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秘書學網(wǎng)上輔導(dǎo)（七）“第六章 秘書職能（下）”網(wǎng)上輔導(dǎo)（七）第六章 秘書職能（下）南京電大 楊文珊（E-mail：；Tel【本章主要內(nèi)容】本章主要講述秘書一般職能的后兩項：協(xié)調(diào)關(guān)系和保守秘密?！窘虒W媒體】普通秘書學：第六章 秘書職能（下）；普通秘書學學習指導(dǎo)書：第六章 秘書職能（下）。秘書學教學光盤第五、六講【技能訓練】結(jié)合本單位的實際,向有關(guān)人員宣講一次保密紀律?！緩?fù)習與思考】1什么是協(xié)調(diào)關(guān)系?秘書協(xié)調(diào)的范圍是什么?2協(xié)調(diào)工作的基本方法有哪些?3簡述秘書協(xié)調(diào)的一般程序。4什么是秘密和保密?其區(qū)別是什么?5什么是國家秘密?其等級有哪些?6保密工作的紀律有哪些?【基本術(shù)語與學習要點】第四節(jié) 協(xié)調(diào)關(guān)系【基本術(shù)語】1協(xié)調(diào) 2協(xié)商 3處理4輔助決策【學習要點】一、協(xié)調(diào)關(guān)系概述協(xié)調(diào)是管理工作的一項綜合職能，也是領(lǐng)導(dǎo)工作的一項重要任務(wù)。輔助領(lǐng)導(dǎo)者協(xié)調(diào)各種關(guān)系，是秘書機構(gòu)的一項重要職能。1、協(xié)調(diào)關(guān)系的涵義協(xié)調(diào)作為秘書學的科學概念，是指秘書人員在其職責范圍內(nèi)，或在領(lǐng)導(dǎo)者的授權(quán)下，調(diào)整和改善組織之間、工作之間、人際之間的關(guān)系，促使各項活動趨向同步化與和諧化，以實現(xiàn)共同目標的過程。2、協(xié)調(diào)活動的要素協(xié)調(diào)活動是一種復(fù)雜的管理過程，它由諸多相互聯(lián)系、相互作用的要素構(gòu)成。秘書協(xié)調(diào)的基本要素有：（1）協(xié)調(diào)者，即協(xié)調(diào)主體。秘書協(xié)調(diào)的協(xié)調(diào)者，就是秘書人員。由于協(xié)調(diào)的內(nèi)容和難易不同，協(xié)調(diào)者可能是某個秘書，也可能是某些秘書，還可能是由若干組織派人參加的協(xié)調(diào)群體。（2）協(xié)調(diào)對象，即協(xié)調(diào)客體。協(xié)調(diào)對象至少是兩個以上，或組織，或工作，或當事人。協(xié)調(diào)對象的多少，取決于協(xié)調(diào)內(nèi)容的復(fù)雜程度。（3）協(xié)調(diào)意圖，即領(lǐng)導(dǎo)者對協(xié)調(diào)活動的指示、意見、要求和用意等。這是秘書協(xié)調(diào)的主觀依據(jù)，也是協(xié)調(diào)能否成功的重要保證。秘書人員在協(xié)調(diào)的過程中，必須如實而富有創(chuàng)造性地執(zhí)行協(xié)調(diào)意圖。（4）協(xié)調(diào)目標，即協(xié)調(diào)要達到的目的與結(jié)果。一般地說，協(xié)調(diào)目標有直接目標和最終目標。直接目標，就是統(tǒng)一認識，融洽關(guān)系，消除或者減少矛盾；最終目標，就是統(tǒng)一行動，齊心協(xié)力，保障組織目標的順利實現(xiàn)。協(xié)調(diào)目標的制定必須明確、具體而又可行。（5）協(xié)調(diào)環(huán)境，即協(xié)調(diào)活動的內(nèi)外部條件，也就是協(xié)調(diào)活動的背景。3、秘書協(xié)調(diào)的意義秘書協(xié)調(diào)在領(lǐng)導(dǎo)工作、機關(guān)工作和秘書工作中都占有重要的地位，具有重要的意義。