企業(yè)人力資源管理信息化的應(yīng)用研究.doc

企業(yè)人力資源管理信息化的應(yīng)用研究摘 要隨著計算機的普及和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的成熟與運用，信息化將推動企業(yè)人力資源管理的轉(zhuǎn)型。人力資源管理在組織中的作用越來越大，傳統(tǒng)的人事管理已明顯不能適應(yīng)。企業(yè)要想實現(xiàn)人力資源管理的戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型談何容易，這就要求我們必須有一個有效的手段來推動企業(yè)人力資源轉(zhuǎn)型。目前人力資源管理信息系統(tǒng)現(xiàn)已發(fā)生了革命性的變革，并正在成為企業(yè)經(jīng)營管理的一個炙手可熱的話題。因此本文就對企業(yè)人力資源管理信息化進行了較為深入的研究，通過研究讓我們發(fā)現(xiàn)我國企業(yè)人力資源管理信息化存在的主要突出問題，并在此基礎(chǔ)之上提出推進我國企業(yè)人力資源管理信息化的解決對策。 關(guān)鍵詞 計算機 人力資源管理 信息化 1人力資源管理信息化的概述1.1人力資源管理信息化的概念人力資源管理信息化，又稱電子人力資源，是指將先進的信息技術(shù)運用于人力資源管理，為企業(yè)建立人力資源服務(wù)體系網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，使人力資源管理流程電子化。它主要包括以下三個方面：(1)基于互聯(lián)網(wǎng)的人力資源管理流程化與自動化?！靶畔⒒卑延嘘P(guān)人力資源的分散信息集中化并進行分析，優(yōu)化人力資源管理流程，實現(xiàn)人力資源管理全面自動化，與企業(yè)內(nèi)部其他系統(tǒng)進行匹配。(2)獲得人力資源管理外部服務(wù)。企業(yè)的人力管理者能夠有效利用外界資源，并與之進行交易。(3)實現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部自助服務(wù)。讓員工和部門經(jīng)理參與企業(yè)的人力資源管理，體現(xiàn)人力資源管理部門視員工為內(nèi)部顧客的思想，建立員工自助服務(wù)平臺，開辟全新的溝通渠道，充分達到互動和人文管理。 1.2信息化在企業(yè)人力資源管理中的歷史薪資計算系統(tǒng)階段人力資源管理系統(tǒng)是在20世紀60年代末誕生的，由于當時發(fā)達國家的計算機技術(shù)已進入實用階段，同時企業(yè)規(guī)模也越來越大，用手工來計算和發(fā)放薪資既費時費力又易出差錯，為此，薪資管理系統(tǒng)應(yīng)運而生。薪資/人事管理系統(tǒng)階段20世紀70年代末，隨著計算機技術(shù)的發(fā)展,在計算機薪資管理基礎(chǔ)上，開始記錄員工的其他基本信息，具備了報表生成和薪資數(shù)據(jù)分析功能，即具有了一部分人事信息管理的功能。人力資源管理系統(tǒng)階段到20世紀90年代初，人力資源管理系統(tǒng)出現(xiàn)革命性的變革。人力資源理論的發(fā)展，使人們認識到人力資源在企業(yè)發(fā)展和企業(yè)競爭中的關(guān)鍵性作用，另外隨著計算機技術(shù)的發(fā)展，把一些人力資源管理理念和理論應(yīng)用到企業(yè)管理中也成為可能。人力資源管理信息系統(tǒng)(eHR)階段人力資源管理信息系統(tǒng)的第二次革命性變革出現(xiàn)在20世紀90年代末和21世紀初。由于互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的普及，以及人力資源管理理論的進一步發(fā)展，使人力資源管理快速響應(yīng)企業(yè)內(nèi)外部的各種的要求與變化成為可能，這就是人力資源管理的電子信息化。 2企業(yè)人力資源管理信息化的作用 2.1人力資源管理信息化有助于提高人力資源管理部門的工作效率 影響人力資源管理部門工作效率的因素主要包括：每月的工資計算與處理；員工的考勤休假處理；員工信息管理等業(yè)務(wù)內(nèi)容。這些事務(wù)往往要占用人力資源管理人員的大量時間。