上海市中學學校檔案工作實施辦法.doc

上海市中學學校檔案工作實施辦法【試行】第一章 總 則第一條 為了加強學校檔案工作的業(yè)務建設，不斷提高檔案工作科學化、規(guī)范化、現代化管理水平，更好地為學校教育教學工作服務，根據中華人民共和國檔案法、中華人民共和國檔案法實施辦法、上海市中小學校檔案管理暫行辦法的規(guī)定，結合本校實際情況，制定本辦法。第二條 檔案工作是教學行政管理工作的重要組成部分，它是為領導決策，為教育教學工作提供信息和依據，是提高教學行政管理工作效率和工作質量的必要條件，是維護單位歷史真實面貌的一項重要的工作。第三條 堅持實行集中統(tǒng)一管理檔案的原則，維護本單位檔案的完整與安全，實現檔案的有效利用。第二章 檔案工作體制、機構和干部配備第四條 各科室必須依照檔案法律、法規(guī)規(guī)定參與檔案工作、配備兼職檔案管理人員，并制定崗位責任制。第五條 校長辦公室負責本單位檔案室工作。第六條 各科室的檔案工作受校長辦公室領導，并有一名組室負責同志分管，與學校檔案室建立檔案工作網絡。第七條 檔案人員要認真學習檔案業(yè)務和專業(yè)知識，不斷提高業(yè)務素質，更好地開展檔案工作。第八條 檔案管理人員要相對穩(wěn)定。檔案干部調離前應辦理交接手續(xù)。第三章 檔案工作的任務第九條 負責管理學校日常活動中所產生的全部檔案，為本單位各項工作服務。并對各處室和部門執(zhí)行制度的情況進行監(jiān)督和檢查，確保檔案的完整與準確。第十條 根據提供利用的實際情況需要，編制各種適用的檢索工具，開展檔案編研工作，大力開發(fā)檔案信息資源。第四章 文件材料的立卷與歸檔第十三條 建立、健全文件材料的歸檔制度。凡工作活動中形成的具有保存價值的文件材料，均由相關科室進行收集、整理并交與檔案室立卷歸檔。第十四條 檔案室對歸檔的案卷應進行檢查、對不符合歸檔要求的案卷，應退回重新整理，以保證案卷的質量，便于保管和利用。第十五條 各處室的檔案應在規(guī)定期限內向檔案室移交歸檔。交接雙方應根據案卷目錄，核對無誤后履行簽字手續(xù)。第十六條 文書檔案按年度進行整理立卷，在次年的六月份以前歸檔。第十七條 教學檔案、教師業(yè)務檔案按學年度整理立卷，在次年的12月份以前歸檔。第十八條 教科研活動中形成的科研文件材料在科研項目評審鑒定后三個月內，由項目負責人按歸檔范圍向檔案室移交歸檔。第十九條 基本建設活動中形成的科技文件材料，在基建項目竣工驗收后三個月內，由項目負責人按歸檔范圍向校檔案室移交歸檔。第二十條 凡價值一萬元以上的儀器設備在購置、安裝、使 用活動中形成的科技文件材料采取隨時歸檔方法，設備部門應通知有關檔案人員參加儀器設備的開箱驗收活動。第二十一條 聲像檔案形成后要隨時整理，及時歸檔，既由承辦人員在完成攝錄后三個月內向檔案室移交歸檔。第二十二條 榮譽檔案一般在活動結束后三個月內歸檔。第二十三條 電子檔案一般在次年六月份前向檔案室移交歸檔。第二十四條 各部室工作人員因公外出參觀、學習、考察和參加各種會議收集獲得的文件材料，要按照歸檔范圍的規(guī)定，及時向檔案室移交歸檔。第二十五條 凡歸檔的文件材料應經過整理和編目，做到字跡清楚、簽署完備，不能用鉛筆、圓珠筆和純藍墨水筆書寫，以利于長久保存。第五章 檔案的整理和保管第二十六條 檔案的系統(tǒng)整理應按部門分類、初步立卷、卷內文件整理編目類內案卷初步排列、案卷加工整理、案卷調整與編號、編制案卷目錄七個步驟進行。1 制定檔案分類方法，按照此方案指導文件分類、排列組合。