會(huì)議管理_會(huì)議籌備方案

會(huì)務(wù)文書 教學(xué)目標(biāo)及步驟 項(xiàng)目目標(biāo) 1 了解會(huì)務(wù)文書的種類2 學(xué)會(huì)寫作會(huì)務(wù)文書3 能成功舉辦一次會(huì)議 教學(xué)過(guò)程 情境導(dǎo)入知識(shí)櫥窗案例欣賞歸納理論問(wèn)題診斷溫馨提示任務(wù)演練 會(huì)議籌備方案 任務(wù)一 年末來(lái)臨 蘇明實(shí)習(xí)的公司即將召開(kāi)一年一度的大型表彰會(huì) 對(duì)一年來(lái)公司各個(gè)崗位上涌現(xiàn)出來(lái)的模范人物和先進(jìn)集體進(jìn)行表彰和獎(jiǎng)勵(lì) 為了保證會(huì)議順利召開(kāi) 公司成立了會(huì)議籌備小組 由蘇明擔(dān)任會(huì)議組織的秘書工作 你知道蘇明應(yīng)該做好哪些會(huì)務(wù)準(zhǔn)備工作并撰寫哪些會(huì)務(wù)文書嗎 一 情境導(dǎo)入 二 情境寫作 宏遠(yuǎn)公司擬召開(kāi)2010年展覽會(huì) 會(huì)前明確了招商目的 打出品牌效應(yīng) 提升產(chǎn)品內(nèi)涵 這也是此次會(huì)議的主題 會(huì)議時(shí)間 2010年8月14日8 00 16 00會(huì)議地點(diǎn) 宏遠(yuǎn)公司展覽廳主持人 會(huì)議總裁辦助理張石華參加人 宏遠(yuǎn)公司合作伙伴 企業(yè)界知名人士 公司全體員工如果請(qǐng)你安排這次會(huì)議的籌備工作 你還要考慮哪些方面的要素 要準(zhǔn)備哪些文件材料呢 一 會(huì)議籌備方案的概念會(huì)議籌備方案屬計(jì)劃類公務(wù)文書 是在會(huì)議召開(kāi)之前對(duì)構(gòu)成會(huì)議的各個(gè)要素作出系統(tǒng)周密的書面安排的會(huì)議文書 會(huì)議籌備方案一般是為大中型或重要的會(huì)議所做的預(yù)設(shè)方案 單位內(nèi)部召開(kāi)的小規(guī)模的例會(huì) 可以通過(guò)簡(jiǎn)易會(huì)議計(jì)劃或會(huì)議通知來(lái)預(yù)先安排好會(huì)議事務(wù) 一般不需要起草專門的會(huì)議籌備方案 會(huì)議的籌備工作做得是否充分到位 直接關(guān)系到會(huì)議的成功與否 會(huì)務(wù)工作人員必須以高度的責(zé)任心 做好會(huì)議的籌備工作 三 知識(shí)櫥窗 二 會(huì)議籌備方案的作用會(huì)議籌備方案對(duì)于會(huì)議的召開(kāi) 特別是順利召開(kāi) 圓滿完成 具有重要意義 其作用主要有 1 確保會(huì)議的周密組織 2 確保會(huì)議服務(wù)質(zhì)量和溝通協(xié)調(diào)到位 3 確保領(lǐng)導(dǎo)意圖得以貫徹執(zhí)行 三 會(huì)議籌備方案的特點(diǎn)1 計(jì)劃性 會(huì)議籌備方案是在會(huì)議召開(kāi)前做出的 對(duì)于具體會(huì)議的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行有計(jì)劃的安排 以便會(huì)議順利召開(kāi) 2 周全性 會(huì)務(wù)工作是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工作 在制定會(huì)議籌備方案時(shí) 要充分考慮方方面面的內(nèi)容 只有細(xì)節(jié)考慮具體 安排到位 在做會(huì)務(wù)準(zhǔn)備工作時(shí)才能有條不紊 主動(dòng)從容 3 可操作性 制定會(huì)議籌備方案其目的是用以指導(dǎo)做好會(huì)議籌備工作 