2008管理規(guī)章制度.doc

飛鴕鞋業(yè)有限公司 文件編號 QG FT GR014 2008 管理制度 版 本 號 A0 人力資源部 制定日期 2002 12 20 修訂日期 2009 8 1 員工行為規(guī)范 一 目的 規(guī)范員工日常行為管理 維護企業(yè)形象 使員工具有 自己就是代表飛鴕公司 的強烈意識 二 適用范圍 適用于公司的每一個員工 三 職責 行政部負責對 員工行為規(guī)范 的日常檢查及監(jiān)督 3 1員工形象要求 3 1 1上班時 儀表應保持整潔 大方 得體 男員工不可留長發(fā) 女員工不可濃妝艷抹 車間操作工及貨倉管理人員上班衣著為上裝為工作服 下裝為長褲 不穿拖鞋 3 1 2行政女員工應化淡妝 夏天可配穿一步裙及長筒襪 3 1 3 行政辦公男員工上裝為工作衣 下裝為長褲 不穿拖鞋 3 1 4上班時間員工應佩戴上崗證 將其掛在左胸前 3 1 5 注意儀表 勤洗澡 勤理發(fā) 勤剪指甲 3 2社交 談吐 3 2 1 語言文明 應經(jīng)常使用 你好 對不起 謝謝 請 等 3 2 2 注意口腔衛(wèi)生 勤刷牙 勤漱口 3 2 3與人交談時要有誠意 熱情 語言流利 準確 在公共場合應講普通話 3 2 4 交談時善于傾聽 不要在對方?jīng)]有講完時打斷別人 或東張西望 勿魯莽提問 3 2 5 電話打進時 對方要找的人不在 應先向?qū)Ψ街v明 再考慮如何處理 如果要求對方不要掛斷時 應不斷向?qū)Ψ秸泻?表示你還在回應這個電話 同事回來時 立即轉(zhuǎn)告并敦促回電 3 2 6 電話交談所涉及的事情比較復雜 應該重復關鍵內(nèi)容 力求對方接聽準確無誤 3 2 7 談話結(jié)束時 要表示謝意 并讓對方先掛電話 3 2 8 切忌用電話開玩笑 通話要簡明扼要 3 3名片 名片是員工對外交往的工具之一 但用名片時 應講究禮節(jié) 應禮貌地用雙手把名片的文字向著對方先遞出名片 在遞送或接受名片時應用雙手并稍欠身 接過名片后認真看一遍 談判時應放在桌子上排好 對照再認 會議結(jié)束時放入口袋或公文包里 如客戶先遞出名片 應表示歉意 再遞出自己的名片 3 4宴請 3 4 1衣冠整潔 準時到場 3 4 2宴請地點要適合客戶的喜好 最好由客戶選定 3 4 3陪客人數(shù)不宜超過客人人數(shù) 如果只有一位客人 可以有兩位陪客 3 4 4分明主次位子 領客人就座后方可就座 進餐 3 4 5進餐時舉止文明 使用餐具盡可能不發(fā)出聲響 3 4 6咀嚼時把嘴巴閉起 不能一面咀嚼一面說話 3 4 7殘菜 殘骨應吐在碟盤內(nèi) 3 4 8不能醉酒 3 4 9說話的聲音控制在對方聽到為宜 3 4 10用牙簽時 請用手稍作掩飾 3 4 11注意協(xié)調(diào)氣氛 力求和諧 友好 熱烈 但不要喧賓奪主 3 4 12需要打噴涕 咳嗽時 注意使用你的餐巾 轉(zhuǎn)身背對客人 然后向其他就餐客致歉 3 4 13有事需要離席時 應說明原因 說聲 對不起 3 4 14在對外交往中 要注意稱呼 應用禮貌用語 可稱呼 先生 小姐 女士 等 交談結(jié)束時 應簡短話別 助手應搶先幾步開門 客戶要送至門外 3 4 15見面時應相互握手致意 由女士 長輩 領導先伸手并以右手為宜 握手時應迎視對方視線 與女性握手時應輕握 參加大型活動人數(shù)較多時 可與主人握手 對其他人點頭或微笑致意 3 5舉止 行為 3 5 1準時上下班 不遲到 不早退 3 5 2注意保持清潔 良好的辦公環(huán)境 提高工作效率 不要在辦公區(qū)域進食或在非吸煙區(qū)吸煙 不要聊天 高聲喧嘩 3 5 3上班時 應保持良好的精神狀態(tài) 精力充沛 精神飽滿 樂觀進取 3 5 4辦公時間員工應堅守工作崗位 需暫時離開時應與同事交代 接待來訪 業(yè)務洽談要在洽談室內(nèi)進行 3 5 5員工的辦公桌內(nèi)不要存放大量現(xiàn)金及貴重物品 以免造成不必要的損失 未經(jīng)同意不得隨意翻看同事的文件 物品等 3 5 6不許打聽 詢問他人的工資 也不要給別人泄露自己的工資 3 5 7應開誠布公 坦誠待人 在公司內(nèi)雖有職務高低不同 但無貴賤之分 人與人一律 平等 互相尊重 并保持表里如一 積極接受任務 對提醒與批評要表示感謝 3 5 8對外交往中要以理服人 不可盛氣凌人 熱情誠懇地接待來訪的客人 不以貌取人 3 5 9避免一些不良姿勢 諸如 抓頭發(fā) 咬手指 打哈欠 挖鼻孔 掏耳朵 剪手指甲 玩項鏈等 3 5 10走路時自然目視左右 勿高聲呼叫他人 與長輩或上級同行時 原則上應讓起先行 進出上級辦公室 單間或私人房間 要先輕輕敲門 聽見里面應允后才進去 進入房間后輕輕關門 3 5 11用餐時注意文明 應坐于座位內(nèi) 保證走廊暢通 不可將剩飯 殘余菜渣置于桌上 保持餐廳地面清潔 如經(jīng)勸阻不聽 由行政部通知該部門經(jīng)理 并通報批評 3 5 12 應保持良好的座姿 以贏得別人的好感 會見客人或出席宴席遇站立場合時 站在長輩或上級面前時 不要雙手叉抱在胸前 站起后把椅子放回原處 3 5 13對辦公用品要愛護 正確使用 借用公司物品及時歸還 損壞應賠償 3 6員工日?