內(nèi)審員培訓(xùn)講義.doc

內(nèi)部審核員培訓(xùn)講義第一章 定義 審核v 為獲得審核證據(jù)并對其進行客觀的評價，以確定滿足審核準則的程度所進行的系統(tǒng)的、獨立的并形成文件的過程。 審核證據(jù)v 與審核準則有關(guān)的并且能夠證實的記錄、事實陳述或其他信息。 審核準則v 用作依據(jù)的一組方針程序或要求。 審核發(fā)現(xiàn)v 將收集到的審核證據(jù)對照審核準則進行評價的結(jié)果。 審核結(jié)論v 審核組考慮了審核目標和所有的審核發(fā)現(xiàn)后得出的最終審核結(jié)果。 審核范圍v 審核的內(nèi)容和界限。v 注：審核范圍通常包括對實際位置、組織單元、活動和過程以及所覆蓋的時期的描述。 第二章 內(nèi)部管理體系審核第一節(jié) 審核的策劃 審核策劃v 領(lǐng)導(dǎo)重視是做好內(nèi)審的關(guān)鍵；v 管理者代表要親自抓內(nèi)審工作；v 內(nèi)審的具體工作需要有一個職能部門來管理；v 組建一支合格的內(nèi)審員隊伍；v 內(nèi)審需要有一套正規(guī)的程序；v 在建立管理體系時應(yīng)考慮內(nèi)審工作。 審核的策劃v 確定審核目的、范圍和準則 v 選擇審核組，指定審核組長第二節(jié) 審核的實施 現(xiàn)場審核的準備 現(xiàn)場審核的實施 審核后續(xù)活動的實施 現(xiàn)場審核的準備 v 編制審核計劃 v 審核組工作分配 v 準備工作文件 審核計劃內(nèi)容v 審核目的；v 審核準則；v 審核范圍，包括確定受審核的組織單元和職能單元及過程；v 現(xiàn)場審核活動的日期和地點；v 現(xiàn)場審核活動預(yù)期的時間和期限，包括與受審核方管理層的會議及審核組會議；v 審核組成員的作用和職責；v 為審核的關(guān)鍵區(qū)域配置適當?shù)馁Y源。 準備工作文件 v 審核組成員應(yīng)當評審與其所承擔的審核工作有關(guān)的信息，并準備必要的工作文件，用于審核過程的參考和記錄。這些工作文件可以包括：J 檢查表和審核抽樣計劃；J 記錄信息(例如：支持性證據(jù)，審核發(fā)現(xiàn)和會議記錄)的表格。 編制檢查表v 檢查表是內(nèi)審員進行審核時的一種自用工具。 檢查表的作用v 明確與審核目標有關(guān)的作用；v 使審核程序規(guī)范化，減少審核工作的隨意性和盲目性；v 使審核目標始終保持明確;v 保持審核進度；v 作為審核記錄存檔。 編制檢查表的要點v 對照標準、手冊和程序文件的要求；v 選擇重要的管理體系問題；v 結(jié)合受審核部門的特點；v 抽樣應(yīng)具有代表性；v 檢查表應(yīng)有可操作性；v 按部門進行審核時要包括涉及的標準條款，按過程進行審核時要包括涉及的部門。 現(xiàn)場審核的實施v 舉行首次會議v 信息的收集和驗證v 形成審核發(fā)現(xiàn)v 準備審核結(jié)論v 舉行末次會議 舉行首次會議v 首次會議的目的v 確認審核計劃；v 簡要介紹審核活動如何實施；v 確認溝通渠道；v 向受審方提供詢問的機會。v 管理層，與受審核的職能或過程的負責人應(yīng)參加首次會議。 首次會議的程序v 會議應(yīng)當是正式的，并保存出席人員的記錄，會議由審核組長主持，其程序是：J 與會者簽到；J 人員介紹；J 重申審核目的、范圍和準則；J 實施審核所用的方法和程序，包括告知受審核方審核證據(jù)只是基于可獲得的信息樣本，因此，在審核中存在不確定因素。 