上海孚盟軟件業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)功能簡(jiǎn)介.doc

Http:TradeCRM 外貿(mào)業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)功能簡(jiǎn)介TradeCRM是一套專業(yè)的外貿(mào)業(yè)務(wù)管理軟件，是一個(gè)將工作中既重要又復(fù)雜的郵件、傳真、客戶關(guān)系、外貿(mào)業(yè)務(wù)、辦公文檔、任務(wù)和時(shí)間等信息和資源有機(jī)地關(guān)聯(lián)之后，進(jìn)行集中、統(tǒng)一和有效管理的平臺(tái)，是對(duì)外貿(mào)業(yè)務(wù)實(shí)際操作的總結(jié)和提煉。真實(shí)地再現(xiàn)了業(yè)務(wù)中的數(shù)據(jù)流轉(zhuǎn)順序和業(yè)務(wù)處理的邏輯。通過使用TradeCRM，企業(yè)可以將所有的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)和單據(jù)存儲(chǔ)在數(shù)據(jù)庫中，完美實(shí)現(xiàn)對(duì)重要業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)和資源的保護(hù)和重復(fù)利用。強(qiáng)大的打印模板設(shè)計(jì)工具，可以滿足用戶自定義多種格式與內(nèi)容的單證的需求。系統(tǒng)同時(shí)提供PDF、WORD、EXCEL、TIF等多種文檔輸出格式，還可直接通過集成的郵件或傳真功能進(jìn)行發(fā)送，最大程度地方便用戶在協(xié)同模式下工作。同時(shí)方便各個(gè)級(jí)別的管理者，根據(jù)各自的權(quán)限，在完成自己的工作的同時(shí)，隨時(shí)查詢歷史記錄，監(jiān)督并掌握職責(zé)范圍內(nèi)的所有業(yè)務(wù)情況和人員的工作，大大提高、改善工作效率和效益。TradeCRM外貿(mào)業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)可分為十大功能模塊，涵蓋了業(yè)務(wù)中各方面的工作： 數(shù)據(jù)管理 機(jī)會(huì)管理 業(yè)務(wù)管理 供應(yīng)管理 財(cái)務(wù)處理 進(jìn)度管理 快遞管理 統(tǒng)計(jì)分析 審核管理 提醒管理一、 數(shù)據(jù)管理此模塊包括公司與分支機(jī)構(gòu)檔案管理、員工檔案、合同條款管理、樣品間與樣品檔案管理、商品檔案管理、客戶檔案管理、供應(yīng)商檔案管理等功能，歸檔并管理業(yè)務(wù)中積累的真實(shí)數(shù)據(jù)。a) 樣品間與樣品檔案管理此模塊實(shí)現(xiàn)樣品間與樣品信息檔案的管理，例如：客戶原樣、市場(chǎng)收集的樣品、工廠來樣、船樣等等。b) 商品檔案管理此模塊包括對(duì)商品分類、海關(guān)商品編碼、商品檔案、銷售價(jià)格檔案、供貨價(jià)格檔案的管理?？蛻粼儍r(jià)、打樣、訂貨的商品都必須先在商品檔案里對(duì)商品信息進(jìn)行登記。銷售價(jià)格檔案為銷售合同提供數(shù)據(jù)，供貨價(jià)格檔案則作為采購合同定價(jià)的依據(jù)。c) 供應(yīng)商與客戶檔案管理此模塊能夠完整地記錄合作單位的基本情況、所有相關(guān)的活動(dòng)、樣品收發(fā)記錄、傳真與郵件的往來、具體聯(lián)系人的信息等等，為客戶關(guān)系管理與業(yè)務(wù)管理提供了堅(jiān)實(shí)的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。