采購管理系統(tǒng)培訓(xùn)教程.ppt

易飛管理軟件 采購管理子系統(tǒng)培訓(xùn) PUR 課程大綱 一 前言 二 系統(tǒng)架構(gòu) 三 基礎(chǔ)信息創(chuàng)建及信息字段說明 四 日常交易作業(yè)程序及報表管理 五 異常管理報表 六 批處理 七 期初上線及信息搜集 了解系統(tǒng)的效益及功能 了解信息搜集及整理重點 熟悉系統(tǒng)的操作方式 了解系統(tǒng)例行作業(yè)程序 了解系統(tǒng)上線的步驟及導(dǎo)入程序 前言 教育培訓(xùn)課程的目的 供應(yīng)商料件價格管理 提供料件的請購 采購 進(jìn)退貨管理 提供請購分購管理 提供詢價 核價管理 提供四種采購預(yù)計進(jìn)貨報表 供應(yīng)廠商進(jìn)貨評核 前言 系統(tǒng)功能 提高料件采購流程的效率與正確性 降低生產(chǎn)停工待料的異常發(fā)生 加強(qiáng)供應(yīng)商的評核管理提升采購質(zhì)量 采購異常管理有助于降低成本 前言 系統(tǒng)效益 一 系統(tǒng)主畫面二 系統(tǒng)功能圖三 系統(tǒng)主作業(yè)程序概述四 采購系統(tǒng)與其他系統(tǒng)的關(guān)聯(lián) 系統(tǒng)架構(gòu) 系統(tǒng)架構(gòu) 系統(tǒng)主畫面 基本信息錄入 采購人員信息 供應(yīng)商信息 采購單據(jù)性質(zhì) 價格交易管理 供應(yīng)商料件管理 系統(tǒng)架構(gòu) 系統(tǒng)功能圖 日常交易處理 供應(yīng)商料件價格及交易信息錄入 錄入核價單 錄入詢價單 錄入請購單 錄入采購單 錄入采購變更單 錄入進(jìn)貨單 錄入退貨單 采購進(jìn)度管理 預(yù)計進(jìn)貨表 采購明細(xì)表采購全程跟蹤表 交易管理 進(jìn)貨明細(xì)表 進(jìn)貨統(tǒng)計表 料件歷史進(jìn)貨記錄表 驗退件退回明細(xì)表 收料驗退管理 采購價格調(diào)幅表 采購價格異常表 供應(yīng)商供貨明細(xì)表 系統(tǒng)架構(gòu) 系統(tǒng)功能圖 供應(yīng)商評估 供應(yīng)商評級 供應(yīng)商ABC分析表 系統(tǒng)架構(gòu) 系統(tǒng)主作業(yè)程序 基本信息規(guī)劃 采購人員 供應(yīng)商 單據(jù)性質(zhì) 信息創(chuàng)建與核對 基本信息列表 期初余額導(dǎo)入 未結(jié)案采購單 品號供應(yīng)商信息輸入 錄入請購單 錄入采購單 錄入進(jìn)貨單 錄入驗退單 錄入退貨單 日常交易登錄 應(yīng)付賬款管理 應(yīng)付票據(jù)管理 請購單憑證 采購單憑證 進(jìn)貨單憑證 驗退單憑證 退貨單憑證 采購系統(tǒng) 存貨管理 物料需求計劃 工單管理 應(yīng)付賬款 自動分錄 批次需求計劃 產(chǎn)品結(jié)構(gòu) 基本信息 進(jìn)口管理 系統(tǒng)架構(gòu) 與其他系統(tǒng)的關(guān)聯(lián)性 1 前序作業(yè)2 采購管理系統(tǒng)基礎(chǔ)信息創(chuàng)建 基本信息創(chuàng)建及信息字段說明 錄入工廠信息錄入倉庫信息錄入部門信息錄入幣種匯率設(shè)置編碼原則錄入職務(wù)類別錄入交易對象分類錄入頁腳 簽核錄入程序頁腳 簽核 基本信息創(chuàng)建及信息字段說明 前序作業(yè) 基本信息創(chuàng)建及信息字段說明 采購基礎(chǔ)信息 一 供應(yīng)商信息字段說明二 供應(yīng)商料件價格管理三 