course introduction(1).ppt

BusinessCorrespondence BusinessCorrespondence 陸春平Lucp anna 經濟管理學院國際經濟與貿易系 LectureOneCourseIntroduction BusinessLetterWriting 1 CourseIntroduction WhatisBusinessCorrespondence 商務函電 是一門將英語與外貿業(yè)務相結合的課程 教學對象為已具有一定的英語水平 translation writing reading etc 和一定的國際貿易業(yè)務知識的商務英語或國際經貿專業(yè)的高年級學生 practice oriented CourseIntroduction Whattolearn Contents tableofcontents 本課程主要學習信例 大量學習外貿實務基本環(huán)節(jié)中有代表性的信例 翻譯 撰寫符合規(guī)范的各種英語函電 外貿實務基本環(huán)節(jié)有 建立業(yè)務關系 詢盤 報盤和報價 還盤 訂單 履行訂單 保險 包裝和運輸 信用證的修改和展期 索賠和解決索賠等 CourseIntroduction Howtolearn 熟悉文體特征 linguisticforms linguisticfeatures 7 c s lexicalfeatures了解貿易環(huán)節(jié) businesscycles FlowChart 掌握學習方法學習 模仿樣式歸納 誦記句式操練 撰寫形式 Lexicalfeatures 普通詞語專業(yè)化offer document cover line good etc 外貿函電專業(yè)詞語 習語 慣用語 Forone sfile inone sfavor etc 縮略語Tradeterms paymentterms others 古體語Herewith thereby therein Disciplines BepunctualTurnyourmobilephonesilentBeattentive activePreview ReviewGrading Therewillbeafinaltermtestwhichwillhaveaweightof70 therest30 willbegivenaccordingtoyourattendance classperformance homeworkandpresentation etc BusinessLetterWriting 1 ObjectivesWarming upQuestionsLayoutofaBusinessLetterFormatofaBusinessLetterAddressingtheenvelopeE mailExercises Objectives Uponcompletionofthisunit youshould befamiliarwiththelayoutsofbusinessletters knowtheformatsofbusinessletters knowhowtoaddresstheenvelope Return Warming upQuestions ListsomemeansofcommunicationyouknowDoesbusinessletterwritingdifferfromothertypesofwriting WhatisthestructureofanEnglishletter Meansofcommunication TelephoneFaxE mailLetterTelegraphTelex Return Writingtechnicalwriting business plainEnglish creativewriting novels poems literary generalwriting diary note Return SevenBasicParts 信頭letterHead日期Date封內地址InsideAddress稱呼Salutation正文Body結尾敬語ComplimentaryClose簽名Signature Return Layout LayoutofaBusinessLetter 1 letterHead2 Date3 InsideAddress4 Salutation5 Body6 ComplimentaryClose7 Signature 8 參考號Ref No 9 經辦人AttentionLine 10 事由Subject 11 附件Enclosure 12 抄送CarbonCopy 13 又及Postscript Return LayoutofaBusinessLetter Letterhead Letter head Heading 信頭Generally aletterheadwillincludethecompanylogo company sname address telephonenumber faxnumberandemailaddress andthewebaddressifavailable 含義 是寫信人的名稱和地址 以及電話 傳真號碼 電子郵箱 網址及經營業(yè)務等 位置 一般商號都有已經印制好的信頭 若沒有 應將其打印在信箋的正上方或右上方 要求 先寫公司名稱 再寫公司地址 地址應按從小到大的順序寫 e g SendaShoesCompany82JianGuoStreetDongchengDistrictBeijing100006 China Return LayoutofaBusinessLetter Date Dateline 日期 含義 是寫信的時間 包括年 月 日 位置 日期通常位于 letterhead 下 要求 書寫日期應注意 a 年份必須全部寫出 不可用06代替2006 b 月份要用英文寫全 也可采用普遍公認的簡寫 如Jan January c 日期可用序數詞 1st 2nd 3rd 也可用基數詞 d 年份前須加逗號 日期和月份間空格 e g 5thSeptember 2006 BritishEnglish September5 2006 AmericanEnglish ChinesewayAmericanwayBritishway 02 01 032002年1月3日2003年2月1日2003年1月2日 Return d 日期切忌全部用數字來寫 e g 02 01 03 Return InsideNameandAddress 封內名址 含義 是收信人名稱和地址 應與信封上收信人的名稱和地址一致 目的是為了便于歸檔處理 位置 一般在 date 下 要求 先寫公司名稱 再寫公司地址 地址按從小到大的順序寫 開放式標點符號e g Mr F Lawrence PresidentWholesaleSuppliesCo Ltd 481UniversityAve Toronto2 Canada LayoutofaBusinessLetter LayoutofaBusinessLetter Salutation 稱呼 含義 是發(fā)信人 Addressor 對收信人 Addressee 的一種稱呼 位置 位于 insidename address 下 要求 DearSirs BritishEnglish Gentlemen AmericanEnglish DearMadam Toalady Note sirs gentlemen都是復數形式 首字母要用大寫 標點符號要對應 不要用DearGentlemen ifunsuretowhomyoushouldaddressaletter youshouldusethefollowingsalutation DearSirorMadam Whenaddressingagroupofpeople useoneofthefollowingsalutations LadiesandGentlemen DearSirsorMadams Gentlemen DearSirs ifallthereadersaremale Ladies DearMadams ifallthereadersarefemale Dear isfreelyusedinEnglish Return LayoutofaBusinessLetter BodyoftheLetter 