信息的收集和驗證 v 應(yīng)當通過適當?shù)某闃舆M行收集并驗證與審核目的、范圍和準則有關(guān)的信息，包括與職能、活動和過程間接口有關(guān)的信息。v 只有可證實的信息方可作為審核證據(jù)。v 審核證據(jù)應(yīng)當予以記錄。v 審核證據(jù)基于可獲得的信息樣本。 信息的收集和驗證v 收集信息的方法包括J 面談；J 對活動的觀察；J 文件評審。 審核的基本內(nèi)容v 審核的基本內(nèi)容始終包括四個問題，即：J 過程是否已被識別并適當規(guī)定；J 職責是否已別分配；J 程序是否得到實施和保持；J 在實施所要求的結(jié)果方面，過程是否有效。 審核過程的控制v 對審核過程的控制首先是審核組長的責任。v 審核過程的控制包括J 控制審核計劃；J 控制審核活動；J 控制審核發(fā)現(xiàn)。 v 在審核過程中，審核組全體成員應(yīng)注意控制以下要點：J 樣本策劃合理；J 辨識關(guān)鍵過程；J 評定主要因素；J 重視控制結(jié)果；J 注意相關(guān)影響；J 營造良好的審核氣氛 。v 在進行現(xiàn)場審核中應(yīng)注意以下幾點：J 要相信樣本；J 選擇樣本要有代表性，應(yīng)隨機抽樣；J 要依靠檢查表，若要偏離應(yīng)小心謹慎；J 從問題的各種表現(xiàn)形式去尋找客觀證據(jù)；J 當發(fā)現(xiàn)不合格時，要追到必要的深度；J 與被審核方負責人共同確認不合格事實；J 始終保持客觀公正有禮貌。 審核方式v 審核方式概括起來有四種：J 順向追蹤;J 逆向追溯;J 按部門審核;J 按過程（要素）審核. 調(diào)查方法v 要善于提問；v 要注意傾聽； v 要仔細觀察；v 要作好記錄； v 要善于追蹤驗證。 提問技巧v 提問的基本方式可包括：J 開放式提問;J 封閉式提問。 控制審核發(fā)現(xiàn)v 對照審核準則評價審核證據(jù)以形成審核發(fā)現(xiàn)。v 審核發(fā)現(xiàn)能表明符合或不符合審核準則。v 審核組應(yīng)對審核發(fā)現(xiàn)進行控制，包括以下方面：J 合格或不合格要以事實為基礎(chǔ)；J 不合格事實要得到受審核方確認；J 道聽途說不能作為證據(jù)；J 審核組內(nèi)要相互溝通，統(tǒng)一意見。 不符合項和不符合項報告 不合格定義：v 未滿足要求。v “要求”是指下述要求：J 適用的法律法規(guī)、合同等；J 管理體系標準；J 管理體系文件。 不符合項的形成v 不符合項是由以下任一種情況所形成J 管理體系文件規(guī)定不符合標準要求；J 管理體系現(xiàn)狀不符合文件規(guī)定；J 體系運行結(jié)果未達到預(yù)定的目標，即效果不符合目標。 不符合項性質(zhì)的判定v 不符合項就性質(zhì)來說可分為兩類：嚴重（主要）不符合項和一般不符合項。v 嚴重不符合項v 出現(xiàn)下列情況之一，即構(gòu)成嚴重（主要）不符合項：J 體系運行出現(xiàn)系統(tǒng)性失效；J 體系運行出現(xiàn)區(qū)域性失效；J 嚴重影響產(chǎn)品或體系運行的后果的不合格現(xiàn)象。v 一般不符合項v 出現(xiàn)下列情況之一，即構(gòu)成一般不符合項：J 對滿足管理體系過程或體系文件的要求而言，是個別的、偶然的、孤立的性質(zhì)輕微的問題。J 對保證所審區(qū)域的體系有效性而言，是個次要的問題。 不符合項報告v 不符合項報告包括以下內(nèi)容：J 不合格事實描述；J 不合格性質(zhì)的判定；J 審核依據(jù)或不合格條款或編號；J 審核員簽名；J 受審核方代表簽字；J 受審核部門或過程。 