項目組管理方案

項目組管理方案一 本方案的適用對象本方案適用于寶鋼國際進行除日常工作之外的新項目開發(fā)的需要，特別是成立專項小組，設(shè)定明確項目目標并有規(guī)定時間界限的項目，包括管理資源整合項目（如流程再造）、技術(shù)改造項目、新技術(shù)開發(fā)項目如IT等。二 項目組成員構(gòu)成及工作職責確定項目組一旦成立，需要立即明確小組成員、相關(guān)的工作職責及組織結(jié)構(gòu)圖，并將有關(guān)及時向單元總經(jīng)理和管理部備案確認。三 選項目的、目標 、意義確認項目組在成立之初，在選項報告書中應(yīng)明確選項的意義、目的、目標等。四 研究、分析方法根據(jù)項目開展的需要，原則上由各項目組自行確定開展該項目所采用的研究或分析分析方法，但為了便于項目組掌握項目分析的基本方法，熟練使用一些常用的分析工具，而且為了方便各項目組之間的互相比較，便于過程控制，現(xiàn)在特別向大家推薦一些常用的分析比較方法。1五力分析模型：該分析方法在產(chǎn)品、項目進行市場地位分析、市場定位時比較常用，而且因為分析思路比較清晰，而為許多行業(yè)、項目分析者所采用。該方法通過詳盡地收集內(nèi)、外部相關(guān)信息，為項目管理者提供項目決策時所需要收集的主要信息資料來源，從而分析項目開展優(yōu)勢、劣勢，便于決策者清晰判斷開展項目的背景及期望實現(xiàn)的目標。經(jīng)典的五力分析模型如下：潛在進入者供應(yīng)商替代者現(xiàn)有產(chǎn)業(yè)競爭者買 主2魚刺圖：該方法通過項目定位后，可以幫助項目組分析立項中的關(guān)鍵因素，其往往通過對影響項目順利開展的各種因素進行詳盡的分析，試圖找出最為關(guān)鍵因素，但它本身并不能幫助管理者分析并判斷相應(yīng)的解決方案，因果分析的結(jié)果是幫助小組成員確定主要問題，從而為后期項目的發(fā)展指明主要方向。3MCEE圖(Me See)：這是麥肯錫常用的咨詢方法，英文全名mutually exclusive, eventually exhaustless該方案重點在于幫助分析人員找到所有影響預(yù)期效益或目標的關(guān)鍵因素，并找到所有可能的解決辦法，而且它會有助于管理者進行問題或解決放方案的排序、分析，并從中找到令人滿意的解決方案。通常的做法分兩種，一是在確立問題的時候，通過類似魚刺圖的方法，在確立主要問題的基礎(chǔ)上，再逐個往下層層分解，直至所有的疑問都找到，通過問題的層層分解，可以分析出關(guān)鍵問題和初步的解決問題的思路；另一種方法是結(jié)合頭腦風暴法找到主要問題，然后在不考慮現(xiàn)有資源的限制基礎(chǔ)上，考慮解決該問題的所有可能方法，在這個過程中，要特別注意多種方法的結(jié)合有可能是個新的解決方法，然后再往下分析，每種解決方法所需要的各種資源，并通過分析比較，從上述多種方案中找到目前狀況下最現(xiàn)實最令人滿意的答案。用圖形表示如下：. 4甘特圖：這是項目管理特別是執(zhí)行思想的精髓，因為任何漂亮完美的項目管理計劃，必須進行時間上的有效規(guī)劃才能最終執(zhí)行，項目最終才有價值意義。原先的甘特圖是一個基本的XY坐標圖,x軸上標寫的是時間刻度，y軸上則按順序標明主要完成的工作。具體的進度通過坐標上用箭頭表明各時間節(jié)點?，F(xiàn)在該方法已延伸到項目管理軟件中，可以通過系統(tǒng)自動規(guī)劃實現(xiàn)。另外也可通過下面的方法規(guī)劃項目進程。序號項目階段（項目規(guī)劃時的主要幾個階段，不超8個）關(guān)鍵事項（完成每個階段時的關(guān)鍵事項或任務(wù)，不超過5個）完成時間:月/周/日(項目的啟始日期和計劃完成日期)第一周第二周第三周第四周階段1項目立案，項目組成立。