信的正文 含義 是信的主體 是最重要的部分 位置 在 salutation 下 要求 信的正文最好劃分為2 3個自然段 每段僅圍繞一個話題展開 一般可以這樣安排 Paragraph1 Take you intotheletter 以抓住讀者注意的信息開頭 或提及讀者的需求或興趣 或提出上一封信函開頭 以 you 來陳述信文內容 Paragraph2 Take you and we intotheletter 談及我們的疑問以及我們能夠提供的信息和服務 Paragraph3 Expressyourhope 在信的末尾談及我們希望收信人采取的行動或考慮的事情 或我們想要的結果 Return LayoutofaBusinessLetter ComplimentaryClose 結尾敬語 含義 用來禮貌地結束書信的一種表達方式 可理解為 謹上 敬啟 位置 打印在 body 后 要求 通常和 salutation 相呼應DearSirs Yoursfaithfully Faithfullyyours Gentlemen Yourstruly Trulyyours Note 只有第一個單詞的第一個首字母需要大寫 稱呼與結尾敬語的對應關系 Return LayoutofaBusinessLetter Company sname 7 Signature簽名e g ELECTRONICSLTD HaroldJonesHaroldJonesmanager YoursignatureTypedsignature jobtitle Note 7個主要部分之間最好空出1 2行 Letterhead Date InsideName Address Salutation Body 段首無縮進 ComplimentaryClose signature Letterhead Date InsideName Address Salutation Body 段首有縮進 ComplimentaryClose signature Return Referenceline 8 ReferenceNumber 存檔編號 參考號碼 含義 存檔編號有助于寫信人存檔 也便于寫信人或收信人將該信與以往的信件聯(lián)系起來 寫法 e g YourReferenceNo ICBCSH06001OurReferenceNo CMBWH06003 位置 在 letterhead 和 date 之間 與日期有關 在日期之上 Return Attentionline 9 AttentionLine particularaddress 致收信人 含義 表示寫信人希望信件到達公司時能夠被直接交給某個人或者部門處理 寫法 e g Attention ImportDept FortheAttentionoftheSalesManager Note Attention canbeshortfor Atten 位置 在 insidename address 和 salutation 之間 實際上 它是封內名址的一部分 Return 與封內名址有關 在其之下 10 SubjectHeading subjectline caption 事由 含義 是對信文內容的簡要的提示性說明 可以被看成是信的正文的一部分 目的是使讀者對信的基本內容一目了然 寫法 e g Re YourOrderNo 123 位置 在 salutation 和 body 之間Note Oneletteronesubject Subjectline Return 與信文有關 在信文之上 11 Enclosure 附件 含義 信封里除信函本身外還有的東西 寫法 e g Enclosure ProformaInvoiceEncl Asstated附件如文Enc 21Pricelist1Catalogue 位置 在 referencenotation 與 carboncopy 之間 Enclosure Return Carboncopynotation Return 12 CarbonCopyNotation 抄送 含義 告知對方信文抄送給的第三者 寫法 cc orCC theBankofChinaXerox 影印件 ABCTradingCorporation 位置 在 enclosure 與 postscript 之間 靠左 postscript Return 13 Postscript 附言 含義 對信文追加的簡短信息 寫法 P S Thecataloguewillbesenttoyoutomorrow 位置 信的最末 靠左 FormatofaBusinessLetter 一縮行式 Indentedformat 封內地址和其他 如信頭及簽名等 需要分行的地方的后一行 都比前一行縮進二格或三格 信的正文 每一段的開始一行都縮進若干格 FormatofaBusinessLetter 二平頭式 Blockformat 每一行都是從左邊開始取齊 成一垂直線 FormatofaBusinessLetter 三混合式 Semi blockedformat 前兩種格式的混合體 作者的地址 信的正文部分采用平頭式 日期 結尾敬語及簽名采用縮行式 Return AddressingtheEnvelope Return 縮格式舉例 寫信人名稱地址 收信人名稱地址 逐行右縮 齊頭式舉例 寫信人名稱地址 收信人名稱地址 左端對齊 Return ElectronicMail ElectronicMail Whenwritingane mail youcanusethesamewritingtechniquesyouwoulduseforaletter YoushouldnotuseaninsideaddresssincetheformatisamemorandumwithTO FROM DATE andSUBJECT alreadystated Sowebeginwithsalutationwhenwritinge mails ElectronicMail Theelectronicmailboxshouldbecheckedatleastonceadayandresponsesshouldbeprompt preferablywithin24hours RemembertofillintheSUBJECToryourmailmaybedeletedasajunkmail Return Exercises FillintheblankswiththepartstheyrepresentMatchthefollowingwordswiththeirChinesemeaningsTranslatethefollowingjobtitlesWriteouttheentirewordsoftheabbreviationsofstreetaddressesArrangethefollowingintheproperformofaletter Return Exercises 1 信頭letterHead2 日期Date3 封內地址InsideAddress4 稱呼Salutation5 正文Body6 結尾敬語ComplimentaryClose7 簽名Signature8 事由Subject9 附件Enclosurea參考號Ref No b經辦人AttentionLinec抄送CarbonCopy Return Exercises 1 ByAirmailA親收2 ExpressDeliveryB急件3 Registered RecordedC密件4 UrgentD快件5 ConfidentialE私人信件6 PersonalF掛號7 PrivateG航空 1 G2 D3 F4 B5 C6 A7 E Translatethefollowingjobtitles 副總經理2 銷售代表3 銷售員4 總經理5 廠長6 采購人員 DeputyGeneralManager2 SalesRepresentative3 Salesperson4 GeneralManager President5 Plant FactoryManager6 Purchasingstaff Translatethefollowingjobtitles 7 RegionalManager8 SalesManager9 Clerk Receptionist10 CEO ChiefExecutiveOfficer 11 BoardofDirectors