；顒有袨橐?guī)范 3 6 1電話 3 6 1 1前臺文員和公司員工的電話行為應符合規(guī)范 要注意控制語氣 語態(tài) 語速 語調(diào) 語言親切 簡練 禮貌 和氣 要具有 自己就代表公司 的強烈意識 3 6 1 2 及時接電話 勿讓電話鈴聲超過三遍 遲接電話須表達歉意 3 6 1 3 不要在客戶面前領取收據(jù)或付款 3 6 1 4 一般等主人 主要客人離席后 方可離席 3 7工作場所及環(huán)境衛(wèi)生 3 7 1保持廠區(qū)整潔美觀 物品材料等堆放必須在規(guī)定區(qū)域內(nèi) 不隨地吐痰 亂扔雜物 辦公垃圾 生活垃圾 建筑垃圾應分別倒入指定地點 基建 維修等工程應事先做好保潔預防工作 事后及時做到清除垃圾 3 7 2雨 雪天雨具請放在指定地點 不能在辦公室晾雨衣或傘 車輛停放于指定地點 并保持車容整潔 3 7 3 應保持工作場地道路暢通 地面整潔 物品材料等堆放在規(guī)定地點 3 7 4 保持室內(nèi)整潔 物品應放在指定位置 墻上勿隨意釘鉤和掛物品 張貼物應整齊美觀 3 7 5辦公桌應保持整潔 無污痕 桌面和桌下請勿放雜物 下班離去時 應將桌面整理清潔 文件櫥 辦公桌內(nèi)的文件等應擺放整齊和鎖入櫥內(nèi) 3 7 6工具箱內(nèi)整潔 機床工作臺無油污和積垢 3 7 7廠區(qū)禁止吸煙 3 7 8便后洗手 隨手關上籠頭 請勿隨意甩手 用紙或毛巾 烘手機擦干 四 本管理規(guī)定經(jīng)總經(jīng)理批準后 自公布之日起生效 原有相似規(guī)定以此規(guī)定為準 出入廠管理規(guī)定 一 目的 為維護工廠安全及使人員 車輛 物品出入的管理有所遵循特訂定本規(guī)則 二 適用范圍 人員 車輛 物品出入廠門時 應遵守本規(guī)則規(guī)定 由保安負責管理 三 內(nèi)容 3 1人員出入管理 3 1 1員工上下班應打卡 佩戴工作證出入廠 3 1 2 騎自行車 摩托車出入時一律推行 3 1 3員工上班時間請假出廠時 應按規(guī)定辦理請假手續(xù)后打卡出廠 公出的應填寫 工作出門單 保安憑單放行 3 1 4 外來客戶問清情況與相關部門或相關人員聯(lián)系 經(jīng)許可 發(fā)給出入證 并指導車輛停放位置和路線后登記放行 離廠時收出入證 3 1 5應聘人員 驗明證件 指引應聘人員到人資部面試 3 1 6送貨人員通知相關人員簽收 在保安日常工作記錄本上登記放行 3 1 7員工家屬 親屬來訪 通知本人 非上班時間 直接在門口接待 需留宿的經(jīng)行政部審批后 辦理相關手續(xù) 交待注意事項 不得進入公司辦公和生產(chǎn)區(qū)域 3 1 8來公司參觀必須有公司部門經(jīng)理級以上人員陪同 參觀范圍為 辦公大樓 廠區(qū)園林 員工之家樓層 生產(chǎn)車間 參觀其他區(qū)域 須總經(jīng)理核準 3 2胸卡及出入證管理 3 2 1公司員工 3 2 1 1公司胸卡由人力資源部負責監(jiān)制 3 2 1 2出入廠應佩掛胸卡 對未按規(guī)定佩掛胸卡者保安有權(quán)糾正 3 2 1 3遺失胸卡應即時向人力資源部申請補發(fā) 3 2 1 4將胸卡借與他人或使用他人胸卡蒙混出入廠者 一經(jīng)發(fā)現(xiàn) 罰款100元 并追究相關責任 3 2 1 5公司員工因胸卡遺失等原因申請補發(fā)者 在未拿到正式胸卡前 應申請領取 臨時廠牌 3 2 2 非公司員工 3 2 2 1非公司員工事畢后 應由接待部門或主辦部門負責將 出入證 收回交保安室 3 2 2 2非公司員工遺失 出入證 者 應交工本費每枚10元 行政部應立即換制 以防他人留用 如借予他人使用被查覺者 即取消其入廠資格并承擔借用人造成公司權(quán)益損失的賠償責任 3 3車輛出入管理 3 3 1外來車輛 3 3 2交貨車輛憑 送貨單 填寫 車輛進出通行單 按本制度之第四條有關規(guī)定辦理 3 3 3提運公司各種貨品車輛 一律事先填寫 車輛進出通行單 按本制度之第四條有關規(guī)定辦理 3 3 4交貨車輛卸貨后空車出廠憑主辦人員簽收的 送貨單 或開具的 收貨單 和簽字的 車輛進出通行單 經(jīng)保安核對簽注時間后出廠 如有他廠物品裝載于同一車輛內(nèi)者 必須在 車輛進出通行單 中注明 3 3 5裝運公司各種貨品的車輛憑主辦部門簽發(fā)的 發(fā)貨單 或簽字的 車輛進出通行單 保安核對簽注時間后出廠 3 4物品出入管理 3 4 1所有物品出廠都需執(zhí)有出門單 3 4 2離職人員物品經(jīng)保安認真檢查外出后 未經(jīng)允許不能再進入廠區(qū) 3 4 3外住人員離職出廠 驗明相關手續(xù) 收回出門單 檢查物資登記放行 如有公用物資 無相關手續(xù) 扣押物資 按規(guī)定申報處理 3 4 4施工人員帶物資出廠 按進出廠物資清單檢查放行 如有公司物資無相關手續(xù) 扣押物資 按相關規(guī)定申報處理 四 附則 任何人員禁止攜帶照相機 攝影機入廠 經(jīng)行政副總批準者不在此限 但須嚴加管制 不得逾越指定準許攝影的范圍 五 本管理規(guī)定經(jīng)總經(jīng)理批準后 自公布之日起生效 原有相似規(guī)定以此規(guī)定為準 六 工作出門單 見附件一 附 工 作 出 門 記 錄 卡 N0 卡號 姓 名 部 門 外出時間 月 日 時 分 批 準 人 預計返回時間 預計 時 分返回 下午下班前不能返回 返回簽名 事由 保安記錄 返回時間 時 分 保安簽名 保安管理制度 一 目的 使保安隊規(guī)范化 標準化 為公司樹立良好的企業(yè)外部形象 二 范圍 公司所有保安隊員 三 內(nèi)容 3 1職責 3 1 1保安隊長 在公司行政人事部的直接領導下 對全隊人員進行管理 培訓 教育 考核 要求恪守原則紀律 樹立服務理念 堅持文明執(zhí)勤 維護工廠利益 確保工廠安全 3 1 2保安員 在保安隊長的直接領導下 認真履行執(zhí)勤任務 積極配合日常管理 要求堅守職責崗位 注重禮節(jié)禮貌 講究工作方法 積極主動靈活 有效做好 防火 防盜 防破壞 防事故 工作 3 2權(quán)限 3 2 1保安人員可以配備非殺傷性防衛(wèi)工具和通訊報警用具 未經(jīng)公安機關批準 不得配備 佩帶槍支 3 2 2在執(zhí)行任務時 對殺人 放火 搶劫 盜竊 強奸等現(xiàn)行違法犯罪分子 有權(quán)抓獲并扭送公安機關 但無實施拘留 關押 審訊 沒收財產(chǎn)及罰款的權(quán)力 3 2 3在執(zhí)行保安工作當中 如遇違法分子不服制止 甚至行兇 報復 可采取正當防衛(wèi) 但要避免防衛(wèi)過當 3 2 4對發(fā)生在護衛(wèi)區(qū)內(nèi)的刑事案件或治安案件 有權(quán)保護現(xiàn)場 