移交工程檔案常見問題答疑.doc

移交工程檔案常見問題答疑一、告知會專題1、怎樣參加移交工程檔案告知會? 答：由建設單位撥打市檔案局城建檔案預約電話進行預約，預約電話：82105461。2、 建設單位什么情況下預約參加移交工程檔案告知會？ 答：建設項目工程竣工驗收后，各參建單位收集匯總并初步整理工程檔案的情況下，建設單位（甲方）向市檔案局提出預約申請后，按約定時間到市檔案局參加移交工程檔案告知會。3、參加移交工程檔案告知會的人員范圍是什么？ 答：參加移交工程檔案告知會的人員范圍包括：建設、監(jiān)理、總包和分包單位檔案管理人員及相關人員。4、 建設單位什么時間向城建檔案館移交工程檔案？答：根據(jù)深圳市檔案局2012年4月頒布的深圳市城建檔案館接收建設工程檔案規(guī)范，建設單位應當在工程竣工驗收后6個月內(nèi)向市城建檔案館移交建設工程檔案。5、市城建檔案館受理工程檔案移交進館的條件是什么？ 答： 工程檔案移交進館受理的條件是： 1、以工程項目為單位進行整體移交，包括建設、監(jiān)理、總包和各個分包單位的檔案； 2、建設周期在5年以上或分期建設的工程項目，可按建設周期或標段進行移交； 3、燃氣、樁基工程檔案可在整個項目檔案移交前提前移交。6、建設、監(jiān)理、總包、分包單位在工程建設項目檔案工作及項目檔案移交中職責是什么？ 答：建設單位檔案工作職責：建設單位是建設項目工程檔案工作和工程檔案移交的責任主體。1、建設單位在與監(jiān)理、設計、勘察、施工等單位簽訂協(xié)議、合同時，應當對工程文件歸檔的套數(shù)、質(zhì)量、移交時間等提出明確要求；2、建設單位具體負責整個工程項目準備階段文件和工程竣工驗收階段文件的收集整理工作，同時負責組織、監(jiān)督、檢查監(jiān)理、施工單位工程文件的收集整理工作，并匯總所有檔案；3、負責向市城建檔案館移交檔案。監(jiān)理單位檔案工作職責：依照有關規(guī)定對監(jiān)理文件進行歸檔立卷，及時向建設單位移交，并協(xié)助建設單位做好整個項目檔案工作；總包單位檔案工作職責：負責本單位施工范圍內(nèi)的工程文件的歸檔立卷，并對各分包單位的檔案進行檢查、審核和匯總，及時向建設單位移交。分包單位檔案工作職責：依照有關規(guī)定負責分包工程范圍的工程文件的整理歸檔，并及時向總包單位移交。7、移交進館工程檔案檢查的主要內(nèi)容是什么？答：市城建檔案館對移交進館工程檔案主要從案卷的整理質(zhì)量、檔案的完整性、原件性和檔案的真實性、準確性三方面進行檢查。8、怎樣把握移交進館工程檔案的案卷質(zhì)量？ 答：移交進館檔案嚴格按照深圳市檔案局2012年4月制發(fā)的深圳市城建檔案整理規(guī)范進行整理，在分類、組卷、卷內(nèi)目錄編制、卷內(nèi)文件的組織編排和頁號、卷內(nèi)備考表、卷皮卷盒、移交進館憑據(jù)的填寫和案卷裝訂等都須嚴格遵守整理規(guī)范的要求。9、怎樣把握建設工程檔案的完整性？ 答：建設工程檔案的完整性主要從兩個方面看：一是建設工程項目各專業(yè)檔案是否齊全，即建設單位、監(jiān)理、總包和分包單位（包括建設單位發(fā)包）檔案均須完整；二是各個專業(yè)均按應歸檔范圍和標準目錄收集、整理、歸檔，做到各專業(yè)文件齊全完整，都是原件。10、怎樣把握建設工程檔案的真實性、準確性？答：檔案的真實性、準確性主要從文件的簽署、文件的邏輯性和竣工圖的準確性三個方面來把握。11、工程文件材料的簽署、用章應當如何把握？答：歸檔工程文件應當填報的信息完整、簽字手續(xù)完備、用章規(guī)范，不出現(xiàn)打印簽名、復印簽名、漏簽名和無資質(zhì)簽名，使用手簽章和工程項目章須有授權報批手續(xù)。12、工程文件材料的邏輯性應當如何把握？