【技巧】PPT與Excel交互之選擇性粘貼法.docx

大家都知道PowerPoint是Office的一個組件，而Office提倡的是協(xié)同辦公，也就是說，PowerPoint和Access，Excel，Word，Outlook等是緊密結合的，數(shù)據(jù)也是可以交互的，運用的好是可以提高工作效率的。 PowerPoint和Office其他格式文件交換數(shù)據(jù)最好的方法是通過VBA，功能相當強大。只有想不到，沒有做不到，但VBA畢竟牽涉到編程，一般用戶很難馬上掌握。所以今天介紹一種我們以前偷懶常用的方法，非常適合需要重復更新數(shù)據(jù)，但格式基本一致 的PPT報表制作，很簡單哦。 正如提到的一樣，PPT只是一個展現(xiàn)數(shù)據(jù)的載體，雖然本身也有圖表編輯功能，一點不遜于Excel，但遇到數(shù)據(jù)量大的工作，制作圖表之類還是用Excel順手。 第一、在Excel中制作圖表，并設定好圖表的格式。建議一個工作表放一個圖表的數(shù)據(jù)和圖表，為了日后工作方便查找，可以將工作表的名稱設定為PPT1，PPT2制作好的文件如圖所示。 第二、將上面Excel文件保存，并在同一目錄下新建一個PPT文件，設定好模板，版式，顏色，LOGO等。將上面Excel文件的圖表選中并復制。 第三、在PPT當前頁面中選菜單編輯選擇性粘貼。 第四、在彈出的對話框中“粘帖鏈接”，按確定。復制的圖表將以Excel對象被粘帖到PPT中。第五、在PPT頁面中適當調(diào)整圖表位置大小，注意按住Shift鍵縮放，否則會變形。增添其他元素保存就可以了。這個PPT中復制的圖表數(shù)據(jù)是和EXCEL鏈接的，只要Excel的數(shù)據(jù)更新了，PPT中的數(shù)據(jù)也會自動更新。第六、以后每次打開PPT文件都會有提示是否更新鏈接第七、也可以在打開的頁面中選中圖表直接按鼠標右鍵選取“更新鏈接”來更新數(shù)據(jù)。 這樣就一勞永逸了，以后每月更新數(shù)據(jù)只要在Excel中進行就可以了，PPT會自動同步更新數(shù)據(jù)了。為了顯示正常和正常更新請大家注意以下幾個使用經(jīng)驗。1.Excel源文件和PPT最好放在同一目錄下。2.Excel中的圖表事先設定好格式，這樣不用再PPT中再設置，圖表大小最好符合PPT頁面需要。3.每個月拷貝原來整個文件夾，在新文件夾中更新當月數(shù)據(jù)，就不會搞亂上月的數(shù)據(jù)。黃金分割線 PPT中標題欄有時會有數(shù)據(jù)，比如“本月銷售比同期增長X%多少”，這也可以在Excel的單元格中打上文字和設定公式計算單元格，然后把文字和計算單元格以上面同樣的方式選擇性粘貼到PPT的標題欄中，這樣X%數(shù)據(jù)也會同步更新了。 這種方式還有一個好處是，當你不小心出現(xiàn)弄錯數(shù)據(jù)的時候，你可以跟老板說：不是我的錯，是電腦鏈接出了問題！ 然后馬上更新下Excel數(shù)據(jù)，接著跟老板說：你看嘛，我都沒動P