保護證據(jù) 維護秩序以及提供情況 但無勘察現(xiàn)場的權(quán)力 3 2 5對攜帶匕首 三棱刀等管制刀具和自制火藥槍及其它形跡可疑的人有權(quán)進行盤查 監(jiān)視 并報告當?shù)毓矙C關處理 3 2 6對有違法犯罪行為的嫌疑分子 可以監(jiān)視 檢舉 報告 但無偵察 扣押 搜查等 權(quán) 3 2 7有權(quán)按照規(guī)定 制止未經(jīng)許可的人員 車輛進入護衛(wèi)區(qū)域內(nèi) 3 2 8有權(quán)按照規(guī)定 對出入護衛(wèi)區(qū)的人員 車輛及其所攜帶 裝載的物品 進行驗證 檢查 3 3儀表 3 3 1發(fā)型 不準理奇異發(fā)型 蓄發(fā)不得露出保安帽外 不準留大包頭 大鬢角 不準留 長胡須 3 3 2服飾 著制服時 不準圍圍巾 不準戴手套 不準戴耳環(huán) 戒指 手躅 玉石等飾品 3 3 3佩戴 著制服時 只準佩戴具有保安標志的統(tǒng)一性證章以及廠牌 不得佩戴其它裝飾性徽章 證章的佩戴一律在上衣的左上方 要注意正反面 按規(guī)定 執(zhí)勤時必須扎腰帶并佩戴好防暴器械 3 3 4著裝 執(zhí)勤時 非特殊情況 未經(jīng)允許 不得穿自購服裝 而必須穿統(tǒng)一的保安制服 必須保持著裝的整潔 規(guī)范 不得挽袖 卷褲腿 披衣 敞懷 必須戴保安帽 帽子帽檐不得壓蓋住眉毛 頂端要保持水平 通常著黑色皮鞋 便鞋以黑色為宜 3 4舉止 3 4 1禁止著制服去娛樂場所和酒樓消遣 3 4 2禁止著制服在公共場所嬉笑打鬧 3 4 3禁止著制服成群結(jié)隊四處閑逛 勾肩搭臂 3 4 4禁止著制服抱臂 背手 插手入衣袋 邊走邊吃零食和隨意說笑抽煙 3 5崗哨 3 5 1根據(jù)實際需要 白夜每班二人輪流執(zhí)勤 3 5 2值班哨任務 3 5 2 1密切監(jiān)視通過大門的進出人流 以便及時發(fā)現(xiàn)異常情況 3 5 2 2對進出人流進行停步示意以及證件檢查 并做好相應登記 3 5 2 3對進出車輛進行停車示意以及物品檢查 并做好相應登記 外來車輛應指定停車位置 不允許隨意?？?3 5 2 4對員工車棚進行管理 嚴禁員工車輛進入廠區(qū) 必須統(tǒng)一停放在員工車棚 且隨時上鎖 3 5 2 5嚴格監(jiān)督員工上下班打卡 不得有或者縱容員工有代打卡行為 3 5 2 6通過值班電話報告 通知 聯(lián)絡相關人員 將來訪者姓名及來意說明 征得同意后發(fā)放來賓證 事畢后要收回 指引來訪者到指定場所 3 5 3其他臨時性任務 3 5 4值班哨要求 3 5 4 1通常情況下 值班哨面向窗口坐在值班室內(nèi) 桌面上應準備好人員 車輛進出狀況的登記本及電話聯(lián)絡表等用品 但不允許有雜志 報紙 書刊 收音機 單放機等與工作無關的東西 3 5 4 2必須保持高度警惕性 對接近哨位四周5 10米區(qū)域的車輛及人員 要能及時發(fā)現(xiàn) 并迅速反應 3 5 4 3閑雜人員 車輛不得在廠區(qū)大門附近逗留 住廠外員工下班后不得在廠區(qū)逗留 除執(zhí)勤保安和上級管理人員檢查需要外 其余人員不得允許或不制止其進入值班室內(nèi) 3 5 4 4 執(zhí)行檢查任務時必須堅持按原則辦事 但要注意禮節(jié)禮貌 使用文明語言 防止因口角引發(fā)的沖突 3 5 4 5嚴禁接受外來人員所遞獻之香煙 糖果 飲料以及其它東西 3 5 4 6嚴禁在無正當理由 無頂班人員 無請示報告的情況下擅自脫離崗位 3 5 4 7嚴禁在值班室與人閑聊甚至嬉笑打鬧 3 5 4 8嚴禁在值班室利用值班電話或個人手機煲電話粥 嚴禁聽隨身聽 收音機 單放機 嚴禁看雜志 報刊 小說 嚴禁抽煙 喝酒 玩游戲機 睡覺 包括瞇著眼睛打瞌睡 3 5 5巡邏哨任務 3 5 5 1在廠區(qū)范圍內(nèi)不間斷地往返巡邏 每2小時至少一次 要有效防止巡邏區(qū)域內(nèi)各種事故和案件的發(fā)生 3 5 5 2其它臨時性任務 3 5 6 巡邏哨要求 3 5 6 1因其工作有較高的機動性 故要求巡邏哨善于判斷 反應敏捷 行動利索 3 5 6 2巡邏哨必須穿戴整齊 有一定的自我防衛(wèi)警覺性和應付突襲的能力 3 5 6 3巡邏哨必須對巡邏情況作必要的記錄 并在指定地點的登記本上簽到 3 5 6 4不同時段的巡邏路線應該有一定變化 要避免讓不法分子摸清規(guī)律和找到空檔進行違法亂紀活動 3 5 6 5要了解不同巡邏目標的巡邏重點在哪 比如倉庫區(qū)域主要檢查門窗是否關好鎖好以及有無可疑人物 宿舍區(qū)域主要檢查在宿舍區(qū)域活動的人員是否有可疑狀況如聚賭 偷盜等等 3 5 6 6嚴禁放下巡邏任務 與車間人員聊天或與值班哨同時在值班室內(nèi)坐或睡 3 5 6 7嚴禁不遵守規(guī)定 不履行巡邏任務的任何行為 3 6查驗 3 6 1查驗人 物必須細致認真 堅持 寧可慢一分 不可漏一個 原則 不能有松懈躲懶心理 不能有面熟免問心理 3 6 2本廠職工在正常上班時間內(nèi)外出 必須查驗其是否有放行條 請假條等依據(jù) 并做好出入時間登記 3 6 3外來人員要進工廠 必須主動上前詢問其事由 如理由正當 再查驗其身份證 工作證或其他合法有效證件 如果是私事找人 應告之上班時間不準私自會客的工作紀律并請其離開 3 6 4一般情況下 當來人距門衛(wèi)一至二米時保安員即應請其止步并出示證件 著重檢查證件上的姓名 相片與其報稱的是否一致 印章是否清晰 證件的有效期等 夜間查驗證件時 與對方的距離應適當拉大 防止不法分子乘機行兇 硬性搶入 必須熟練掌握發(fā)現(xiàn)和盤查可疑人員的基本方法即 八看 八對 法 看證件對姓名 看相貌對年齡 看舉止對職業(yè) 看籍貫對口音 看言行對學歷 看衣著對身份 看物品對來由 看同伴對關系 3 6 5在問明來客來意并查驗好來客證件后 還必須確認接見人是否在廠并是否同意接見 如接見人在廠并同意接見來客 應如實填寫 會客單 