商務(wù)合同檔案管理辦法概論最新.doc

.ISO9001:2008質(zhì)量管理體系文件三級文件文件名稱: 商務(wù)合同檔案管理辦法 文件編號： FSL-QWI/I-KF-01 版 本 號： 1.0 生效日期： 2012.02.21 受控狀態(tài)： 受控 更 改 記 錄更改頁碼、條款更改內(nèi)容描述更改人更改日期第2頁、4.1本公司合同規(guī)口管理部門為市場發(fā)展部孟祥薇2010-6-11第2頁、4.1本公司合同規(guī)口管理部門為客戶服務(wù)中心孟祥薇2011-4-20第7頁增加商務(wù)合同清單明細(xì)表孟祥薇2011-4-20第2頁、4.1本公司合同規(guī)口管理部門為客服總務(wù)科孟祥薇2012-2-21此份文件未經(jīng)管理者代表的特別授權(quán)，不得轉(zhuǎn)借、復(fù)印或應(yīng)用于其它目的。批 準(zhǔn)審 核莫艷琳編 制孟祥薇合同檔案管理辦法一、主題內(nèi)容及適用范圍1.1本辦法制定了合同檔案管理原則、合同審批、合同檔案存檔、檔案的管理等管理辦法。1.2本管理辦法適用于襄陽風(fēng)神物流有限公司檔案管理。二、術(shù)語及釋義為進(jìn)一步加強(qiáng)合同文檔管理工作，提高合同管理水平，逐步實(shí)現(xiàn)公司合同管理工作的規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，特制定本制度。三、管理原則 3.1合同檔案實(shí)行網(wǎng)絡(luò)管理體系，由歸口管理部門集中統(tǒng)一管理，以確保檔案的完整、完全和有效利用。3.2各部門應(yīng)分別建立建全合同文檔的形成、積累、整理、歸檔工作體系，并確定一名人員負(fù)責(zé)合同文檔管理。四、職責(zé) 4.1本公司合同檔案的歸口管理部門為客戶服務(wù)中心, 歸口管理部門負(fù)責(zé)統(tǒng)籌、協(xié)調(diào)、組織、整理、保管公司所有商務(wù)合同文檔，并負(fù)責(zé)監(jiān)督指導(dǎo)各部門的合同管理工作。 4.2財務(wù)部負(fù)責(zé)合同檔案的費(fèi)用結(jié)算及監(jiān)督工作。五、具體內(nèi)容51合同審批合同在正式簽訂前，必須按本辦法經(jīng)審核會簽批準(zhǔn)后方可正式簽訂，具體程序如下：5.1.1合同責(zé)任部門填寫“合同會簽單”一份，隨合同文本及與合同關(guān)聯(lián)的簽約主體的資格、資信等相關(guān)資料交部門領(lǐng)導(dǎo)審查確認(rèn)。5.1.2經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)審查確認(rèn)的合同，需要公司專業(yè)部門審核會簽的，由責(zé)任部門將確認(rèn)后的合同及相關(guān)資料送專業(yè)部門會簽。專業(yè)部門會簽后再送公司職能部門會簽。5.1.3責(zé)任部門依據(jù)上述會簽部門的建議修正合同文本后，報公司領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)。5.1.4經(jīng)審核批準(zhǔn)的合同，除公司合資合作、涉外合同等必須使用公司行政印章外，均由辦公室加蓋公司合同專用章。5.1.5辦公室遞交給各部門的會簽合同,各部門在接到合同一日內(nèi)反饋意見,如遇緊急合同會簽時,各部門須在2小時內(nèi)給予回復(fù)，特殊情況(出差或請假)在返回當(dāng)日內(nèi)回復(fù)。52合同檔案存檔5.2.1合同簽訂后，合同原件交歸口管理部門歸檔。5.2.2凡涉及采購、基建、勞務(wù)、廣告、法律援助、咨詢、訴訟、仲裁、賠償、和解等行政事務(wù)及后勤管理方面的合同，由辦公室綜合管理員負(fù)責(zé)存檔。