2 將文件按一定特征分門別類，組合成一個有緊密聯系的文件組合體即案卷。3 將案卷內文件排列順序調整或固定下來編寫頁號，填寫卷內文件目錄。4 將同一類案卷按一定標準初步排列起來。5 填寫備考表、裝訂、填寫案卷封面。6 確定案卷排列的順序，安排列順序逐卷編制案卷號。7 按照案卷排列順序，將案卷的標題、保管期限、卷內文件起止時間和頁數等逐項登記，形成案卷目錄。第二十七條 檔案設有專門的檔案庫房，存放地點應堅固、干燥、通風，并做到“八防”即防火、防盜、防潮、防光、防蟲、防鼠、防塵、防高溫、防有害氣體。檔案員負責定期檢查保管狀況，發(fā)現問題及時處理，保證檔案的安全與完整。第六章 檔案的提供利用第二十八條 檔案室保存的檔案主要供本單位和上級主管機關利用，為本單位開展各項工作服務。第二十九條 檔案室應根據工作需要編制必要的目錄、卡片、索引等檢索工具，積極主動開展檔案利用工作，為本單位各項工作服務，逐步提高檔案利用效果。第三十條 檔案室應建立檔案借閱制度，借閱檔案必須嚴格履行登記手續(xù)，寫明借閱的目的，點交清楚，歸還時要進行檢查，及時注銷。第三十一條 借閱檔案者要遵守借閱制度不得在檔案上圈點、涂改、劃道、污損，如有違者，承擔法律責任。第三十二條 借閱人因公出差、調動、離退休等須將所借檔案歸還，借閱的時間一般不超過半個月，必要時可辦理續(xù)借手續(xù)。第七章 檔案的鑒定和銷毀第三十四條 根據上海市中、小學檔案案卷類目及保管期限表，編制單位的檔案保管期限表。第三十五條 檔案室應定期對已超過保管期限的檔案進行鑒定。鑒定檔案必須在檔案分管領導主持下，由檔案管理人員會同各部門負責人共同進行。鑒定人員必須逐卷逐面的審查，以全面的、歷史的、發(fā)展的觀點，分析其特點，判定其價值，從而確定其保管期限。對保管期限已滿的檔案，必須進行在此鑒定后決定是否銷毀。第三十六條 對銷毀檔案編制銷毀清冊，銷毀清冊應存檔備查。銷毀檔案必須經領導批準，銷毀檔案時必須有兩人以上監(jiān)銷，并在銷毀清冊上簽名，注明銷毀日期。第八章 檔案的統(tǒng)計與移交第三十七條 檔案室應建立檔案的統(tǒng)計制度，對檔案的收進、移出、保管、利用等情況進行統(tǒng)計并按照規(guī)定分別向上級機關和檔案業(yè)務主管機關報送檔案工作的基本情況統(tǒng)計表。第三十八條 各組室的檔案由本單位檔案室集中統(tǒng)一管理，根據保管期限妥善保管。文書檔案管理制度 文書檔案是指單位在各項管理活動中形成的，具有查考使用價值的，集中保管起來的文書材料，是單位基本情況和歷史面貌的真實記錄。根據國家行政機關公文處理辦法為使我校文書檔案規(guī)范化、制度化，特制定以下制度。 一、本校形成的檔案，由檔案室集中統(tǒng)一管理。 二、文書檔案的保管期限定為永久、長期、短期三種。三、文書檔案歸檔范圍：1、上級機關下發(fā)的指導性、法規(guī)性、政策性文件和需要貫徹執(zhí)行的文件及批文。2、本校工作、活動中形成的文件材料。例如，工作計劃、總結、會議記錄、請示、報告、規(guī)章制度、合同契約、調查研究材料等等。3、本校教師輔導學生參加競賽的通知、報名表或推薦表的影印件，獲獎證書批文、簡報以及獲獎證書的影印件等。4、教職工本人所獲各項的批文及獎勵榮譽證書影印件。5、教職工本人進修取得的學歷證書，晉級取得的資格證書。6、學校獲得的各項榮譽。四、本校文書檔案分類采用年代組織機構分類法。時間為每年的1月1日到12月31日，按自然年進行整理立卷。