設(shè)計院合同管理流程及制度

合同管理流程及制度（一）合同編號統(tǒng)一合同編號即為工程編號，每一個項目對應(yīng)一個工程編號，以承接項目為原則確定合同編號的歸屬部門。在項目立項同時，項目跟進(jìn)人和甲方洽談合同簽訂事宜，合同中約定的項目名稱和合同號即為本項目的工程名稱及工程編號，合同編號規(guī)定如下：項目級別又分為院級和所級，具體分級規(guī)定請參照項目分級制度，由運(yùn)營中心副總監(jiān)確定院審或所審。對于院審項目，在合同編號中增加Y(Y代表院審)，如大合同：2013-Y001，表示此項目為公司的院審項目。（二）合同洽談及合同條款的控制1、首選標(biāo)準(zhǔn)合同范本，起草合同。2、在合同中寫清楚：工程名稱、項目地點(diǎn)、設(shè)計面積、項目類型、層數(shù)、設(shè)計階段、單價、總價、提交文件份數(shù)、不包含的內(nèi)容等項目信息。3、把控因設(shè)計人原因造成的賠償，最高不超出已付設(shè)計費(fèi)總額。4、把控因結(jié)構(gòu)限額指標(biāo)要求，以及指標(biāo)達(dá)不到要求，合同中的賠償條款。5、把控合同中的所有設(shè)計人賠償條款，最高不超出已付設(shè)計費(fèi)總額。6、在合同中約定因甲方原因造成的變更，設(shè)計人有權(quán)追加變更設(shè)計費(fèi)，最好能約定變更量達(dá)到10-20%時，超出部分計算變更費(fèi)。7、其他相關(guān)條款的把控，盡最大的可能爭取公司利益。 8、合同中注明合同簽訂日期，至少要注明到年、月。（三）合同評審1、甲方返回的第一輪合同草稿，項目經(jīng)辦人初審后交經(jīng)營部審核人審核。合同金額超過200萬元時（或?yàn)榇罂蛻繇椖浚?，?jīng)營部須兩名審核人進(jìn)行審核并簽字。2、合同中相關(guān)主要技術(shù)條款由工程主持審核。3、合同中相關(guān)各專業(yè)技術(shù)條款交各專業(yè)相關(guān)負(fù)責(zé)人審核。（如結(jié)構(gòu)限額由結(jié)構(gòu)專業(yè)負(fù)責(zé)人審核）4、合同中價格及付費(fèi)相關(guān)條款找項目經(jīng)理及項目總監(jiān)審核。5、合同最終稿確定后，完成合同評審單（見附件），附上費(fèi)用單頁和付費(fèi)比例單頁，由工程主持、各專業(yè)負(fù)責(zé)人、經(jīng)營部經(jīng)辦人、經(jīng)營部審核人、項目經(jīng)理、項目總監(jiān)、常務(wù)副總及總經(jīng)理簽字審核。6、持合同評審單復(fù)印件及合同，到行政部蓋合同專用章及法人章。（四）合同收費(fèi)節(jié)點(diǎn)控制收費(fèi)節(jié)點(diǎn)主要控制在簽訂合同階段，簽訂控制節(jié)點(diǎn)如下：1、定金為20%。2、中間節(jié)點(diǎn)以收回完成設(shè)計階段的費(fèi)用為基準(zhǔn)，分配收費(fèi)比例。3、施工圖全部提交后，應(yīng)收取全部設(shè)計費(fèi)的80%以上。4、尾款控制為：竣工驗(yàn)收同時，且爭取尾款比例為5-10%。5、方案設(shè)計合同不留竣工尾款。（五）合同簽訂時出現(xiàn)問題的處理1、合同主要條款：設(shè)計費(fèi)單價、付費(fèi)比例、賠償上限、變更量界定等，此類條款經(jīng)辦人與甲方溝通出現(xiàn)問題后，及時與項目經(jīng)理及項目總監(jiān)溝通，由項目總監(jiān)或項目經(jīng)理出面與甲方負(fù)責(zé)人協(xié)調(diào)解決，經(jīng)辦人負(fù)責(zé)督促及配合。2、其它條款由運(yùn)營中心負(fù)責(zé)人配合經(jīng)辦人，完成與甲方的溝通。3、特殊條款由項目經(jīng)辦人在合同評審單備注欄中注明，并注明重點(diǎn)評審，由相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)重點(diǎn)把關(guān)評審。（六）合同簽訂后的管理1、合同簽回后，由運(yùn)營中心文員逐頁掃描合同，合同掃描件由運(yùn)營中心文員和項目經(jīng)辦人保管，合同原件每周一次與財務(wù)交接，并列交接清單明細(xì)，雙方簽字后，統(tǒng)一交給財務(wù)部保管。2、合同簽訂后，項目經(jīng)辦人將合同錄入系統(tǒng)。3、及時跟進(jìn)項目，按合同節(jié)點(diǎn)及時收費(fèi)。附件：設(shè)計合同評審單 日期：工程名稱： 常規(guī)評審 重點(diǎn)評審評審內(nèi)容：合同中約定的內(nèi)容。評審結(jié)果： 同意評 審 人 員合同中技術(shù)內(nèi)容與各專業(yè)溝通情況：技術(shù)條款已與A、B需要溝通。部 門姓 名評審內(nèi)容專業(yè)負(fù)責(zé)人各專業(yè)技術(shù)條款及其他要求技術(shù)人員的特殊條款，見第幾頁經(jīng)營部經(jīng)辦人合同全部內(nèi)容經(jīng)營部審核人合同全部內(nèi)容項目經(jīng)理合同全部內(nèi)容項目總監(jiān)報價、付費(fèi)比例及其他特殊條款，見第幾頁常務(wù)副總報價、付費(fèi)比例及其他特殊條款，見第幾頁常務(wù)副總