合同正本及會簽單原件留辦公室存檔，復(fù)印件一份交財務(wù)部作財務(wù)備查。5.2.3凡涉及招標(biāo)、投標(biāo)、運(yùn)輸、承包、投資、技術(shù)引進(jìn)、技術(shù)開發(fā)等有關(guān)公司業(yè)務(wù)方面的合同，由客服總務(wù)科綜合管理員負(fù)責(zé)存檔。合同正本及會簽單原件留客服總務(wù)科存檔，復(fù)印件兩份，一份交財務(wù)部作財務(wù)備查，一份交業(yè)務(wù)部門監(jiān)督執(zhí)行。5.2.4新建立關(guān)系的供應(yīng)商或客戶，應(yīng)索取對方簽約人的授權(quán)委托代理書，并對照第五條5.2.2及5.2.3相應(yīng)歸口管理部門存檔。5.2.5歸口部門在合同存檔時，需將合同(除報價外)的售后服務(wù)條款交由業(yè)務(wù)部門自行存檔。53合同文檔的管理5.3.1合同文檔以年代結(jié)合項(xiàng)目性質(zhì)進(jìn)行分類編號。5.3.2保存的合同文檔每半年清理核對一次，如有遺失、損毀，要查明原因，及時處理，并追究相關(guān)人員責(zé)任。5.3.3歸口管理部門要加強(qiáng)對合同檔案的統(tǒng)計(jì)工作，要以原始記錄為依據(jù)，編制合同統(tǒng)計(jì)清單，并根據(jù)實(shí)際需要編制合同檔案檢索工具，以有效地開展合同文檔的查詢、利用工作。5.3.4合同文檔的保存條件要有防火、防潮、防有害生物等措施，以確保合同文檔的安全。5.3.5借閱人不得涂改、偽造、撕毀合同檔案材料，違者視情節(jié)予以處罰。5.3.6各部門借閱合同文檔時，需辦理合同借閱申請手續(xù)，經(jīng)客服總務(wù)科長批準(zhǔn)即可借閱；借閱涉及公司經(jīng)營項(xiàng)目的合同，需總經(jīng)理審批后方可借閱。5.3.7合同文檔的密級為機(jī)密，任何人不得擅自將合同對外公開，違者依據(jù)公司保密管理制度進(jìn)行處罰。六：流程6.1合同會簽流程見附件。七、附則7.1本法則由辦公室負(fù)責(zé)起草及修訂。7.2本法則最終解釋權(quán)歸辦公室所有。 7.3本法則自公布之日起實(shí)施。 襄陽風(fēng)神物流有限公司XianYang Fengshen Logistics Co., Ltd. 合同會簽單 Contract joint-check sheet合同名稱Contract Name簽約方Name of the other party合同編號Contract Number合同性質(zhì)Nature of Contract摘要Summary主辦單位ResponsibleUnit經(jīng)辦人Project Proposed By審核人ProjectApproved By區(qū)分Division同意Agree否決Disagree意見 Comment簽名&日期Signature& Date 總經(jīng)理General Manager副總經(jīng)理ViceGeneral manager總經(jīng)理助理Assistant ToManaging Director法律顧問Legal Adviser會辦單位Bargaining Unit 部門Department同意Agree否決Disagree意見Comment簽名&日期Signature& Date修改說明Modify explain合同會簽流程圖責(zé)任單位或人員工作流程說明記錄責(zé)任部門本部門長 其他相關(guān)部門辦公室/客服總務(wù)科財務(wù)部分管領(lǐng)導(dǎo)總經(jīng)理辦公室客服總務(wù)科 審核蓋章存檔確認(rèn)確認(rèn)確認(rèn)合同文本確認(rèn)責(zé)任部門執(zhí)行落實(shí)實(shí)確認(rèn)確認(rèn)否是合同文本及相關(guān)資料 職能部門審核公司領(lǐng)導(dǎo)審批辦公室加蓋