施工企業(yè)合同管理制度.doc

施工企業(yè)合同管理制度 合同是公司與外界交往的依據(jù)和紐帶，是公司利益的載體，為規(guī)范合同管理，維護(hù)公司合法權(quán)益，根據(jù)中華人民共和國合同法等有關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合公司的具體情況，制定本流程。1 內(nèi)容與適用范圍1.1 本制度規(guī)定了公司合同管理的職責(zé)、審核簽訂權(quán)限、管理程序等內(nèi)容。1.2 公司各部門應(yīng)根據(jù)本制進(jìn)行合同管理。2 管理職責(zé)2.1 公司人事行政部是公司合同管理的主管部門，負(fù)責(zé)合同的簽訂、履行、變更、終止等過程中的協(xié)調(diào)、指導(dǎo)及檢查，具體職責(zé)如下：2.1.1 制訂、執(zhí)行公司合同管理制度及相關(guān)業(yè)務(wù)的標(biāo)準(zhǔn)流程，促進(jìn)公司合同管理的標(biāo)準(zhǔn)化、制度化。2.1.2 審核部門合同管理細(xì)則，保障其規(guī)范性、嚴(yán)密性、可行性。2.1.3 通過培訓(xùn)、咨詢等形式宣傳相關(guān)法律法規(guī)及合同簽訂技巧，提高公司整體法律運用水平及法律意識。2.1.4 建立合同履行信息反饋機(jī)制，定期或適時檢查業(yè)務(wù)部門簽訂、履行合同情況，提供總結(jié)意見和建議，預(yù)防糾紛或?qū)赡艿募m紛制定妥善應(yīng)對方案，制止不符合法律、法規(guī)及違背公司利益的合同行為。2.1.5 擬定經(jīng)常性合同范本條款，提供合同及相關(guān)補(bǔ)充協(xié)議標(biāo)準(zhǔn)文本，保障合同起草的規(guī)范性、合法性及效率。2.1.6 代表公司組織有關(guān)部門及人員參與對合同糾紛的協(xié)商、調(diào)解、仲裁、訴訟等活動。2.2 公司各合同使用部門部門作為合同管理實施單位，其具體職責(zé)如下：2.2.1 根據(jù)公司業(yè)務(wù)情況制訂合同管理細(xì)則。2.2.2 指定專人負(fù)責(zé)部門合同管理，明確其職責(zé)。2.2.3 合同應(yīng)接受公司法律顧問業(yè)務(wù)指導(dǎo)，并經(jīng)公司法律顧問審核合格，遵守其規(guī)章制度和業(yè)務(wù)規(guī)程。2.2.4 負(fù)責(zé)簽訂、變更合同，應(yīng)在簽訂、變更前，必需報公司法律顧問審核，審核合格方能簽訂。2.2.5 在履行合同中，應(yīng)每月填寫合同履行臺帳，據(jù)實記錄合同履行進(jìn)展情況。2.2.6 按照合同歸檔范圍向財務(wù)部移交合同備份原件及履行過程中的相關(guān)文件資料。2.2.7 接受公司法律顧問對合同簽訂、履行、存檔等情況的檢查。2.2.8 配合公司法律顧問組織的仲裁、訴訟等活動，根據(jù)其要求收集、提供相關(guān)證據(jù)資料，以順利解決履行過程中的糾紛。2.3 其它部門2.3.1 公司所有業(yè)務(wù)都必須在開展前簽訂書面合同，公司財務(wù)部應(yīng)根據(jù)已簽訂生效的合同進(jìn)行款項收支，不得超前預(yù)支款項。2.3.2 印章主管人員在加蓋合同專用章前，應(yīng)檢查是否通過合同審核流程，是否已經(jīng)按照審定人意見完成修改。并按公章管理制度執(zhí)行。3 工程合同文本的起草3.1 工程合同文本由主辦部門起草。3.2 對于主體工程總包合同必須具備以下附件：3.2.1 甲供、甲控材料清單及限價3.2.2 簽證變更管理規(guī)定3.2.3 現(xiàn)場文明施工管理規(guī)定3.2.4 招標(biāo)文件及中標(biāo)文件3.2.5 施工安全協(xié)議3.2.6 保修協(xié)議3.3 工程合同文本應(yīng)規(guī)范化，對于非國家標(biāo)準(zhǔn)合同文本的合同，要根據(jù)經(jīng)濟(jì)合同法，具備以下主要條款：3.3.1 標(biāo)的(指工程項目、貨物、勞務(wù))；3.3.2 數(shù)量和質(zhì)量；3.3.3 結(jié)算方式；3.3.4 價款或酬金；3.3.5 付款方式；3.3.6 履行的期限、地點和方式；3.3.7 違約責(zé)任；3.3.8 根據(jù)法律規(guī)定的或按經(jīng)濟(jì)合同性質(zhì)必須具備的條款，以及當(dāng)事人一方要求必須規(guī)定的條款等。