首先，從領(lǐng)導(dǎo)工作上看。秘書協(xié)調(diào)是領(lǐng)導(dǎo)活動的延伸與補充，有利于領(lǐng)導(dǎo)工作的正常運行。其次，從機關(guān)工作上看。秘書機構(gòu)處在機關(guān)的樞紐位置上，理應(yīng)肩負起協(xié)調(diào)的任務(wù)，輔助領(lǐng)導(dǎo)者化解矛盾，理順關(guān)系，提高機關(guān)工作的質(zhì)量和效率。再次，從秘書工作上看。協(xié)調(diào)工作是新時期秘書工作的新發(fā)展，它既拓寬了秘書工作的領(lǐng)域，又提高了秘書工作的水平，從而強化了秘書機構(gòu)的參謀助手作用。二、秘書協(xié)調(diào)的范圍秘書協(xié)調(diào)的范圍有以下三個方面：1、內(nèi)向協(xié)調(diào)內(nèi)向協(xié)調(diào)，亦稱內(nèi)部協(xié)調(diào)，就是同一組織機構(gòu)中部門與部門之間各種關(guān)系的協(xié)調(diào)。內(nèi)向協(xié)調(diào)是秘書協(xié)調(diào)的重點，在各類協(xié)調(diào)中所占比例最大，而且也容易見效。2、縱向協(xié)調(diào)縱向協(xié)調(diào)，又稱上下級協(xié)調(diào)，就是同一組織系統(tǒng)中不同層級之間各種關(guān)系的協(xié)調(diào)?？v向協(xié)調(diào)又分為上行協(xié)調(diào)和下行協(xié)調(diào)。其中，以下行協(xié)調(diào)較多，而且難度較少。3、橫向協(xié)調(diào)橫向協(xié)調(diào)，亦稱外部協(xié)調(diào)，就是同級組織或不相隸屬組織之間各種關(guān)系的協(xié)調(diào)。秘書人員應(yīng)通過有效的信息交流和公關(guān)藝術(shù)，去處理本級機關(guān)與兄弟組織之間的矛盾，以建立相互信賴的合作關(guān)系。三、協(xié)調(diào)工作的程序根據(jù)秘書協(xié)調(diào)的性質(zhì)，協(xié)調(diào)工作有以下主要步驟：1、受托受托，就是秘書機構(gòu)接受他人委托的協(xié)調(diào)任務(wù)。受托是協(xié)調(diào)工作的起點，也是秘書協(xié)調(diào)的依據(jù)。秘書人員對于來自任何一方的委托，都要認真加以登記。其內(nèi)容包括委托者、受托日期、受托內(nèi)容、受托要求、處理結(jié)果，等等。2、審理審理，就是對受托事項進行審議，以決定是否受理和如何受理。審理是協(xié)調(diào)工作的重要步驟，其目的在于限制協(xié)調(diào)范圍，控制協(xié)調(diào)數(shù)量，以防止“協(xié)調(diào)升級”和“協(xié)調(diào)擴大化”。秘書機構(gòu)應(yīng)制定協(xié)調(diào)的職責和受理的條件，從制度上規(guī)定秘書協(xié)調(diào)的范圍和任務(wù)。3、核查核查，就是對已受理的協(xié)調(diào)事項進行調(diào)查、核實和研究，以便統(tǒng)一認識和行動。核查是協(xié)調(diào)工作的前提和基礎(chǔ)，決定著協(xié)調(diào)工作的成敗。秘書人員必須堅持“一切從實際出發(fā)”的原則，在調(diào)查研究上多下功夫，似占有盡可能多的信息資料。4、協(xié)商協(xié)商，就是將處理問題的方案同協(xié)調(diào)各方見面，并通過共同商量以取得一致的意見。協(xié)商是協(xié)調(diào)工作的關(guān)鍵步驟，也是秘書協(xié)調(diào)的重要原則。秘書人員應(yīng)以平等、謙和的態(tài)度，善于同協(xié)調(diào)各方商量問題，達成共識，解決矛盾。