上各欄目 并在 入廠時間 一欄同時簽上自己的名字 填寫好 會客單 后 發(fā)放來賓證讓來賓佩帶入廠 來客不熟悉位置的 應給予必要的指引 如果接見人不在廠或不同意接見來客 應禮貌地給予說明或回絕 請其離開 3 6 6如系政府職能單位 公安 檢察 法院 工商 海關 稅務 勞動 安全 環(huán)保 消防等 派員執(zhí)行公務要求進入工廠時 必須在第一時間通知行政人事部 且要注意禮節(jié)禮貌 3 6 7來客出廠時 應驗看接見人之簽名 車輛出廠時 必須檢查并確認無本廠物資帶出 如有物資帶出必須驗看是否有物資出廠證并且物資名稱數(shù)量是否相符 3 6 8檢驗無誤后 收回來賓證 在 會客單 出廠時間 一欄同時簽上自己的名字 然后給予放行 3 6 9遇外來車輛不按示意停車 飛車馳入或馳出者 要求牢記車型 牌號 及時報告上級并迅速查找 盡快弄清情況 以防發(fā)生意外 3 6 10 所有放行條 人員進出登記本 車輛進出登記本 會客單等記錄性資料 必須按日期順序整理好并妥善保管最少三個月 以便于異常情況追溯查詢 3 7交接 3 7 1換班時 每個崗位均應有交接班記錄 3 7 2交接班記錄必須清楚如下事項 3 7 3崗哨必用物品是否齊全 3 7 4由崗哨臨時保管的證件 單據(jù)是否放好 3 7 5 廠車去向是否有記載 3 7 6本班中是否有發(fā)生較重大事件 如有 是否有登記 3 8 訓練 3 8 1保安員必須自我組織 參加一定時間和強度的訓練 以增強本身素質(zhì) 提高應變能 力 3 8 2訓練內(nèi)容主要是 體能訓練 隊列訓練 消防訓練 格斗訓練 3 9 考核 3 9 1 保安違反執(zhí)勤紀律的 視情節(jié)輕重給予書面警告 行政記小過 行政記大過處分 并同時予以相應罰款 3 9 2 保安執(zhí)勤不力 任務完成不好的 視后果大小給予書面警告 行政扣點 行政記小 過 行政記大過處分 并同時予以相應罰款 如造成公司直接經(jīng)濟損失的 還應賠 償公司損失 3 9 3 如屬知情不報 明知故犯 惡意損害或?qū)医滩桓?指一季度連續(xù)三次同樣錯誤 的 扣除當事人當月全部績效獎并無條件辭退 四 本管理規(guī)定經(jīng)總經(jīng)理批準后 自公布之日起生效 原有相似規(guī)定以此規(guī)定為準 來客來訪接待工作規(guī)范 一 目的 促進公共關系擴大宣傳效果 樹立公司對外的良好形象 二 范圍 公司客戶代表 友好公司的業(yè)務代表 政府部門有關代表 工程機械維修人員 機關學?；蛏鐣F體參觀人員 社會名流以及其他預約來訪的人員等 三 職責 行政部為接待客人的管理部門 其他與來訪代表有業(yè)務聯(lián)系的部門為協(xié)助接待管理部門 四 內(nèi)容 4 1總臺對來客來訪接待規(guī)定 4 1 1總臺接待員遇到來訪客人 應站立迎候 禮貌大方 熱情周到 并主動詢問客人姓名 單位 來訪事項及有否預約 然后引領客人到相應的洽談室等候 并主動遞送茶水 4 1 2 及時聯(lián)系公司接待人或相關人員進行洽談 4 1 3 公司接待人員因事耽誤而不能及時接待的 總臺應安排來訪者到相應地點等待 4 1 4 用餐時間到時 若來訪者未等到接待人或公司相關人員 總臺應安排來訪者到食堂用餐 餐后應主動安排其休息地點 4 2 已預約訪客的接待 4 2 1保安與總臺接待處聯(lián)系 得到預約確認后要求客人進行登記并佩戴來賓證 然后將訪客引領到總臺接待處 4 2 2 來客來訪者稱已預約 但接待處未有預約登記 按未預約之規(guī)定處理 4 2 3若公司有關人員因事不能及時到洽談室會見客人時 總臺接待員應立即通知客人需等候的原因 以求得客人的諒解 4 2 4公司有關人員會見客人過程中 如果接近用餐時間 而洽談又未結(jié)束時 公司有關洽談人員應通知行政部經(jīng)理 以便安排客人用餐及安排客人餐后休息 根據(jù)工作需要部門經(jīng)理可安排到酒店宴請客人 4 3 未預約訪客的接待 4 3 1未經(jīng)預約的客人來訪公司 保安須向訪客問清姓名 工作單位 到公司聯(lián)系的事項以及與我公司何部門何人接洽 4 3 2保安在問清上述簡況后直接與相關人員聯(lián)系 征得同意后登記并要求訪客佩戴來賓證后 將客人引領到總臺接待處 由總臺接待員負責引薦接待 4 4 非上班時間的接待 4 4 1星期一至星期六日班8小時內(nèi)稱為 上班時間 其它時間稱作 非上班時間 4 4 2 非上班時間 一般情況不予接待 4 4 3在 非上班時間 公司已定的接待安排或重要事務來訪來客接待都須直接電話與有權(quán)批準的人員聯(lián)系同意 其他人員無權(quán)批準 4 5各部門對來訪來客接待的預約安排 4 5 1對預約來訪者應問清來訪單位 洽談事項 來訪時間 主賓及人數(shù) 4 5 2對來訪工作接待安排 是否需派車接送 是否安排用餐 用餐陪同人員 用餐酒店 4 5 3各部門對以上兩項內(nèi)容應通知行政部作相應安排 五 本管理規(guī)定經(jīng)總經(jīng)理批準后 自公布之日起生效 原有相似規(guī)定以此規(guī)定為準 附件一 會客登記 中國飛鴕鞋業(yè)有限公司 會 客 登 記 月 日 姓 名 工作單位 被訪部門 人 事 由 安全管理制度 一 總則 1 1前言 安全工作是公司的一項經(jīng)常性 綜合性工作 是管理工作的重要組成部分 各部門 管理人員及全體員工 都應牢記 安全第一 預防為主 的方針 共同做好安全工作 1 2職責 a 公司安全工作領導小組負責公司的生產(chǎn)安全 交通安全 消防安全工作以及各種突發(fā)事 件的處理 b 各級管理人員為本級安全工作的第一責任人 c 人力資源部將安全教育培訓列入年度教育培訓計劃和新員工教育培訓內(nèi)容 并對教育培訓的人員 時間 內(nèi)容 效果進行檢查評估 d 生產(chǎn)部 技術(shù)部負責生產(chǎn)安全的教育培訓 督導 e 物流管理部負責交通安全的教育培訓 督導 f 義務消防隊負責火險的撲救 消防安全的檢查 