方案應(yīng)當(dāng)是具體詳實(shí)的 操作性強(qiáng)的 否則就失去了方案的作用和意義 四 會(huì)議籌備方案的種類根據(jù)具體會(huì)議的不同 可以把會(huì)議籌備方案分為不同的種類 如大型會(huì)議的籌備方案 中型會(huì)議的籌備方案 根據(jù)編寫形式的不同 可以把會(huì)議籌備方案分為表格式和文字式兩種 集團(tuán)公司2010年黨建工作會(huì)議籌備方案一 會(huì)議主題 貫徹落實(shí)全省國(guó)有企業(yè)黨建工作會(huì)議精神 突出素質(zhì)工程 創(chuàng)優(yōu)工程 效能工程 廉政工程等 四個(gè)工程 強(qiáng)化服務(wù)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)中心工作 一個(gè)服務(wù) 以改革創(chuàng)新精神推進(jìn)集團(tuán)公司黨建工作 二 會(huì)議時(shí)間 年 月 日 會(huì)期一天三 會(huì)議地點(diǎn) 集團(tuán)公司第五會(huì)議室四 參會(huì)人員 集團(tuán)公司黨政領(lǐng)導(dǎo)班子 各子分公司黨委 黨支部 書記 分管黨務(wù)工作的副書記 紀(jì)委書記 集團(tuán)公司總部各部室主要負(fù)責(zé)人 五 會(huì)議主持 六 會(huì)議議程 一 集團(tuán)公司黨委副書記 組織部長(zhǎng) 總結(jié)安排全司組織工作 二 集團(tuán)公司黨委副書記 總結(jié)安排全司宣傳思想工作 三 集團(tuán)公司紀(jì)委書記 傳達(dá)省 市紀(jì)委全會(huì)精神 總結(jié)安排全司黨風(fēng)廉政建設(shè)工作 四 頒獎(jiǎng)表彰1 表彰集團(tuán)公司2009年度黨建工作先進(jìn)單位 2 表彰集團(tuán)公司2009年度 黨建工作先進(jìn)個(gè)人 優(yōu)秀共產(chǎn)黨員 五 集團(tuán)公司黨委與各子分公司黨委 黨支部 簽訂2010年度黨風(fēng)廉政建設(shè)責(zé)任書 六 集團(tuán)公司黨委書記 作重要講話 四 案例欣賞 七 會(huì)議材料準(zhǔn)備 一 大會(huì)發(fā)言單位材料 二 會(huì)議日程表 參加會(huì)議人員名單 主席臺(tái)座次安排 作息時(shí)間表 會(huì)議須知等 三 其他文件 八 會(huì)場(chǎng)設(shè)備和用品的準(zhǔn)備準(zhǔn)備會(huì)議所需的投影儀 白板和音響 攝影設(shè)備 由總裁辦公室負(fù)責(zé) 九 會(huì)務(wù)工作由集團(tuán)公司黨委辦公室 總裁辦公室負(fù)責(zé) 具體分工略 十 會(huì)議經(jīng)費(fèi)預(yù)算 一 場(chǎng)地租用費(fèi) 大廈五樓多功能會(huì)議室租金一天 共計(jì) 元 二 攝像設(shè)備租用費(fèi) 擬租攝像機(jī)2臺(tái) 每臺(tái)每天租金 元 共計(jì) 元 三 會(huì)場(chǎng)布置費(fèi) 花卉 元 會(huì)議橫標(biāo)制作 元 會(huì)場(chǎng)清掃 元 共計(jì) 元 四 會(huì)議材料費(fèi) 資料袋 制作命名牌匾等 共計(jì) 元 五 會(huì)議食宿費(fèi) 住宿費(fèi) 元 會(huì)議餐費(fèi) 元 共計(jì) 元 集團(tuán)公司黨委辦公室2009年12月20日 公司2009年工會(huì)工作總結(jié)表彰大會(huì)籌備方案 一 會(huì)議名稱 公司2009年工會(huì)工作總結(jié)表彰大會(huì)二 會(huì)議主題 弘揚(yáng)先進(jìn)共筑和諧三 會(huì)議時(shí)間 2009年 月 