設(shè)置采購單據(jù)性質(zhì)建議及信息字段說明 一 錄入供應(yīng)商信息字段說明 基本信息創(chuàng)建及信息字段說明 采購基礎(chǔ)信息 采購廠商 委外廠商的編碼原則應(yīng)分開設(shè)定 有類別廠商評核需求者 同類廠商編號應(yīng)歸納同區(qū)間 廠商有加工亦有采購供貨者 為區(qū)分應(yīng)付帳款科目的管理應(yīng)區(qū)別編號 供應(yīng)商編碼注意事項 可變更核準(zhǔn)狀況 已核準(zhǔn) 尚待核準(zhǔn) 不準(zhǔn)交易 基本信息創(chuàng)建及信息字段說明 采購基礎(chǔ)信息 供應(yīng)商信息字段說明 設(shè)置進(jìn)銷存參數(shù) 設(shè)置核準(zhǔn)狀況的默認(rèn)值 供應(yīng)商分類開窗 錄入交易對象中的供應(yīng)商分類信息 供應(yīng)商信息字段說明 如 Y 一張采購單可分多筆進(jìn)貨單進(jìn)貨 由最近一次進(jìn)貨單回寫 可空白 將來日期推算時為不存在日期則視為月底 例 進(jìn)貨后 1 個月逢 30 日結(jié)賬 表示 驗收日為060305則結(jié)賬日期為060430 供應(yīng)商信息字段說明 ABC等級 可通過供應(yīng)商ABC分析表更新交貨評等 可通過供應(yīng)商評級作業(yè)更新質(zhì)量評等 可通過供應(yīng)商評級作業(yè)更新以上三字段亦可由人工自行輸入與維護(hù) 供應(yīng)商信息字段說明 加工費用 加工費用的明細(xì)科目應(yīng)付帳款 應(yīng)付帳款的明細(xì)科目應(yīng)付票據(jù) 應(yīng)付票據(jù)的明細(xì)科目以上三字段為自動分錄系統(tǒng)使用 供應(yīng)商信息字段說明 可空白 將來日期推算時為不存在日期則視為月底 例 進(jìn)貨后 1 個月逢 30 日結(jié)賬 表示 驗收日為060305則結(jié)賬日期為060430 供應(yīng)商信息字段說明 可開窗選擇在基本信息管理系統(tǒng)中建立的付款條件 基本信息創(chuàng)建及信息字段說明 價格管理 錄入供應(yīng)商料件價格 基本信息創(chuàng)建及信息字段說明 價格管理 單價默認(rèn)來源 基本信息創(chuàng)建及信息字段說明 價格管理 更新商品計價 現(xiàn)行單價制 基本信息創(chuàng)建及信息字段說明 價格管理 更新商品計價 標(biāo)準(zhǔn)單價制 核價日期 生效日期 失效日期 核價日期4 14 256 10生效日期4 15 17 1失效日期6 305 31單價元10099105 采購日期采購單價4 10100元5 2099元8 10105元 基本信息創(chuàng)建及信息字段說明 價格管理 基本信息創(chuàng)建及信息字段說明 價格管理 數(shù)量PC單價0 1005 0元101 5004 8元501 以上4 5元 單頭信息單身信息101以上單身信息501以上 1 由 錄入供應(yīng)商料件價格 中直接輸入及維護(hù)2 由更新核價的核價單更新 分量計價 基本信息創(chuàng)建及信息字段說明 價格管理 基本信息創(chuàng)建及信息字段說明 價格管理 基本信息創(chuàng)建及信息字段說明 單據(jù)性質(zhì) 單別代號 不可重復(fù) 請以數(shù)字組合編碼 2 單據(jù)性質(zhì) 請購單進(jìn)貨單核價單退貨單采購單詢價單 基本信息創(chuàng)建及信息字段說明 單據(jù)性質(zhì) 3 編碼方式 碼號共有11碼 年碼數(shù)及流水?dāng)?shù)的位數(shù)可自行設(shè)置 1 日編 