項目組結(jié)構(gòu)和成員組織結(jié)構(gòu)，溝通方式，聯(lián)系方法工作機制，工作方法項目啟動會5兩緯圖法：實際上是從“甘特圖”上演變過來，但與它有所不同的地方在于：甘特圖的重點在于項目的時間規(guī)劃，強調(diào)重要事項完成的時間節(jié)點。而兩緯圖法則是從結(jié)合問題分析的需要，從兩個緯度上來分析在不同的情況下可能采取的行動方案，比如大家熟悉的“波士頓”距陣，就是從市場占有率和市場增長率來分析在不同的業(yè)務(wù)情況下，企業(yè)經(jīng)營業(yè)務(wù)上采取的不同戰(zhàn)術(shù)手段。還有SWOT/優(yōu)勢劣勢機遇威脅分析也是用此工具開發(fā)的。當然根據(jù)需要，也可以在不同的緯度上增加方格，進一步細化在不同的程度上可能的結(jié)果或采取的方案等。示意圖如下：縱軸： 市場增長率，橫軸： 市場占有率強弱強弱6 雷達圖（蜘蛛網(wǎng)絡(luò)圖）：雷達圖最早在軍事上采用，如今已經(jīng)運用在行業(yè)分析的各個層面，特別是在當今競爭力研究不斷深入企業(yè)實踐時候，和主要競爭對手對比時，或在行業(yè)中確定基準（Benchmarking）以明確進步方向時，咨詢顧問常用的一種分析方法，來幫助企業(yè)綜合分析在某方面的優(yōu)勢和弱勢，從而明確要改進的方向。目前，雷達圖廣泛運用于能力評價，包括“企業(yè)綜合競爭能力分析”和“員工個人的競爭能力分析”方面。下圖為咨詢顧問幫助它的咨詢對象在財務(wù)能力指標上的一個分析。項目組在分析實施項目的競爭優(yōu)、劣勢時，或在分析供應(yīng)商的能力指標時，可參照此方法深入研究。五 工作機制1組織結(jié)構(gòu)圖：明確項目組設(shè)立的基本原則，個人的主要職責和分工情況，一般采用項目組組長一人負責制的原則，即根據(jù)項目需要，上層領(lǐng)導(dǎo)確立項目組組長，由項目組長根據(jù)項目開發(fā)需要設(shè)計項目人員基本構(gòu)成和對應(yīng)職責，并從日常業(yè)務(wù)單元、職能單元抽調(diào)所需人員，最終形成項目組?？紤]到便于任務(wù)管理的需要，項目組成員一般為5-8人，不超過15人。組織結(jié)構(gòu)示意圖可參照如下：（1） 有外方顧問參與，而且內(nèi)部人員組成涉及面比較廣，人員復(fù)雜的情況下（虛線框內(nèi)表示不具備管理職能，而表示協(xié)調(diào)作用）：項目組組長外聯(lián)組（副組長）顧問2顧問1組員1組員3組員2（2） 項目組成員構(gòu)成相對比較簡單，項目任務(wù)相對單一時可采用下面的組織結(jié)構(gòu)（有時根據(jù)需要，可以設(shè)立項目副組長以適當分擔組長的工作職責）：項目組組長組員1組員2顧問2顧問12項目組溝通方式：（1） 項目組會議（全員參加）主要的正式溝通方式。（2） 電子郵件（個人建立專門文件夾）信息共享，按需互相溝通的非正式溝通主要途徑。（3） 電話按需隨時就項目進展中的問題進行單獨溝通；項目訪談的方法之一。（4） 見面訪談非正式會談主要溝通方法之一；項目進展中的主要調(diào)研方法之一。（5） 傳真需要傳輸?shù)姆请娮影嫔倭课募Y料的溝通（紙張不超過10頁）。（6） 快遞超過10頁以上的，認為必須及時送達對方的文件資料。3項目組日常工作方法：（1）小組會議（包括項目組非正式會議和調(diào)研會議等）：l 提綱法：事先把所要討論的議題、方案或調(diào)研內(nèi)容等提綱發(fā)給與會人員，并請成員做好相應(yīng)準備，限定每人發(fā)言時間，后組織會議具體討論上述事項。l 匯報法（項目組正式例會）：按上次會議分工的任務(wù)，審查項目進展，核定個人任務(wù)完成情況，交付達成的成果，分配下階段工作任務(wù)，明確期望達成的成果等。