集團公司辦公用品管理.doc

logo集團公司辦公用品管理（試行）文件編號集總-03文件版本批準人批準日期浙江/集團股份有限公司制度1. 目的為規(guī)范辦公用品的管理，降低辦公用品費用開支，特制定本制度。2. 范圍本制度適應于集團公司各部門及人員，各分子公司參照執(zhí)行。3. 職責3.1 總裁辦為辦公用品的歸口管理部門，各部門負責本部門月度辦公用品的需求申購及使用管控。3.2 總裁辦行政文員負責辦公用品的需求匯總、采購、入庫、保管、領發(fā)，并建立臺帳，進行跟蹤管理。4. 辦公用品種類（1） 一次性消耗品：圓珠筆、簽字筆、水筆芯、熒光筆、蠟筆、鉛筆、筆式擦、刀片、膠水、膠帶、漿糊、大頭針、圖釘、曲別針、橡皮筋、橡皮擦、筆記本、復寫紙、標簽、便條紙、信紙、信封、文件袋、打印油、訂書針、修正液、印臺油、電池等。（2） 管理消耗品：訂書機、打孔機、大型削筆器、鋼筆、筆筒、打碼機、姓名章、日期章、日期戳、計算器、印泥、尺子、文件夾、文件架等。（3） 其它如有未盡物品，根據(jù)具體情況另行決定。5. 辦公用品申購5.1 各部門根據(jù)年度、月度預算及實際需要于每月25日前將辦公用品申請單（見附表1）交總裁辦負責人審核，由行政文員匯總后統(tǒng)一安排采購。5.2 應急性管理用品或有新員工到崗需配置的辦公用品，在填寫申購單后，經(jīng)總裁辦負責人批準可隨時安排采購。但各部門也應在辦公用品年、月度預算范圍內(nèi)上報。5.3 行政文員應在接到辦公用品采購匯總表（見附表2）的3天內(nèi)，按規(guī)定將所需的辦公用品采購到位。行政文員在將物品采購到位后需及時將所購物品登記于表辦公用品采購記錄表（見附表3）。5.4 行政文員采購時應嚴格遵循“貨比三家”的原則，保證所購物品質(zhì)優(yōu)價廉，并接受審計監(jiān)察部的檢查。5.5 專業(yè)性辦公用品（如計算機配件），采購時由專業(yè)人員配合共同采購。5.6 若一時采購不到的辦公用品，經(jīng)總裁辦同意后各部門可自行采購。5.7 耗用量大的辦公用品采購時應酌量庫存。6. 辦公用品領用6.1 辦公用品分為個人領用與部門領用兩種，由領用人自行簽名。6.2 個人領用系個人使用保管用品，如筆記本、簽字筆等。6.3 部門領用系本部門共同使用的用品，如：打孔機、大型釘書機、打碼機等。7. 辦公用品發(fā)放標準7.1 一次性消耗品依據(jù)平時記錄，由總裁辦負責人核定基準，并可根據(jù)部門人員的實際情況適當進行調(diào)整。7.2 管理消耗品應限定專人使用，并從第二次發(fā)放開始，須以舊換新。7.3 管理消耗品列入移交范圍，如使用人故意或重大過失行為導致的毀損、滅失應由使用人自行購買補償。 8. 辦公用品保管8.1 總裁辦設立辦公用品領用臺帳（見附表4），由行政文員統(tǒng)一保管，在領取辦公用品時由領用人簽字、行政文員登記，以便掌握辦公用品領用狀況。8.2 辦公用品僅作辦公時用，不能帶回家私用。 8.3 新進人員到職時，由用人部門提出辦公用品申請單，領取必需的辦公用品，并列入領用臺帳。8.4 人員離職時，應將所領用的剩余辦公用品交到總裁辦行政文員處保管。8.5 辦公用品采用“誰使用，誰負責”的原則，如有遺失或人為損壞的，由領用人自行承擔。8.6 辦公用品入庫和發(fā)放應及時記帳，做到帳物相符?？偛棉k負責每月建立辦公用品臺帳。8.7 辦公用品的印刷（如一次性紙杯、信紙、信封、表格等印刷品），均由總裁辦統(tǒng)一安排。9. 附表附表1 辦公用品申請單（1頁） 附表2 辦公用品采購匯總表（1頁）附表3 辦公用品采購記錄表（1頁） 附表4 辦公用品領用臺帳（1頁） 說明：本制度由集團公司總裁辦制訂、管理和解釋。本制度于2008年6 月 23 日制定。本制度由集團公司總裁審核。本制度由董事長批準。本制度于董事長批準之日起生效。編制： 審核： 批準： 表1 辦公用品申請單申請部門： 申請日期： 年 月 日序號品名數(shù)量規(guī)格核準數(shù)備注填報人： 部門負責人： 總裁辦核準：表2 辦公用品采購匯總表 匯總?cè)掌冢?年 月 日序號品名