日上午9 00 12 00四 會(huì)議地點(diǎn) 會(huì)議中心五 與會(huì)人員 一 公司領(lǐng)導(dǎo)班子成員 二 公司各分工會(huì)主席 三 各子分公司 各職能部門主要負(fù)責(zé)人 四 工會(huì)工作先進(jìn)單位代表 優(yōu)秀工會(huì)工作者 工會(huì)工作積極分子共計(jì)80人 六 會(huì)議主持 公司工會(huì)副主席 七 會(huì)議議程 一 公司工會(huì)副主席 宣讀表彰決定 二 為先進(jìn)單位 個(gè)人頒獎(jiǎng) 三 公司工會(huì)主席 作重要講話 四 公司黨委書記 作重要講話 八 會(huì)務(wù)工作安排 一 會(huì)場(chǎng)布置 1 橫幅標(biāo)題 公司2009年工會(huì)工作總結(jié)表彰大會(huì)2 主席臺(tái)座次 略 3 代表席座次 略 4 具體準(zhǔn)備事項(xiàng) 席卡 音響 音樂(lè)碟 麥克風(fēng) 投影儀 茶水 鮮花等 二 頒獎(jiǎng)安排 1 工會(huì)工作先進(jìn)單位 公司分工會(huì) 由 頒獎(jiǎng) 2 優(yōu)秀工會(huì)工作者 由 頒獎(jiǎng) 3 工會(huì)工作積極分子 由 頒獎(jiǎng) 由 負(fù)責(zé)依次向頒獎(jiǎng)?lì)I(lǐng)導(dǎo)遞獎(jiǎng)牌 三 就餐安排 略 四 交通安排 由公司統(tǒng)一安排乘車前往 九 會(huì)議資料準(zhǔn)備 由公司工會(huì)辦公室負(fù)責(zé) 十 會(huì)議經(jīng)費(fèi)預(yù)算 略 公司工會(huì) 年 月 日 會(huì)議籌備方案通常由標(biāo)題 開(kāi)頭 主體和落款等四個(gè)部分組成 一 標(biāo)題 會(huì)議籌備方案的標(biāo)題 一般由召開(kāi)單位或范圍 會(huì)議名稱 文種名稱三要素構(gòu)成 二 開(kāi)頭 開(kāi)頭部分一般寫明召開(kāi)會(huì)議的緣由 宗旨 依據(jù) 主辦和承辦單位 會(huì)議名稱等會(huì)議基本要素 說(shuō)明會(huì)議召開(kāi)的必要性 合法性 三 主體 主體部分一般要寫明會(huì)議主要任務(wù) 會(huì)議形式 主持者 參與者 議程 日程 會(huì)務(wù)組織機(jī)構(gòu)的分工 會(huì)議經(jīng)費(fèi)等事項(xiàng) 四 落款 落款寫明方案的制發(fā)文機(jī)關(guān) 簽署日期 并加蓋公章 五 歸納理論 會(huì)議籌備方案寫作要素 1 確定會(huì)議主題2 確定會(huì)議的時(shí)間和地點(diǎn)3 確定會(huì)議的規(guī)模4 確定會(huì)議議程5 確定會(huì)議文件和材料的準(zhǔn)備包括大會(huì)的主報(bào)告 大會(huì)發(fā)言單位的材料 會(huì)議日程表 參加會(huì)議人員名單 住宿安排 主席臺(tái)座次 分組名單 討論題目和分組討論地點(diǎn) 作息時(shí)間表 會(huì)議的參閱文件和相關(guān)資料 6 確定會(huì)議組織和分工 下面是一次經(jīng)濟(jì)工作會(huì)議的籌備方案 分析指出其不足之處 并進(jìn)行修改 市經(jīng)濟(jì)工作會(huì)議籌備方案1 會(huì)議的時(shí)間 地點(diǎn) 擬定于 月 至 日 4天 在 招待所召開(kāi) 月 日下午或晚上報(bào)到 2 會(huì)議規(guī)模 1 參加會(huì)議人員 正式代表 2 特邀代表和列席人員 工作人員 含服務(wù)人員 共計(jì) 人 3 會(huì)議議程 會(huì)議由市委書記 市長(zhǎng)分別主持 第一天大會(huì)由市長(zhǎng)主持 