物業(yè)分公司印章管理制度.doc

物業(yè)分公司印章管理制度1.0 目的加強公司/分公司/項目印章的管理，維護印章的嚴(yán)肅性、權(quán)威性，使印章的使用和管理制度化、規(guī)范化，保障公司的合法利益，確保公務(wù)往來的正常進(jìn)行。2.0 范圍刻制及使用、保管、銷毀公司/分公司/項目印章。3.0 職責(zé)公司總經(jīng)理為本單位所有印章的第一責(zé)任人。各分公司/項目經(jīng)理為所轄部門印章主要責(zé)任人?？偨?jīng)理辦公室負(fù)責(zé)印章的刻制、印模登記、印章啟用時間確定，負(fù)責(zé)保管公司公章。公司財務(wù)印用章由財務(wù)部經(jīng)理或指定專人保管和使用。公司人事行政部印章由人事行政部經(jīng)理或指定專人保管和使用。分公司/項目印章由各分公司/項目人事行政專員負(fù)責(zé)保管，分公司經(jīng)理/項目經(jīng)理負(fù)有監(jiān)管責(zé)任。4.0 程序要點4.1 印章的模式和制發(fā)4.1.1凡刻制印章，公司、項目須向總經(jīng)理辦公室提出書面申請，說明刻制印章的原因、名稱、式樣和規(guī)格，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后，由總經(jīng)理辦公室統(tǒng)一到公安部門刻制。4.1.2 新設(shè)分公司印章在申領(lǐng)營業(yè)執(zhí)照時一并辦理。4.2 印章的頒發(fā)和啟用印章刻制完畢，由總經(jīng)理辦公室作印模登記，確定印章的啟用時間（在此時間之前使用無效），向受印部門、服務(wù)中心頒發(fā)印章。頒發(fā)印章的方法，可打電話通知受印分公司/項目來人簽收，也可派專人送達(dá)。取送印章要按取送機密文件對待。辦公室在頒發(fā)印章的同時應(yīng)作好登記，向有關(guān)分公司/項目發(fā)出啟用印章（附印模）的通知。所有印章在下發(fā)使用前，印章保管人、管理責(zé)任人（分公司經(jīng)理、項目負(fù)責(zé)人）須共同簽署印章管理責(zé)任書方可領(lǐng)用印章。責(zé)任書一式兩份，一份存總經(jīng)理辦公室，一份存保管人處。4.3 印章的保管公司的所有印章，必須放保險柜內(nèi)保存，安全使用，妥善保管。印章保管人離開辦公室或下班時，必須將印章鎖好，節(jié)假日期間必須由印章保管人將印章封存；印章保管人因工作調(diào)動離開本崗位，必須在辦理印章交接手續(xù)后，人事行政部方可辦理離崗手續(xù)；4.4 印章管理4.4.1公司印章管理公司印章有公司章、合同章及財務(wù)專用章、支票印鑒及人事行政部專用章五枚印章，公司章和合同章由總經(jīng)理辦公室專人管理，財務(wù)專用章、支票印鑒由財務(wù)總監(jiān)管理，人事行政專用章由人事行政部經(jīng)理管理。凡需使用印章的均須填寫用章申請審批表經(jīng)項目/部門負(fù)責(zé)人及總經(jīng)理審批后，方可用印。各部門以公司名義上報的各種報表、材料和信函等公務(wù)等需要申請用印的，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，由總經(jīng)理批準(zhǔn)后用?。缓炗喓贤?、協(xié)議、委托書等用印，須由部門負(fù)責(zé)人認(rèn)真審核無誤，經(jīng)總經(jīng)理同意并簽字后申請用印；公司員工需要開具介紹信、證明或其他私人事項申請用印的，應(yīng)經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)方可用印。公司業(yè)務(wù)人員出差或外出聯(lián)系業(yè)務(wù)需要攜帶合同章時，應(yīng)填寫公章/證件借用登記表經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后，經(jīng)指定專人陪同，方可攜章外出。攜帶合同章外出簽署合同、協(xié)議的人員，其使用權(quán)限不得超過授權(quán)委托書所規(guī)定的范圍。違者所造成的后果，將由攜印人承擔(dān)責(zé)任，公司保留追究其法律責(zé)任的權(quán)利。公司公章禁止使用范圍： 一般情況各類擔(dān)保證明不予以加蓋公章，特殊情況須經(jīng)公司總經(jīng)理書面簽字批準(zhǔn)。 