手工操作不僅效率低下，而且容易出錯，而信息技術(shù)在人力資源管理中的應(yīng)用，將大大降低例行性工作占用人力資源管理人員時間的比例，使管理人員從日常事務(wù)中解脫出來。人力資源管理信息化強調(diào)員工的自助服務(wù)，如果員工的個人信息發(fā)生變化，他本人就可以更新自己的信息，經(jīng)過一定的批準，程序即可生效。同樣，對于培訓、假期申請、報銷等日常的行政事務(wù)也可作類似處理。這樣不僅減輕了管理人員用于數(shù)據(jù)采集、確認和更新的工作量，也較好地保證了數(shù)據(jù)的質(zhì)量和更新的速度。這無疑極大地提高了人力資源管理部門的工作效率，從而可以有更多時間思考戰(zhàn)略層次的問題。 2.2人力資源管理信息化有助于規(guī)范人力資源管理部門的業(yè)務(wù)流程 當人力資源管理者從繁雜的行政事務(wù)中抽身出來后，就希望規(guī)范人力資源運作體系的業(yè)務(wù)流程。招聘、績效管理、員工培訓與發(fā)展、員工職業(yè)計劃、離職的流程等都在他的考慮范圍。信息化能將有關(guān)人力資源管理的分散信息都緊密集中在一起并進行分析，自動優(yōu)化人力資源管理業(yè)務(wù)流程，使信息流得到加速和舒暢，人力資源管理的作業(yè)流程跟業(yè)務(wù)流程以及直線功能結(jié)合更緊密。人力資源管理信息系統(tǒng)不僅能將人力資源管理部門的工作職能完全覆蓋并劃分清楚，而且能將經(jīng)過優(yōu)化的業(yè)務(wù)流程在系統(tǒng)中體現(xiàn)。人力資源管理的日常業(yè)務(wù)如干部任免、職工退休、調(diào)配、辭職等都可以按照規(guī)范的工作流程設(shè)計相應(yīng)的模板來完成。查詢、統(tǒng)計、制作花名冊、統(tǒng)計報表、領(lǐng)導審批等過程也可以在網(wǎng)絡(luò)上實現(xiàn)。 2.3人力資源管理信息化可以有效地降低管理成本 企業(yè)在實施人力資源管理信息化之后，比如在員工培訓方面，員工可以“在線”隨時隨地接受培訓，從而可以節(jié)省時間，減少差旅費用，降低培訓成本。在評估方面，通過網(wǎng)絡(luò)，各級主管可以很快看到來自各地下屬定期遞交的工作述職報告，并進行評估、指導及監(jiān)督，這樣，評估的成本也可以大為降低。據(jù)統(tǒng)計，公司在實施人力資源管理信息化以后，員工的電話詢問可以減少75。美國愛立信公司實施員工自主服務(wù)系統(tǒng)后，第一年就節(jié)省了超過100萬美元的開支，Cisco公司通過elearning系統(tǒng)一年節(jié)省了2400萬美元。 2.4人力資源管理信息化能提供各種形式的自助服務(wù) 對于公司高層而言，他們可在網(wǎng)上查看企業(yè)人力資源的配置、重要員工的狀況、人力資源管理成本的分析、員工績效等。高層決策者還能獲得各種輔助其進行決策的人力資源經(jīng)營指標以及直接在網(wǎng)上進行決策等：對于中層經(jīng)理，即直線經(jīng)理來講，人力資源管理信息化是其參與人力資源管理活動的工作平臺，通過此平臺，直線經(jīng)理可以在網(wǎng)上管理自己部門的員工。比如可在授權(quán)范圍內(nèi)在線查看所有下屬員工的人事信息，對員工的培訓、休假、離職等流程進行在線審批等；一般員工可以在線查看企業(yè)規(guī)章制度、內(nèi)部招聘信息、個人當月薪資及薪資歷史情況、個人考勤休假情況、注冊內(nèi)部培訓課程、提交請假/休假申請、實現(xiàn)在線報銷等。 2.5人力資源管理信息化還有利于幫助企業(yè)留住人才 不少企業(yè)在不同程度上存在著人才流失現(xiàn)象，人才流失除了因為薪資因素，也還有很多其他因素，如工作環(huán)境、領(lǐng)導公平與否、培訓機會和個人前途等。企業(yè)實施人力資源管理信息化后，利用人力資源管理信息系統(tǒng)對員工進行選拔、任用，可以減少人為的主觀性，體現(xiàn)公平原則，從而留住人才。同時，人力資源管理信息化使員工得到充分授權(quán)，它所提供的透明、簡便易查的信息獲取方式將贏得員工對人力資源管理服務(wù)和企業(yè)管理滿意度的提升。員工滿意度的提升無疑會增強企業(yè)的凝聚力，從而發(fā)揮吸引人才、留住人才的作用。 3.