聽(tīng)取市部分綜合職能部門關(guān)于本年度工作總結(jié)和貫徹中央經(jīng)濟(jì)工作會(huì)議精神的具體措施的發(fā)言 第二天分組討論 圍繞會(huì)議確定的討論題目進(jìn)行 第三天繼續(xù)分組討論 第四天上午繼續(xù)分組討論 下午大會(huì)由市委書記主持會(huì)議 市長(zhǎng)作會(huì)議總結(jié) 書記講話 4 會(huì)務(wù)工作由市委辦公廳 市政府辦公廳負(fù)責(zé) 六 問(wèn)題診斷 禁毒防艾工作會(huì)議籌備方案一 會(huì)議時(shí)間 地點(diǎn)擬定于1月31日上午10 00至中午12 30 在 市體育館召開(kāi) 二 參加會(huì)議人員全國(guó)各地區(qū)禁毒防艾委員會(huì)成員 全國(guó)禁毒防艾協(xié)會(huì)專家 市禁毒宣傳大隊(duì)局長(zhǎng) 副局長(zhǎng) 市艾滋病研究委員會(huì)會(huì)長(zhǎng)及副會(huì)長(zhǎng) 各地區(qū)青少年代表 共計(jì)300人 三 會(huì)議議程會(huì)議由 市全國(guó)禁毒防艾協(xié)會(huì)主持上午 1 市禁毒防艾協(xié)會(huì)專家提出現(xiàn)存的問(wèn)題 2 市禁毒宣傳大隊(duì)局長(zhǎng)發(fā)言 3 市愛(ài)滋病研究委員會(huì)會(huì)長(zhǎng)發(fā)言 4 青少年代表感觸發(fā)言 5 各地區(qū)代表就宣傳方案提出建議 6 討論研究 中午 1 各禁毒防艾大隊(duì)總結(jié)所有建議及意見(jiàn) 2 市全國(guó)禁毒防艾協(xié)會(huì)專家總結(jié)報(bào)告四 會(huì)議議題 1 禁毒工作最弱 最嚴(yán)重的地區(qū) 2 怎么讓群眾體會(huì)禁毒防艾的重要性 3 禁毒防艾宣傳工作的重要性 4 怎樣在各地區(qū)做好宣傳工作及宣傳過(guò)程中的安全問(wèn)題五 會(huì)場(chǎng)設(shè)備和用品的準(zhǔn)備 市全國(guó)禁毒防艾協(xié)會(huì)在1月31日前預(yù)定 市體育館 并于1月31日上午完成會(huì)場(chǎng)布置 略 六 會(huì)議材料準(zhǔn)備 1 全國(guó)禁毒防艾協(xié)會(huì)專家的發(fā)言稿 2 市禁毒宣傳大隊(duì)局長(zhǎng)的發(fā)言稿 3 市愛(ài)滋病研究會(huì)會(huì)長(zhǎng)發(fā)言稿 4 青少年代表發(fā)言七 會(huì)議服務(wù)工作安排 略 八 會(huì)議經(jīng)費(fèi)預(yù)算 略 市全國(guó)禁毒防艾協(xié)會(huì) 年 月 日 參考答案 存在的問(wèn)題 會(huì)議主題不明確 擬定會(huì)議籌備方案時(shí) 要明確會(huì)議主題禁毒防艾工作會(huì)議籌備方案一 會(huì)議主題為促進(jìn)青少年的健康發(fā)展 并讓全體市民對(duì)毒品及艾滋病有深刻的了解 特召開(kāi)此次對(duì)禁毒防艾知識(shí)宣傳方案討論 會(huì)議的重點(diǎn)是討論研究如何做才能在群眾心中深入該方面的知識(shí) 提出相應(yīng)的對(duì)策 一 制定會(huì)議籌備方案 要注意 1 科學(xué)安排 創(chuàng)新方法 制定會(huì)議籌備方案時(shí) 應(yīng)注意科學(xué)安排會(huì)議 提高會(huì)議效率 既保證實(shí)效 又節(jié)約成本 2 具體周密 妥善安排會(huì)議事項(xiàng) 大中型會(huì)議涉及人員多 頭緒繁 內(nèi)容雜 在制定會(huì)議籌備方案時(shí)應(yīng)通盤考慮 周密部署 妥善安排各有關(guān)事項(xiàng) 避免遺漏和差錯(cuò) 3 層次分明 合理安排結(jié)構(gòu) 