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會議管理辦法（修訂） 為規(guī)范和加強(qiáng)公司會議管理，進(jìn)一步減少文山會海，降低會議成本，提高會議質(zhì)量和效率，特制定本辦法。一、總則（一）精簡高效。要堅持精簡、務(wù)實、節(jié)儉、高效的原則，少開會，開短會，求實效，嚴(yán)格控制會議數(shù)量、規(guī)模、會期，提高會議質(zhì)量，確保會議效率。（二）形式多樣。根據(jù)實際需要通過多種方式辦會，能不開的會堅決不開，能合并開的會就合并開，能通過電視電話會議形式召開會議一律不集中召開。（三）控制預(yù)算。嚴(yán)格實行會議經(jīng)費(fèi)預(yù)算管理，節(jié)約會議費(fèi)用和參會人員的工作時間。（四）分類管理。公司會議根據(jù)形式、規(guī)模、內(nèi)容進(jìn)行分類管理。二、會議分類公司會議一般分為以下五類：（一）總經(jīng)理辦公會議（二）經(jīng)營活動分析會議（三）公司工作會議（四）專題會議（五）周工作例會三、會議審批（一）內(nèi)部會議申請審批程序承辦部門將會議申請?zhí)峤痪C合部，并填寫會議申請單（見附件1），綜合部會議管理人員根據(jù)申請內(nèi)容進(jìn)行審核后，對會議室進(jìn)行分配，承辦部門在相應(yīng)時間和地點召開會議。如出現(xiàn)會議室使用沖突，應(yīng)確保重要的會議優(yōu)先使用。（二）外部會議申請審批程序承辦部門填寫會議申請單，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)理審批，承辦部門持審批后的會議申請單到財務(wù)部辦理相關(guān)手續(xù)。四、會議組織（一）會議通知1、承辦部門負(fù)責(zé)會議通知的起草，通知應(yīng)明確告知會議的名稱、內(nèi)容、時間、地點、參加人員范圍、應(yīng)準(zhǔn)備的材料、文件和其他要求。2、重要會議一般應(yīng)提前3天通知，一般會議應(yīng)提前1天通知。（二）會務(wù)工作1、總經(jīng)理辦公會議、公司工作會議、兩會（職代會和黨代會）、周例會以及經(jīng)營活動分析會由綜合部負(fù)責(zé)承辦，協(xié)調(diào)會議的接待、會場組織、會議記錄等會務(wù)工作。2、視頻會議由運(yùn)行維護(hù)部負(fù)責(zé)會議設(shè)備、線路的保障工作。3、其它類型會議均由牽頭部門負(fù)責(zé)相關(guān)會務(wù)工作。 （三）會議材料會議材料由會議牽頭部門協(xié)調(diào)組織。需公司領(lǐng)導(dǎo)出席并講話的重要會議、重大活動，主辦部門應(yīng)提前將會議議程、會議材料及領(lǐng)導(dǎo)講話代擬稿報分管領(lǐng)導(dǎo)審核。參會人員要提前閱讀會議材料，并準(zhǔn)備發(fā)言提綱。會議除為公司領(lǐng)導(dǎo)準(zhǔn)備紙質(zhì)材料外，原則上以電子文檔形式匯報，不向參會人員分發(fā)紙質(zhì)材料。會議決議經(jīng)會議主持人審定后，以公司會議紀(jì)要形式印發(fā)執(zhí)行。（四）會議內(nèi)容及與會人員1、總經(jīng)理辦公會議公司總經(jīng)理辦公會議是公司高層決策機(jī)構(gòu)，主要研究公司戰(zhàn)略部署、經(jīng)營決策、規(guī)章制度、管理辦法、招投標(biāo)等“三重一大”事項。會議原則上由總經(jīng)理主持，各副總經(jīng)理出席，各部門負(fù)責(zé)人和議題相關(guān)部門人員參加?？偨?jīng)理辦公會議實行會議議題報審單制度，具體工作流程為：議題申請部門填寫會議議題報審單（見附件2）部門負(fù)責(zé)人審核簽字相關(guān)部門會簽（如有必要）綜合部負(fù)責(zé)人審核是否上會分管領(lǐng)導(dǎo)審核同意總經(jīng)理批準(zhǔn)會議議題報審單送綜合部綜合部收集議題內(nèi)容，將材料提交會議用。各有議題部門須在會議召開前兩天，將已經(jīng)審批的會議議題報審單及相關(guān)資料送綜合部。議題申報部門應(yīng)就會議議題所涉及內(nèi)容進(jìn)行充分調(diào)研和論證，認(rèn)真準(zhǔn)備會議材料，提前與公司領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門溝通，必要時提出一個以上可供決策的方案，并在對各方案進(jìn)行利弊分析后提出決策建議。綜合部對擬上會的議題要進(jìn)行審核，能通過專題會議等小型會議解決的，不提交總經(jīng)理辦公會議。會議原則上每周三召開，無會議議題不召開，地點固定在六樓行政會議室，會議時間一般不得超過2個小時。2、經(jīng)營活動分析會議經(jīng)營活動分析會議是公司每月例行召開的專項會議，研究公司生產(chǎn)經(jīng)營主要指標(biāo)完成及變化情況，存在的問題及原因分析、解決措施，經(jīng)營風(fēng)險及控制措施等，由公司分管經(jīng)營的副總經(jīng)理主持。