五、學校各科室、全體教職工在收到應歸檔的檔案材料時，應及時和學校檔案室聯系，備案登記歸檔，以免損壞、丟失。教學檔案管理制度 教學檔案是學校在教學工作、教育管理、教學研究等活動中形成的反映學校主要職能活動和基本歷史面貌的，在今后學校教學工作中有一定查考利用價值的文件材料，它是辦好學校的重要基礎之一，也是衡量學校管理水平的標志之一。為了認真貫徹執(zhí)行檔案法，加強對教學檔案的科學管理，建立和健全教學檔案的工作制度，提高學校工作效率，結合本校實際情況，特制訂本制度。一、教學檔案工作的原則1、凡是在教學管理和教學實踐活動過程中直接形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像均屬于教學檔案。2、教學檔案是衡量學校管理水平和教育質量的重要標志，是學校檔案工作的主體、核心和重點。3、教學檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于利用和開發(fā)。4、教學檔案是教學管理的重要部分，應實行“三納入、四同步”管理方法?！叭{入”是、納入教學計劃、規(guī)劃；、納入教學管理制度；、納入各級管理人員崗位責任，作為考核教育教學質量和管理水平的標準之一?！叭健笔牵骸⑾逻_教學任務與提出教學文件材料的歸檔同步；、檢查教學工作與檢查教學文件材料的形成積累情況同步；、評審、鑒定教學質量、教學成果、教師的晉級考核同檔案室出具的歸檔證明同步。二、教學檔案的歸檔范圍：凡是記載反映學校教學工作、教務管理、教學研究的文字、圖表、音像材料都屬于教學檔案。根據本校特色，加強收集學校教材、市、區(qū)公開課的教案、優(yōu)秀教案、典型的備課筆記和優(yōu)秀班主任工作手冊。三、教學檔案歸檔時間：教學檔案按學年度和學制來歸檔，每學期結束，要將本學期的教學檔案收集齊全，按組卷要求，形成預立卷。每年九月份以前將上一學年度的教學檔案整理歸檔，并移交檔案室。四、教學檔案的分類工作： 教學檔案的分類要遵循教學檔案形成的規(guī)律和教學活動的特點，保持它的完整性、系統(tǒng)性、條理性和成套性。教學檔案按學年度問題分類法進行整理分類和按學制問題分類法進行整理分類。教學檔案由學校檔案室集中統(tǒng)一管理，按學年度有系統(tǒng)的排列，設專柜保管，并編制單獨的案卷目錄，提供利用。五、教學檔案保存期限為永久、長期、短期。教科研檔案管理制度 教科研檔案是學校教育教學改革深入發(fā)展和教學研究過程中的真實記錄和反映，必須加強管理。為充分發(fā)揮教科研檔案在學校中的作用，特制定本制度。一、我校教科研管理工作由科研室負責，科研室領導要把科研檔案工作與科研計劃管理、課題管理和成果管理緊密結合起來，科研工作與建檔工作實行同步管理。二、科研文件的歸檔范圍，按科研進程劃分為：1科研準備階段：課題申請書、計劃任務書、科研立題審批文件、協(xié)作協(xié)議書等。2總結鑒定階段：專題總結、階段總結、工作總結、論文、專著、成果鑒定書、推廣作用報告、課題經費決算。3成果申報和獎勵階段：申報材料、審批材料、成果材料。三、實行由課題（項目）負責人主持立卷歸檔責任制。凡列入本校科研計劃的課題，應由課題負責人根據歸檔范圍，進行文件材料的收集、整理、立卷、歸檔工作。因故中途停止或失敗的計劃內課題，所形成的文件材料也應歸檔，并說明情況。四、科研文件材料應在項目完成后三個月內整理移交歸檔，周期長的課題，可分階段歸檔。課題負責人在歸檔時，負責填寫課題檔案簡介和參加工作人員名單，并經領導審查簽署意見，向檔案室移交。 