo)語前，上下兩圓點冒號 疑惑或發(fā)問，耳朵墜耳環(huán)問號,10,標(biāo)點符號歌,命令感嘆語，滴水下屋檐感嘆號 引文特殊詞，蝌蚪上下竄引號 文中要注解，兩頭各半弦括號 轉(zhuǎn)折或注解，一橫寫后邊破折號 意思說不完，六點緊相連省略號 特別重要處，字下加圓點著重點,11,努力提高寫作能力,1.提高文字表達能力 2.積累相應(yīng)專業(yè)知識 3.熟悉文書格式要求 4.掌握政策理論水平 5.具有嚴(yán)謹(jǐn)寫作態(tài)度,12,3.文書寫作程序,明確寫作主旨給寫作定位，目的？寫什么？ 文種？怎么寫？ 收集信息資料供寫作參考，需要哪些？怎 么收集？如何整理？ 擬定結(jié)構(gòu)提綱搭寫作框架，通盤安排，強 化要點，有祥有簡 完成正文草稿填寫作內(nèi)容，按照提綱一步 步充實內(nèi)容，加工成章 認真修改檢查定寫作終稿，反復(fù)推敲斟酌， 直至滿意,13,二、行政公文寫作,1.公文的作用特點 2.公文的范圍類型 7.通知和通報 3.公文的處理方法和程序 8.報告 4.公文的行文規(guī)則 9.請示 5.公文的通用格式 10.函 6.公文的種類 11.會議紀(jì)要,14,1.行政公文的作用,公文-國家機關(guān)、社團組織、企事業(yè)單位在公務(wù)活動中行使職權(quán)制定的 公務(wù)文書。 公文性質(zhì)工具 公文作用-1.貫徹政策、規(guī)范行為； 2.通報情況、指導(dǎo)工作； 3.方便查找、積累史料；,15,公文的特點,公文特點-1.制發(fā)者的法定性； 2.作用的權(quán)威性； 3.效用的現(xiàn)實性； 4.體式的規(guī)范性； 5.制作的程序性；,16,2.公文范圍類型,按事業(yè)范圍分-專用公文；通用公文 按行文方向分-上行文；下行文；平行文 按公文來源分-收進文；外發(fā)文；內(nèi)部文 按發(fā)文性質(zhì)分-問文；復(fù)文 按處理要求分-參閱性公文；承辦性公文 按辦文時間分-特急文（特急件）；急辦文 （急件）；常規(guī)文（平件） 按機密程度分-絕密文；機密文；秘密文；普通文,17,3.公文處理方法和程序,三大環(huán)節(jié)： （1）發(fā)文處理： 擬稿-審核-簽發(fā)-登記-繕印-用印-分發(fā) （2）收文處理： 簽收-登記-分辦-擬辦-批辦-承辦-催辦-督辦-辦復(fù) （3）公文管理： 制定立卷類目表-歸卷-調(diào)用-立卷-歸檔-銷毀,18,4.公文行文規(guī)則,l 行文關(guān)系要和隸屬關(guān)系一致 l 行文方式要根據(jù)工作需要靈活掌握 l 行文名義和內(nèi)容要與發(fā)文機關(guān)的職權(quán)范圍 相對應(yīng) l 行文線路要盡量縮短 l 處理好主送與抄送的關(guān)系 l 經(jīng)過批準(zhǔn)，有些文件可以通過新聞媒介公 開發(fā)布 l 如有必要，可以聯(lián)合行文 l 黨政之間的行文關(guān)系要按規(guī)定執(zhí)行,19,國家行政機關(guān)公文處理辦法 （國務(wù)院2000年8月24日發(fā)布， 2001年1月1日起施行） 國務(wù)院辦公廳關(guān)于實施國家行政機關(guān)公文處理辦法涉及的幾個具體問題的處理意見 （國辦函20011號）,20,行文方向,行文方向，就是以發(fā)文機關(guān)為立足點，根據(jù)工作需要和行文關(guān)系，公文向不同層次的機關(guān)單位運行的去向。 按行文方向分，公文可分為上行文、平行文、下行文和泛行文四種。 1上行文是下級機關(guān)對上級領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)的行文。如請示、報告等。 2平行文是平級機關(guān)或不相隸屬機關(guān)之間的行文。