工作分析_工作分析與職務說明書培訓教材

工作分析與職務說明書 廣東南方集團李靜2004 03 01 管理人員培訓教材之十二 培人訓事教助材理 寫在前面 各位助理 大家好 兩年前 在各位的共同努力下 我們在短期內(nèi)便完成了公司138個崗位的職務說明書 正因為當時時間短 任務重 職務說明書在使用的兩年中 我們不斷發(fā)現(xiàn)很多不符合項 因此 現(xiàn)在 我們計劃再用兩個月時間進一步完善 下面 我講一些具體的操作方法和基本要求 請大家遵照執(zhí)行 第一章工作分析 工作分析 是指根據(jù)工作內(nèi)容 分析工作的性質(zhì) 繁簡難易 責任重輕 執(zhí)行工作應具備的學識技能與經(jīng)驗 進而制定擔任工作所必需的資格和條件 在瞬息萬變的工作環(huán)境中 一個適當?shù)墓ぷ鞣治鲶w系是至關(guān)重要的 新的工作不斷產(chǎn)生 舊的工作要重新設計和改進 參考一份幾年前所做的工作分析可能會得到不夠確切的數(shù)據(jù)資料 但重要的是 工作分析可幫助組織察覺環(huán)境正發(fā)生變化這一事實 1 工作分析的意義 來自工作分析中的數(shù)據(jù)實際上對人力資源管理的每一方面都有影響 工作分析資料的主要作用是在人力資源計劃方面 如果我們僅認識到一個公司將需要1000名新員工生產(chǎn)產(chǎn)品或提供服務以滿足銷售需要是遠遠不夠的 我們還應知道 每項工作都需要不同的知識 技能和能力 顯然 有效的人力資源規(guī)劃必須考慮到這些工作要求 工作分析 如果招聘者不清楚勝任某項工作所必須的資格 那么員工的招聘和選擇將會漫無目的 如果缺少適時的工作說明和工作規(guī)范 就會在沒有一個清楚的指導性文件的情況下去盲目招聘 選擇員工 而這樣做的結(jié)果將會導致人力資源的浪費與員工的大規(guī)模流失 同時 工作規(guī)范中的信息在確定人力資源開發(fā)需求方面常常是很重要的 如果工作分析指出某項工作需要特殊的知識 技能或能力 而在該職位上的人又不具備所要求的條件 那么培訓和開發(fā)可能就是必要的了 工作分析 在報酬方面 我們在用崗位薪資體現(xiàn)某項工作的價值之前 必須了解其自身的相對價值 相對來說 崗位職責越重要 我們就越有理由要求求職者具有更多的知識 技能和能力 工作分析信息對員工和勞動關(guān)系也很重要 當考慮對員工進行提升 調(diào)動或降職的問題時 工作說明提供了一個比較員工才干的標準 通過工作分析獲得的信息經(jīng)常能導致更為客觀的人力資源管理決策 2 工作分析的目的 通常情況下 工作分析的目的是為了解決以下6個重要的問題 1 員工應完成什么樣的體力和腦力活動 2 工作將在什么時候完成 3 工作將在哪里完成 4 員工如何完成此項工作 5 為什么要完成此項工作 6 完成工作需要哪些條件 工作分析給出了一項工作的職責 與其他工作的關(guān)系 所需知識和技能以及完成這項工作所需的工作條件 3 工作分析的作用 工作分析是企業(yè)進行招聘 晉升和業(yè)績考核 培訓工作的基礎 因此 它對企業(yè)有效地進行人力資源的開發(fā)與利用有著非常重要的作用 1 它為企業(yè)編制定員提供了科學的依據(jù) 有了工作分析作為基礎 企業(yè)管理人員就可以明確什么地方需要什么樣的人 需要多少人 這就為企業(yè)合理配備人力 協(xié)調(diào)班組及部門之間的關(guān)系 最終達到人員的優(yōu)化組合打下基礎 工作分析 2 它為企業(yè)聘用和考核員工提供了客觀標準 企業(yè)在招聘員工時 可根據(jù)工作分析中所列示的完成工作所需要的技巧 知識和能力 對備選人員進行考核 在錄用時可以減少主觀成分 為職位申請人創(chuàng)造了一個公平競爭的環(huán)境 員工也可以根據(jù)不同崗位的要求找到適合自己的位置 使每個人都能充分施展其才華 同時 工作分析明確規(guī)定了各項工作的責 權(quán) 利 使考核工作更具體 合理 準確和客觀 可減少員工的不滿情緒 促使其提高工作效率 工作分析 3 它為確定員工的工資待遇和進行培訓提供了客觀依據(jù) 由于工作分析明確了每項工作的內(nèi)容 技術(shù)要求 所需知識 能力 責任等 從而知道完成該項工作需要的技術(shù)等級 責任大小 甚至所花的時間等 這就為企業(yè)合理 