3.3.9 材料、設(shè)備采購合同中必須載明：因供貨商供貨不及時或質(zhì)量、數(shù)量等對工程進(jìn)度、工程質(zhì)量造成影響和損失的，供貨商必須承擔(dān)索賠責(zé)任。3.4 在簽訂合同前應(yīng)按公司的有關(guān)規(guī)定進(jìn)行招投標(biāo)，并向競標(biāo)單位出示本公司的承包商須知、工程保修協(xié)議書、施工安全協(xié)議、施工現(xiàn)場文明工地管理規(guī)定、作為合同附件雙方進(jìn)行簽字確認(rèn)。在進(jìn)行設(shè)計招標(biāo)時，應(yīng)明確所設(shè)計項目的工程概算，一般情況下應(yīng)做到限額設(shè)計。4 合同的審核4.1 合同審批流程實施人起草合同人事行政部主任審核招投標(biāo)總監(jiān)審核技術(shù)部總監(jiān)審核公司財務(wù)總監(jiān)審核法律顧問審核公司總經(jīng)理審定。4.2 審核職責(zé)4.2.1 實施人起草合同：確定對方資信條件、草擬合同文本、保證合同內(nèi)容符合業(yè)務(wù)流程需要。并填寫合同會簽審批表；4.2.2 人事行政部主任審核，按照公司合同的格式要求，對合同的格式上進(jìn)行審核，并在合同會簽審批表上簽上意見和簽名；4.2.3 招投標(biāo)總監(jiān)審核：確定公司資質(zhì)，成本預(yù)算、工程的可行性進(jìn)行審核，并在合同會簽審批表上簽上意見和簽名4.2.3 技術(shù)部總監(jiān)審核，技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、專業(yè)協(xié)調(diào)性等。并在合同會簽審批表上簽上意見和簽名4.2.3 財務(wù)總監(jiān)審核：確認(rèn)合同付款條款符合財務(wù)要求、時間符合業(yè)務(wù)部門預(yù)算及公司資金狀況。并在合同會簽審批表上簽上意見和簽名；4.2.4 法律顧問（人事行政部協(xié)調(diào)）審核：確定合同內(nèi)容的合法性、嚴(yán)密性及法律可行性；4.2.5 總經(jīng)理審定：綜合評價各審核部門意見，決定合同的執(zhí)行與否。并在合同會簽審批表上簽上意見和簽名。4.2.6 經(jīng)辦人將審核完畢并執(zhí)行的合同進(jìn)行統(tǒng)一，（在本部門和人事行政部各保留一份電子版）打印后，公司必需有兩份合同原件，填寫用章審批表和已經(jīng)簽名的合同會簽審批表一起進(jìn)行簽名和蓋章。5 公司內(nèi)合同存檔管理與簽訂要點5.1 合同編號，編號依次由公司、部門、簽訂日期、序號四個部分組成。5.1.1 公司為SH5.1.2 部門編號如下：編碼部 門A總經(jīng)理辦公室B市場部C招投標(biāo)部D工程部E技術(shù)部F財務(wù)部G人事行政部H其他5.1.3 簽訂日期：如：工程部在2017年8月18日簽訂的合同，前面編號應(yīng)為“SHD20170818”。5.1.4 序號，以兩位數(shù)顯示： 如：工程部在2017年8月18日簽訂的第二份合同，編號應(yīng)為“SH-D-20170818-02”。6 使用公司資質(zhì)的合同管理流程6.1 合同編號，編號依次由我公司、項目所在省市、使用方名字、簽訂日期、序號五個部分組成。6.1.1 公司為SH6.1.2 項目所在省市： 如：廣東省汕頭市，編號為GDST6.1.3 使用方名字 如：劉文武，編號為LWW6.1.4 簽訂日期：如：在2017年8月18日簽訂的合同，前面編號應(yīng)為20170818。6.1.5 序號，以兩位數(shù)顯示： 如：在2017年8月18日簽訂的第二份合同，編號應(yīng)為“2017081802”。6.1.6 案例：廣東省汕頭市人劉文武，在在2017年8月18日使用公司資質(zhì)簽訂的第二份合同編號為：SH-GDST-LWW-20170818-026.2 審核流程6.2.1 合同審批流程合作方起草人事行政部主任審核招投標(biāo)總監(jiān)審核技術(shù)部總監(jiān)審核公司財務(wù)總監(jiān)審核法律顧問審核公司總經(jīng)理審定。