如函、平行性通知、議案等。 3下行文是上級機關(guān)向?qū)傧碌臋C關(guān)行文。如命令（令）、決定、通報、批復(fù)等。 4泛行文是既向發(fā)文機關(guān)的上級單位、下級單位、平行單位行文，也向不相隸屬的單位行文，行文面廣泛，方向不定，如公告、通告等。,21,行文方式,（一）按受文機關(guān)或行文對象的范圍分類 1逐級行文。發(fā)文機關(guān)向自己的直接上級上行公文或向直接下級下行公文。 2越級行文。發(fā)文機關(guān)越過自己的直接上級或直接下級，向非直接上級或非直接下級行文。 3多級行文。發(fā)文機關(guān)向直接上級并向非直接上級或者向直接下級并向非直接下級的一次性行文。 4普發(fā)行文。發(fā)文機關(guān)向所屬所有的機關(guān)一次性行文。 5通行行文。發(fā)文機關(guān)向隸屬機關(guān)和非隸屬機關(guān)、群眾一次性泛向行文。,22,（二）按發(fā)文機關(guān)的個數(shù)分類 1單獨行文。只有一個機關(guān)署名發(fā)出的公文。 2聯(lián)合行文。由兩個或兩個以上平級機關(guān)聯(lián)合署名發(fā)出的公文。 （三）按行文對象的主次分類 1主送。發(fā)文機關(guān)直接針對與行文內(nèi)容關(guān)系最密切、需主要負責(zé)受理公文的機關(guān)單位行文。 2抄送。發(fā)文機關(guān)在主送的同時，向需執(zhí)行或知曉行文內(nèi)容的其他機關(guān)單位行文。,23,主送與抄送的關(guān)系,1主送。發(fā)文機關(guān)直接針對與行文內(nèi)容關(guān)系最密切、需主要負責(zé)受理公文的機關(guān)單位行文。 2抄送。發(fā)文機關(guān)在主送的同時，向需執(zhí)行或知曉行文內(nèi)容的其他機關(guān)單位行文。 3. 向下級機關(guān)或者本系統(tǒng)的重要行文，應(yīng)當(dāng)同時抄送直接上級機關(guān)。 4. 受雙重領(lǐng)導(dǎo)的機關(guān)向上級機關(guān)行文，應(yīng)當(dāng)寫明主送機關(guān)和抄送機關(guān)。 5. 上級機關(guān)向受雙重領(lǐng)導(dǎo)的下級機關(guān)行文，必要時應(yīng)當(dāng)抄送其另一上級機關(guān)。,24,5.通用公文的格式,1.排版自左至右 2.單位國家法定計量單位 3.字體發(fā)文單位初號宋體 標(biāo)題2號小標(biāo)宋體 正文3號仿宋體 4.用紙A4、B5 5.文頭套紅，占首頁三分之一或五分之二,25,中華人民共和國國家行政機關(guān)公文格式（GB/T97041999 代替GB/T97041988） 本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了國家行政機關(guān)公文通用的紙張要求、印刷要求、公文中各要素排列順序和標(biāo)識規(guī)則。,26,文頭部分格式（紅頭上1/3或2/5）,1.份號 2.秘密等級 3.緊急程度 4.文件版頭 5.發(fā)文字號 6.簽發(fā)人：,27,主文部分（下2/3）,1.標(biāo) 題 2.題注 3.主送單位 4.正文XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXX 5.發(fā)至級限 6.附件 7.發(fā)文機關(guān) 8.發(fā)文署名 9.成文日期 10.印章,28,文尾部分（最后）,（附注） 1.主題詞： 2.抄送單位： 3.印發(fā)機關(guān) 印發(fā)時間 4.