不合格事實描述v 準確地描述觀察到的事實，包括時間、地點、人物、何種情況等;v 使其有可重查性和可追溯性;v 力求簡明精煉，抓住核心的不合格加以概括提煉；v 觀點、結(jié)論要從描述中自然流露，不要光寫結(jié)論，不寫事實。 審核結(jié)論v 審核結(jié)論可陳述諸如以下內(nèi)容：J 管理體系與審核準則的符合程度；J 管理體系的有效實施、保持和改進；J 管理評審過程在確保管理體系持續(xù)的適宜性、充分性、有效性和改進方面的能力。 v 審核員在結(jié)束現(xiàn)場審核時，應(yīng)通過對審核記錄的匯總整理，在多方面收集客觀證據(jù)的基礎(chǔ)上，最終確定不合格項，進行不合格項的統(tǒng)計與分析。并進而評價管理體系的有效性。最后由審核組長起草審核報告，并在末次會議上宣布審核結(jié)論。 審核記錄的匯總整理v 在僅限于一般不合格項的情況下，可以以下方式處理：J 同一性質(zhì)的偶然性的一般不合格項可適當合并；J 對性質(zhì)更為輕微的不合格事實，可作為觀察項要求受審核方一并采取糾正措施加以整改，但審核組無需跟蹤驗證。 體系有效性評價v 根據(jù)審核記錄的匯總整理，審核組應(yīng)對體系的有效性作出評價，其依據(jù)；J 審核中發(fā)現(xiàn)的客觀證據(jù)；J 不合格項的統(tǒng)計與分析包括：J 不合格項的數(shù)量;J 不合格項性質(zhì);J 不合格項在體系過程中分布;J 不合格項在在各部門中分布等。 末次會議v 末次會議是現(xiàn)場審核的結(jié)論性會議，是審核組報告審核結(jié)果和審核結(jié)論的會議。v 末次會議仍由審核組長主持。 末次會議目的v 向高層管理者說明審核情況，以使他們能夠清楚地理解審核結(jié)果;v 宣布審核發(fā)現(xiàn)和審核結(jié)論;v 提出糾正措施的追蹤要求;v 宣布結(jié)束現(xiàn)場審核。 末次會議內(nèi)容v 與會者簽到;v 重申審核目的和范圍;v 總結(jié)審核情況(包括不合格報告);v 說明抽樣的局限性;v 糾正措施要求;v 領(lǐng)導(dǎo)講話。 審核報告內(nèi)容v 審核目的;v 審核范圍;v 審核準則;v 審核時間;v 審核組長和審核組成員；v 審核發(fā)現(xiàn)（包括不合格項統(tǒng)計）；v 審核結(jié)論（對體系符合性和有效性評價）。第三節(jié) 糾正措施的跟蹤 糾正措施的重要性v 對不合格項進行清理和總結(jié)，防止顧客和體系運行受到其后遺影響。v 對現(xiàn)存的不合格項采取措施防止其造成更大的不良后果。v 認真分析原因，防止再發(fā)生，便于改進管理體系，為未來管理體系的運行創(chuàng)造良好的條件。 糾正措施要求v 不合格項發(fā)生的部門應(yīng)認真進行分析，尋找不合格發(fā)生的真正原因，以便采取有效的糾正措施。v 糾正措施應(yīng)針對不合格發(fā)生的原因，其目的是防止不合格再發(fā)生。 糾正措施內(nèi)容v 糾正措施內(nèi)容包括：J 原因分析；J 糾正措施；J 糾正措施制訂者和執(zhí)行者；J 預(yù)計完成期限等。 糾正措施跟蹤原則v 所有在審核中發(fā)現(xiàn)的不合格項，必須由不合格項發(fā)生的部門根據(jù)原因采取糾正措施，審核組進行跟蹤驗證，形成閉環(huán)。v 內(nèi)部審核的糾正措施跟蹤驗證一般應(yīng)采用現(xiàn)場檢查糾正措施的效果。 糾正措施跟蹤程序v 審核期間