l 頭腦風暴法（小組討論問題時采用）：宣布事項，明確討論的問題；個人先在項目夾上記錄下個人的觀點、措施、對策等；公布個人意見；統(tǒng)一意見。（2）專家法：明確討論或咨詢的問題，準備好調(diào)研問題卷；將問卷發(fā)給專家，請專家在限定的時間內(nèi)反饋給工作組；反饋意見整理后，形成意見報告再次發(fā)給專家成員征詢意見，反復(fù)2到3次；最終形成比較統(tǒng)一的意見，并形成方法、措施和結(jié)論。（3）調(diào)研法：l 標準問卷調(diào)研：首先初步設(shè)計問卷或提綱，并進行小范圍測試問卷的適用程度；調(diào)整、制訂標準問卷和相關(guān)說明；發(fā)放調(diào)查問卷；回收調(diào)查問卷；調(diào)查問卷分析并出具調(diào)研報告。l 訪談?wù){(diào)研：明確調(diào)查核心問題（不超三個問題，時間不超過一個小時，一般1530分鐘）；問題分解成5-8個小問題或疑問；準備訪談提綱，將問題進行白話化；擬訂防談計劃；組織和實施訪談等。（4）主要工具l 項目任務(wù)作業(yè)板：頭腦風暴法等問題討論時使用；訪談?wù){(diào)研時使用；正式會議時使用。l PPT演示：個人匯報項目進展時使用；各類咨詢報告匯報時使用等l 書寫白板：個別問題討論解釋時候使用；計劃或任務(wù)分配時解釋使用等。4項目組例會各成員匯報方法：（1）匯報方式：Powerpoint + Multi-media（2）匯報內(nèi)容格式：序號任務(wù)/關(guān)鍵事項期望結(jié)果實際結(jié)果未達成原因?qū)Σ摺⒋胧┩瓿蓵r間15項目組例會的主要議程：（1）各項目成員的個人工作匯報，并形成問題點、對策和糾正完成時間。（2）項目組組長總結(jié)項目任務(wù)進展總體情況，組織成員討論、評估和確定項目實施中遇到到各種問題、相應(yīng)的解決方案、完成時間和責任人。（3）下階段任務(wù)安排，下次會議時間初步安排等。（4）個人任務(wù)清單確認，包括遺留任務(wù)和新任務(wù)。（5）項目組組長會議總結(jié)，明確關(guān)鍵任務(wù)時間節(jié)點，并鼓舞、鼓勵各成員奮進。6常用聯(lián)系清單：姓名電話1電話2手機電子郵件傳真郵政地址及郵編其它聯(lián)系方法（MSN，QQ等）附 件（每周個人日程表）成員1根據(jù)公司每周日程安排，一般在周一上午確定個人本周的時間安排。六考核機制1考核方式：按項目團隊考核，考核周期按照項目完成期限為限。2 考核指標：從四個方面來評價。團隊管理：注重內(nèi)部管理及控制；項目進程控制：注重項目本身的開展情況；研究方法、工作方法及相關(guān)工具的使用：則重點在于考察研究思路是否清晰，能否理解并靈活使用一些成熟的工具，工作方法上是否有獨到之處；項目成果則從財務(wù)指標和非財務(wù)指標綜合考慮項目帶來的經(jīng)濟效益和社會效益。具體情況如下：序號關(guān)鍵事項關(guān)鍵指標比重指標解釋備注1團隊管理與建設(shè)（15%）小組例會記錄5%內(nèi)部例會組織情況考察、出差報告5%相關(guān)報告是否齊全小組凝聚力測評5%根據(jù)測評結(jié)果綜合打分2項目進程控制（25%）2周例會報告參與5%與會簽到記錄階段性成果匯報15%按每三個月階段性匯報工作階段性預(yù)算控制5%預(yù)算計劃與工作成果對比3研究方法、工作方法和工具制作等（20%）研究方法的掌握和使用10%掌握運用某種研究方法情況工作方法的和運用5%掌握運用工作方法情況研究、工作工具的制作5%根據(jù)需要自我制作某類工具4項目成果(40%）研究報告、實施方案交付5%各類研究報告、方案交付項目目標完成情況5%項目規(guī)劃目標完成情況項目方案為股份所采用20%股份公司采用情況衡量項目完成效率分析（投入產(chǎn)出）10%項目完成中的資源利用情況備注：l