YYMMDD99999 2 月編 YYMM9999999 3 流水號 99999999999 4 手動編號 在交易作業(yè)中自行輸入編號 基本信息創(chuàng)建及信息字段說明 單據(jù)性質(zhì) 基本信息創(chuàng)建及信息字段說明 單據(jù)性質(zhì) 4 進(jìn)價控制 請購單 采購單 進(jìn) 退 貨單等單據(jù)中只有單據(jù)性質(zhì)和品號都做單價控制 程序才進(jìn)行售價控管 基本信息創(chuàng)建及信息字段說明 單據(jù)性質(zhì) 5 限定單別輸入用戶 勾選后此種單別只提供此用戶開窗選定 但也可通過單頭toolbar增加 3101請購單NNNNN3201核價單NNNYN3301采購單NNNNN3302服務(wù)性采購NNNNN3401進(jìn)貨單 采 NNYNN3402緊急進(jìn)貨單NYNNN3403服務(wù)進(jìn)貨單NNNNN3405贈品進(jìn)貨單NNNNN3501退貨單NNNNN 單別單據(jù)名稱自動自動核對更新直接確認(rèn)打印采單核價結(jié)帳 基本信息創(chuàng)建及信息字段說明 單據(jù)性質(zhì) 單別示范 采購單據(jù)設(shè)置 單據(jù)名稱單據(jù)性質(zhì)更新核價進(jìn)價控制核對訂單直接開票 請購單31 請購單NNNN核價單32 核價單YNNN國外采購單33 采購單NYNN國內(nèi)采購單33 采購單NYNN材料進(jìn)貨單34 進(jìn)貨單NYYN現(xiàn)結(jié)進(jìn)貨單34 進(jìn)貨單NYYY零星進(jìn)貨單34 進(jìn)貨單NNNY材料退貨單35 退貨單NNYN現(xiàn)結(jié)退貨單35 退貨單NNYY金額折讓單35 退貨單NNYY采購詢價單36 詢價單YNNN 單別示范 具體采購單據(jù)性質(zhì)設(shè)置說明 采購單據(jù)設(shè)置 1 請購單企業(yè)內(nèi)各部門下給采購部的需求單 最終是否采購以及采購多少 由采購員確認(rèn)后下單給供應(yīng)商 2 核價單企業(yè)的價格相對穩(wěn)定 設(shè)置專門的核價單 對同一供應(yīng)商的多個物料做價格的確認(rèn) 核價單審核后 自動更新供應(yīng)商料件價格的單據(jù) 包括分量計價 3 核價采購單某些企業(yè)在下采購單時原來的單價無法作為參考 每一張都需要重新談定價格 直接利用采購單來更新價格 采購單審核后 同時會自動更新供應(yīng)商料件價格 具體采購單據(jù)性質(zhì)設(shè)置說明 采購單據(jù)設(shè)置 4 材料采購單材料采購單 進(jìn)貨的來源單 可控制品號的金額不可高于單價上限率5 材料進(jìn)貨單 現(xiàn)結(jié)進(jìn)貨單采購下單后 物料進(jìn)貨時需要跟單走 進(jìn)貨單上必須記錄采購單單別單號序號信息 這兩種進(jìn)貨單都需做進(jìn)價控制 需要核對訂單 有的時候涉及到現(xiàn)金結(jié)帳 所以設(shè)置現(xiàn)結(jié)進(jìn)貨單 進(jìn)貨單審核的同時自動生成采購發(fā)票 6 零星進(jìn)貨單有一些緊急的耗材類的進(jìn)貨 不需要采購單 可直接通過零星進(jìn)貨單進(jìn)貨 進(jìn)貨單審核后立即開采購發(fā)票 具體采購單據(jù)性質(zhì)設(shè)置說明 采購單據(jù)設(shè)置 7 材料退貨單 現(xiàn)結(jié)退貨單進(jìn)貨時跟采購單走 材料有不良涉及到退貨時也同樣要跟采購單走 需核對訂單 做進(jìn)價控制 涉及到現(xiàn)金結(jié)帳的 設(shè)置現(xiàn)結(jié)退貨單 