答：歸檔工程文件材料如施工合同、施工報建時所列的工程內(nèi)容與施工管理、施工技術資料要一致；總監(jiān)、項目經(jīng)理與相關資料中的簽署人員應該一致；設計變更匯總表要與變更文件一一對應等。13、怎樣向市檔案局移交建設工程檔案？ 答：移交工程檔案按深圳市城建檔案館接收工程檔案業(yè)務辦理流程（見深圳檔案信息網(wǎng)）辦理。14、哪些工程檔案在移交時需向市城建檔案館報送地下管線數(shù)據(jù)？ 答：涉及地下管線施工內(nèi)容的項目工程均需向市城建檔案館報送地下管線數(shù)據(jù)。15、什么是“A類檔案”、“B類檔案”“C類檔案”？答：根據(jù)深圳市建筑工程文件歸檔管理辦法，全市建筑工程檔案按照管理流向的不同，分為“A類檔案”、“B類檔案”和“C類檔案”。 “A類檔案”原件統(tǒng)一由城建檔案管理機構保管，“B類檔案”原件由建設單位保管，“C類檔案”由施工單位保管。建設單位在向城建檔案管理機構移交“A類檔案”時需同時移交“B類檔案”移交憑據(jù)和卷內(nèi)目錄。16、裝飾裝修工程、智能化工程專業(yè)檔案需要向市城建檔案館移交嗎？ 答：政府投資的裝飾裝修工程、智能化工程A類檔案向市城建檔案館移交，B類檔案向建設單位移交；非政府投資的裝飾裝修工程、智能化工程A、B類檔案均向建設單位移交。17、移交工程檔案時，除移交憑據(jù)外還需作哪些相應準備? 答：可按以下順序做準備： （1）城建檔案總目錄夾（硬皮封面）； （2）總目錄（A4紙打?。?（3）案卷目錄（A4紙打?。?； （4）深圳市建設單位工程檔案審查表（A4紙打?。?； （5）深圳市移交竣工檔案授權書（如果非建設單位移交）； （6）深圳市建設工程檔案接收進館質(zhì)量抽查記錄（市檔案局填寫）； （7）深圳市建設工程檔案進館質(zhì)量檢查意見書； （8）深圳市城建檔案移交進館憑據(jù)（移交單位由建設單位蓋章，接收單位由市檔案局蓋章）； （9）工程檔案卷內(nèi)目錄（市政或行業(yè)工程項目檔案提交卷內(nèi)目錄即可；房建工程項目除移交A類卷內(nèi)目錄外，還需移交B類檔案移交書及B類工程檔案卷內(nèi)目錄。）二、檔案的原始性、完整性專題1、歸檔的材料可以是復印件嗎？答：不可以。除歸檔目錄有注明的材料除外（如單位及個人的資質(zhì)文件材料等）。2、大宗購買的原材料(如鋼筋、水泥等)出廠合格證及檢驗報告一般都為復印件，能歸檔移交嗎？答：加蓋供貨單位或廠家印章后可以歸檔移交。3、由總包單位分包的其他專業(yè)資料是否由總包單位形成相關資料？答：應由承擔此專業(yè)施工的分包單位形成。4、除施工技術文件外，總包單位、分包單位和建設單位發(fā)包的單位是否都應該提供各自形成的施工管理文件？答：是。5、幕墻、氣體消防、鋼結構等專業(yè)存在深化設計問題，是否要與甲方簽訂設計合同？答：不一定。只要與相關責任單位簽訂安裝與設計合約即可。6、未辦理施工許可證的建設工程竣工檔案能否移交歸檔？答：凡新建、擴建、改建的各類房屋建筑工程和市政基礎設施工程的竣工檔案都應歸檔。未辦理施工許可證的，須由建設單位出具相關說明。7、項目章或業(yè)務章的使用有什么要求？答：項目章或業(yè)務章使用必須提供法人單位關于啟用該印章的授權文件。8、施工用表對印章的使用有統(tǒng)一規(guī)定嗎？答：以省、市下發(fā)的統(tǒng)一施工表格要求為準，凡表中出現(xiàn)公章或法人章的地方必須蓋公章;凡表中出現(xiàn)章的地方可蓋公章或項目章（業(yè)務章）。 10、竣工資料中，對施工用表的選用有何要求？答：詳見“深圳檔案信息網(wǎng)”深圳市建筑工程檔案歸檔目錄指引和深圳市市政基礎設施工程檔案歸檔目錄指引分別選用2010廣東省版或2006深圳版。