頁碼（單右雙左）,29,A4型公文用紙頁邊及版心尺寸,30,公文首頁版式,31,上報公文首頁版式 （版心實線框僅為示意，在印制公文時并不印出 ）,32,公文末頁版式,33,聯(lián)合行文公文末頁版式1,34,聯(lián)合行文公文末頁版式2,35,公文序碼標(biāo)示,第一層 -一、二、三、四 第二層-（一）、（二）、（三）、 第三層-1.、2.、3.、4.、 第四層-（1）、（2）、（3）、 第五層- 、,36,通用公文慣用語,一、開篇起首的慣用語 根據(jù)、遵照、按照、茲將（因、有、介紹、證明、就派）為了、關(guān)于、敬悉等。 二、終篇收束的慣用語 此致敬禮、特此、懇請；妥否，請、當(dāng)否，請、以上如無不當(dāng)請、為盼、為荷、為感等。,37,公文常用特定用語簡表,38,文章修改符號及其用法,39,40,公文正文基本內(nèi)容模塊,關(guān)于表彰袁漢輝同學(xué)和華師大附中等單位的決定 各市、縣、自治縣人民政府，省府直屬單位： 袁漢輝同學(xué)在第34屆國際數(shù)學(xué)奧林匹克競賽中獲得金牌，為廣東省 爭了光。為表彰袁漢輝同學(xué)及華師大附中等單位的突出成績，為促進 我省的數(shù)學(xué)奧林匹克競賽活動，培養(yǎng)青少年熱愛科學(xué)、勇于進取的精 神，省人民政府決定： （一）給予袁漢輝同學(xué)頒發(fā)獎狀和獎金一萬元； （二）給予華師大附中和中山市教委頒發(fā)獎狀和獎金各五千元； （三）給予省數(shù)學(xué)學(xué)會和廣東省數(shù)學(xué)奧林匹克業(yè)余學(xué)校頒發(fā)獎狀和獎 金各五千元。 希望袁漢輝同學(xué)和受表彰的單位，戒驕戒躁，再接再厲，爭取更大成 績。 廣東省人民政府 一九九三年八月十五日 注：例文中的數(shù)字序號為作者所加。,41,上例中，所標(biāo)的內(nèi)容為依據(jù)；所標(biāo)的內(nèi)容為目的；所標(biāo)的內(nèi)容為文種承啟語；所標(biāo)的內(nèi)容為事項；所標(biāo)的內(nèi)容為要求。依托例文，闡發(fā)公文正文基本內(nèi)容模塊的內(nèi)涵，便比較便利。 公文正文的基本內(nèi)容模塊一般來說有五個，即“依據(jù)”、“目的”、“文種承啟語”、“事項” 、“要求”。,42,所謂“依據(jù)”，屬于公文制作的原由、現(xiàn)實根據(jù)或法律根據(jù)，以及有關(guān)事件的情況交代等公文制作的出發(fā)點。每一篇公文的制作皆有依據(jù)。在上例中，袁漢輝同學(xué)獲獎是發(fā)文的依據(jù)。依據(jù)，體現(xiàn)了制發(fā)公文的根據(jù)。 “目的”，即是制發(fā)公文的目的。目的有時表現(xiàn)為慣用語“目的句”（或稱為“主旨句”）。目的句常以帶“為”、“為了”等介詞的提示語句表達。每一篇公文皆有發(fā)文目的。目的，其實也包括了發(fā)文的意義。目的句的作用，主要是開宗明義，提示發(fā)文的目的、意義或動機，以提起、集中受文者的注意力。,43,“文種承啟語”為一種承上啟下、啟示事項的過渡句子。之所以叫文種啟示語，是由于這個句子包含著對所發(fā)公文屬于何種文種的提示。 “事項”是一篇公文的重點，是公文制作者圍繞或根據(jù)主旨而展開的內(nèi)容、敘述的情況、分析的問題、提出的做法、措施或執(zhí)行的方案等一類內(nèi)容。事項集中體現(xiàn)了行政機關(guān)對某項工作具體的政務(wù)行為和態(tài)度措施。 “要求”，是文末針對或圍繞事項而提出（或補充）的希望、號召、傾向。強調(diào)的問題以及面向全局而作的指示等。,44,根據(jù)以上的分析，內(nèi)容邏輯關(guān)系可構(gòu)成這種排序 ： 依據(jù) 目的 文種承啟語 事項 要求 公文正文基本內(nèi)容顯性結(jié)構(gòu)模式,45,決定的寫作模板,46,6.