員工消防安全教育 訓練和消防演習的 組織 g 保安隊負責公司內(nèi)的治安保衛(wèi)工作 h 安全員負責本班組安全工作的檢查督促及員工安全意識的強化 二 消防管理規(guī)定 2 1 在廠區(qū)內(nèi)嚴禁吸煙 消防器材不得故意損壞和私自挪用 各類消防器材周邊1米以內(nèi)嚴 禁存放物品 2 2 車間 庫房 寢室 辦公室均不準使用電爐 電熱器 電熨斗 更不得在寢室內(nèi)私拉電 線 2 3 電器設備的安裝 修理 應由電工按照電氣安全操作規(guī)程進行 非電工人員不準擅自安 裝 修理電氣設備 2 4 凡是進行明火作業(yè) 需經(jīng)申請 得到消防負責人準許 派出監(jiān)護人 并必須清理 轉(zhuǎn)移現(xiàn)場的易燃易爆物品 做好防范準備工作后方可操作 2 5 廠區(qū)內(nèi) 消防通道 安全出口 疏散樓梯不得堆放任何物品 開關盒下 配電柜內(nèi) 機器設備周圍嚴禁堆放油棉 油桶等易燃易爆物品 嚴禁圈占消防設備設施 2 6 物品存放應當分類 分堆儲存 每堆占地面積不大于100平方米 堆與堆間距不小于1米 堆與墻間距不小于0 5米 堆與梁 柱間距不小于0 3米 主通道寬度不小于2米 2 7 所有員工如發(fā)現(xiàn)安全隱患應及時通知保安隊處理 任何人都有權(quán)當場制止消防違章行為 2 8 保安人員要每天對廠區(qū)進行巡邏檢查 柴油發(fā)電機房 油罐 配電房均為重點防范部位要加強重點巡視檢查 發(fā)現(xiàn)隱患及時上報 通知有關部門進行整改 每周不少于3次徹底清查 檢查消防設施的完好情況 做好維護保養(yǎng) 并進行相關記錄 2 9 電工應對照明燈具 電線 電路 開關箱 電器設備等不定時進行檢修保養(yǎng) 特別是對劇絕緣老化的電線要進行更換 配電線路需穿金屬管或pvc烯硬塑管保護 2 10 所有電器設備均應可靠接地 防止電器設備打火 短路 要按設備容量加裝相應的熔斷器及過流保護 2 11 設備操作人員應嚴格遵守操作規(guī)程 不得違章作業(yè) 做到經(jīng)常性的檢查設備性能 做好設備油污清除確保表面無明顯油污 2 12 人力資源部應將消防培訓列入年度培訓計劃 并組織培訓的實施 定期進行消防演習 相關人員不得無故缺席 新員工進廠 必須接受進廠消防安全教育 車間安全員每月不少于一次業(yè)務學習 培訓 必要時參加消防演習 2 13 消防負責人認真做好各類消防工作記錄 2 14 消防安全小組成員要認真履行職責 三 安全生產(chǎn)規(guī)定 3 1 所有機臺操作者必須做好開機前的檢查潤滑 開機中的機器巡視和關機時切斷電源等日常工作 嚴格按操作規(guī)程進行 不得違規(guī)操作 發(fā)現(xiàn)問題及時解決 若自身無法解決立即報告 3 2 機器操作者必須將安全時刻牢記心中 操作時應集中注意力 不得開小差 不得馬虎行事 不得野蠻操作 確保人身和機器安全 3 3 上班時 著裝應整齊 夏天衣服束腰 冬天要束好衣袖 防止衣服卷進機器發(fā)生意外 3 4 各班組應將安全教育列入每天日會的必講內(nèi)容 不斷強化員工的安全意識 各機臺主機手負責安全操作細則的貫徹執(zhí)行 各組長負責安全操作細則的實施監(jiān)督工作 3 5 新員工不得獨立操作機臺 必須在取得操作資格認可后方可獨立操作 3 6 行政辦結(jié)合公司實際 積極開展安全生產(chǎn)宣傳活動 3 7 技術(shù)部定期組織人員對生產(chǎn)設備和電路設施進行檢修 維護 并定期對操作人員進行操作安全技術(shù)的培訓 3 8 為保證生產(chǎn)安全和員工人身安全 班前 班中禁止員工喝酒 時刻保持清醒的頭腦投入工作 3 9 特殊工種 必須持有國家勞動部門頒發(fā)的操作證才能上崗操作 電工需持 電工證 鍋爐工需持 司爐證 汽車駕駛員 鏟車工 叉車工需持 駕駛證 等 嚴禁無證操作 3 10電氣人員檢修電氣設備 必須執(zhí)行雙人操作制度 帶電作業(yè)時必須有專人監(jiān)護 非電氣人員不得檢修電氣設備 3 11發(fā)生工傷事故 必須填寫 工傷事故報告表 不得隱情不報 四 防盜 4 1 公司 員工個人的所有財物任何人不得侵占 4 2 對侵占公司 個人財物的行為全體員工均有義務 責任加以制止和檢舉 4 3 各辦公室 倉庫 車間 班組應做好防盜工作 下班前應檢查門窗是否鎖好 4 4 員工應保管好個人的現(xiàn)金 貴重物品 工資核算后存放于公司或及時存入銀行 防止丟失 被盜 4 5 保安應嚴格控制大門人員 物資的出入情況 加強廠區(qū) 宿舍的巡邏 4 6 公司所有鑰匙應備份存檔 并由相關人員妥善保管 以應急所需 4 7倉庫鑰匙由倉管員持有 其他任何人不得配備 辦公室鑰匙由指定人員配備 各檔案柜鑰匙除使用者外 任何人不得配備 4 8 所有鑰匙持有者在離崗時 必須將鑰匙移交接替人員或行政辦 4 9 如因特殊情況 借用備份鑰匙 必須在使用后馬上交回 4 10公司對一切偷盜行為給予嚴肅處理 對情節(jié)嚴重 數(shù)額較大者送司法機關處理 4 11公司對檢舉揭發(fā) 制止偷盜行為的人員給予重獎 五 交通安全規(guī)定 5 1 全體員工嚴禁步行或騎自行車橫穿公司大門口的公路 由保安進行監(jiān)督 違者罰款100元 如保安監(jiān)督不到位 保安罰款200元 5 2全體員工嚴禁租住公司對面房屋 違者罰款500元并作開除處理 5 3員工外出時 須在人行道內(nèi)行走 沒有人行道的靠路右邊行走 5 4橫穿車行道 須走人行橫道 通過有紅綠燈控制的人行橫道時 須遵守信號的規(guī)定 通過沒有交通信號控制的人行橫道 須直行通過 不得在車輛臨近時突然橫穿 有人行過街天橋或地道的 須走天橋或地道 車輛使用管理規(guī)定 一 目的 為加強本公司車輛的保管及有效運用 特制定本辦法 二 適用范圍 公司的客 貨車輛 三 內(nèi)容 3 1 公司車輛由行政部統(tǒng)一調(diào)度 安排 3 2 各部門需要使用車輛時 應事先填妥 派車單 一式兩聯(lián) 