公司參觀接待管理流程.doc

基恩參觀接待管理流程一、接待目的為使公司的參觀接待工作流程化、標(biāo)準(zhǔn)化，提高公司接待工作的水平，特制定本流程。二、適用范圍適用于公司的政府領(lǐng)導(dǎo)、合作伙伴、重大客戶和其他重要客人到廠區(qū)參觀訪問相關(guān)接待工作的安排，不包括公司客商和外部送貨人員因業(yè)務(wù)和工作需要與相關(guān)職能部門的業(yè)務(wù)接洽活動(dòng)。三、部門職責(zé)1、行政總務(wù)處作為參觀接待工作的歸口管理部門，負(fù)責(zé)接待工作的安排和管理，擬定來賓的接待計(jì)劃，協(xié)調(diào)相關(guān)部門落實(shí)接待任務(wù)，提供后勤保障。2、各相關(guān)部門負(fù)責(zé)配合總務(wù)處的接待工作，及時(shí)提報(bào)、反饋來訪信息，協(xié)助擬定接待計(jì)劃，參與來賓接待。四、參觀路線廠區(qū)參觀的常規(guī)路線為：來賓車輛進(jìn)廠 正門 大門口下車 展廳 報(bào)告廳 實(shí)驗(yàn)設(shè)備參觀 組裝車間參觀 餐飲住宿區(qū)引導(dǎo)實(shí)際參觀過程中，根據(jù)來賓背景及要求調(diào)整參觀線路時(shí)，應(yīng)經(jīng)相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。五、參觀接待流程1、處理接待信息領(lǐng)導(dǎo)邀請(qǐng)的重要客人需接待的，可書面或口頭提前通知銷售部。各部門邀請(qǐng)的重要客人需接待的，須填寫接待審批表（見附件）并提前一天通知行政。如時(shí)間緊急來不及走流程，接待后1個(gè)工作日內(nèi)，補(bǔ)走流程。銷售部接待負(fù)責(zé)人全面了解來賓基本情況，包括來賓職務(wù)、來訪具體時(shí)間、人數(shù)、參觀目的和要求等，在該基礎(chǔ)上協(xié)同來賓對(duì)接部門擬定接待計(jì)劃，確定接待負(fù)責(zé)人及參與人員，酌情安排接待標(biāo)準(zhǔn)，并報(bào)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。2、確認(rèn)接待人員及參觀路線行政總務(wù)處根據(jù)接待計(jì)劃，協(xié)同來賓對(duì)接部門，在接待前1天確認(rèn)并通知參與接待的有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、解說人員、拍攝人員等陪同人員。 3、布置會(huì)場(chǎng)、廠區(qū)銷售部在來賓參觀前1天布置好展廳，根據(jù)接待計(jì)劃準(zhǔn)備歡迎牌、產(chǎn)品手冊(cè)、投影設(shè)備、相機(jī)、水果、茶水、餐飲住宿等。銷售部接待負(fù)責(zé)人在來賓參觀前1天通知相關(guān)部門落實(shí)各辦公、生產(chǎn)作業(yè)以及公共區(qū)域的衛(wèi)生，保持廠區(qū)環(huán)境衛(wèi)生整潔。4、住宿及安排車輛行政根據(jù)來賓情況提前按接待計(jì)劃預(yù)定好宴請(qǐng)來賓的住宿，安排酒水、用餐標(biāo)準(zhǔn)。行政根據(jù)來賓情況提前1天安排落實(shí)接待所需車輛，要求司機(jī)提前做好車輛清潔工作和車輛檢查，確保車輛安全運(yùn)行無故障。5、實(shí)施接待、參觀及交流參與接待人員在廠區(qū)大門口站立迎接以示禮貌， 接待負(fù)責(zé)人及陪同人員應(yīng)衣著得體，精神煥發(fā)，佩戴員工卡。6、參觀完畢離廠來賓參觀完畢無需安排宴請(qǐng)的，接待負(fù)責(zé)人及陪同人員應(yīng)與來賓再次握手致意，送來賓上車并目送來賓離廠。7、記錄接待信息接待負(fù)責(zé)人整理參觀接待過程中形成的各類照片、文字等材料，撰寫參觀接待記錄，總結(jié)接待過程中的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)、改進(jìn)建議，并將接待記錄反饋至行政總務(wù)處負(fù)責(zé)人。參觀接待過程中，有必要時(shí)，行政總務(wù)處應(yīng)安排人員進(jìn)行拍照。六、流程圖獲悉來賓參觀信息拍照協(xié)助接待協(xié)助擬定接待流程例行會(huì)議、洽談接待信息記錄存檔實(shí)施來賓接待、參觀、交流活動(dòng)預(yù)定住宿及安排車輛確認(rèn)接待人員及參觀路線布置展廳、廠區(qū)擬定