行政公文種類13種,（1）命令發(fā)布重要行政法規(guī)，采取強制性行政措施 （2）決定對重要事項或重大行動的安排 （3）公告 向國內(nèi)外宣布重要或法定的事項 （4）通告社會各有關(guān)方面應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項 （5）通知批轉(zhuǎn)下級、轉(zhuǎn)發(fā)上級和無隸屬 機關(guān)的公文；發(fā)布規(guī)章、任免，傳 達周知事項,47,行政公文種類13種,（6）通報表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或情況 （7）議案各級政府向同級人民代表大會或常委會提請審議事項 （8）報告向上級匯報工作，反映情況， 答復(fù)上級機關(guān)的詢問 （9）請示向上級機關(guān)請求指示、批準(zhǔn),48,行政公文種類13種,（10）批復(fù)答復(fù)下級請示事項 （11）意見對重要問題提出意見和處理辦法 （12）函無隸屬關(guān)系商洽工作，詢問答復(fù)，向主管部門請求批準(zhǔn) （13）會議紀(jì)要記載和傳達會議情況和議定事項 （ 2000修訂）,49,黨的機關(guān)公文14種,中國共產(chǎn)黨機關(guān)公文處理條例規(guī)定的14種公文： 決議、決定、指示、意見、通知、通報、公報、報告、請示、批復(fù)、條例、規(guī)定、函、會議紀(jì)要。,50,7.通知,概念向特定的受文對象告知有關(guān)事項的曉諭性公文 特點適用范圍廣，使用頻率高， 知辦時限強，運用種類多 用途用于批轉(zhuǎn)下級機關(guān)的公文， 轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)和不相隸屬機關(guān)公文， 傳達要求下級機關(guān)辦理和需要有關(guān)單 位周知或者執(zhí)行的事項， 任免人員。,51,通知的種類,1.指示性通知上級機關(guān)向下級機關(guān)布置工作、 做相應(yīng)指示 2.轉(zhuǎn)發(fā)性通知有必要轉(zhuǎn)給所屬下級機關(guān)讓其了解該文內(nèi)容的文件 3.發(fā)布性通知除國家的法律用命令頒布之外， 其它文件一般用通知頒布 4.事務(wù)性通知傳達、安排事務(wù)性工作 5.知照性通知告知有關(guān)事項，其他說明 6.任免通知傳達人事任免事項,52,通知的寫作模板,53,事務(wù)性通知會議通知,篇段合一式：用于小規(guī)模、臨時性、內(nèi)部會議 要素：時間、地點、參加人、會議名稱等。 分層表達式：用于規(guī)格較高、人數(shù)較多、較重 要會議。 導(dǎo)語部分：會議目的、根據(jù)、名稱等。 主體部分：分項說明時間、地點、參加人、 內(nèi)容、注意事項、聯(lián)系方式等。 結(jié)尾部分：提出準(zhǔn)時到會的要求，或用結(jié)語 “特此通知”。,54,撰寫通知的注意事項,1.事務(wù)性通知注意要素齊備，事項具體，讀者無疑問。講究政策法規(guī)依據(jù)，增強發(fā)文的權(quán)威性。 2.指示性通知注意政策措施的可行性，爭取好效果。 3.講究條理性與邏輯性，便于閱讀領(lǐng)會理解。 4.注重發(fā)文時限。,55,請找出以下通知范例中存在的問題：,酒店辦公室通知 各部門經(jīng)理： 經(jīng)董事會研究決定，定于12月20日，在虎域風(fēng)景區(qū)召開各部門主任會議。會議為期三天，主要匯報各部門全年工作的完成情況并研究明年工作計劃。要求各部門主任或副主任至少一人參加。 參加會議的人員，酒店負責(zé)提供車輛接送；每人隨身所攜帶的物品體積不得大于三平方米，不得重于兩斤；會后酒店會將會議人員送往大約200里外的餐廳。會議時間較長，希望大家準(zhǔn)備好必備的生活用品。 