一聯(lián)交受理部門 一聯(lián)存檔 經(jīng)用車經(jīng)部門主管核準后交行政部調(diào)派 無 派車單 者 保安得禁止放行 3 3 公司除高層管理人員可使用公車外 其他工作人員外出辦事一律乘坐公交車 如有特殊情況確實需要用車的 需向行政部提出申請 填寫 派車單 由部門主管簽字后交由行政部視情審批后安排 3 4 部門主管在簽署下屬用車申請時 一定要考慮用車的可否 不得隨意簽署下屬用車申請 3 5 駕駛員出車需憑批準后的 派車單 一式兩聯(lián) 出車 并在公車出車記錄表上作好出車記錄 由用車人簽字認可 3 6 車輛返回廠區(qū)駕駛員應主動交回派車單于門衛(wèi)處 并告知其里程表數(shù)及返廠時間 3 7 下班后或節(jié)假日需用車的 必須事先向行政部報送用車計劃 否則按私事用車處理 3 8 外單位借車 需經(jīng)常務副總同意 總經(jīng)理批示后由行部門安排 3 9 車輛在下班后或節(jié)假日應按指定的地點停放 并采取必要的防盜措施 3 10 車輛如需送廠修理 須事前填寫 車輛請修單 說明原因 檢修費用 報主管領導批準 3 11 派車單使用方法 3 11 1用車部門向派車部門提出申請 經(jīng)派車部門安排并給予出具派車單 3 11 2車輛出廠門時 駕駛員必須主動將派車單交給門警 同時要填好里程表數(shù) 3 11 3車輛回廠時 門警必須在派車單上記錄回廠時間和里程表數(shù) 并將派車單交還給駕駛 員 3 11 4駕駛員將經(jīng)門警確認的派車單送回派車部門 由派車部門登記 駕駛員在出車登記表 簽字 3 12 使用車輛應辦的各項手續(xù)由司機本人負責辦理 否則 由此所引起的罰款 處理 損失等由本人負責 3 13 車輛應由專任司機駕駛 需由他人駕駛時 應善盡駕駛?cè)素熑?專任司機應每周實施定期檢查及保養(yǎng) 以維持機件壽命 確保行車安全 四 本管理規(guī)定經(jīng)總經(jīng)理批準后 自公布之日起生效 原有相似規(guī)定以此規(guī)定為準 附件 派車單 飛鴕公司派車單 編號 用車 部門 用車人 用車 時間 出車地點 事由 主管審批 派車部門確認 指派司機 出門時間 原里程數(shù) 回來時間 后里程數(shù) 值班門衛(wèi) 注 用車部門 人 用車時需填好此單由部門主管簽字同意后將此單交由行政部派車 行政部審核確認后指派司機出車 司機將此單交給門衛(wèi) 門衛(wèi)記錄出門往返時間并填寫編號 車輛維修申請單 年 月 日 車輛牌號 里 程 駕駛員 請修部位 損壞原因 估計金額 實際金額 修理廠 審批意見 司機管理規(guī)定 一 目的 安全 規(guī)范駕車用車 二 適用范圍 公司所有司機 三 內(nèi)容 3 1 公司司機必須遵守 中華人民共和國道路交通管理條例 及有關交通安全管理的規(guī)章規(guī)則 安全駕車 并應遵守本公司其他相關的規(guī)章制度 3 2 司機應愛惜公司車輛 平時要注意車輛的保養(yǎng) 經(jīng)常檢查車輛的主要機件 每月至少用半天時間對自己所開車輛進行檢修 確保車輛正常行駛 3 3 司機應每天抽適當時間擦洗自己所開車輛 以保持車輛的清潔 包括車內(nèi) 車外和引擎的清潔 3 4 出車前 要例行檢查車輛的水 電 油及其他性能是否正常 發(fā)現(xiàn)不正常時 要立即加補或調(diào)整 出車回來 要檢查存油量 發(fā)現(xiàn)存油不足一格時 應立即加油 不得出車時才臨時去加油 3 5 司機發(fā)現(xiàn)所駕車輛有故障時要立即檢修 不會檢修的 應立即報告管理人員 并提出具體的維修意見 包括維修項目和大致需要的經(jīng)費等 未經(jīng)批準 不許私自將車輛送廠維修 3 6 出車在外或出車歸來停放車輛 一定要注意選取停放地點和位置 不能在不準停車的路段或危險地段停車 司機離開車輛時 要鎖好保險鎖 防止車輛被盜 3 7 司機對自己所開車輛的各種證件的有效性應經(jīng)常檢查 出車時一定保證證件齊全 3 8 晚間司機要注意休息 不準開疲勞車 不準酒后駕車 3 9 司機駕車一定要遵守交通規(guī)則 文明開車 不準危險駕車 包括高速 爬頭 緊跟 爭道 賽車等 3 10 司機因故意違章或證件不全被罰款的 費用不予報銷 違章造成后果由當事人負責 3 11 車內(nèi)不準吸煙 本公司員工在車內(nèi)吸煙時 應有禮貌地制止 公司外的客人在車內(nèi)吸煙時 可婉轉(zhuǎn)告知本公司陪同人 但不能直接制止 3 12 司機對乘車人要熱情 禮貌 說話應文明 車內(nèi)客人談話時 除非客人主動搭話 不準隨便插嘴 3 13 司機對管理人員的工作安排 應無條件服從 不準借故拖延或拒不出車 對工作安排有意見的 事后可向總辦主任反映 3 14 司機出車執(zhí)行任務 遇特殊情況不能按時返回的 應及時設法通知管理人員 并說明原因 3 15 司機手機必須24小時開機 3 16 下班后 應將車輛停放適當?shù)攸c保管 不準私自用車 3 17 司機未經(jīng)領導批準 不得將自己保管的車輛隨便交給他人駕駛或練習駕駛 嚴禁將車輛交給無證人員駕駛 任何人不得利用公司車輛學開車 3 18 總辦每月負責對司機進行考核 將考核等級作為每月發(fā)放浮動工資的依據(jù) 對于工作勤奮 遵守制度 表現(xiàn)突出的 可視具體情況給予嘉獎 記功 晉級等獎勵 對工作怠慢 違反制度 發(fā)生事故者 視具體情節(jié)給予警告 記過 降級直至除名處理 四 本管理規(guī)定經(jīng)總經(jīng)理批準后 自公布之日起生效 原有相似規(guī)定以此規(guī)定為準 辦公室管理規(guī)定 一 目的 使辦公室管理趨于規(guī)范 制度化 有效提高辦公效率 樹立良好的公司形象 二 適用范圍 公司行政辦公人員 三 內(nèi)容 3 1 遵守考勤制度 按時上下班 做到不遲到 不早退 不曠工 有事須請假 3 2 上班統(tǒng)一著裝 穿著制服 佩戴廠牌 做到衣冠整潔 不穿拖鞋 3 3 