會議管理_如何組織會議培訓資料

第十講如何組織會議 實踐與技巧 主要內(nèi)容 一 會議準備二 參加會議三 會議的組織四 會議后的工作五 群體 班組和會議的關系 例子 總裁辦公會怎能這樣開 開會于中國好比是騎自行車 全球數(shù)量最多 水平卻極差 在我們?nèi)σ愿伴_各種名目的會議前 為什么就不能抽空想想 一個好會到底應該怎么開 摘自 中外管理 9 2000 作者 石言 我是一家國有企業(yè)的會議秘書 目睹了一些經(jīng)理人開辦公會時的種種不妥 不明智 不合理之處 這里作一些列舉以引起企業(yè)管理者的警醒 1 會議太多 開了許多不必要的會 2 參加會議的部門和人員過多 相當一部分參會的部門和人員并非十分必要 3 會前不提前下發(fā)會議文件 到會上再臨時發(fā)材料 4 會議討論時不控制議題范圍和方向 隨波逐流 大放其羊 5 會前不與參會的副手溝通 致使會上當場出現(xiàn)嚴重意見分歧 6 經(jīng)理人不及時和正確地做出決定 使會議沒有成果 五種會議種類 談判會議報告會議解決問題會議制定決策會議收集和交換意見會議 會議籌備和組織過程 明確會議目的 明確與會者及其角色 制定會議計劃 實施會議議程 明確會議目的 決定會議是否召開的四條指針 信息共享動員激勵信息傳播解決問題和制定決策 與會者的角色 一些觀察者已經(jīng)指出 人們在會議上扮演一系列的角色 開玩笑者 試圖打破堅冰或設置偽裝釣餌 守門人 并不總是領導者 試圖把議題局限于議程上 惡意的鼓動家 經(jīng)常反對即將達成的一致意見 議程制訂者 把思想 觀點 議題及新的提議置于日程表中 反對者 尋找與他自己不同觀點的疵漏或者坦率地反對提議 啦啦隊長 注重任何進展 倡導者 認為他需要提出一個特別重要的提議 提問者 問一些重要的問題 但有時是乏味的細節(jié)問題 看著鐘點等待會議結束的人 試圖把要討論的問題 一列出并且敦促及早閉幕 支持者 支持最后一個人的觀點 重復者 一次又一次提出同一觀點 附和者 以一種更可被接受的方式重復他人的話 確定與會者及其角色 與會者的構成與結構與會者的角色職責與會成員的構成上 考慮三個因素 同質性與異質性的平衡競爭性與合作型的平衡任務導向與過程導向的平衡 參考會議規(guī)模會議目的參考與會人數(shù)決策制定和關鍵問題解決5問題識別或頭腦風暴10研討會和培訓班15信息研討會30正式報告會不限 與會者角色職責 與會者一般分為三類人 會議主席會議成員會議工作人員 會議主席的類型和職責 例子 先看下面兩種情形情形一 某公司的年終市場銷售分析會議正在進行 公司宗經(jīng)理擔任會議主席 會議中 負責市場的副總提出 明年公司的營銷重點應從 以鞏固國內(nèi)市場為主 轉向 以國際市場為主 但負責市場營銷的部門經(jīng)理們反對 認為國內(nèi)市場潛力還很大 而且資金壓力也很大 雙方爭執(zhí)很大 如果你是會議主席 怎么辦 情形二 某高校會議室正召開 21世紀古里學發(fā)展趨勢研討會 會議期間 就MBA交易打發(fā)展方向問題 提出了不同的看法 有的認為應以案例討論為主 有的認為以理論休養(yǎng)為主 有的認為應像哈佛那樣采用大量案例教學 甚至取消傳統(tǒng)教師教學的形式 眼看討論時間快接近尾聲 但與會代表仍然意猶未盡 很難 剎車 如果你是主席 怎么辦 會議主席的職責 一般來說 會議主席有一下職責 會議控制過程引導促進討論應付 隱秘議程 作出決定 會議控制的五個基本原則 決定討論主題明確討論范圍確保人們圍繞主題依次發(fā)言盡可能做到公正 盡全力避免與會者的爭論確保其他成員了解會議進展情況 過程引導的四個步驟 識別主題 問題 應清楚地加以說明交換和開發(fā)建議 在解決問題之前 收集和解釋依據(jù)評價不同方案 列出不同方案 預測每個方案地可能結果 時間 成本 資源 政治因素 