5、處理處理，就是在充分協(xié)商的基礎(chǔ)上，對協(xié)調(diào)各方一致接受的處理意見作出決定并付諸實施。處理是協(xié)調(diào)工作的終結(jié)，是對整個協(xié)調(diào)活動的檢驗與評價。秘書人員應(yīng)采用會議紀要或協(xié)議書等書面形式，記錄協(xié)調(diào)的經(jīng)過與處理意見，供協(xié)調(diào)各方共同執(zhí)行，同時也便于秘書機構(gòu)日后的督查、立卷和歸檔。四、協(xié)調(diào)工作的方法基本的協(xié)調(diào)方法有以下四種：，1、行政方法行政方法，就是秘書人員依靠行政組織，通過行政渠道，運用行政手段進行協(xié)調(diào)的一類方法。行政方法具有較強的權(quán)威性、強制性和直接性，往往能收到令行禁止的效果。秘書人員在運用行政方法進行協(xié)調(diào)時，要把握自己的職業(yè)角色，不可以領(lǐng)導(dǎo)者的身份發(fā)號施令。秘書的任務(wù)是傳達行政命令，并協(xié)助和監(jiān)督行政命令的貫徹執(zhí)行。2、經(jīng)濟方法經(jīng)濟方法，就是秘書人員依靠經(jīng)濟規(guī)律，運用經(jīng)濟手段和經(jīng)濟形式進行協(xié)調(diào)的一類方法。采用經(jīng)濟方法進行協(xié)調(diào)，要求秘書人員必須懂得經(jīng)濟理論、經(jīng)濟法規(guī)和現(xiàn)行的經(jīng)濟政策等。3、法律方法法律方法，就是秘書人員依靠現(xiàn)行的法律、法令和法規(guī)，運用經(jīng)濟法和行政法等手段進行協(xié)調(diào)的一類方法秘書人員必須懂得法律知識，特別是經(jīng)濟法和行政法的知識，還必須熟悉法律程序，并具備依法辦事的能力。4、疏導(dǎo)方法疏導(dǎo)方法，就是秘書人員依靠思想教育，運用各種疏導(dǎo)性措施進行協(xié)調(diào)的一類方法。疏導(dǎo)的方法有引導(dǎo)、勸說、激勵等等。疏導(dǎo)工作做好了，協(xié)調(diào)對象詠認識統(tǒng)一了，協(xié)調(diào)工作就有了可靠的保證。除上述幾種基本方法外，還有一些具體的協(xié)調(diào)方法，如聯(lián)席會議法，聯(lián)合行文法，現(xiàn)場辦公法，非正式溝通法，感情投資法，等等。第五節(jié) 保守秘密【基本術(shù)語】1廣義的秘密 2狹義的秘密 3保密4國家秘密【學習要點】一、保守秘密概述保守秘密，特別是保守國家秘密，是秘書人員的一項重要紀律，又是秘書活動的一條重要原則，也是秘書機構(gòu)的一項重要職能。1、秘密與保密秘密作為科學概念，有廣義和狹義之分。廣義的秘密，是泛指不能公開的一切事項；狹義的秘密，是指已為某人所知，但不準或不宜公開的事項。所謂保密，就是人們把不讓外界知悉的秘密加以保守和保護，使之不外泄的行為。其中的“保守”，意指嚴加守護，保持不泄不丟；“保護”，意指對保守的對象給予保衛(wèi)或守護，使之不受侵害。秘密和保密是兩個既有聯(lián)系又有區(qū)別的概念：秘密指的是事物，保密指的是行為；秘密是保密的對象和客體，保密是秘密的條件和保證；秘密具有隱蔽性、莫測性和時限性等特征，保密具有封閉性、排他性、利益性和相對性等特征。2、保密的特點（1）封閉性保密的封閉性是由秘密的隱蔽性決定的。保密實踐表明，在保密范圍和保密期限內(nèi)，秘密被封閉得越嚴密，保密和保密工作就越有成效。（2）排他性所謂排他性，就是對于不該知密的外部勢力，如敵對的情報、間諜活動，堅決予以抵御與排斥。（3）利益性維護某種利益是保密的基本出發(fā)點，也是保密的根本目的之所在。（4）相對性保密的相對性，是指保密有一定的范圍和一定的時間。3、國家秘密國家秘密屬于核心機密，是保密的重點。（1）國家秘密的定義國家秘密是關(guān)系國家的安全和利益，依照法定程序確定，在一定時間內(nèi)只限一定范圍的人員知悉的事項。