員工上班應精神抖擻 言談文明 舉止文雅 時刻體現(xiàn)飛鴕人良好的精神風貌 3 4 堅守崗位 不串崗 不閑談 不大聲喧嘩 不做與工作無關的事 3 5 辦公室內(nèi)嚴禁吸煙 若客人來訪 只能在一樓大廳接待處及休閑室抽煙 3 6 愛護辦公設備 合理使用辦公用品 損壞設備要照價賠償 3 7 講究文明 辦公室內(nèi)勿吃零食 3 8 保持室內(nèi)整潔衛(wèi)生 勿亂扔紙屑 果皮 不得隨地吐痰 3 9 文明禮貌 樹立形象 提倡使用 您好 請 再見 對不起 謝謝 等文明用語 3 10 辦公室內(nèi)嚴禁賭博或用電腦游戲 上QQ 看電影 3 11 離開坐位須將椅子推到位 養(yǎng)成良好習慣 3 12 下班時須將電腦 機器及電器等關閉 門 窗關好 3 13 遵守 電話管理規(guī)定 嚴禁公話私用 3 14 物品擺好整齊 下班務必將桌面的帳簿 憑證 報表 文件等資料放入抽屜 清理干凈 3 15 待客熱情 彬彬有禮 不拘不禁 3 16 保持墻壁清潔 嚴禁在墻上亂貼 亂畫及打釘 3 17 要講究洗手間衛(wèi)生 紙巾要入簍 便后要沖洗 3 18 窗簾拉放要整齊 不得參差不齊 影響美觀 3 19 遵守 辦公用品管理辦法 不私自購買辦公用品 不違反程序隨便領用 3 20 服從領導 聽從指揮 不頂撞上司 3 21 兢兢業(yè)業(yè) 一絲不茍 不拖拉 不懈怠 努力提高辦公室工作效率 四 本管理規(guī)定經(jīng)總經(jīng)理批準后 自公布之日起即行生效 原有相似規(guī)定以此規(guī)定為準 辦公用品管理規(guī)定 一 目的 有計劃地做好辦公用品的采購和管理工作 保證日常工作的正常運轉(zhuǎn) 節(jié)省開支 防止浪費 二 范圍 辦公用品是指計算機 打印機 復印機上的各種耗材以及文具 紙張 帳本和其它印刷物品 三 職責 辦公用品的采購與管理由行政部負責 四 內(nèi)容 4 1辦公用品的采購 4 1 1辦公用品統(tǒng)一由行政部采購 行政部計劃每月的消耗量 以及了解各種消耗品的市場價格及最佳采購期 確定采購量與采購時間 以最小的采購量滿足日常事務工作的需要 4 1 2計算機 打印機 復印機等設備的申請必須報副總經(jīng)理以上審批 然后才可交行政部采購 4 1 3特殊場合所用的特殊辦公用品 使用部門必須先提出書面申請 經(jīng)行政部進行必要的調(diào)查核實后方予以采購 4 1 4辦公用品的采購500元以下的 由行政部經(jīng)理批準 500元以上的必須經(jīng)副總經(jīng)理以上審批 4 2辦公用品的管理 4 2 1辦公用品由資料室統(tǒng)一入庫保管 4 2 2資料管理員及時統(tǒng)計辦公用品的庫存量 若庫存量不足時則需填寫請購單 交行政部經(jīng)理批準后采購 4 2 3辦公用品的管理辦法 4 2 3 1計算機 打印機 復印機的各種耗材用品必須標注 物品標識卡 4 2 3 2資料室管理員每月按部門統(tǒng)計辦公用品的使用量及金額 并造冊登記經(jīng)行政部經(jīng) 理審核后報總 副總 經(jīng)理 并發(fā)放至各部門 以監(jiān)督 控制辦公用品的使用 4 2 3 3正常消耗用品如計算機 打印機 復印機上的各種耗材 以及圓珠筆 筆芯 膠 水等用完時需再領用 要以舊換新 否則不予發(fā)放 4 2 3 4嚴禁員工將公司辦公用品帶出公司私用 4 3 辦公用品的領用 各部門及車間須指定專人負責管理辦公用品 領用時必須填寫 領料單 寫明日期 使用場所 部門 車間名稱以及物品的名稱 數(shù)量 用途 同時領料人及主管必須加蓋印章或鑒字 否則不予領用 4 4在訂制各種帳票時 如果需要改動原格式 或者重新設計新格式 使用部門的主管必須起草正式文件或方案 若有相關部門 則要一式多份 送交行政部 并附上委托訂制單或訂購申請單 在這種情況下 行政部必須在其職權(quán)范圍內(nèi)進行審核 包括審核新格式是否合適 訂購數(shù)量是否合適 以及新格式的適用性與時效性等 通過審核后 還必須就是否由本公司自行復制 還是委托外部進行印刷等問題與申請部門進行商定 如果事關重大 還須請示副總經(jīng)理以上審批 4 5資料管理員在 辦公用品入庫單 的基礎上 對照 領料單 在每月末對辦公用品當月消耗按類進行統(tǒng)計 并報行政部備案 五 本管理規(guī)定經(jīng)總經(jīng)理批準后 自公布之日起生效 原有相似規(guī)定以此規(guī)定為準 六 附件 1 領料單 中國 飛鴕鞋業(yè)有限公司 材料請領單 戶主 年 月 日 實物名稱 規(guī)格型號 單位 數(shù)量 單價 金額 會議制度 一 目的 為保證會議質(zhì)量 本著精簡 高效的原則 進一步提高貫徹會議的精神和行政決策效率 使會議管理走上制度化 規(guī)范化 標準化軌道 特制定本制度 二 范圍 2 1 公司設立三級例會制度 2 1 1公司基層每日早會 各組 段全體員工 主持人 各組段長 2 1 2經(jīng)理周例會 各部門經(jīng)理 主持人 副總 2 1 3高層管理月例會經(jīng)營檢討會議 各部門經(jīng)理 主持人 總經(jīng)理或副總經(jīng)理 三 會議議題 3 1 基層每日總結(jié)前一天的工作情況 診斷一天的工作 提出建設性和改進性意見 安排當日工作任務 3 2 經(jīng)理周例會匯報上周工作情況 計劃下周工作計劃 提出建設性和改進性意見 3 3 高層每月例會匯總各部門的主要工作 診斷當月的工作 提出建設性和改進性意見 并根據(jù)會議要求安排工作計劃 四 會議任務 4 1 聽取各層次相關人員工作情況的匯報 4 2 為公司提供重要問題的診斷 解決和落實方案 4 3 檢查 督促和落實有關工作 4 4 結(jié)合本公司 各部門的實際情況討論處理重要日常工作 4 5 列席會議的人員 根據(jù)工作需要確定 五 會議程序 5 1 主持人簡明扼要地介紹例會的議案 并宣讀提案人發(fā)言的順序 5 2 提案人就所提出的議案發(fā)表意見和見解 5 