準確地確定員工的工資待遇提供了客觀的依據(jù) 同時 工作分析中要求員工掌握的知識技能 也就是企業(yè)對員工進行培訓的主要內(nèi)容和任務 工作分析 4 有利于員工明確努力方向 改善企業(yè)內(nèi)部的人際關(guān)系由于工作任務是高層管理者設定的 而工作分析則清楚地表明了高層管理者認定的重要事項或方向 這樣就會給員工明確暗示 什么最重要 何處需要努力 同時工作分析使員工的工作具體明確 職責分明 考核 獎懲 晉升有了科學的標準和依據(jù) 從而大大減少了企業(yè)員工之間 員工與各部門之間的矛盾和糾紛 改善了企業(yè)內(nèi)部的人際關(guān)系 增強了企業(yè)的凝聚力 4 工作分析與工作評價 工作評價是把崗位工作根據(jù)其難易程度等因素評定等級 作為認定人員所需資格和支付薪水高低的依據(jù) 常用的有下列幾種方法 1 排列定等法 是把各種工作就其工作說明表的敘述 作等級高低的排列 程度高的排列在上 程度低的排列在下 程度相等的并列 經(jīng)排列后 可整理出高低前后順序 每一序次為一個職等 這種方法的優(yōu)點是簡便易行 缺點是不夠可靠 而且在排列時 對工作只作程度等級的區(qū)別 而未作性質(zhì)的區(qū)別 因而效果不大 工作分析 2 因素分類法運用這種方法的要點有三個 1 選用若干因素 稱分類因素 作為衡量職責程度的依據(jù) 2 建立認定性質(zhì)區(qū)分和程度區(qū)分的標準 稱分類標準 3 把分類的工作說明表與既定標準相比較 以決定其所屬性質(zhì)和程度 工作分析 3 因素評分法因素評分法有四個要點 1 選用若干評分因素作為衡量程度高低的依據(jù) 2 評分標準表 作為評定程度高低的標準 3 把工作說明表的內(nèi)容和既定因素評分標準表相比較 按因素依次評定分數(shù)并算出總分 4 制定分數(shù)與職等換算表 根據(jù)工作所得評分換算為職等 5 工作分析的內(nèi)容 工作分析的內(nèi)容包括工作分析要素 工作說明 工作規(guī)范等三個部分 下面分別闡述 1 工作分析要素 要進行工作分析 首先必須弄清該項工作有哪些要素構(gòu)成 具體含義是什么 一般來說 工作分析包含的要素有七個 1 什么職位 工作分析首先要確定工作名稱 職位 即在調(diào)查的基礎上 根據(jù)工作性質(zhì) 工作繁簡難易 責任大小及資格等四個方面 確定各項工作名稱 并進行歸類 工作分析 2 做什么 即應具體描述工作者所做的工作內(nèi)容 在描述時應使用動詞 如包裝 裝載 刨 磨 檢測 修理等等 3 如何做 即根據(jù)工作內(nèi)容和性質(zhì) 確定完成該項工作的方法與步驟 這是決定工作完成效果的關(guān)鍵 4 為何做 即要說明工作的性質(zhì)和重要性 5 何時完成 即完成工作的具體時間 工作分析 6 為誰做 即該項工作的隸屬關(guān)系 明確前后工作之間的聯(lián)系及職責要求 7 需要何種技能 即完成該項工作所需要的工作技能 如口頭溝通技能 迅速計算技能 組織分析技能 聯(lián)絡技能等等 工作分析 2 工作說明 工作說明是有關(guān)工作范圍 任務 責任 方法 技能 工作環(huán)境 工作聯(lián)系及所需要人員種類的詳細描述 它的主要功能有 讓員工了解工作的大致情況 建立了工作程序和工作標準 闡明了工作任務 責任與職權(quán) 有助于員工的聘用與考核 培訓等 編寫工作說明時要注意 1 描述要具體化而非抽象化 2 描述的句子要簡明 內(nèi)容不要過于繁雜 最好不超過三頁 3 使用技術(shù)性術(shù)語時加以解釋 工作分析 3 工作規(guī)范 為了使員工更詳細地了解其工作的內(nèi)容和要求 以便能順利地進行工作 在實際工作中還需要比工作說明書更加詳細的文字說明 規(guī)定執(zhí)行一項工作的各項任務 程序以及所需的具體技能 知識及其他條件 為此 企業(yè)在工作分析的基礎上 可設立 工作規(guī)范書 或?qū)⒋隧梼?nèi)容包括在工作手冊 工作指南 作業(yè)指導書等之中 所謂工作規(guī)范就是指完成一項工作所需的技能 知識以及職責 程序的具體說明 它是工作分析結(jié)果的一個組成部分 6 實施工作分析的程序與方法 1 情報收集收集情報首先要確定收集哪些情報 一般來說 工作分析應取得的情報類型如下 1 工作活動 崗位導向 完成什么 