訂貨會組織流程★.doc

訂貨會組織流程1. 目的：為了規(guī)范定貨會流程，明確各崗位職責和操作要求，確保定貨會準時、有效召開。（流程的內容主要是以目的為方向，寫這個流程是為了什么目的，決定了流程如何編寫）2. 適用范圍：本流程適用于公司每年每季定貨會。3. 權責：3.1 營銷部經理：為定貨會的牽頭人，負責具體工作計劃、分配和跟蹤。3.2 營銷部人員：負責按此流程服從工作分配，并有效執(zhí)行。3.3訂貨品牌負責人：負責定貨會走秀貨品的收集，產品講解、協(xié)助相關手冊的制作。3.4 行政部：負責訂貨會車輛接送客戶3.5 企劃部：負責定貨會場地布置規(guī)劃和定貨會場地布置，定貨會相關資料、手冊的制作。3.6 總經辦：負責審批訂貨會計劃和預算，跟進訂貨會各項工作落實4. 操作流程4.1 訂貨會前準備 訂貨會時間確定 結合各品牌公司的定貨會時間安排 結合本公司內部品牌上貨按排 根據(jù)公司營銷部的年銷售指標和渠道開發(fā)計劃營銷部確認當季設計部開發(fā)進度及訂貨會時間。 訂貨會形式確認 營銷部召開部門會議，通報當季訂貨會時間，部門對當季訂貨會提出召開形式，包括訂貨會是否安排培訓、走秀、活動等，并達成統(tǒng)一意見。 營銷部經理根據(jù)相關信息制定當季訂貨會預算及方案上報總經理處審批。 營銷部按總經理簽字后方案進行操作。 訂貨會指標 營銷部召開部門會議，將年初已制定全年計劃按季分到每個區(qū)域，由每個品牌經理將每個客戶當季指標、目標及訂貨會指標、目標分解明細上報營銷部經理處。營銷部經理將各區(qū)域匯總單項及訂貨會政策、訂金要求等相關信息匯總后遞交總經理處審批。 由總經理簽字確認后的指標為當季訂貨會考核指標及PK指標，如遇上報客戶中途取消合同則指標依次減，如客戶未來則仍參照原簽字指標考核，如遇新加客戶則產生指標不計入已簽字指標考核內。 確定定貨會銷售人員激勵政策 訂貨會酒店、會場確認 根據(jù)總經理審批后預算尋找相應酒店、會場，并尋找3家附上相關基本資料報總經理處定奪（含房價、會場費等）。 根據(jù)總經理簽字確認酒店和酒店簽字合同，確認時間。 發(fā)邀請函和統(tǒng)計人數(shù) 根據(jù)確認時間由企劃部設計邀請函，由營銷部各參定品牌負責將邀請函發(fā)到每個客戶處，并在710日內回傳參會人名單。營銷部做好每一次訂貨會人數(shù)統(tǒng)計工作，并和酒店進行聯(lián)系，并將預計人數(shù)上報定貨會負責人。 在訂貨會召開前3天進行最后一次人數(shù)確認，并將人員名單匯總。 訂貨會會場布置 訂貨會會場含簽到臺及訂貨會現(xiàn)場展廳。 （企劃部）根據(jù)酒店實際尺寸在確定酒店一周內完成會場布置后方案，在設計訂貨會現(xiàn)場展廳方案時必須和設計部進行溝通。 （企劃部）將方案上報營銷部進行審批、修改，最遲在訂貨會召開一周前必須確認方案并進行實施工作。 訂貨會日程安排及相關部門需協(xié)助工作 營銷部在訂貨會召開20天前將訂貨會日程安排及需相關部門需協(xié)助工作進行確認。 訂貨會日程安排包括日期、時間、內容、地點、負責人。 需相關部門協(xié)助工作包括行政部訂貨會期間車輛接送要求，樣衣到位時間及訂貨會訂貨現(xiàn)場要求及需其他相關部門協(xié)助工作。 建立訂貨會進度表，由訂貨會召開日倒推，將上述時間按項目及完成時間進行表單跟蹤（見附件圖表）。 