某投資公司綜合管理部行政秘書職務(wù)說明書.doc

綜合管理部行政秘書職務(wù)說明書崗位名稱行政秘書崗位編號所在部門綜合管理部崗位定員直接上級行政公文副經(jīng)理工資等級直接下級無薪酬類型所轄人員無崗位分析日期本職： 協(xié)助分管副經(jīng)理負責綜合管理部的文書、行政事務(wù)、檔案管理和采購物資發(fā)放等工作職責與工作任務(wù)：職責一職責表述：負責公文處理及會議通知、布置工作工作時間百分比：30%工作任務(wù)登記、批分、送簽各類文件頻次：日常根據(jù)登文記錄和時間傳遞文件并督促辦理頻次：日常負責機要文件的交換和傳遞工作頻次：日常承擔公文及會議內(nèi)容的安全和保密責任頻次：日常承擔公司總經(jīng)理辦公會等會議的通知和會場布置頻次：日常職責二職責表述：負責采購物資入庫、保管、發(fā)放等工作工作時間百分比：30%工作任務(wù)負責起草、完善公司物資管理制度，報請主管領(lǐng)導(dǎo)審批頻次：1次/年負責對入庫物資按照“入庫驗收單”驗收數(shù)量、規(guī)格、品質(zhì)等項目，登記入庫，填寫相關(guān)單據(jù)，底聯(lián)送交相關(guān)部門備案頻次：2次/年根據(jù)入庫單對入庫物資進行分類、存放，定期整理、清檢入庫物資，維護物資保存環(huán)境清潔，進行日常安全檢查頻次：4次/年承擔物品的發(fā)放工作，包括審核、保存物資領(lǐng)用單據(jù)，查核被領(lǐng)用物資庫存，照單發(fā)放被領(lǐng)用物資等頻次：日常負責建立物資出庫賬目，按規(guī)定保管采購文件頻次：日常負責及時知會后勤管理專責各類庫存物資的動態(tài)存放數(shù)量，以確保公司常規(guī)性物資使用的連續(xù)性頻次：日常承擔準備、管理公司定期各類禮品的工作頻次：日常職責三職責表述：承擔公司檔案整理、保管和使用的工作工作時間百分比：20%工作任務(wù)負責起草公司檔案管理制度，報請主管領(lǐng)導(dǎo)審批頻次：1次/年按照文書、基建類等檔案管理制度的規(guī)定對文件材料進行收集、登記、歸檔，并對所接收的文件資料進行分類、編號、組卷、復(fù)印副本、確定密級并辦理入庫手續(xù)頻次：日常負責入庫檔案的保管、整理工作，完成對檔案的入庫驗收、登記、檢索卡編制、檔案上架、保管和統(tǒng)計等工作，建立健全檔案數(shù)據(jù)庫，及時更新數(shù)據(jù)頻次：日常負責檔案的使用管理工作，包括辦理檔案的借閱手續(xù)，定期催還檔案；按規(guī)定進行檔案的復(fù)制、調(diào)撥和外來文件的處理，以及提供檔案借閱和使用咨詢并參與檔案的編研工作等頻次：日常負責檔案庫房的管理，即定期清點庫藏檔案，保證帳、物、卡相符；及時修復(fù)破損檔案；定期參加檔案鑒定，對應(yīng)銷毀檔案進行監(jiān)銷，以及維護檔案庫房的清潔、衛(wèi)生和安全工作，即落實對庫房的“七防”(防火、防光、防潮、防塵、防蟲、防鼠、防盜)等頻次：日常協(xié)助分管副經(jīng)理監(jiān)督、指導(dǎo)、檢查公司職能部門檔案管理工作頻次：日常職責四職責表述：負責印鑒、信證的管理工作時間百分比：5%工作任務(wù)保管印鑒、介紹信并對其使用進行權(quán)限內(nèi)的管理，權(quán)限外上報分管副經(jīng)理頻次：日常職責五職責表述：承擔其他行政事宜工作時間百分比：10%工作任務(wù)具體承擔公司領(lǐng)導(dǎo)的后勤保障、差旅費用的借還、外出機車票的訂購等工作頻次：日常接待來訪，接聽、傳達日常電話，收發(fā)傳真，處理、回復(fù)信函頻次：日常負責打字工作，即及時、規(guī)范地完成規(guī)定范圍內(nèi)的文稿錄入、校對和排版打印工作，存檔、上交、送還或銷毀錄入后的文稿，負責計算機內(nèi)文件的安全和保密工作，并維護打字設(shè)備的頻次：日常承擔復(fù)印工作，即文檔的復(fù)印及復(fù)印記錄單的填寫、復(fù)印設(shè)備的日常維護等頻次：日常負責公司報刊征訂工作，即收集、匯總報刊征訂信息，具體辦理報刊征訂的交款和相關(guān)手續(xù)工作頻次：1次/年職責六職責表述：完成上級交辦的其他工作工作時間百分比：5%權(quán)力：辦公室文件傳遞的督促權(quán)印鑒、介紹信使用的審查權(quán)工作協(xié)作關(guān)系：內(nèi)部協(xié)調(diào)關(guān)系公司各部門外部協(xié)調(diào)關(guān)系省政府、省委秘書處、省委企業(yè)工委、省財政廳、省工商局、省檔案局、省保密局、省技術(shù)監(jiān)督局、人行太原中心支行、省委機要交換站任職資格：教育水平大學(xué)專科及以上學(xué)歷專業(yè)文秘專業(yè)、中文專業(yè)或者其他文科類專業(yè)培訓(xùn)經(jīng)歷經(jīng)過文秘及相關(guān)專業(yè)的培訓(xùn)經(jīng)驗2年以上工作經(jīng)驗知識具備相應(yīng)的行政管理知識、秘書知識、文書撰寫知識技能技巧能夠熟練使用辦公自動化設(shè)備和辦公軟件；具備一定的寫作能力、表達能力其它：使用工具設(shè)備一般辦公設(shè)備：