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.怎樣做好合同管理合同是兩個或兩個以上當(dāng)事人為實現(xiàn)一定的經(jīng)濟利益而達成一致的協(xié)議。市場經(jīng)濟是法治經(jīng)濟、契約經(jīng)濟,合同是商品經(jīng)濟的產(chǎn)物,是商品交換的法律表現(xiàn)形式?,F(xiàn)代企業(yè)的經(jīng)濟往來,主要是通過合同形式進行的,在市場經(jīng)濟條件下,企業(yè)為實現(xiàn)一定的經(jīng)濟目的,明確相互權(quán)利義務(wù)關(guān)系而簽訂的合同,企業(yè)通過合同所確立的民事關(guān)系,是一種受法律保護的民事法律關(guān)系,所以通過簽訂合同建立民事法律關(guān)系的行為是一種民事法律行為,是企業(yè)經(jīng)營活動過程不可避免的行為,因此,合同管理對企業(yè)的成敗非常重要,是防范企業(yè)法律風(fēng)險的基礎(chǔ)性工作。合同糾紛是企業(yè)在經(jīng)營過程存在法律風(fēng)險的重要表現(xiàn),法律風(fēng)險是指企業(yè)所承擔(dān)的發(fā)生潛在經(jīng)濟損失或其它損害的風(fēng)險,防止出現(xiàn)合同糾紛,防范企業(yè)法律風(fēng)險,就要建立科學(xué)的合同管理制度。一、企業(yè)的合同管理機構(gòu)合同應(yīng)由企業(yè)的專門機構(gòu)來執(zhí)行,即由企業(yè)法律顧問部門管理。既然企業(yè)通過合同所確立的民事關(guān)系,是一種受法律保護的民事法律關(guān)系,訂立合同的行為就是一種民事法律行為。由此可見,由于合同本身的特征,決定了合同不同于企業(yè)內(nèi)部的生產(chǎn)人事、財務(wù)等管理工作,已超越了企業(yè)自身的界限,使之成為一種受法律規(guī)范和調(diào)整的社會關(guān)系,涉及大量的法律專業(yè)問題,所以合同應(yīng)由企業(yè)法律顧問部門管理,企業(yè)法律顧問具備專業(yè)的法律知識。一方面,企業(yè)法律顧問注意學(xué)習(xí)法律,同時關(guān)注市場法律環(huán)境的變化,研究法律適用對本企業(yè)產(chǎn)生的影響,在學(xué)習(xí)中培養(yǎng)并不斷增強法律意識。另一方面,熟悉企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營活動,認真總結(jié)企業(yè)經(jīng)營管理實踐中正確適用法律手段的經(jīng)驗和不依法辦事造成損失的教訓(xùn),學(xué)習(xí)其他企業(yè)依法經(jīng)營管理好的做法,具有適用法律思考問題、處理問題的能力。設(shè)立專門的法律機構(gòu)來管理合同是企業(yè)合同管理的基本條件。二、企業(yè)的合同管理模式企業(yè)的經(jīng)營規(guī)模和企業(yè)的組織機構(gòu)不同,企業(yè)選擇合同的管理模式也不盡相同,但大中型以上的企業(yè),合同管理的模式應(yīng)采取企業(yè)法律顧問部門統(tǒng)一管理和各業(yè)務(wù)部門、各單位分口管理的模式,因為其部門分工不同,業(yè)務(wù)不同。法律顧問部門作為企業(yè)合同的統(tǒng)一管理部門,對企業(yè)合同的簽訂和履行負有監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)的職責(zé)。具體操作上,對合同實行分級、劃塊管理,各業(yè)務(wù)部門(主要有供應(yīng)、銷售、研發(fā)、投資等)和所屬各單位(主要有分公司、駐外機構(gòu)等)作為合同二級管理單位,由他們負責(zé)本部門、本單位的合同簽訂和履行,向企業(yè)法律顧問部門備案,并定期匯報有關(guān)合同的執(zhí)行情況,法律顧問部門隨時檢查和監(jiān)督。這樣,企業(yè)和所屬各部門、各單位對合同的管理做到機構(gòu)、人員、制度三落實,形成完善的合同管理體系。同時,應(yīng)加強對合同管理人員的培訓(xùn)教育。合同管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)的高低,直接影響著合同管理的質(zhì)量。通過學(xué)習(xí)培訓(xùn),使合同管理人員掌握合同法律知識和簽約技巧,建立合同管理人員持證上崗和年檢考核制度,這不但增強了合同管理人員的責(zé)任感,也提高了合同法律意識。三、合同管理制度的內(nèi)容要使合同管理規(guī)范化、科學(xué)化、法律化,首先要從完善制度入手,建立規(guī)章制度,制定切實可行的合同管理制度,使管理工作有章可循。合同管理制度的主要內(nèi)容應(yīng)包括:合同的歸口管理制度,合同資信調(diào)查、簽訂、審批、會簽、審查、登記、保存,法人授權(quán)委托辦法,合同檔案管理,合同專用章管理,合同履行情況登記,合同糾紛處理機制,合同定期統(tǒng)計與考核檢查辦法,合同管理人員培訓(xùn)制度,合同管理獎懲與績效考核等。企業(yè)通過建立一整套規(guī)范、科學(xué)的合同管理制度,同時,落實各項制度,做到管理層次清楚、職責(zé)明確、程序規(guī)范,從而使合同的簽訂、履行、考核、糾紛處理都處于有效的控制狀態(tài)。