二、 機(jī)會(huì)管理與客戶的初步接觸、客戶的訂購意向、業(yè)務(wù)的開始階段，都可以在TradeCRM中作為“機(jī)會(huì)”進(jìn)行管理。此模塊包括以下幾個(gè)功能：a) 銷售機(jī)會(huì)管理可以完整記錄客戶的采購意向，并跟蹤記錄、確認(rèn)詢盤與對(duì)外報(bào)價(jià)的工作。b) 詢盤記錄管理能夠單獨(dú)管理某個(gè)機(jī)會(huì)中的商品的詢盤，并且分析、記錄價(jià)格的成本結(jié)構(gòu)。c) 對(duì)外報(bào)價(jià)管理可以方便地從詢盤記錄中導(dǎo)入價(jià)格，并生成報(bào)價(jià)單。對(duì)于含有配件的套裝商品，系統(tǒng)能夠同時(shí)生成配件的報(bào)價(jià)列表。此處無需打印，就可以方便地將報(bào)價(jià)單通過郵件或傳真功能直接發(fā)給客戶。三、 業(yè)務(wù)管理作為外貿(mào)業(yè)務(wù)系統(tǒng)中的核心，此模塊能夠集成前期工作所產(chǎn)生的數(shù)據(jù)，方便、準(zhǔn)確地生成銷售合同。并經(jīng)由“出貨安排”，生成進(jìn)倉通知、出貨通知、托運(yùn)單等訂艙、托運(yùn)相關(guān)單據(jù)，以及報(bào)關(guān)單證、客戶議付單證、清關(guān)單證等報(bào)關(guān)、議付工作所需的文檔。信用證、核銷單等重要單證，在此處也得到全面的跟蹤與管理。a) 銷售合同通過“數(shù)據(jù)管理”中的銷售價(jià)格檔案，確認(rèn)合同中的價(jià)格。同時(shí)，方便地選擇儲(chǔ)存在數(shù)據(jù)庫中的條款，快速生成合同。還可通過銷售合同，直接轉(zhuǎn)入采購合同的安排。此處可以同時(shí)選擇多個(gè)銷售合同，一次性完成采購安排的工作。b) 信用證管理記錄銀行信用證的關(guān)鍵信息，便于跟蹤管理。c) 出貨安排全面考慮實(shí)際出貨時(shí)的復(fù)雜情況（例如，多份合同下的商品同時(shí)出貨；一份合同下的商品分批出貨；多份合同下的商品分批、部分出貨），并按照清晰的邏輯關(guān)系進(jìn)行處理，保證數(shù)據(jù)不錯(cuò)，不亂。d) 進(jìn)倉通知能夠根據(jù)出貨安排中的數(shù)據(jù)與供貨商信息，同時(shí)生成多張指導(dǎo)供貨商發(fā)貨的進(jìn)倉通知。能夠詳細(xì)記錄本次進(jìn)倉的商品明細(xì)、地點(diǎn)和時(shí)間安排等內(nèi)容。e) 出貨通知能夠根據(jù)出貨安排或進(jìn)倉通知中的數(shù)據(jù)，生成指導(dǎo)倉庫的出貨通知。f) 托運(yùn)單能夠根據(jù)出貨匯總或報(bào)關(guān)商品匯總的數(shù)據(jù)，生成委托貨代公司訂艙的托運(yùn)單。g) 報(bào)關(guān)單證生成并管理出口報(bào)關(guān)過程中的所有單證，包括保險(xiǎn)單據(jù)、產(chǎn)地證、信用證等。此處也可記錄報(bào)關(guān)過程中發(fā)生的所有費(fèi)用，方便統(tǒng)計(jì)成本。h) 議付單證生成所有收款時(shí)所需的單據(jù)，并可同時(shí)記錄傭金的支付情況與各項(xiàng)費(fèi)用，方便成本核算。i) 清關(guān)單證此功能適用于客戶所需清關(guān)單證與議付單證不同的情況。j) 客戶扣款通知記錄除貨款外，需要向客戶收取的、或替其支付的費(fèi)用的明細(xì)。k) 核銷單管理方便地記錄和管理從外匯管理局領(lǐng)回的核銷單的數(shù)量與使用情況。通過跟蹤，預(yù)防核銷單未能及時(shí)收回、交單與核銷的問題，保障企業(yè)的利益。