訂貨會訂貨本制作與保管 各品牌經理收集品牌標準訂貨本摸版，并且將公司已訂款式作出標記，列為重點推薦款式，準備好訂貨會建議與訂貨會數(shù)據(jù)分析表。并在訂貨會召開3天前打印完成 訂貨本在訂貨會期間一律不準帶出會場，客戶在休息及用餐期間，訂貨本交由區(qū)域負責人員保管。在訂貨會結束后，訂貨本交由營銷部保管。4.2 訂貨會召開 客戶接待工作 根據(jù)客戶到沈時間和行政部進行車輛安排，確認每趟接站人員及司機。 酒店簽到臺統(tǒng)一服裝，準備好簽到本、簽到筆、貴賓證（貴賓證含客戶名及日程安排表），陪同客戶到總臺開設房間，并將客戶房間號登記在客戶簽到本上。 口述就餐點及會場分布和大概日程安排。 當天簽到臺一般至晚10：00左右結束，如還有未到客戶，負責接待人員和酒店前臺進行相關工作交接安排。 動態(tài)秀 確認動態(tài)流程/主持人/及穿插娛樂節(jié)目豐富動態(tài)時間安排（多品牌走秀） 公司總經理發(fā)言 確定模特公司和模特及相關費用。 確認走秀品牌及走秀順序和走秀時間 各品牌主管與公司人員確認走秀服裝套數(shù)和走秀音樂及講解 安排固定人手做后場的模特穿衣助理 物品方面準備8-10個中導貨架/大批發(fā)袋若干等 確認走秀現(xiàn)場的座位安排（品牌），營銷部做好相應客戶引領工作，并按規(guī)定站立不足位置。 工作人員控制現(xiàn)場秩序，并監(jiān)督客戶不要拍照 公司準備好拍攝工具，后期制定招商光盤 靜態(tài)訂貨 各品牌樣衣到后，安排出樣。產品講解會，對當季產品從風格、顏色、構架、設計理念上進行全方位講解，時間大約20分鐘左右。各安排2個試衣模特、1個品牌公司人員、3個銷售人員，進行每組衣服試穿，大約時間差為1小時1.5小時完成1個色系。在下午15：00前完成所有衣服展示工作，進入各自訂貨客戶完成訂貨會指標后交現(xiàn)場統(tǒng)計組進行輸入工作，給出客戶訂貨款量、顏色、結架匯總單，由各品牌負責人給予審核，符合公司要求通過，不符合重新調整，直至通過為止。 再次確認定貨指標和訂金到位時間4.3 訂貨會結束 客戶返程 根據(jù)客戶返程車次和人數(shù)匯總后和行政部提前進行送站安排，確認送站時間、司機。 提前將送站司機電話通知客戶，并確認送站時間。 客戶訂貨會期間建議匯總 各區(qū)域負責人在訂貨會結束第二天將自己區(qū)域客戶建議（含對公司建議、訂貨會安排建議、產品建議等），匯總后交營銷部經理，營銷部經理在當天交總經辦。 各區(qū)域負責人對公司回復方案和對應客戶進行溝通回復。 加單工作 各品牌負責人對客戶訂單在訂貨會結束第二天進行核對，對有疑問訂單經客戶確認后方可進行修改。 各品牌負責人對訂單匯總后對區(qū)域實際情況進行合理加單備貨，以確保各區(qū)域當季總指標的完成。 制定上貨計劃 訂金通知 根據(jù)客戶訂單及訂貨會政策確認每個客戶訂金通知單。 以傳真形式發(fā)送訂金通知單。 根據(jù)訂金通知上貨時間，跟蹤訂金到位情況。一般在訂貨會后1個月內訂金到位。 下定單： 品牌經理把定單（包括試銷、首批、備貨）審核。 結合省代定單，與營運經理確認調整下單。5. 持續(xù)改進：5.1 營銷部經理是本流程管理人。5.2 在召開定貨會過程中，營銷部收集出現(xiàn)的問題，采取相應糾正措施，并總結經驗，避免下次再發(fā)生類似問題。5.3 如果發(fā)現(xiàn)需要在流程上更改以便更好的滿足公司需要，由營銷部經理負責對本流程進行更改，并培訓發(fā)布。6. 附