五四表彰大會策劃.doc

2014年呼和浩特職業(yè)學(xué)院建筑工程學(xué)院“五四表彰大會”策劃書 主辦： 承辦：一、大會主題2、 大會時間2014年 月 日 時 分3、 大會地點 呼和浩特職業(yè)學(xué)院(東校區(qū))圖書館二樓報告廳1、 活動背景在校領(lǐng)導(dǎo)和院領(lǐng)導(dǎo)的指導(dǎo)下，全院團員的共同奮斗下，我院團委的工作得以順利進行，并取得一系列良好的成績，得到了老師、同學(xué)們的肯定和贊許。團委的發(fā)展離不開每一位團員和每一個團組織的負責(zé)人的不懈努力，為了肯定這一時期同學(xué)們的優(yōu)秀工作成果，鼓勵同學(xué)們繼續(xù)腳踏實地，開拓進取，追求卓越，弘揚我院勤奮樸實、團結(jié)和諧的團員精神，特舉辦本次表彰大會。2、 活動目的對于這一時期支持團委工作及工作認真負責(zé)并有所建樹的同學(xué)進行表揚和獎勵，以促使更多的同學(xué)們能夠深入黨團工作，為進一步建設(shè)我院貢獻自己的一份力量。三、活動流程（一）前期準備、統(tǒng)計與會人數(shù)（1）參加會議人數(shù)（2）邀請嘉賓（3）現(xiàn)場指揮人（名,負責(zé)整個大會的控制和指揮）（4）大會主持人（名，由級派名由主持經(jīng)驗的主持優(yōu)秀的同學(xué)主持，負責(zé)大會主持及節(jié)目、表彰的串詞）（5）大會入場接待人員（從團總支禮儀部抽派10名工作人員，其中四名禮儀部工作人員負責(zé)圖書館門口的禮儀，兩名禮儀部工作人員負責(zé)學(xué)術(shù)報告廳入口的禮儀，四名禮儀部工作人員負責(zé)獻花和嘉賓的引路，以及現(xiàn)場活動的應(yīng)急。再從各部門抽派30名工作人員負責(zé)各個出入口秩序，其余兩人應(yīng)急。剩余除被表彰人員全部進入會場維持會場內(nèi)秩序。）（6）后臺（音頻視頻調(diào)試控制）控制人員（由 負責(zé)在旁協(xié)助，應(yīng)對突發(fā)情況，負責(zé) 多媒體的操作、監(jiān)控）（7）場地布置及維護人員（會前一天團總支各部部長及其部員負責(zé)場地布置、物資安排、 維持會場整潔）（8）聯(lián)絡(luò)負責(zé)（組織部負責(zé)聯(lián)絡(luò)嘉賓、各班與會人員）（9）其他人員（若干，負責(zé)如統(tǒng)計現(xiàn)場人員實到數(shù)量等）2、申請活動場地 由團總支負責(zé)人向?qū)W院發(fā)起申請，申請圖書館二樓報告廳為晚會舉辦地3、相關(guān)通知的下發(fā)（1）以公告的形式在院內(nèi)各公告欄張貼通知。（2）以班級為單位，公布關(guān)于召開會議的通知，并由組織部各班負責(zé)小組將大會相關(guān)信息 傳達至每班負責(zé)人，以便令每位同學(xué)了解會議召開情況。、相關(guān)物資的準備（1）背景幻燈片制作（由 制作，主要播放獲獎組織和個人的照片，先從各組 織個人處收集再整合，需配合音樂。）（2）背景音樂選擇（包括頒獎音樂和各個環(huán)節(jié)之間的鏈接音樂）（3）橫幅（2份）（4）主持臺布置（?；?