3 各部門與會人員討論 分析提案 尋找最佳解決的方法和途徑 并形成一致意見或結(jié)論 5 4 主持人講話 并就所提議案和會議所形成的一致意見做出決策 5 5 形成決定后 整理會議紀要 由各相關部門遵照執(zhí)行 六 會議其他事項 6 1 每月最后一天為公司的行政例會日 每次例會的召開時間定為晚6 00 地點三樓高層會議室 經(jīng)理周例會安排在每周的星期六 會議地點設在相應部門會議室 基層會議根據(jù)需要確定相對統(tǒng)一的時間和地點 6 2 參加高層例會的人員應于每月28日下午下班前將應提交例會討論的議題 以 會議議題提案表 的方式呈報給會議主持人 經(jīng)理周例會和基層會議的議題確定也要按高層會議的方式進行 6 3 各層次的例會應確定主持人 要有各自的會議記錄人員 高 經(jīng)理周例會會議可根據(jù)需要形成書面會議紀要 6 4 嚴肅會議紀律 一般不作臨時動議 有特殊重要事情予以在開會前向會議主持人臨時提出 由會議主持人決定是否安排討論 6 5 參會人員事前安排好手頭工作 準時到會 每遲到一次罰款十元 會議期間 參會人員需將手機關機或調(diào)成振動 嚴禁在會議當中接聽手機 違者每次罰款二十元 七 本管理規(guī)定經(jīng)總經(jīng)理批準后自頒布之日起開始實施 原有相似規(guī)定以此規(guī)定為準 文件管理制度 為加強文件管理 規(guī)范文件的收 發(fā)和處理程序 使之規(guī)范化和制度化 以提高文件處理的工作效率與質(zhì)量 特制定本管理制度 一 文件收發(fā)管理 一 收文 1 收文辦理一般包括簽收 登記 傳遞 擬辦 承辦 催辦 傳閱 歸檔 銷毀等程序 2 收文的范圍 凡送達公司的有關文件 信函及其它類型的各式來文 一般包括上級政 府機關來文 行政主管部門來文 業(yè)務單位的來函 下屬公司或部門來文 3 簽收 登記 郵遞員送達或機關 業(yè)務單位專送的信函 必須填寫 信函收件登記表 及時遞交行政部 公司員工因公務至上級機關或業(yè)務單位攜帶回的文件 必須第一時間送至行政部簽收辦 理 行政部在收到文件后 在 收文登記表 中詳細登記收文日期 來文單位 文件名稱 文件編號 份數(shù) 頁數(shù)等內(nèi)容 并在文件首頁附上 收文處理單 4 擬辦 擬辦意見由行政部經(jīng)理或其他職能部門的負責人及有關人員將需辦理的文件提出具體意見 包括送哪位領導或哪個部門承辦 文件處理所需的時限要求和其它特定要求 文件由行政部按批辦意見送交相應部門承辦 5 承辦 承辦部門人員接到文件后 不得延誤 推卸 承辦人應在批辦的規(guī)定時限處理完畢 對不屬本部門職權(quán)范圍或不由本部門辦理的 應迅速退回并說明理由 承辦人應負責將有關部門的意見歸納整理 在 處理結(jié)果欄 上寫明辦理過程及最終 結(jié)果 各有關部門需在評審欄中簽署上姓名及時間 文件辦畢后 由承辦人將文件交回行政部 文件必須及時處理 未按規(guī)定時間辦理必須寫清理由 記入當月 外來文件處理延誤 次數(shù) 考核項 文件如需留用 只提供復印件 承辦人應在處理意見欄上寫明留用部門 份數(shù) 留用原因等情況 經(jīng)批準同意后 由行政部蓋據(jù) 受控 章 并登記 文件發(fā)放登記表 留用文件必須妥善保管 在年末將對文件進行收回 仍需留用必須填寫 文件留用申請單 6 催辦 為督促與檢查文件的承辦過程與結(jié)果 行政部按職責對文件的落實及運行情況進行跟蹤 各部門有責任將文件落實及運行情況反饋至行政部 7 傳閱 需傳閱的文件 根據(jù)批辦意見或文件抄送意見的規(guī)定傳閱人組織傳閱 由行政部填寫 文件傳閱單 組織傳閱 每位傳閱者閱畢文件并做好有關摘要后在 文件傳閱單 署上姓名及時間退回行政部 一般傳閱時間不得超過2個小時 且部門之間不得橫向傳遞 傳閱時必須注意文件保密與安全 無關人員不得傳閱 未經(jīng)批準不得擅自翻印 二 發(fā)文 1 發(fā)文一般包括擬稿 核稿 會簽 簽發(fā) 用印 發(fā)出 公布等過程 2 發(fā)文的種類包括決定 決議 通告 通報 通知 報告 請示 批復 會議紀要 規(guī)章制度等 3 文件的編號 紅頭文件編號 由公司代字 年號 順序號組成 公司例會紀要編號 由公司代字 年號 順序號組成 質(zhì)量手冊 程序文件 管理手冊編號 按程序文件 文件和資料控制程序 規(guī)定編寫 4 行文的規(guī)則及要求 文件應按規(guī)定的行文規(guī)則編寫 質(zhì)量手冊 程序文件 管理手冊 會議紀要按規(guī)定格式編寫 各職能部門不能擅自發(fā)文 否則視為無效 責任自負 如需對內(nèi)行文 必須提交行政部統(tǒng)一發(fā)文 如需對外行文 應事先將擬好的文稿交行政部審核 并報請總經(jīng)理批示后 加蓋公司印章發(fā)出后交行政部留檔 對不符合要求的文稿 行政部有權(quán)退回呈報部門 5 普發(fā)性公文 擬稿 行政部為公司級文件的擬稿部門 各職能部門根據(jù)工作需要或公司授意擬寫文稿 擬稿后統(tǒng)一交行政部核稿后發(fā)文 核稿 一般由行政部經(jīng)理或主管副總進行核稿 如核稿中存在較大修改應提出修改意見退回擬稿部門重新擬寫 會簽 文件如涉及多個部門 應進行會簽 各部門對文稿提出意見時在文稿旁注明意見并署上姓名 各會簽人員會簽須按規(guī)定時間內(nèi)完成 會簽完畢送交行政部 部門間不得橫向傳閱會簽 簽發(fā) 文件不得越權(quán)簽發(fā) a 以公司名義發(fā)的重要文件 由總經(jīng)理簽發(fā) 一般事務性文件由主管副總或行政部經(jīng)理簽 發(fā) b 人事行政部直接發(fā)出的文件 由人事行政部經(jīng)理簽發(fā) c 會議紀要由主持人簽發(fā) 印發(fā) 公布 查辦 行政部在核對擬稿 核稿 會簽 簽發(fā)程序后 按發(fā)文要求進行印發(fā)和公布 并在 發(fā)文登記表 上做好登記 各部門在 文件發(fā)放登