寫作時(shí)要合理安排各條款間的邏輯順序 要條款分明 順序合理 4 明確領(lǐng)導(dǎo)意圖 弄清籌備方案的目的 要求和意義 以便制定 反復(fù)與領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)方面商定 必要時(shí)可召開(kāi)聯(lián)席會(huì)征求制定的意見(jiàn)或方案 二 會(huì)議文件和材料主要有 主報(bào)告 發(fā)言材料 日程表 與會(huì)人員名單 作息時(shí)間表 參閱文件 三 會(huì)議地點(diǎn)的選擇標(biāo)準(zhǔn) 大小適中 環(huán)境適合 交通方便 設(shè)施齊全 七 溫馨提示 八 相關(guān)鏈接 會(huì)議籌備方案與會(huì)議策劃方案的區(qū)別會(huì)議策劃方案一般包括會(huì)議籌備方案與會(huì)議預(yù)算方案 而會(huì)議籌備方案一般是在策劃方案的基礎(chǔ)上側(cè)重于會(huì)議準(zhǔn)備工作的組織與實(shí)施 它通常不包括會(huì)議前期的宣傳 營(yíng)銷等方面的內(nèi)容 但是對(duì)會(huì)議的時(shí)間 地點(diǎn) 議程和經(jīng)費(fèi)等方面的內(nèi)容設(shè)計(jì)具體 會(huì)議策劃是對(duì)會(huì)議做整體的計(jì)劃 涉及到參與舉辦會(huì)議的各個(gè)部門和各種關(guān)系 由策劃人將各種關(guān)系和矛盾調(diào)整統(tǒng)一 最后形成一套合理可行的方案和流程 會(huì)議預(yù)算是將策劃方案數(shù)字化的過(guò)程 策劃為預(yù)算提供了方向 預(yù)算為策劃方案提供資金的保證 會(huì)議策劃方案比較務(wù)虛 會(huì)議籌備方案比較務(wù)實(shí) 一般是先進(jìn)行策劃和制定預(yù)算 再設(shè)計(jì)具體的籌備方案 1 長(zhǎng)江職業(yè)技術(shù)學(xué)院擬于2010年5月4日召開(kāi)學(xué)院第五次團(tuán)代會(huì) 團(tuán)代會(huì)的主要內(nèi)容包括學(xué)院黨委書記講話 兄弟院校代表致詞 團(tuán)委書記做工作報(bào)告 表彰 五四紅旗團(tuán)委 和 優(yōu)秀團(tuán)員 等 為了鍛煉學(xué)生的能力 學(xué)院學(xué)工部和團(tuán)委將整個(gè)會(huì)議的籌備工作交給了葉子所在的學(xué)生社團(tuán) 紅帆秘書事務(wù)所 葉子他們接到任務(wù)后 既十分高興又忐忑不安 為了不辜負(fù)學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)的信任和同學(xué)們的期待 在老師的指導(dǎo)下 他們認(rèn)真擬定了會(huì)議的籌備方案 精心安排了會(huì)議的議程 分工草擬了會(huì)議的各種文件 請(qǐng)你也作為 紅帆秘書事務(wù)所 的一員 起草一份會(huì)議籌備方案 九 任務(wù)演練 2 根據(jù)提供的材料擬寫一份會(huì)議策劃方案 滿分40分 其中方案30分 表格10分 要求 標(biāo)題用2號(hào)黑體 小標(biāo)題用3號(hào)仿宋體加粗 正文用3號(hào)仿宋體 必須在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將擬寫的方案在自己機(jī)位保存并打印提交 材料 2011年5月26日 5月28日第五次全國(guó)秘書培訓(xùn)工作大會(huì)寧波主辦方 勞動(dòng)部承辦方 會(huì)議文件寫作 滿分20分 要求 手寫 規(guī)定時(shí)間內(nèi)上交紙質(zhì)文檔 為本次全國(guó)秘書工作大會(huì)擬寫一份接待方案 為增強(qiáng) 