四、合同管理的具體方法合同關(guān)系自始至終是一種法律關(guān)系,所以企業(yè)的合同管理也應(yīng)當(dāng)是自始至終的全過程的、全方位的管理。根據(jù)合同的訂立、履行、結(jié)束的時間順序來分,合同管理分為:合同事前防范、事中控制、事后應(yīng)對三個階段,并且是以合同事前防范、事中控制為主,事后應(yīng)對處理為輔的合同管理方式。(一)合同管理的事前防范做好企業(yè)合同管理的事前防范工作,首先,應(yīng)當(dāng)從調(diào)查客戶的資信情況開始,即了解客戶的商業(yè)信用、經(jīng)營情況、資本結(jié)構(gòu)和償債能力等,對客戶的資信進行調(diào)查是事前預(yù)防的一項重要工作,調(diào)查客戶的資信狀況主要是通過查閱其財務(wù)資料、參觀其經(jīng)營場所和訪談其管理人員,核實和驗證各種信息的真實性和準確性。同時,通過對客戶以外的單位和個人進行調(diào)查,間接了解客戶信息,如:向工商行政管理部門調(diào)查客戶的注冊登記和年檢情況,了解客戶的企業(yè)性質(zhì)、股東構(gòu)成、經(jīng)營范圍和經(jīng)營期限等;向稅務(wù)管理部門了解客戶的納稅情況;向房地產(chǎn)管理部門調(diào)查作為客戶經(jīng)營場所的房地產(chǎn)的權(quán)屬狀況;向行業(yè)協(xié)會、消費者組織、與客戶有經(jīng)濟交往的其它企業(yè)等調(diào)查客戶的行業(yè)地位和商業(yè)信譽;等等。另外客戶的資信狀況不是一成不變的,而是隨著時間的推移而不斷變化,也不能將客戶以往的資信狀況視為當(dāng)前的資信狀況并以此作為決策的依據(jù),要及時更新資料,或重新調(diào)查后才能對客戶當(dāng)前的資信狀況做出準確(下轉(zhuǎn)第63頁)(上接第57頁)的評價。將客戶的各種資料,認真地歸檔保存,建立客戶檔案管理。其次,對合同文本的審查,在對當(dāng)事人資信調(diào)查后進行合同談判,然后起草合同文本,都由企業(yè)設(shè)立法律顧問辦事機構(gòu)或通過聘請律師擔(dān)任企業(yè)的法律顧問參與,建立合同簽訂前的審核制度,因為律師和企業(yè)聘請的法律顧問擁有豐富的法律知識和法律專業(yè)業(yè)務(wù)能力,在合同簽訂之前由他們對合同進行審核,企業(yè)法律顧問從了解客戶的商業(yè)信用、經(jīng)營情況、資本結(jié)構(gòu)和償債能力等基礎(chǔ)上,對合同條款、法律風(fēng)險等方面提出法律意見和建議,決定選擇適用何種方式,預(yù)防合同糾紛的發(fā)生,有效維護企業(yè)合法權(quán)益。(二)合同管理的事中控制合同管理的事中控制就是對合同履行過程監(jiān)督和管理,合同簽約的目的主要是保障合同的及時有效履行,防止違約行為的發(fā)生,所以;企業(yè)法律顧問對合同的履行進行監(jiān)督是十分必要的。通過監(jiān)督可以知道企業(yè)各類合同的履行情況,及時發(fā)現(xiàn)影響履行的原因,以便隨時向各部門反饋,排除阻礙,防止違約的發(fā)生。合同管理的事中控制是既要保證自己嚴格按合同約定行使權(quán)利和履行義務(wù),也促使對方嚴格按合同履行義務(wù)。這一階段的工作主要就是做好合同履行記錄,跟蹤合同履行過程,把好合同的結(jié)算關(guān)。如,在合同履行過程還會出現(xiàn)合同變更的情況,對此,應(yīng)對合同變更的協(xié)商過程和協(xié)商結(jié)果進行評估和記錄,在協(xié)商不成或沒有就變更結(jié)果達成一致意見時,應(yīng)繼續(xù)按原合同履行,以免出現(xiàn)違約的情況。因此,事中的管理工作非常關(guān)鍵,為了保護合同得以切實履行,需要法律顧問部門同財務(wù)部門、供應(yīng)、銷售等相關(guān)部門密切配合,實施有效的管理,才能得以實現(xiàn)。當(dāng)合同履行過程出現(xiàn)異常,可能導(dǎo)致合同無法繼續(xù)履行或出現(xiàn)履行與合同的約定不符時,業(yè)務(wù)部門應(yīng)當(dāng)及時把情況反饋到法律顧問部門,法律顧問部門根據(jù)情況進行分析處理或提出法律建議等,如,要求對方提供合同擔(dān)?;蛐惺箍罐q權(quán)等。(三)合同管理的事后應(yīng)對處理合同關(guān)系是一種法律關(guān)系,違約行為是一種違法行為,要承擔(dān)支付違約金、賠償損失或強制履行等法律后果。合同事后補救主要是合同履行出現(xiàn)問題,也就是合同的一方當(dāng)事人出現(xiàn)違約行為后的應(yīng)對措施,一旦發(fā)生違約情形,法律顧問要區(qū)別情況,及時采用協(xié)商,仲裁或訴訟等方式,如要求對方繼續(xù)履行或承擔(dān)違約金以及解除合同,以及采取合同保全、訴訟保全等措施。事后應(yīng)對處理是在事前防范和事中控制沒有奏效的情況下,為減少企業(yè)的經(jīng)濟損失,維護企業(yè)的合法權(quán)益不得已的措施之一,但也是合同管理的最后保障。合同管理是企業(yè)法律顧問事務(wù)中的一項重要工作,它不再是簡單的要約、承諾、簽約等內(nèi)容;而是一種全過程、全方位、科學(xué)的管理,總之,
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