四、 供應(yīng)管理此模塊管理外貿(mào)企業(yè)與供貨商之間的業(yè)務(wù)，從購銷合同到付款結(jié)算。a) 購銷合同可以通過銷售合同直接生成相關(guān)的購銷合同，方便跟蹤與管理。 b) 供貨商貨款可以從出貨安排中導(dǎo)入數(shù)據(jù)，根據(jù)商品的實(shí)際出貨情況生成指導(dǎo)供貨商開發(fā)票的單據(jù)，其中可統(tǒng)計(jì)在各種情況下發(fā)生的費(fèi)用，并從最終開票金額中扣除（例如，代為采購的物料費(fèi)用，因質(zhì)量問題產(chǎn)生的扣款等）。此處可選擇是否“計(jì)入直接成本”，以便在成本核算中統(tǒng)計(jì)。c) 供貨商扣款通知記錄因各種情況需要向供貨商收取的、或替其支付的費(fèi)用的明細(xì)。五、 財(cái)務(wù)處理此模塊管理外貿(mào)業(yè)務(wù)中與財(cái)務(wù)相關(guān)的具體工作。a) 費(fèi)用組可以將業(yè)務(wù)過程中，經(jīng)常發(fā)生的費(fèi)用合并成組。使用的時(shí)候一次性添加，大大提高工作效率。b) 應(yīng)收款管理此處可以登記并管理所有應(yīng)該收取的款項(xiàng)，并可以根據(jù)收款水單沖銷應(yīng)收單據(jù)。c) 應(yīng)付款管理此處登記并管理所有應(yīng)該支付的款項(xiàng)，并可以根據(jù)付款水單沖銷應(yīng)付單據(jù)。d) 費(fèi)用中心此處可以登記并管理所有公司運(yùn)營中發(fā)生的費(fèi)用，可以將費(fèi)用的使用情況聯(lián)系到個(gè)人。方便公司統(tǒng)計(jì)每個(gè)員工所產(chǎn)生的成本。e) 出貨成本分析此處可以按照船期來統(tǒng)計(jì)每個(gè)客戶的業(yè)務(wù)為公司帶來的成本和利潤，輔助公司制定經(jīng)營策略。并且可以根據(jù)供貨商貨款中設(shè)定的退稅比例計(jì)算出退稅金額。六、 進(jìn)度管理此模塊可以按照預(yù)設(shè)的項(xiàng)目進(jìn)度安排，跟蹤并監(jiān)督項(xiàng)目的進(jìn)展情況。是一個(gè)很好的項(xiàng)目統(tǒng)計(jì)表，以及團(tuán)隊(duì)內(nèi)部的交流平臺(tái)。目前主要有以下四種進(jìn)度模板：a) 銷售合同跟蹤以銷售合同編號(hào)為主線索跟蹤銷售合同相關(guān)信息?？梢栽跇I(yè)務(wù)管理中，通過銷售合同列表啟用進(jìn)度。b) 銷售合同明細(xì)跟蹤以銷售合同號(hào)和商品編號(hào)為主線索跟蹤銷售合同中每個(gè)產(chǎn)品的相關(guān)信息。每個(gè)產(chǎn)品形成一個(gè)單獨(dú)的進(jìn)度。c) 機(jī)會(huì)明細(xì)跟蹤以機(jī)會(huì)編號(hào)和商品編號(hào)為主線索跟蹤機(jī)會(huì)管理中每個(gè)產(chǎn)品的相關(guān)信息。每個(gè)產(chǎn)品形成一個(gè)單獨(dú)的進(jìn)度。可以在機(jī)會(huì)管理中啟用進(jìn)度。d) 樣品開發(fā)跟蹤以樣品編號(hào)為主線索跟蹤樣品開發(fā)的相關(guān)信息?？梢栽跇悠窓n案中啟用進(jìn)度。七、 快遞管理此模塊可以管理業(yè)務(wù)中發(fā)生的所有快遞，并記錄所郵寄貨品的清單。還可以根據(jù)預(yù)設(shè)的運(yùn)單格式，快速套打快遞單據(jù)。八、 統(tǒng)計(jì)分析此模塊有多種統(tǒng)計(jì)分析的方法，能夠通過表格和圖形，多角度地顯示統(tǒng)計(jì)之后的動(dòng)態(tài)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)。