三、檔案整理質(zhì)量專題1、一個合同工程文件材料的組卷順序是什么？答：一個合同工程文件材料組卷時應遵循先文字后圖紙的原則。總體上應按照施工管理文件、施工技術文件、圖紙的順序組卷。2、多個合同工程既有總包單位又有分包單位時，其文件材料應當如何組卷？答：工程項目文件材料應當按合同工程組卷，在遵循一個合同工程文件材料組卷原則的前提下，如一個總包合同及一個（或多個）分包合同工程文件材料組卷時，組卷順序如下：總包施工管理文件總包施工技術文件分包施工管理文件分包施工技術文件分包施工管理文件分包施工技術文件?？偘⒐D分包竣工圖分包竣工圖。3、項目工程文件材料如何組卷？答：以房建工程項目為例：需移交的工程項目文件材料一般包含有建設、監(jiān)理、總包（一個或多個）、分包（一個或多個）單位工程檔案。如果建設單位文件材料有5卷，監(jiān)理單位文件材料有1卷，總包單位有30卷文字資料和12卷竣工圖，分包單位有2卷文字材料和1卷竣工圖、分包單位有3卷文字材料和4卷竣工圖。項目工程文件材料組卷在遵循上述一個及多個合同工程文件材料組卷原則的前提下，建議采用以下組卷方式：小流水組卷方式小流水組卷方式是指建設、監(jiān)理、總包（一個或多個）、分包（一個或多個）單位等項目工程文件材料收集齊全后，在項目合同層面各單位分別依次從1開始組卷。各單位文件材料排列順序如下：檔案類別卷號建設單位15監(jiān)理單位1總包單位（文字+圖紙）132分包單位（文字+圖紙）13分包單位（文字+圖紙）174、工程項目檔案案卷目錄如何編制？答：案卷目錄包含有序號、檔號、案卷題名、頁數(shù)、保管期限和備注共6項內(nèi)容。案卷目錄應在項目層面來編制，即各單位各專業(yè)對照案卷目錄表依次填寫。以答疑3中案例為例，編制方法如下：案卷目錄序號檔號案卷題名頁數(shù)保管期限備注1A20130001-1XXXX項目項目準備階段文件（一）158甲方第1卷2A20130001-2XXXX項目項目準備階段文件（二）156甲方第2卷。6A20130001-6XXXX項目施工監(jiān)理文件102監(jiān)理第1卷7A20130001-7XXXX項目施工管理文件（一）138總包第1卷。37A20130001-37XXXX項目建筑竣工圖一26總包第31卷。48A20130001-48XXXX項目電氣竣工圖三20總包第42卷49A20130001-49XXXX項目幕墻工程施工管理文件131幕墻第1卷50A20130001-50XXXX項目幕墻工程施工技術文件86幕墻第2卷51A20130001-51XXXX項目幕墻工程竣工圖62幕墻第3卷52A20130001-52XXXX項目消防工程施工管理文件128消防第1卷。58A20130001-XXXX項目消防電竣工圖20消防第7卷注：以上為縮寫，請參照后靈活使用。5、文件完成裝訂整理后發(fā)現(xiàn)有重（漏）號的如何處理？答：文字資料卷中每卷重號、漏號累計不超過5頁（含5頁）的，以前正確頁號加“-1”、“-2”等的方式改正并在卷內(nèi)備考表中說明；重號、漏號超過5頁的應重新編號，錯碼應工整地杠改。竣工圖卷不允許出現(xiàn)重號、漏號。6、印刷成冊且已編頁號的文字材料如何組卷？答：印刷成冊的文字材料編寫頁碼時可選用以下任一方式處理：1）用打號機以黑色印油打號，頁號從“1”開始，從封面開始打號直至本案卷最后一頁。2）印刷成冊、已編頁號的文件單獨組卷時可不必重新編寫頁號，但封面、封一、序、前言、目錄、附圖、后記等未與正文統(tǒng)一編寫頁號的，本卷頁號應作調(diào)整。具體為，封面頁從“1”開始，封一、序、前言、目錄等正文前各份文件以及正文第1頁按文件在冊中的順序加“1-1”、“1-2”等直至正文第2頁；冊中未編號的附圖等文件以前頁頁號加“-1”、“-2”等直至下一頁號；后記、編后語、封底等按文件在冊中的順序接正文最后一頁編寫頁號。