2003年12月16日,56,參考答案,（1）通知名稱錯誤； （2）主送單位或?qū)ο笈c正文的不一致，沒有頂格寫； （3）正文中缺少具體的會議時間和日程安排； （4）計量單位不符合規(guī)范； （5）落款缺少發(fā)文單位名稱并且日期數(shù)字不規(guī)范； （6）缺少對具體出發(fā)以及報道地點的說明。,57,8.通報,概念表彰先進、批評錯誤、傳達重要情況的公文 作用弘揚正氣，抵制歪風(fēng)，指導(dǎo)工作 格式：1.標(biāo)題 2.主送機關(guān) 3.正文 4.簽署和日期 注意：及時、真實、典型，突出教育性， 掌握政策性,58,9.報告,概念向上級匯報工作，反映情況，提出意見、建議，答復(fù)詢問時使用的陳述性公文 特點只指上行文 只指行政機關(guān)公文 不同于一般調(diào)查報告、考察報告、預(yù)測報告等,59,報告種類,1工作報告-總結(jié)工作經(jīng)驗、匯報工作進展、提出工 作意見，向上反映。 2情況報告-匯報出現(xiàn)的新情況、新問題，特別是突發(fā) 事件、特殊情況、意外事故及處理情況 。 3建議報告-提出工作中急待解決、需上級關(guān)注的意 見或建議，供參考。 4答復(fù)報告-如實匯報和答復(fù)上級有針對的詢問問題 或催辦工作。 5報送報告-隨著向上級報送文件、物件時寫的說明 報送對象和目的報告。,60,報告分類,按要求分： 呈報報告-直接向上級匯報反映情況，不批轉(zhuǎn)。 呈轉(zhuǎn)報告-呈送上級并建議批準(zhǔn)轉(zhuǎn)發(fā)有關(guān)單位 執(zhí)行或參照。 按性質(zhì)分： 綜合性報告-匯報全面或多方面工作的報告。 專題性報告-匯報某項工作、某一問題、某方情況的單一報告。工作報告，總結(jié)報告，情況報告,61,報告格式,1.標(biāo)題-標(biāo)準(zhǔn)式標(biāo)題 （公司上半年各類產(chǎn)品質(zhì)量評比工作的報告） 2.主送機關(guān)-多為發(fā)文單位的上級單位。 3.正文-緣由：概括基本情況、原由，說明報告主旨、 目的、意義。 事項：系主體內(nèi)容，情況措施、經(jīng)驗教訓(xùn)、 意見建議等。 結(jié)尾：慣用尾語 （特此報告，請審閱；如無不妥，請批轉(zhuǎn)） 4.發(fā)文單位和日期：同其他公文。,62,報告的寫作模板,63,報告的注意事項,采用記敘為主的表達方式。 按時間順序、工作過程或問題的邏輯關(guān)系，概述工作內(nèi)容及完成情況，避免羅列過多事例。 重點突出，點面結(jié)合。 突出中心工作進展情況及主要成績；在重點敘述的同時，對面上的情況要有概括性敘述，適當(dāng)引用數(shù)據(jù)材料，增強說服力。 實事求是，如實報告成績和不足。 節(jié)儉篇幅。 報告中不能寫請示事項。,64,請合理擴充下面提供的材料，以分公司的名義向總公司起草一份不超過500字的情況報告。,1.年6月4日凌晨2時40分，分公司江南百貨大樓發(fā)生火災(zāi)事故。 2.事故后果：未造成人員傷亡，但該大樓二樓商品被全部燒毀，直接經(jīng)濟損失350萬元。 3.事故原因：二樓某個體裁縫經(jīng)二樓經(jīng)理同意從總闡自接線路，夜間沒斷電導(dǎo)致電線起火。 4.施救情況：事故發(fā)生后，分公司領(lǐng)導(dǎo)馬上拔打火警，市消防隊出動了8輛消防車，至清晨6點，火災(zāi)才被撲滅。 5.善后工作：分公司經(jīng)理、副經(jīng)理多次到現(xiàn)場調(diào)查，并對事故進行了認真處理。,65,參考答案,分公司關(guān)于百貨大樓重大火災(zāi)事故的報告 總公司： 年6月4日凌晨2時40分，本公司江南區(qū)百貨大樓發(fā)生重大火災(zāi)，經(jīng)過兩個多小時的撲救，于5時明火全部撲滅。該大樓二樓經(jīng)營的商品以及柜臺、貨臺、門窗等全部燒毀，直接經(jīng)濟損失達了350萬元。