例如：可以直觀地比照成本預(yù)測(cè)和實(shí)際結(jié)算的結(jié)果。統(tǒng)計(jì)報(bào)表可以輸出為多種格式（例如，PDF、WORD、EXCEL、TIF等）。九、 審核管理TradeCRM中可以進(jìn)行：a) 多級(jí)審核，對(duì)關(guān)鍵業(yè)務(wù)進(jìn)行多級(jí)審核，避免能夠給企業(yè)帶來損失的錯(cuò)誤。b) 可選條件審核，可以靈活地設(shè)定審核的條件。適應(yīng)業(yè)務(wù)中多變的情況。c) 進(jìn)行審核通知，審核產(chǎn)生和通過時(shí)，都可以發(fā)出通知給相關(guān)人員?？梢赃M(jìn)行審核管理的模塊：機(jī)會(huì)管理、對(duì)外報(bào)價(jià)、銷售合同、采購合同、出貨安排、議付單證、扣款通知等。十、 提醒管理TradeCRM成功地將時(shí)間管理與業(yè)務(wù)管理相結(jié)合，能夠提醒：a) 具體時(shí)間點(diǎn)事前與事后的提醒。（例如：報(bào)價(jià)日期、船期、應(yīng)收款日期、應(yīng)付款日期等）b) 審核通知。c) 單據(jù)修改情況（例如：銷售合同、采購合同）。d) 自己以及其他人員。因此，很好地避免延誤與錯(cuò)失所帶來的風(fēng)險(xiǎn)?？蛻粜枨笠?、 詢價(jià)及報(bào)價(jià)：催工廠報(bào)價(jià)發(fā)給工廠報(bào)價(jià)整理及翻譯詢價(jià)客人詢價(jià)技術(shù)要求、疑問咨詢客人（或工廠）,并要求客戶（或工廠）回復(fù)、圖樣確認(rèn)詢價(jià)及報(bào)價(jià)歸檔報(bào)價(jià)給客人注意點(diǎn)：A、處理詢價(jià)時(shí)須捉住一個(gè)中心：報(bào)價(jià)須及時(shí)，一般為三天內(nèi)回客人; 超過三天者, 須報(bào)業(yè)務(wù)經(jīng)理備案并說明原因，請(qǐng)示處理意見。報(bào)價(jià)處理原則: 1. 常規(guī)產(chǎn)品按價(jià)目表, 若沒有價(jià)目表,請(qǐng)工廠報(bào)價(jià),并按公司規(guī)定報(bào)價(jià)公式: 工廠價(jià)/8.9/0.8結(jié)合市場(chǎng)浮動(dòng)(不超過5%)報(bào)價(jià)2. 特殊產(chǎn)品或數(shù)量大的詢價(jià), 須請(qǐng)示報(bào)價(jià)幅度3.對(duì)外報(bào)價(jià)須有經(jīng)手人及核對(duì)人簽字4.報(bào)價(jià)單采用公司統(tǒng)一要求格式 B、 客戶傳真件由業(yè)務(wù)助理(葉文強(qiáng))統(tǒng)一登記詢價(jià)號(hào),經(jīng)蘇經(jīng)理閱后分配給相應(yīng)業(yè)務(wù)員 C.、郵件統(tǒng)一由蘇經(jīng)理收件、閱后,文件轉(zhuǎn)給相應(yīng)業(yè)務(wù)員,由業(yè)務(wù)員自行登記詢價(jià)號(hào)后按詢價(jià)流程處理。D、客人詢價(jià)或技術(shù)要求不清或工廠反饋須相關(guān)要求時(shí),跟客人了解及確認(rèn)再行詢價(jià)、報(bào)價(jià);E.、詢價(jià)及報(bào)價(jià)文件須歸檔，時(shí)間為每個(gè)月歸檔一次，附有文件登記索引表,可按客人或其他可行方式整理，須有電腦記錄。 