、鮮花）（5）座次方位示意圖（10張）（6）嘉賓座席牌 （ 負責(zé)安排到場嘉賓的名字和序列號，辦公室負責(zé)做好坐席牌）（7）會議流程簡易說明單（20份）（8）與會人員飲用水 （禮儀部）（9）主持詞（主持人，份，包括發(fā)言人名單及表彰名單）（10）表彰需要的證書 （團總支）（11）學(xué)生座次示意牌 （辦公室）（12）流程表 、邀請嘉賓 （ 負責(zé)來賓的確認，組織部負責(zé)通知）（1）院方領(lǐng)導(dǎo)（2）各班級輔導(dǎo)員7、場地布置大會召開前所有團委成員及當(dāng)天大會現(xiàn)場工作人員皆需到場，并在大會召開前分鐘完成大會場地相關(guān)布置，包括設(shè)備調(diào)試（XXX），會場衛(wèi)生清潔、布置及裝飾，領(lǐng)導(dǎo)、老師坐席安排（XXX），學(xué)生座次安排（XXX），熟悉流程，以便進行最后的彩排。、優(yōu)秀團干、優(yōu)秀團支部、優(yōu)秀團組織的申請、評定、審核。（二）會議流程、嘉賓聯(lián)絡(luò) 兩名聯(lián)絡(luò)負責(zé)人應(yīng)及時通知嘉賓盡快到場，尤其是需要發(fā)言或表彰的嘉賓。2、會場最后彩排 包括：主持人合詞，活動流程熟悉，設(shè)備最后調(diào)試，再次檢查會場整潔情況。、與會人員入場（1）與會人員入場時間在大會正式開始的前半小時。（2）前分鐘將是入場高峰期，各部門工作人員應(yīng)根據(jù)座次方位示意圖合理引導(dǎo)人員入場。（3）為避免會場擁擠，現(xiàn)場指揮人應(yīng)隨時調(diào)劑名大會入場接待人員在場地內(nèi)外進行座次安排引導(dǎo)和方位向?qū)?，必要時名現(xiàn)場應(yīng)急小組人員也應(yīng)加入疏導(dǎo)會場的工作行列。（4）現(xiàn)場指揮人可根據(jù)需要適當(dāng)使用麥克風(fēng)進行場面維持。（5）場地布置及維護人員應(yīng)合理幫助與會同學(xué)尋找既定座位，并隨時保持會場整潔。 、大會進行（1）主持人宣布大會開始并介紹到場嘉賓。（2）院校方領(lǐng)導(dǎo)。（3）主持人公布團員之星，并邀請嘉賓進行表彰，迎賓禮儀人員遞送表彰證書，大會入場接待人員進行攝影（宣傳）。并獲獎發(fā)言（4）主持人公布優(yōu)秀團干名單，并邀請嘉賓進行表彰，迎賓禮儀人員遞送表彰證書，大會入場接待人員進行攝影。并獲獎發(fā)言（5）主持人公布優(yōu)秀團支部名單，并邀請嘉賓進行表彰，迎賓禮儀人員遞送表彰證書，大會入場接待人員進行攝影。并獲獎發(fā)言（6）主持人公布優(yōu)秀團組織名單，并邀請嘉賓進行表彰，迎賓禮儀人員遞送表彰證書，大會入場接待人員進行攝影。并獲獎發(fā)言（7）由校領(lǐng)導(dǎo)做總結(jié)發(fā)言，主持人宣布五四表彰大會圓滿結(jié)束。、人員退場（1）由嘉賓先行退場。（2）人員退場時最容易造成擁擠，為避免會場擁擠，同人員入場相同，現(xiàn)場指揮人應(yīng)對名大會入場接待人員及名現(xiàn)場應(yīng)急小組人員進行合理分配任務(wù)，給每個人指定工作任務(wù)及工作區(qū)域，并可根據(jù)需要適當(dāng)使用多媒體麥克風(fēng)進行場面維持。6.清理場地（三）活動后期、在院內(nèi)各公告欄張貼海報，公布收到表彰的個人和團體。、部門相關(guān)負責(zé)人寫活動總結(jié)。四、注意事項、 要提前做好大會規(guī)劃，合理控制與會人員數(shù)量。、 核實表彰名單及證書匹配，以免出現(xiàn)漏發(fā)、錯發(fā)等問題。、 合理控制節(jié)目時間，避免會議時間過短或過長。、 節(jié)目順序應(yīng)在彩排中進行適當(dāng)調(diào)整已達到最佳配置。、 現(xiàn)場負責(zé)人除本身具有良好的工作統(tǒng)籌能力和應(yīng)急能力，其對于大會入場接待人員、場地布置及維護人員、現(xiàn)場應(yīng)急小組等需要配合的工作人員應(yīng)進行重點培訓(xùn)，尤其注重其日常交流以提高默