嚴(yán)禁在空白紙張和空白介紹信上加蓋公章，特殊情況須經(jīng)公司總經(jīng)理書面簽字批準(zhǔn)，并將使用情況及時反饋印章保管人。 須經(jīng)法人代表簽字的文件加蓋公章，原則上要由法人代表親自簽名，如有特殊原因不能簽名，必須有法人代表的委托書及委托人的簽名方可蓋印。如遇緊急情況，可由印章保管人電話請示后加蓋公章，法人代表回來后要補簽。4.4.2 分公司/項目印章管理分公司/項目印章，僅限于分公司/項目內(nèi)日常管理事務(wù)使用，不得對外簽發(fā)文件、簽署合同、協(xié)議。分公司/項目印章由分公司/項目人事行政專員管理、登記，分公司/項目經(jīng)理負(fù)責(zé)批準(zhǔn)印章的使用。對外部發(fā)文（業(yè)委會、開發(fā)商）印章申請單，需經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)同意方可用印。分公司/項目人事行政專員必須嚴(yán)格把好用印關(guān)，凡不符合上述規(guī)定的，一律不準(zhǔn)用印。由于用印管理不嚴(yán)造成的責(zé)任，由項目負(fù)責(zé)人和人事行政專員承擔(dān)。認(rèn)真做好印章的管理工作，保證做到責(zé)任層層落實，各分公司/項目負(fù)責(zé)人承擔(dān)印章的管理責(zé)任。分公司/項目公章禁止使用范圍不得擅自以分公司/項目名義對外簽訂各種協(xié)議書等（經(jīng)公司審批同意的除外）。不得對外簽訂擔(dān)保書、承諾書。不得以分公司/項目名義下發(fā)員工任免文件。不得以分公司/項目名義擅自簽訂起訴書，合作意向、合同書等（經(jīng)公司授權(quán)者除外）。不得在空白紙張和空白介紹信上加蓋公章。4.4.3 財務(wù)用章管理1) 公司財務(wù)專用章由公司財務(wù)總監(jiān)保管；分公司/項目財務(wù)專用章由分公司/項目會計保管。2) 財務(wù)章僅限于財務(wù)使用，不得對外簽發(fā)文件、簽署合同、協(xié)議等。3) 財務(wù)對外所有報表、文件用印，須經(jīng)財務(wù)總監(jiān)、總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可用印。4) 具體操作詳見財務(wù)部財務(wù)印鑒、專用章管理制度。45 用印要求4.5.1 在落款處加蓋的印章要端正、清晰，加印位置要“齊年蓋月”。4.5.2 在帶存根的公函、介紹信或證明信等處加蓋印章要蓋兩處，一處蓋在公函連接線上，一處蓋在單位落款處。4.5.3 合同、協(xié)議要加蓋騎縫章。46 印章丟失4.6.1 如印章丟失，印章保管人應(yīng)立即向公司/分公司/項目負(fù)責(zé)人報告，并及時報總經(jīng)理辦公室，由總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)登報聲明作廢。4.6.2 分公司/分公司/項目負(fù)責(zé)人重新向總經(jīng)理辦公室提交制作印章的請示，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后制作。4.6.3 公司將視情節(jié)嚴(yán)重程度，對保管人及所在單位相關(guān)負(fù)責(zé)人作相應(yīng)處理。4.7 印章的停用4.7.1 單位名稱變更或機構(gòu)撤銷，印章即停止使用，停用的印章應(yīng)及時送交總經(jīng)理辦公室注銷封存，并由辦公室發(fā)文通知有關(guān)單位，說明停用原因和時間。4.8 印章的銷毀4.8.1 分公司/項目撤銷、合并或更換名稱，則該分公司/項目的印章同時作廢，總經(jīng)理辦公室應(yīng)將該部門印章及時收回，要及時進(jìn)行登記注銷封存。4.8.2 銷毀印章必須報總經(jīng)理批準(zhǔn)，由主管印章的人員監(jiān)銷，并記錄在原有刻章申請書上。4.8.3 所有要銷毀的廢舊印章都要留下印模保存，以備查考。4.9 印章使用情況檢查4.9.1 公司定期組織人員對各類公章的使用情況進(jìn)行檢查。對違章使用印章者，公司將對印章保管人和責(zé)任人予以處分，情節(jié)嚴(yán)重并導(dǎo)致不良后果者，將追究當(dāng)事人