F、付款條件 G、產(chǎn)品報(bào)價(jià)有效期，目前暫定為60天 H、每個(gè)報(bào)價(jià)單需要標(biāo)出產(chǎn)品總數(shù)量及總金額 I、碰到特殊產(chǎn)品或產(chǎn)品超過一定數(shù)量（總價(jià)超過$40000）的詢價(jià)要求，須特別請(qǐng)示蘇經(jīng)理或總經(jīng)理二、 訂單處理訂單回簽客人工廠訂單簽回下單給工廠收到客人訂單價(jià)格問題及技術(shù)問題反饋給客人訂單數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)(具體見訂單操作流程圖,附后)注意點(diǎn)：A、收到客人訂單須統(tǒng)計(jì)總金額、總數(shù)量；確定商品、規(guī)格、數(shù)量、技術(shù)要求、付款條件、交貨期、檢驗(yàn)方式等各方面要求。 B、下單給工廠：1、若客人價(jià)格是近期已詢價(jià)，可綜合比較工廠間報(bào)價(jià)及考核質(zhì)量交貨期等問題后，擇優(yōu)下單，但廠商須為公司在冊(cè)的合格供應(yīng)商（附表）嚴(yán)格按公司下單及核對(duì)訂單要求文件，見附件2、客人未詢價(jià)或采用價(jià)目表價(jià)格，須先向工廠詢價(jià)再下單3、一般在正式下單前，須請(qǐng)工廠再做優(yōu)惠?？傤~人民幣15萬元以上或單項(xiàng)產(chǎn)品價(jià)格在$25000以上的訂單，下單前要請(qǐng)示蘇經(jīng)理或總經(jīng)理簽字確認(rèn)。4、對(duì)于交貨期(比如有罰金等)需特別注意并明顯標(biāo)識(shí)！5、給工廠的訂單做好須先提交蘇經(jīng)理或小黃核對(duì)（今后增加人選） 6、訂單核對(duì)后，由相關(guān)業(yè)務(wù)員提交給沈總簽字、蓋章7、沈總簽字蓋章后，統(tǒng)一交給小劉傳給工廠 C、從客人下單至訂單回簽給出客人的時(shí)間，不超過7天。D、若訂單產(chǎn)品的技術(shù)要求相對(duì)復(fù)雜或不明確時(shí)，須出圖供客人確認(rèn)；或要求客人提供相關(guān)技術(shù)資料與工廠確認(rèn)。 E、及時(shí)催款、收貨款或L/C正本，并核對(duì)修改L/C條款（對(duì)公司不利的）， 客人付款條件須先報(bào)總經(jīng)理確認(rèn)批準(zhǔn)。F、工廠訂單簽回工作，現(xiàn)由小劉催促工廠，相關(guān)業(yè)務(wù)員協(xié)助，須特別注意工廠訂單三天內(nèi)必須簽回。 G、若工廠對(duì)訂單有修改，由小劉交由胡總或沈總審核。審核后， 由沈總統(tǒng)一指示對(duì)訂單的最終處理。 H、相關(guān)業(yè)務(wù)員應(yīng)注意詢問小劉工廠訂單是否及時(shí)簽回，并及時(shí)將訂單回簽確認(rèn)給客人。I、 對(duì)于每個(gè)訂單，相關(guān)業(yè)務(wù)員須做好數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)工作（包括客人、訂單號(hào)，金額、交貨期等），并報(bào)給蘇經(jīng)理登記。J、執(zhí)行中途訂單要求有變更的，相關(guān)業(yè)務(wù)員應(yīng)注意及時(shí)更新資料或重新制作訂單， 并及時(shí)通知工廠變更、確認(rèn)、簽回。K、根據(jù)訂單要求跟蹤生產(chǎn)進(jìn)度，及時(shí)與船務(wù)部、質(zhì)檢部聯(lián)系，發(fā)現(xiàn)問題立即解決。L、按時(shí)出貨、及時(shí)收款，保質(zhì)保量完成每個(gè)訂單。M、定期詢問客戶對(duì)產(chǎn)品的反饋，對(duì)本公司的服務(wù)滿意度等情況，發(fā)現(xiàn)問題定期反映，并在業(yè)務(wù)部會(huì)議上討論解決方法。