8 金額折讓單原材料不良時 不退貨品 直接扣款 這部分的扣款直接開發(fā)票 以該單據(jù)處理 9 采購詢價單針對一款新的之前沒有交易過的物料的需求 采購在下單前 可針對不同的供應(yīng)商做一個比價的動作 再選擇合適的供應(yīng)商來交易 并且可把該選定的單價自動更新到價格庫 一 采購核價作業(yè)程序二 請購作業(yè)程序及信息字段說明三 采購作業(yè)程序及信息字段說明四 采購變更作業(yè)程序及信息字段說明五 進(jìn)貨驗收作業(yè)程序及信息字段說明六 驗退件退回作業(yè)程序及信息字段說明七 退貨單作業(yè)程序及信息字段說明 日常交易作業(yè)程序及報表管理 日常交易作業(yè)程序及報表管理 采購核價作業(yè)程序 1 單據(jù)若為更新核價者將更新供應(yīng)商料件信息 2 若采購商品有分量計價的需求 則直接由核價單來更新供應(yīng)商料件 日常交易作業(yè)程序及報表管理 錄入核價單作業(yè) 勾選分量計價后可打開子單身輸入分量計價的信息 分量計價更新品號供應(yīng)商信息的核價單 應(yīng)與一般數(shù)量的核價單分開打單 分量計價的核價單 更新核價 核價單單身的 數(shù)量 不輸入 單價 將更新 品號供應(yīng)商信息 的單頭 單價 核價單身開窗的分量計價將更新 品號供應(yīng)商信息 的單身分量計價信息 一般數(shù)量的核價單 無分量計價管理需求或通用更新核價 核價單單身的 數(shù)量 及 單價 輸入 1 內(nèi)部需求的憑證2 審查內(nèi)容為 品號 數(shù)量及需求日期的合理性 需求來源正確性 MRP LRP 再補貨建議表 BOM自動請購 其他 日常交易作業(yè)程序及報表管理 請購作業(yè)程序 請購作業(yè)的目的 1 計劃采購時所遺漏的需求 2 超耗用料的額外零星需求 3 非正常需求的其它需求 如客戶的額外訂單或代購品 日常交易作業(yè)程序及報表管理 請購作業(yè)程序 一般請購作業(yè)的時機(jī) 日常交易作業(yè)程序及報表管理 請購作業(yè)程序 可按采購預(yù)交貨日分別生成采購單 1 請購部門 基本信息管理系統(tǒng)進(jìn)行錄入2 請購人員 基本信息管理系統(tǒng)進(jìn)行錄入3 需求日期 系統(tǒng)默認(rèn) 由錄入品號信息的前置天數(shù)推算而得 Q 想一想 前置時間在哪個系統(tǒng)設(shè)定呢 日常交易作業(yè)程序及報表管理 請購作業(yè)程序 錄入請購單的字段說明 需求日期 單據(jù)日期 固定前置天數(shù) 采購單位換算為庫存單位后的數(shù)量 批量 變動前置天數(shù) 4 參考供應(yīng)商 即品號主要供應(yīng)商5 結(jié)束碼 該請購已生成采購單則系統(tǒng)自動更新 日常交易作業(yè)程序及報表管理 請購作業(yè)程序 錄入請購單的字段說明 1 鎖定碼的意義 當(dāng)采購人員收到請購信息時 必須針對此請購信息進(jìn)行審查 選擇廠商 確定單價 數(shù)量及交期 當(dāng)信息確定后表示即將要發(fā)出采購單 如此步驟完成采購人員必須將鎖定碼鎖定 日常交易作業(yè)程序及報表管理 維護(hù)請購信息 維護(hù)請購信息的字段說明 2 請購分購 即一筆請購向多個供應(yīng)商購買單身可輸入單頭 采購總數(shù)量 總金額單身 采購數(shù)量 采購比率 日常交易作業(yè)程序及報表管理 維護(hù)請購信息 維護(hù)請購信息的字段說明 單身數(shù)量加總 將完成的請購信息依供應(yīng)商分別產(chǎn)生采購單 更新后請 1 查詢錄入采購單作業(yè) 您將可看到采購單據(jù)的完整信息 