造成此次重大火災(zāi)的直接原因，是二樓一個體裁縫經(jīng)二樓經(jīng)理同意從總閘自接線路，夜間沒斷電導(dǎo)致電線起火。 這次火災(zāi)的發(fā)生暴露了本公司領(lǐng)導(dǎo)對安全管理工作重視不夠，內(nèi)部管理不到位，安全適度不健全，違章作業(yè)嚴(yán)重等問題，因而造成了慘重的經(jīng)濟損失，教訓(xùn)十分深刻。 火災(zāi)發(fā)生后，本公司領(lǐng)導(dǎo)三次到事故現(xiàn)場進行調(diào)查，并對事故進行認真處理，責(zé)令該百貨大樓二樓經(jīng)理劉停職檢查，對個體裁剪戶李罰款元，并聽候進一步處理。 今后，我們要吸取教訓(xùn)，切實加強對安全工作的領(lǐng)導(dǎo)，尤其加強對零售企業(yè)的安全管理，及時消除各種不安全的因素和隱患，為企業(yè)創(chuàng)造良好的經(jīng)營環(huán)境。 分公司 年六月十二日,66,10.請示,概念向上級請求指示、批準(zhǔn)時用的公文 分類： 1.請求指示： 適用于遇到疑難問題，須請求上級機關(guān)批示的事項。 解決“我們請求該怎樣做”的問題。 2.請求批準(zhǔn)： 適用于那些主管部門有明確規(guī)定，必須經(jīng)過上級批準(zhǔn)才允許辦理的事項。 解決“請求批準(zhǔn)我們這樣做”的問題。 3.請求批轉(zhuǎn)： 請示事項較為重大復(fù)雜，具有一定的普遍意義，不但需要上級批準(zhǔn)，還需要上級轉(zhuǎn)發(fā)。 解決“我們請求有關(guān)單位這樣做”的問題。,67,請示的特點,1事前行文。請示一定要在工作開始前行文，得到上級機關(guān)批準(zhǔn)后才能付諸實施，不可“先斬后奏”或“邊斬邊奏”。 2一事一請。即一份請示只能請求指示、批準(zhǔn)一件事或解決一個問題。 3需要批復(fù)。請示行文的目的非常明確，即要求上級機關(guān)對請示的事項作出明確的批復(fù)。,68,請示格式,1.標(biāo)題標(biāo)準(zhǔn)式 （關(guān)于開展公司上半年產(chǎn)品質(zhì)量評比工作的請示） 2.主送單位-根據(jù)隸屬關(guān)系主送一個上級，不可多頭 免批復(fù)意見不一；一般不越級行文。 3.正文-緣由：請示目的、原因、依據(jù)，理由充分， 言之有據(jù)。 事項：系主體，要求審批的具體問題或事項， 提出本單位的意見、建議或方案。 要寫明確,堅持一文一事. 要求：系結(jié)尾，提出肯定性要求 （當(dāng)否，請批示） 4.發(fā)文單位和日期：同公文，寫明確，以便批復(fù)。,69,請示的寫作模式,70,起草請示的注意事項：,1.行文之前要與主管領(lǐng)導(dǎo)充分溝通； 2.請示理由要充分，要求和建議要具體； 3.嚴(yán)格執(zhí)行一文一事制度； 4.按照隸屬關(guān)系逐級行文； 5.不能多頭請示，只能主送一個上級主管機關(guān)； 6.請示與報告不能混用。,71,請示和報告的區(qū)別：,1.行文目的不同； 2.行文時間不同； 3.主送機關(guān)不同； 4.內(nèi)容寬窄不同； 5.結(jié)尾用語不同； 6.處理方式不同；,72,請找出以下請示存在的問題：,河縣稅務(wù)局文件 （2003）稅字第1號 河縣稅務(wù)局關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)河面粉廠要求免稅的請示 市稅務(wù)局： 據(jù)我們了解，該廠2003年計劃利潤4050萬元，如征稅企業(yè)尚 有一定盈利，是否還給予免稅照顧，請市局權(quán)衡審定。 現(xiàn)將該面粉廠關(guān)于免征2003年國家稅金的請示轉(zhuǎn)發(fā)給市局。 該面粉廠2000年投入面粉生產(chǎn)以來到2002年底均享受免征工商 稅照顧，免征稅款7.7萬元。