7、案卷封面“案卷題名”等欄目填寫可打印后粘貼嗎？答：卷皮、卷盒應填寫的各欄均不能用打印或手寫的字條粘貼?？蛇x用以下任一方式處理：1）使用耐久的碳素墨水筆或藍黑墨水筆工整填寫；2）將需填寫的內(nèi)容刻成長條章后以黑色印油蓋于案卷題名填寫欄；3）整體打印或印刷。8、歸檔竣工圖應如何折疊？答：A3竣工圖折疊方法：A2竣工圖折疊方法：A1竣工圖折疊方法：A0竣工圖折疊方法：A0、A1、A2加長圖紙按照相應圖幅圖紙折疊方法從右至左增加折疊次數(shù)，A0、A1、A2加高圖紙按照相應圖幅圖紙折疊方法由上往下增加折疊次數(shù)。9、歸檔章如何使用？答：文字資料、卷皮及卷盒均無需使用歸檔章，竣工圖在整理時由于不裝訂，須加蓋歸檔章。歸檔章應使用黑色印油，加蓋在每張折疊好（豎向手風琴式）的竣工圖右上角空白處。歸檔章規(guī)格（mm）： 10、案卷封面填寫時若填寫有誤，可以用筆畫掉或用涂改液涂改后再填寫嗎？答：不可以。案卷封面填寫有誤后，應用小刀輕輕刮掉后在原位置重新填寫或重新更換卷皮、卷盒。11、頁碼打號有誤后應如何更正？答：可根據(jù)以下情況進行更正：1）文字資料出現(xiàn)為重（漏）號情況時，可按照上述第5條答疑處理。2）出現(xiàn)錯號情況時，不能使用涂改液涂改或使用紙張粘貼后再修改，可用筆將錯號工整畫掉后，在錯號旁邊重新打上正確頁號。12、案卷裝訂需要注意什么問題？答：文字材料卷每卷厚度原則上不超過20mm，必須剔除金屬物，破損的文件應當修復，采用三孔雙棉線左側裝訂?？⒐D不需要裝訂，采用豎向手風琴式折疊（折疊方法按照第8條答疑處理），折疊后的竣工圖大小為4號圖幅，各份圖紙應在竣工圖卷內(nèi)目錄上逐份揭示。文字材料以一本為一卷（一盒可裝多卷文字資料），竣工圖以一盒為一卷。應根據(jù)案卷材料厚度選擇適當厚度的卷盒。13、案卷封面上案卷題名應如何填寫？應當簡明、準確地揭示卷內(nèi)文件的內(nèi)容，主要包括項目名稱、專業(yè)名稱或單位工程、分部分項（單元）工程名稱和工程文件的主要內(nèi)容。歸檔外文資料的題名應當譯成中文。四、竣工圖專題1、竣工圖必須是重新繪制、出圖的新藍圖嗎？答：竣工圖編制的核心要求是完整、準確、清晰、規(guī)范、修改到位，真實反映項目竣工的實際情況。由于計算機繪圖的廣泛使用，以施工圖電子版為基礎、直接在電腦上將工程變更修改到位后重新出圖，這是目前在竣工圖編制工作中采用較多的方法。對于按圖施工沒有變更的，或有變更但已在施工圖上以杠改、叉改、劃改及引線修改的方式修改完善且圖樣清晰、圖幅整潔的，在施工圖上加蓋并簽署竣工圖章后可作為竣工圖歸檔，不必重新繪制、出圖。2、如何清晰、規(guī)范地在原施工藍圖上進行修改？答：文字、數(shù)字更改一般是杠改，線條更改一般是劃改，局部圖形更改可以圈出更改部位，在原圖空白處重新繪制。有關施工技術要求或材料明細表等有文字更改的，應在修改變更處進行杠改。新增加的文字說明，應在其涉及的竣工圖上作相應的添加和變更。圖上各種引出說明應與圖框平行，引出線不能交叉和遮蓋其他線條。當更改內(nèi)容較多時，可采用注記說明；利用原施工藍圖更改的，應在更改處注明更改依據(jù)文件的名稱、日期、編號和條款號；無法在圖紙上表達清楚的，應在標題欄上方或左邊進行文字說明。3、設計變更附圖加蓋并簽署竣工圖章后可作為竣工圖嗎？答：變更附圖原則上應作為設計變更文件的附件，按施工管理文件整理組卷，但如果該附圖是對原設計圖補充性的深化和細化，如節(jié)點圖、大樣圖、構造圖等，或者該附圖是對原整幅面圖紙的替換，且附圖有與圖紙內(nèi)容相對應的準確、清晰的圖名，而不是“變更附圖”，滿足以上條件的變更附圖在加蓋并簽署竣工圖章后可作為竣