集團(tuán)公司品牌的影響力 加深客戶對(duì) 集團(tuán)公司的了解 答謝各方合作伙伴和客戶對(duì)集團(tuán)公司長(zhǎng)期的支持 創(chuàng)造良好的溝通機(jī)會(huì) 在媒體和客戶間建立良好口碑與廣告效應(yīng) 擴(kuò)大 集團(tuán)的知名度和美譽(yù)度 進(jìn)一步詮釋 集團(tuán)的企業(yè)經(jīng)營(yíng)理念 堅(jiān)定客戶與 集團(tuán)共創(chuàng)雙贏的信心 集團(tuán)公司擬定于2009年12月30日晚在長(zhǎng)沙 大酒店多功能宴會(huì)廳舉辦新年客戶答謝會(huì) 屆時(shí)將邀請(qǐng)有關(guān)單位出席活動(dòng) 約160人參會(huì) 請(qǐng)根據(jù)以上材料 擬寫一份完整的會(huì)議籌備方案 參考寫法 喜迎新年真誠(chéng)答謝 2010年 集團(tuán)有限公司新年客戶答謝會(huì)籌備方案一 活動(dòng)主題 喜迎新春真誠(chéng)答謝二 主辦單位 集團(tuán)有限公司三 協(xié)辦單位 大酒店四 活動(dòng)時(shí)間 2009年12月30日晚18 30 22 30五 活動(dòng)地點(diǎn) 大酒店多功能宴會(huì)廳六 活動(dòng)目的 借新年元旦佳節(jié)之際 以答謝會(huì)為交流平臺(tái)與客戶展開(kāi)良好的溝通與了解 答謝回饋廣大客戶及社會(huì)各界 進(jìn)一步增強(qiáng) 集團(tuán)的品牌效應(yīng) 提升企業(yè)的影響力與社會(huì)公信度 七 參加人員 一 客戶200余位 二 上級(jí)領(lǐng)導(dǎo) 三 集團(tuán)有限公司領(lǐng)導(dǎo)及工作人員 四 協(xié)辦單位領(lǐng)導(dǎo)及工作人員 八 活動(dòng)內(nèi)容 一 來(lái)賓簽到 服務(wù)人員引領(lǐng)來(lái)賓到宴會(huì)大廳依席位次就座 二 主持人宣布會(huì)議開(kāi)始 介紹來(lái)賓 三 介紹 集團(tuán)有限公司8年來(lái)的發(fā)展歷程和所取得的成績(jī) 四 客戶代表致辭 五 上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)酒會(huì)講話 六 集團(tuán)有限公司總裁致答謝辭 七 新年客戶答謝宴會(huì) 九 前期準(zhǔn)備 一 文字資料準(zhǔn)備 公司幻燈片簡(jiǎn)介 酒會(huì)領(lǐng)導(dǎo)致辭 主持人串詞等 二 物品準(zhǔn)備 請(qǐng)柬 禮品 席位牌 贈(zèng)品 節(jié)目道具等 十 會(huì)務(wù)工作 由集團(tuán)公司總裁辦和酒店共同負(fù)責(zé) 具體分工略 提前1天布置好活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng) 包括室外 室內(nèi)橫幅 幻燈片與舞臺(tái)音響的調(diào)試工作等 十一 費(fèi)用預(yù)算 晚餐費(fèi)用 元 酒水費(fèi)用 元 請(qǐng)柬 簽到薄 席位牌 元 橫幅 元 禮品 元 獎(jiǎng)品 元 主持人費(fèi)用 節(jié)目表演費(fèi)用 元 交通費(fèi)用 元 不可估算費(fèi)用 元 費(fèi)用合計(jì)預(yù)算 元 集團(tuán)有限公司2009年12月1日 會(huì)議簡(jiǎn)報(bào) 任務(wù)四 一 會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)的概念簡(jiǎn)報(bào)的概念簡(jiǎn)報(bào)是黨政機(jī)關(guān) 人民團(tuán)體 企事業(yè)單位內(nèi)部