這個廠的廣大干部和職工在2002年計劃 產(chǎn)量增長了30%，但全年計算尚虧損六萬元。 以上可否，請批示。 河縣稅務(wù)局 （公章） 二三年一月三日,73,參考答案,該請示存在問題的地方主要有： （1）標(biāo)題不正確； （2）發(fā)文字號不正確； （3） 內(nèi)容模糊不清，應(yīng)該表明一個明確的建議和意見，然后提請上級“妥否，請批示”； （4）在內(nèi)容中顛倒了前后的說明順序； （5）數(shù)字使用不規(guī)范。,74,11.函,概念無隸屬單位商洽工作、問答問題及向主管部門請求批準(zhǔn)事項時使用的公文 分類： 1.商洽函-不相隸屬單位商洽工作的行文。 2.答詢函-單位、部門間進行問題或事項的詢問和答復(fù)的行文。 3.請批函-向不相隸屬單位和主管部門請求批準(zhǔn) 有關(guān)事項的行文。,75,函形式,公函-內(nèi)容比較重要，行文鄭重，具有完整的公文 格式。 便函-多用于公務(wù)中事務(wù)性工作，不需完整公文 格式，不能用私事。 特點： （1）簡便輕捷-內(nèi)容簡約，形式精短，商洽聯(lián)系，及時迅速。 （2）行文多向靈活-不相隸屬單位間上下左右均可， 自由靈活。 （3）語言質(zhì)樸自然-多是陳述、說明性，明白曉暢， 懇切平和。,76,函格式,（1）標(biāo)題-發(fā)函用關(guān)于XXXX的函 復(fù)函用關(guān)于XXXX的復(fù)函 正式公函，應(yīng)在標(biāo)題下方標(biāo)注發(fā)文字號。 （2）主送單位：發(fā)函可多頭，復(fù)函主送來函單位。 （3）正文：開頭發(fā)函說明緣由、目的，商洽工作原由、情況交代清楚； 復(fù)函引述來函日期、發(fā)文號做 起 首語，表明收到函。,77,函格式,主體-發(fā)函寫清商洽、詢問、請求的事項， 明確具體； 復(fù)函要針對來函事項逐一鄭重作答， 不能回避不答。 結(jié)尾-發(fā)函用“盼復(fù)”、“請回復(fù)”、“專此函達” 復(fù)函用“特此復(fù)函”、“此復(fù)” （4）發(fā)文單位和日期：同公文，有的加蓋公章， 有的寫明抄送單位。,78,函的寫作模式,79,函的寫作要求,1.直截了當(dāng)。簡要明確地提出要商洽的事項和要詢問的問題，并表明態(tài)度，不繞彎子，不含糊其詞。 2.寫作語言。敘述清楚，語言簡潔，注意分寸和禮貌，因為函用于不相隸屬機關(guān)之間，因此，語言要平和、禮貌、得體，忌用命令、生硬或過于媚上、乞求的語氣，本著平等協(xié)商、以誠相見的態(tài)度，謙和有理，不卑不亢。 3.格式規(guī)范。,80,例文賞析,關(guān)于給超市總公司商租商場一事的復(fù)函 上海超市總公司： 貴公司關(guān)于商租商廈五樓的函（滬超函20號）收悉，經(jīng)研究，現(xiàn)答復(fù)如下： 貴公司欲租我商廈五樓閑置的樓面開設(shè)超市，這是方便顧客的購買需求，有利于盤活我商廈的閑置資源、擴大我商廈的經(jīng)營規(guī)模與商品種類的好事，本商廈歡迎貴公司來我商廈五樓開設(shè)超市。具體租金請貴公司來人面洽。 特此復(fù)函。 上海商廈 年四月一日,81,提示,這是答復(fù)對方商洽事項的函。正文開頭引述對方來函標(biāo)題及發(fā)文字號，以作復(fù)函緣由，繼而用“經(jīng)研究，現(xiàn)答復(fù)如下”一語過渡到主體部分。 主體部分先概括對方來函所商洽的事項及意義，既是對來函的回應(yīng)，又表達了自己的態(tài)度。緊承這句，做出“歡迎”合作的表態(tài)，并提出面談要求。 文章針對性強，態(tài)度誠懇，表述嚴(yán)謹(jǐn)，行文規(guī)范。,82,病文修改,關(guān)于要求報價的函 茶廠經(jīng)理： 我們對你廠生產(chǎn)的綠茶很有