2 請查詢錄入請購單作業(yè)將會看到采購單號 日常交易作業(yè)程序及報表管理 請購作業(yè)程序 從請購單生成采購單 若置為Y 則當(dāng)采購數(shù)量合計 請購數(shù)量時 才將請購單單身置為結(jié)束 1 請購明細(xì)表2 請購狀況表3 品號供應(yīng)商已請購未采購明細(xì)表4 廠商別已請未購列表 日常交易作業(yè)程序及報表管理 請購作業(yè)程序 請購管理報表說明 1 現(xiàn)有庫存可用量2 品號庫存狀況表 日常交易作業(yè)程序及報表管理 采購作業(yè)程序 1 參考單別 參考單號 參考序號 來源單號 輸入時可為訂單 工單單號或其他備注之有意義單號 2 已交數(shù)量 由進(jìn)貨單及退貨單更新 無須輸入 3 采購單價 1 供應(yīng)商料件價格2 最近進(jìn)價3 標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)價 日常交易作業(yè)程序及報表管理 采購作業(yè)程序 錄入采購單的字段說明 4 結(jié)束采購單作業(yè) 應(yīng)定期運行本作業(yè)對于過期未交的采購件采購人員應(yīng)定期檢查交貨的需求性 過期未交者確定要交貨時 應(yīng)以變更交期方式更改采購單據(jù) 如果確定不交貨時 應(yīng)要指定結(jié)案 避免收料單位又進(jìn)行收料作業(yè) 您可透過采購預(yù)計進(jìn)料表協(xié)助進(jìn)行指定結(jié)束作業(yè) 日常交易作業(yè)程序及報表管理 采購作業(yè)程序 錄入采購單的字段說明 已交數(shù)量 訂單數(shù)量時 顯示 已結(jié)束 已交數(shù)量 透過功能鈕的指定結(jié)束作業(yè)更新時 可顯示 指定結(jié)束 此欄位只做顯示 不可手動修改 定價順序 1 供應(yīng)商料件價格2 最近進(jìn)價3 標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)價 Q 想一想這些作業(yè)在哪些系統(tǒng) 錄入采購單 日常交易作業(yè)程序及報表管理 采購單信息來源 MRP采購計劃發(fā)放 LRP采購計劃發(fā)放 從請購單生成采購單 從訂單自動轉(zhuǎn)成采購單 日常交易作業(yè)程序及報表管理 采購變更作業(yè)程序 直接更改采購單 通過錄入采購變更單處理 將原采購單指定結(jié)案 另開一張新的采購單 日常交易作業(yè)程序及報表管理 采購變更處理的方式 1 采購變更單的單據(jù)特性同原采購單別 2 未確認(rèn)的采單直接從采單更改 無須新增采購變更單 3 已確定的采購單且已經(jīng)發(fā)出采購者 應(yīng)保留變更信息且應(yīng)由采購變更通知單通知相關(guān)單位處理變更事宜 日常交易作業(yè)程序及報表管理 采購變更處理的特性 表示此訂單單身所有為 未結(jié)束 狀態(tài)的序號信息 其狀態(tài)要變更為 指定結(jié)束 若是只改變某序號的數(shù)量或單筆信息 則本選項不選擇 由單身選擇需結(jié)束的訂單序號指定結(jié)束 若整張結(jié)束 則單身不可輸入 發(fā)票與送貨文件 錄入進(jìn)貨單 進(jìn)貨記錄 進(jìn)貨單 進(jìn)貨單確認(rèn) 到貨檢查 進(jìn)貨檢驗 供應(yīng)商供貨統(tǒng)計表料件歷史進(jìn)貨記錄供應(yīng)商進(jìn)貨明細(xì)表供應(yīng)商進(jìn)貨匯總表 采購單 取回 驗退件未退明細(xì)表 N Y Y 驗退 N 日常交易作業(yè)程序及報表管理 