如何完成 為何要完成 何時完成 工作活動或程序 活動記錄 個人責任和義務 工作分析 2 員工導向活動 工作中表現(xiàn)出來的人的行為 感覺 物理動作 信息交流 基本的情感 個人工作要求 精力花費 3 機器 工具 設備和使用的工作輔助材料 工作分析 4 與工作有關(guān)的顯性或隱性的東西 程序運行所需的物質(zhì)資料 生產(chǎn)的產(chǎn)品 生產(chǎn)所需的知識 工作提供的勞務 5 工作表現(xiàn) 工作測量 所花時間 工作標準 誤差分析 其他方面 工作分析 6 工作背景 物質(zhì)的工作條件 工程日程安排 組織背景 社會背景 刺激 金錢的和非金錢的 7 個人要求 與工作有關(guān)的知識 技能 教育 培訓 工作經(jīng)驗等 個人態(tài)度 志向 身體特征 個性 興趣等 工作分析 2 確定情報的內(nèi)容后 就要確定由誰來收集情報一般來說 由人力資源部門的管理人員 人事專員或助理 在各級基層管理人員的協(xié)助下 共同負責情報的收集 同時 由任職者提供崗位情報 接著 就要確定收集情報的方法 一般情況下 崗位情報的收集方法有5種 工作分析 1 面談法 即通過與在崗人員會談或召開崗位分析討論會來收集情報 2 觀察法 即由崗位分析者直接觀察從業(yè)人員的工作收集情報的方法 3 問卷法 即用事先設計好的問卷 由在崗者或監(jiān)督者或分析者填寫的方法 4 自我記入法 即由在本崗者本人記入調(diào)查表的方法 5 實驗法 根據(jù)動作研究和時間研究 使用記時表 膠卷等技術(shù)裝置進行實驗分析的方法 工作分析 3 確定工作性質(zhì)按照工作內(nèi)容及完成工作所需要的知識 技能 經(jīng)驗 分析工作性質(zhì) 確定各種崗位名稱 4 確定工作內(nèi)容和程序即分析各項工作的具體內(nèi)容 完成該項工作的程序和方法及所需要的設備 工具等 從中可以看出不同工作的繁簡難易程度 并依據(jù)不同程度區(qū)分為若干層次 工作分析 5 明確工作職責根據(jù)某項工作的內(nèi)容和程序 協(xié)調(diào)和管理下屬的人數(shù) 工作的重要程度及對組織的影響 確定該項工作的責任大小和主要職責 6 明確完成工作的學識 技能和經(jīng)驗等個人特征即按照某項工作的性質(zhì) 內(nèi)容 職責來確定完成該項工作所需要的知識 技能 經(jīng)驗和個人特征等 第二章職務說明書 制定職務說明書是人事助理的主要工作之一 職務說明書是用文件形式來表達的職務分析的結(jié)果 基本內(nèi)容包括工作描述和任職者資格說明 工作描述一般用來表達工作內(nèi)容 任務 職責 環(huán)境等 而任職者資格說明則用來表達任職者所需的資格要求 如技能 學歷 訓練 經(jīng)驗 體能等 職務說明書主要由基本資料 工作描述 任職資格說明 工作環(huán)境四大部分組成 1 基本資料 職務名稱 直接上級職位 所屬部門 工資等級 工資水平 所轄人員 定員人數(shù) 工作性質(zhì) 2 工作描述 工作概要 用簡練的語言說明工作的性質(zhì) 中心任務和責任 工作內(nèi)容 a 各工作活動基本內(nèi)容 b 各活動內(nèi)容占工作時間的百分比 c 權(quán)限 d 執(zhí)行依據(jù) e 其他 工作職責 逐項列出任職者的工作職責范圍 工作結(jié)果 說明任職者執(zhí)行工作應產(chǎn)生的結(jié)果 能量化的指標一定要量化 職務說明書 工作關(guān)系 包括 a 工作受誰監(jiān)督 b 工作的下屬 c 職位的晉升 轉(zhuǎn)換關(guān)系 d 常與哪些職位發(fā)生聯(lián)系 工作人員運用的設備和信息說明 主要指所使用的設備名稱和信息資料的形式 3 任職資格說明 主要包括九個方面 a 所需最低學歷 b 培訓的內(nèi)容和時間 c 從事本崗位工作以及相關(guān)工作的年限和經(jīng)驗 d 一般能力 e 興趣愛好 f 個性特征 g 職位所需的性別 年齡規(guī)定 h 體能要求 i 其他特殊要求 4 工作環(huán)境 工作場所 指在室內(nèi) 室外還是其他特殊場所 工作環(huán)境的危險性說明 指危險存在的概率大小 對人員可能造成傷害的程度 具體部位 已發(fā)生的記錄 危險性造成原因等 職業(yè)病 即從事本工作可能患上