6.2 2 審核職責(zé)6.2.2.1 合作方起草：確定對方資信條件、草擬合同文本、保證合同內(nèi)容符合業(yè)務(wù)流程需要。并填寫合同會簽審批表；6.2.2.2 人事行政部主任，按照公司合同的格式要求，對合同的格式上進(jìn)行審核，并在合同會簽審批表上簽上意見和簽名；6.2.2.3 招投標(biāo)總監(jiān)審核：確定公司資質(zhì)，成本預(yù)算、工程的可行性進(jìn)行審核，并在合同會簽審批表上簽上意見和簽名；6.2.2.4 技術(shù)部總監(jiān)審核，技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、專業(yè)協(xié)調(diào)性等。并在合同會簽審批表上簽上意見和簽名6.2.2.5 財務(wù)總監(jiān)審核：確認(rèn)合同付款條款符合財務(wù)要求、時間符合業(yè)務(wù)部門預(yù)算及公司資金狀況。并在合同會簽審批表上簽上意見和簽名；6.2.2.6 法律顧問（人事行政部協(xié)調(diào)）審核：確定合同內(nèi)容的合法性、嚴(yán)密性及法律可行性；6.2.2.7 總經(jīng)理審定：綜合評價各審核部門意見，決定合同的執(zhí)行與否。并在合同會簽審批表上簽上意見和簽名。6.2.2.8 經(jīng)辦人將審核完畢并執(zhí)行的合同進(jìn)行統(tǒng)一（在本部門和人事行政部各保留一份電子版）打印后，填寫用章審批表和已經(jīng)簽名的合同會簽審批表一起進(jìn)行簽名和蓋章。公司財務(wù)保存原件。7 財務(wù)部存檔，原則上由具體執(zhí)行付款的財務(wù)部留存原件。7.1 財務(wù)部要建立合同臺帳，及時做好存檔記錄，以便有關(guān)人員隨時查詢合同的簽訂與履行情況。7.2 合同歸檔范圍：7.2.1 合同原件；7.2.2 預(yù)算、結(jié)算報告；7.2.3 招投標(biāo)文件；7.2.4 履行會議紀(jì)要及來往信函；7.2.5 合同履行過程中的重點事項記錄；7.2.6 合同成果報告；7.2.7 法定代表人證明書；7.2.8 承包商須知；7.2.9 工程保修協(xié)議書；7.2.10 施工安全協(xié)議；7.2.11施工現(xiàn)場文明工地管理規(guī)定；7.2.12 合同會簽審批表；7.2.13 用章審批表；7.2.14 法人授權(quán)委托證明書。7.2.15 合作協(xié)議書7.2.15 資質(zhì)使用者的身份證復(fù)印件（簽名和右手食指?。? 合同履行情況的檢查8.1 公司人事行政部和法律顧問應(yīng)該對合同履行情況進(jìn)行隨時檢查，公司各部門應(yīng)在每月5日前向公司人事行政部提交公司合同簽訂履行臺帳并附公司合同履行完畢情況總結(jié)表。8.2 公司相關(guān)部門有義務(wù)針對其它部門未能按規(guī)定進(jìn)行合同管理的情況造成損失的情況報送公司人事行政部和法律顧問。8.3 公司人事行政部和法律顧問應(yīng)建立合同簽訂情況臺帳，監(jiān)控、總結(jié)合同履行情況，并提供相關(guān)建議和意見報總經(jīng)理。9 合同糾紛的處理9.1 部門在履行合同過程中如發(fā)生糾紛，在協(xié)商階段即應(yīng)書面報送公司公司人事行政部和法律顧問。9.2 公司法律顧問應(yīng)根據(jù)糾紛具體情況在兩日內(nèi)提出處理建議及注意事項；情節(jié)嚴(yán)重并可能影響相關(guān)部門業(yè)務(wù)進(jìn)程的，公司法律顧問應(yīng)通報相關(guān)部門，以采取預(yù)防措施。9.3 對經(jīng)協(xié)商無法解決的糾紛，經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后，由公司法律顧問組織起訴或仲裁。9.4 合同糾紛涉及的相關(guān)部門應(yīng)及時向公司法律顧問提供下列證據(jù)原件，并根據(jù)公司法律顧問的要求及時補(bǔ)充：9.4.1 合同文本原件（包括變更、解除合同的協(xié)議、電報、信函、圖表、視聽資料、廣告、授權(quán)委托書，介紹信及其他有關(guān)資料等）。9.4.2 送貨、提貨、托運、驗收、發(fā)票等有關(guān)票證票據(jù)。9.4.3 貨款的承付、托收憑證、有關(guān)財務(wù)賬目。9.4.4 產(chǎn)品