參會人員為：公司領(lǐng)導(dǎo)，各部門經(jīng)理和前端部門業(yè)務(wù)主管以上人員，各縣分公司領(lǐng)導(dǎo)、網(wǎng)格經(jīng)理。會議一般每月10日左右召開，如遇節(jié)假日或特殊情況則順延。會議發(fā)言次序為財務(wù)部、市場營銷部、集團(tuán)客戶事業(yè)部、客戶服務(wù)部等部門。會議發(fā)言部門要提前做好充分準(zhǔn)備，掌握詳實的第一手資料，發(fā)言的重點是分析問題，并提出解決問題的具體措施。每個部門發(fā)言時間原則上不超過15分鐘，總體會議時長不得超過3個小時。3、工作會議會議主要研究、部署、落實年度工作任務(wù)和目標(biāo)，參會人員為：公司領(lǐng)導(dǎo)、各部門經(jīng)理、縣分公司總經(jīng)理。會議一般每年召開二次，年初召開年度工作會議，半年召開年中工作會議。4、專題會議會議主要研究生產(chǎn)經(jīng)營等重要的專項工作。會議由公司總經(jīng)理或分管領(lǐng)導(dǎo)主持，參會人員為：議題涉及的部門經(jīng)理及相關(guān)人員，可根據(jù)工作需要邀請其他分管領(lǐng)導(dǎo)出席。公司專題會議不定期召開，會議時間不得超過2個小時。5、周工作例會周工作例會包括公司周例會和分管領(lǐng)導(dǎo)部門例會以及部門周例會。公司周例會內(nèi)容為匯報各階段重點工作安排及推進(jìn)情況（每月第一周主要匯報本月工作安排及主要措施，第二、三、四周匯報月度工作計劃執(zhí)行情況與存在問題），會議時間不得超過一個半小時。分管領(lǐng)導(dǎo)周例會內(nèi)容為通報近期工作開展情況，安排部署下階段工作；參會人員為公司分管領(lǐng)導(dǎo)和所轄部門經(jīng)理，一般每周五召開。部門周例會參會人員為部門全體員工，一般每周一召開。（五）會議簽到管理公司召開的重要會議均實行簽到制，簽到采用桌簽、簽到表和主持人點名三種方式。（六）會議紀(jì)律管理1、參加會議人員應(yīng)嚴(yán)格遵守會議紀(jì)律，不遲到、不早退。參加公司大型會議應(yīng)提前10分鐘進(jìn)入會場，中小型會議應(yīng)提前5分鐘進(jìn)入會場，并在指定位置就座。因特殊原因無法準(zhǔn)時到會或中途提前退場時，須向會議主持人請假。對無故遲到、早退、缺席者，將按照公司員工勞動紀(jì)律有關(guān)規(guī)定處理。2、參加重要會議或重大活動，與會代表原則上應(yīng)著正裝。3、會議期間，參會人員應(yīng)將通信工具關(guān)閉或置于靜音狀態(tài)。4、與會人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密管理規(guī)定，不得泄漏會議內(nèi)容。（七）會議事項管理1、各類會議都應(yīng)有會議紀(jì)要（記錄），周例會、專題會和總經(jīng)理辦公會議的會議紀(jì)要（記錄）由綜合部負(fù)責(zé)撰寫，其他會議由牽頭部門負(fù)責(zé)組織。2、加強(qiáng)各類會議的宣傳報道工作。工作會、月度經(jīng)營分析會等重大事項由綜合部安排專人進(jìn)行新聞宣傳報道工作，及時通報會議情況。3、強(qiáng)化對會議議定事項的督辦落實工作。會議結(jié)束后，主辦部門應(yīng)做好會議議定事項的督辦工作。原則上總經(jīng)理辦公會議決議的督辦由綜合部負(fù)責(zé)，其它類會議的督辦由主辦部門負(fù)責(zé)，重要事項由綜合部協(xié)同相關(guān)部門督辦。五、會議經(jīng)費(fèi)（一）嚴(yán)格實行預(yù)算管理和歸口管理，建立健全會議接待報批、審核制度，接待標(biāo)準(zhǔn)列入報批內(nèi)容，先審批、后使用，誰批準(zhǔn)、誰負(fù)責(zé)，任何人不得擅自提高接待標(biāo)準(zhǔn)。（二）會議費(fèi)用由會議主辦部門在會議結(jié)束一周內(nèi)結(jié)算，結(jié)算時應(yīng)附帶發(fā)票和參會人員名單，經(jīng)綜合部審核后方可辦理相關(guān)賬務(wù)報銷手續(xù)。（三）公司內(nèi)部會議一律不準(zhǔn)贈送禮品，會場不得擺放花草、香煙、茶歇、礦泉水和紙筆等，一般性會議不允許印制會議材料。六、會議服務(wù)（一）公司工作會、月度經(jīng)營分析會、生產(chǎn)經(jīng)營培訓(xùn)會議由綜合部負(fù)責(zé)，相關(guān)業(yè)務(wù)部門協(xié)辦。其他會議的后勤服務(wù)由承辦部門指定專人負(fù)責(zé)。（二）根據(jù)會議規(guī)模和規(guī)格指定攝影攝像人員及其他相關(guān)人員。七、附則（一）本辦法由公司綜合部負(fù)責(zé)解釋。（二）本辦法自印發(fā)之日起試行，原有會議管理辦法同時廢止。附件1會議申請單 年