選擇行動計劃 決定 誰 何地 何時 怎樣做 不同類型會議主席的主要職責排序 社會領導型主席決策型主席作出決定促進討論會議控制會議引導應付隱秘議程會議控制會議引導應付隱秘議程促進討論作出決定 一般與會者的職責 態(tài)度準備認識群體過程有效的與會者應具備下列技巧 決定是否出席會議準備 有準備地帶著問題參加會議 準時與會 就某些模糊問題或疑點征詢清晰解釋 給出信息時 力求精確切題 傾聽支持他人確保公平參與反對要有根據(jù)以能提高團隊績效地方式行事 會議工作人員的職責 會議之前會議期間會議之后主席1提出和理解計劃處理1準時開始1核實秘書或記錄員的業(yè)務項目準備的備忘錄草稿2準備議程草案2清楚地介紹主題2監(jiān)控進展3確使與會者得知會議目標 3獲得有力的發(fā)言時間和地點及會議議程4保證會議室的合理布置 座位安排 文件 飲水 煙灰缸等細節(jié) 秘書或記錄員1從以前的記錄或新的1提前到達1起草備忘錄信息源收集資料2起草會議議程 主次2將會議室準備就緒2交主席批準順序安排3得到主席的批準3提交所有必要文件3兩天內(nèi)發(fā)給與會者4發(fā)送會議通知和議程4記錄進程4必要時根據(jù)備忘錄5避免不明確的討論和監(jiān)督者的要求發(fā)布告示或通過含糊不清的決策6協(xié)助主席 會議成員1通知秘書 主席列入1準時出席1閱讀 審核備忘錄議程的事項2閱讀所有文件2按照會議要求發(fā)言2執(zhí)行行動計劃 必3如果合適 準備自己3記錄會議決定及需要時進行匯報的支持性文件要采取的行動4向秘書說明需要糾正的論點 會議準備一覽 會議安排文字材料目的發(fā)言 會議安排 1 開會的時間 地點 延續(xù)的時間 2 會議參加人員 3 誰主持會議 4 由誰來作演講 文字材料 1 議事日程 2 前次會議的備忘錄 3 會前需要閱讀的報告 4 會間所需要的文字報告或圖表 目的 1 你想要達到什么目的 2 這是什么種類的會議 3 你是否有必要征求他人的意見 4 你是否需要專業(yè)人員來說明某題 5 你是否知道召開會議的原因 6 你是否需要與高級管理人員討論會議底的內(nèi)容 發(fā)言 1 你是否需要使用直觀教具 2 你用于說明主題的素材是否充分 3 你是否應當準備文字報告 4 如果你需要作演講 你是否把必須考慮的問題細查一遍 并按有關要求去做 會議備忘錄的基本格式 備忘錄 公司董事會會議室召開的董事會XXX股份有限責任公司2001年12月25日星期二上午8 00出席 A先生 主席 B先生C先生D先生E先生F女士G先生 秘書 收到XXX先生和XXX先生的缺席致函142上次會議備忘錄2001年11月2日的會議備忘錄 通過選讀 主席簽字143備忘錄提出問題143 1備忘錄135 2B先生報告內(nèi)部員工持股項目的計劃和持股職工清單根據(jù)要求 公司應保證每個員工收到一份清單 并向他們解釋該項目 董事會要求在12月30日前完成這項工作 143 2備忘錄138C先生報告完成了退休金計劃的所有必要的修改 人事部將與每位職工面談 這些面談計劃從2001年10月5日開始 144對彈性工作制的反映144 1E先生報告已制定出了彈性工作制的試點計劃 并選定從研發(fā)一部作為試點 144 2解決 董事會認為應先以研發(fā)三部作為試點 因為一部正承擔的項目不能受到影響 147下次會議日期下次董事會召開日期為2002年1月15日星期六 若沒有任何其他業(yè)務 會議將于上午12 00閉幕 有一些技巧可使你的會議參與更加成功 如 1 不要同與你觀點相同的人作為一個團伙坐在一起 2 不要總是立即合盤托出整個的計劃 3 預先闡明你的支持材料 4 對你不同意的觀點表示尊敬和理解 5 結成同盟 6 仍要強調(diào)的一點是 在你步入會場前 盡可能知道其他人的感受 7 獲得行政支持 8 保證成功或減少后續(xù)工作 表