（2）國家秘密的范圍國家事務(wù)的重大決策中的秘密事項；國防建設(shè)和武裝力量活動中的秘密事項；外交和外事活動中的秘密事項以及對外承擔保密義務(wù)的事項；國民經(jīng)濟和社會發(fā)展中的秘密事項；科學技術(shù)中的秘密事項；維護國家安全和追查刑事犯罪中的秘密事項；其他經(jīng)國家保密工作部門確定應(yīng)當保守的國家秘密事項。中國共產(chǎn)黨和各民主黨派在其黨務(wù)活動中產(chǎn)生的秘密事項，凡屬符合保密法)第二條規(guī)定的，也屬于國家秘密。（3）國家秘密的等級我國保密法)根據(jù)國際，并參照國外的情況，將國家秘密的等級分為“絕密”、“機密”、“秘密”三級?！敖^密”是最重要的國家秘密，泄露會使國家的安全和利益遭受特別嚴重的損害；“機密”是重要的國家秘密，泄露會使國家的安全和利益遭受嚴重的損害；“秘密”是一般的國家秘密，泄露會使國家的安全和利益遭到損害。二、保密工作1、保密工作的意義（1）保密工作關(guān)系到國家的命運（2）保密工作關(guān)系到社會的安定（3）保密工作關(guān)系到經(jīng)濟社會的發(fā)展（4）保密工作關(guān)系到領(lǐng)導(dǎo)工作的成敗2、保密工作的方針我國保密法明確規(guī)定：“保守國家秘密的工作，實行積極防范，突出重點，既確保國家秘密又便利各項工作的方針。”（1）積極防范積極防范，是指保密工作要把立足點放在預(yù)防上，以防為主，防患于未然。（2）突出重點突出重點，是指在保密工作中，要在密級、部位和人員等方面，區(qū)別情況，確保重點，帶動一般。（3）既確保國家秘密，又便利各項工作既確保國家秘密，又便利各項工作，是指在保密工作中，要正確處理保密與各項工作的關(guān)系。3、保密工作的紀律對于秘書人員來說，保守秘密則是一條重要的紀律。秘書人員特別是機要人員，要嚴格遵守(黨和國家公務(wù)員保密守則)的各項規(guī)定：（1）不該說的機密，絕對不說；（2）不該問的機密，絕對不問；（3）不該看的機密，絕對不看；（4）不該記錄的機密，絕對不記錄；（5）不在非記錄本上記錄機密；（6）不在私人通信中涉及機密；（7）不在公共場所和家屬、子女、親友面前談?wù)摍C密；（8）不在不利于保密的地方存放機密文件、資料；（9）不在普通電話、明碼電報、普通郵局傳達機密事項；（10）不攜帶機密材料游覽、參觀、探親、訪友和出入公共場所。三、秘書機構(gòu)的保密秘書機構(gòu)的保密的范圍主要有：1、文件保密文件是公務(wù)文書的主體部分，也是國家秘密存在的主要形式。做好秘密文件的保密工作，是秘書機構(gòu)保密工作的重要內(nèi)容之一。文件保密包括：文件撰制的保密、文件傳遞的保密、文件辦理的保密、文件保管的保密。2、會議保密會議保密包括：會前的保密，如落實保密措施、制定保密紀律、進行保密教育和限定與會人員等。會中的保密，如嚴格簽到手續(xù)，禁止無關(guān)人員入會和嚴格管理會議文件等。會后的保密，如清理會議文件，明確傳達范圍和統(tǒng)一宣傳口徑等。3、通訊保密通訊保密包括：凡秘密文件、資料和其他秘密物品，一定要通過機要通信部門傳遞，不準通過普通郵政部門傳遞。傳輸秘密信息，必須使用有保密措施的通信設(shè)備，不準使用無保密措施的通信設(shè)備。嚴禁使用無保密措施的有線、無線通訊設(shè)備召開涉及國家秘密的電話會議。密碼、密碼機及其電報譯稿，必須絕對保密，嚴禁無關(guān)人員接觸。拍發(fā)電報必須“密電密復(fù)”、“明電明復(fù)”，嚴禁密電明復(fù)、明密混用；不要用文件轉(zhuǎn)發(fā)密電，不在明碼電報中傳輸國家秘密。4、涉外保密涉外保密包括：在涉外活動中，既要熱情友好，以禮相待；又要提高警惕，內(nèi)外有別，防范可能發(fā)生的情報搜集活動。任何涉密單位，未經(jīng)主管部門批準，不得擅自接待外國人參觀訪問。凡有涉外接待活動的、單位，均應(yīng)從實際出發(fā)，劃清密與非密、核心秘密與非核心秘密的界限，做好保密工作。參加外事活動的人員和出國人員，不得攜帶秘密文件、資料和筆記本等。接受外國常駐人員的單位，包括中外合資企業(yè)