（業(yè)務(wù)部后續(xù)會(huì)議討論并設(shè)計(jì)出合理的表格或文字范本以便業(yè)務(wù)員統(tǒng)一操作）三、 質(zhì)量報(bào)怨回復(fù)客人報(bào)怨給工廠查找訂單收到客人報(bào)怨注意點(diǎn)：A、若接到客人報(bào)怨， 先核對(duì)問題要點(diǎn), 及跟客人要相關(guān)證據(jù)(證據(jù)不明的情況下)； B、報(bào)怨給工廠：1、將相關(guān)質(zhì)量問題及證據(jù)發(fā)給工廠2、工廠回復(fù)3、以爭(zhēng)取損失降到最低，客戶、工廠最大滿意的原則處理方式4、此項(xiàng)文字工作暫由小劉處理，相關(guān)業(yè)務(wù)員處理客戶、本公司、工廠的報(bào)怨情況。 C、處理報(bào)怨須堅(jiān)持原則，及時(shí)、準(zhǔn)確、專業(yè)、公正。 D、在新近業(yè)務(wù)助理小葉上手后，此項(xiàng)將轉(zhuǎn)由他統(tǒng)一負(fù)責(zé)，其他業(yè)務(wù)員協(xié)助。四、 業(yè)務(wù)開拓搜索、廣告或其他有效途徑客人跟蹤、聯(lián)絡(luò)新客戶詢價(jià)處理建立新客戶檔案發(fā)開發(fā)信 注意點(diǎn)：A、對(duì)新客人的了解，建立完善的客戶檔案文字資料，及合適的評(píng)價(jià) B、詢價(jià)處理須迅速、服務(wù)到位、耐心細(xì)致 C、定期跟蹤 D、與客戶建立良好的溝通環(huán)境 TradeCRM的實(shí)現(xiàn)過程一、 詢價(jià)及報(bào)價(jià)：通過結(jié)合附件功能與進(jìn)度的文本記錄實(shí)現(xiàn)相關(guān)信息的收集對(duì)外報(bào)價(jià)進(jìn)度跟蹤詢盤記錄機(jī)會(huì)管理A. 在收到客戶詢價(jià)意向時(shí)，可以在機(jī)會(huì)管理中生成一個(gè)新的機(jī)會(huì)，詳細(xì)記錄意向的具體內(nèi)容，同時(shí)建立詢價(jià)記錄與報(bào)價(jià)記錄。報(bào)價(jià)記錄中的價(jià)格可以從歷史報(bào)價(jià)中導(dǎo)入，也可以從詢盤記錄中導(dǎo)入。從詢盤記錄中導(dǎo)入時(shí)，輸入轉(zhuǎn)換比率，即可將詢盤記錄的人民幣價(jià)格轉(zhuǎn)換為外幣價(jià)格，并可自動(dòng)計(jì)算產(chǎn)品總數(shù)量與總金額。同時(shí)，可以輸入詳細(xì)的付款條件、報(bào)價(jià)有效期等。對(duì)于金額大的報(bào)價(jià)單，可以在報(bào)價(jià)審核中，根據(jù)設(shè)置好的條件，由相應(yīng)主管經(jīng)理審核后，再按照統(tǒng)一的格式通過傳真功能或郵件發(fā)送。B. 可以通過TradeCRM收到客戶的詢價(jià)傳真或者詢價(jià)郵件之后，由主管分發(fā)給相應(yīng)業(yè)務(wù)員。并由業(yè)務(wù)員自行建立詢價(jià)記錄后，按詢價(jià)流程處理。C. 通過TradeCRM的客戶關(guān)系管理，可以方便地同客人與工廠了解及確認(rèn)不清楚的技術(shù)要求及報(bào)價(jià)。D. 詢價(jià)及報(bào)價(jià)文件安全地保存在數(shù)據(jù)庫中，方便業(yè)務(wù)人員隨時(shí)查詢。通過銷售合同，進(jìn)行采購安排，生成采購合同。并通過郵件或傳真發(fā)送。二、 訂單處理價(jià)格問題及技術(shù)問題反饋給客人訂單數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)訂單回簽客人工廠訂單簽回收到客人訂單A. 在銷售合同中可以從對(duì)外報(bào)價(jià)中直接導(dǎo)入詳細(xì)的商品、規(guī)格