進(jìn)貨作業(yè)程序 1 到貨登記 2 質(zhì)量檢驗 3 貨款輸入 資材收料IQC采購或會計單位 權(quán)責(zé) 日常交易作業(yè)程序及報表管理 三段式進(jìn)貨說明 1 到貨日期 預(yù)交日超期碼 Y 2 運行驗退件退回驗退碼 Y 3 結(jié)賬單確認(rèn)結(jié)賬碼 Y 日常交易作業(yè)程序及報表管理 錄入進(jìn)貨單字段說明 1 將納入存貨價值 2 不納入廠商之應(yīng)付帳款 3 如 運費 扣款金額 1 不納入存貨價值 2 將納入廠商之應(yīng)付帳款 3 如 損壞扣款 進(jìn)貨費用 日常交易作業(yè)程序及報表管理 錄入進(jìn)貨單字段說明 依供應(yīng)廠商基礎(chǔ)信息設(shè)置可以控制是否分批交貨 可設(shè)置料件的允超收率 超額數(shù)量禁止到貨 可設(shè)置收料單是否一定要有采購信息 提供提前交貨之預(yù)警 依供應(yīng)廠商基礎(chǔ)信息設(shè)置可以控制是否隨貨附發(fā)票 日常交易作業(yè)程序及報表管理 錄入進(jìn)貨主要功能 日常交易作業(yè)程序及報表管理 進(jìn)貨單審核后對信息有何影響 發(fā)票信息更改 錄入發(fā)票信息輸入貨款 輸入或修改貨款 檢驗結(jié)果 系統(tǒng)自動判斷檢驗狀態(tài) 供應(yīng)商供貨統(tǒng)計表 供應(yīng)商供貨明細(xì)表 料件歷史進(jìn)貨記錄表 料件歷史進(jìn)貨匯總表 日常交易作業(yè)程序及報表管理 進(jìn)料記錄管理報表 名詞定義 驗退 驗收前退貨 退貨 驗收后退貨 退貨單信息字段說明 驗退件退回明細(xì)表 驗退件未退明細(xì)表 日常交易作業(yè)程序及報表管理 退回驗退件作業(yè) 日常交易作業(yè)程序及報表管理 退貨單作業(yè)程序 進(jìn)貨單如進(jìn)行核對采購單管理的 退回單一般也應(yīng)核對采購單 若該品號進(jìn)行批號管理的 批號欄位務(wù)必輸入 日常交易作業(yè)程序及報表管理 退貨單錄入字段說明 退貨單為應(yīng)付帳款的減項 一般退貨品應(yīng)輸入原采購單號 如果該采購單已經(jīng)結(jié)案 退貨品已經(jīng)確定不再進(jìn)貨的 采購單應(yīng)指定結(jié)案 如無采購單的 退貨單價來自品號供應(yīng)商信息 進(jìn)行批號管理的 批號一定要輸入 日常交易作業(yè)程序及報表管理 退貨作業(yè)的注意事項 退貨 有實物退回折讓 只扣款 不退回實物 日常交易作業(yè)程序及報表管理 其他管理報表 采購業(yè)務(wù)執(zhí)行跟蹤報表 料件預(yù)計進(jìn)貨表工單預(yù)計進(jìn)貨表采購預(yù)計進(jìn)貨表供應(yīng)商料件交貨排程表供應(yīng)商采購交貨狀況表采購全程跟蹤表 日常交易作業(yè)程序及報表管理 其他管理報表 供應(yīng)商統(tǒng)計 分析表 供應(yīng)商供貨統(tǒng)計表供應(yīng)商ABC分析表采購預(yù)計進(jìn)貨表供應(yīng)商供貨異常表 日常交易作業(yè)程序及報表管理 其他管理報表 采購價格調(diào)幅表采購價格異常表 可參考標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)價 已進(jìn)貨未收發(fā)票檢查表已進(jìn)貨未結(jié)賬檢查表暫估成本明細(xì)表 可按時點出報表 一 重新計算采購已交量二 更新供應(yīng)商月統(tǒng)計信息三 供應(yīng)商評級四 供應(yīng)商ABC分析表 批次作業(yè) 1 此為信息維護(hù)的程序 無須定期運行