教師業(yè)務檔案管理制度 教師業(yè)務檔案是反映教師教育、教學水平的真實記錄,是教師評定職稱、評選先進的重要依據，必須加強管理。為此，特制定本制度。 一、教師業(yè)務檔案由三個組成部分：教師業(yè)務考績檔案正本、教師業(yè)務考績檔案副本和其他具有保存價值的材料。二、教師業(yè)務考績檔案正本由教師本人填寫，每學期填寫一次，由檔案室集中收、發(fā)及保管；教師業(yè)務考績檔案副本由學校分管領導通過考核評定后填寫，由檔案室集中保管；其他材料收集每位教師的繼續(xù)教育證書、獲獎證明、論文、學歷證明及各項工作的記錄等。三、教師業(yè)務檔案按學科類別排列，順序為政治、數學、語文、英語、化學、物理、生物、歷史、地理、音美、計算機和勞技、體育。 基建檔案管理制度 基建檔案是反映我?；窘ㄔO歷史和現狀的真實記錄。根據國家科學技術檔案工作條例以及國家檔案局、國家計劃委員會頒發(fā)的基本建設項目檔案資料管理暫行規(guī)定，為加強我校基本建設檔案管理，特制定本制度。一、基建工程檔案是指整個項目，從批準建成投入使用的全部過程中形成的。具有保存價值的各種文字、圖紙、計算材料、照片等多種形式載體的文件材料。二、我校的基建工程均由教育局基建站負責管理?；üこ涛募牧暇煽h教育局基建站負責收集、歸檔。三、為確保基建工程檔案的完整，我校對教育局基建站復制的歸檔材料進行保管。四、基建檔案以基建項目立卷、整理、歸檔?；n案在基建項目竣工、驗收合格后三個月內移交檔案室。設備檔案管理制度 設備檔案是鑒定評價設備（儀器）技術狀態(tài)的科學資料，是為保障設備（儀器）正常運轉并處于良好狀態(tài)的重要依據。應當歸檔保存的隨機技術文件以及直接接收、使用、維修和改進工作中形成的各種文件材料。 一、設備檔案歸檔范圍接收歸檔本校一萬元以上的各類設備1申請訂購的文件、合同、訂貨單（卡）2隨機的全部技術文件（裝箱證、合格證、使用操作維修說明書、結構圖紙和線路圖、備件規(guī)格、驗收清單等）。3安裝調試記錄及驗收報告。4使用過程中，定期檢修記錄和更換零部件記錄，重大故障及處理記錄等。5設備轉讓協(xié)議，報廢的技術鑒定材料，報告和主管部門批復的文件。6設備開箱驗收單。 二、設備檔案收集與整理、分類、立卷1收集：本校各部門新購設備（儀器），應有設備使用人、總務處管理人員，校檔案室人員參加開箱，當場填寫設備開箱的驗收單。各類文件材料及時交給校檔案室。 2分類整理、組卷：按名稱分類組卷，將一組內容上具有有機聯系的材料組合成一個保管單位。卷內文件排列，依照設備材料的自然形成過程排列。 3編目、立卷：一個保管單位編一個流水號，一件編一個件號，然后編寫卷內目錄、備考表和卷面，立卷歸檔時歸檔號依照臺（套）編小流水號。三、設備檔案的利用1編制分類案卷目錄的檢索工具。2凡需利用（借閱）須履行登記手續(xù)。四、設備檔案的銷毀或調撥 對因需要調撥的設備或確定無保存價值的設備，列出調撥或銷毀清冊，經主管部門審批后，由銷毀人、監(jiān)銷人銷毀，并簽名注銷。如調撥的，要辦理好出入手續(xù)，雙方主管領導及保管人簽名。致遠中學檔案預立卷制度學學校檔案預立卷是學校檔案管理的基礎工作之一，是學校實行部門立卷制度的一個重要環(huán)節(jié)。規(guī)范學校檔案預立卷工作，對于做好平時歸卷工作，提高立卷質量，方便歸檔前的查找利用具有重要作用。為促進本校檔案管理水平的提高，特作如下規(guī)定：一、建立和完善平時歸卷制度各部