我國企業(yè)人力資源管理信息化的現(xiàn)狀與存在的主要問題 目前我國企業(yè)人力資源管理信息化的現(xiàn)狀是滯后的，主要存在以下幾個問題： 3.1人力資源管理信息化缺乏管理者的支持與資金投入 在企業(yè)的資金、技術(shù)、市場和人才等諸多經(jīng)營要素中，管理者對人力資源的經(jīng)營是最為模糊的。很多企業(yè)往往將人力資源視為是不得已的成本開銷，企業(yè)管理者對人力資源管理及管理信息化的重視程度比較低，急功近利，不注重其系統(tǒng)建設(shè)的長期效應(yīng)。雖然人力資源管理信息化能降低企業(yè)成本，但那只是實施后產(chǎn)生的作用，而在實施過程中需要投入大量資金。不論是自行開發(fā)還是購買軟件產(chǎn)品，都是一項重大投資。一些企業(yè)尤其是規(guī)模較小、效益較差的企業(yè)，很難將巨額資金用于投資人力資源管理信息化的建設(shè)。 3.2我國企業(yè)人力資源管理信息化的基礎(chǔ)薄弱 在我國很多企業(yè)中，人們的注意力都放在人力資源管理的具體操作層面上，只是簡單的將傳統(tǒng)的行政人事部門改頭換面成人力資源管理部門，這就使得我國很多企業(yè)在人力資源的管理與開發(fā)上還處于比較基礎(chǔ)的階段。一些企業(yè)的電腦普及率很低。即使有的已普遍使用了電腦，但服務(wù)器性能、網(wǎng)絡(luò)狀況不是很完善，在實施過程中帶來很多問題。許多企業(yè)人力資源管理的基礎(chǔ)工作做得不夠好，管理流程不順，缺乏可依據(jù)的標準，信息誤導現(xiàn)象嚴重，信息集成層次不高，無法更宏觀地利用人力資源數(shù)據(jù)。 3.3企業(yè)對人力資源管理信息化的內(nèi)容主要集中于事務(wù)處理 雖然絕大部分企業(yè)對人力資源管理的電子化、網(wǎng)絡(luò)化、智能化持肯定態(tài)度，但是卻有超過70的企業(yè)還沒有引入人力資源管理信息系統(tǒng)。在已實施過人力資源管理信息系統(tǒng)的企業(yè)里，18的企業(yè)需要更換系統(tǒng)。其原因包括系統(tǒng)功能太簡單；人力資源管理業(yè)務(wù)流程需要改善或改變；系統(tǒng)缺乏穩(wěn)定性和速度慢等。從管理信息系統(tǒng)的功能上看，目前企業(yè)使用最多的功能依次是“人事信息管理”(71)、“薪資”(682%)、“報表”(622)、“考勤”(595)、“招聘”(56%)、“福利”(538)等。據(jù)此分析，中國企業(yè)目前對功能需求最多的是“事務(wù)處理層面”的功能，其次是“業(yè)務(wù)流程層面”的功能。3.4目前尚沒有突出的人力資源管理軟件產(chǎn)品 雖然人力資源管理軟件在我國已有超過十年的發(fā)展歷程，但還存在產(chǎn)品不規(guī)范、廠商過于混雜等問題。對產(chǎn)品而言，目前軟件市場的最大問題莫過于標準不統(tǒng)一。標準的欠缺還導致人力資源管理系統(tǒng)與企業(yè)其他系統(tǒng)的銜接和整合不通暢。有些供應(yīng)商的目的僅在于出售產(chǎn)品，至于很多企業(yè)所關(guān)心的重整管理、售后服務(wù)和產(chǎn)品升級，他們不會也無力去考慮。 3.5人力資源管理者本身的”應(yīng)用能力較低 我國企業(yè)人力資源管理信息化存在的一個突出問題是人力資源管理者的IT應(yīng)用能力一般。企業(yè)人力資源管理信息化的實施，使人力資源管理經(jīng)理IT應(yīng)用能力受到極大的挑戰(zhàn)。通過中國企業(yè)人力資源管理信息化現(xiàn)狀調(diào)研的數(shù)據(jù)發(fā)現(xiàn)，在對中國境內(nèi)一千多名企業(yè)人力資源管理經(jīng)理IT應(yīng)用能力的調(diào)查中，超過一半的被調(diào)查者IT應(yīng)用能力一般(其中未實施人力資源管理信息系統(tǒng)的企業(yè)”應(yīng)用能力更差)，能力在“一般”和“基礎(chǔ)”水平的占68，即他們只是掌握了辦公軟件的操作能力和上網(wǎng)獲取信息的能力。 4推進我國企業(yè)人力資源管理信息化的基本策略 4.1領(lǐng)導要認識到人力資源管理信息化的緊迫性與必要性，大力支持企業(yè)人力資源管理信息化建設(shè) 作為企業(yè)的領(lǐng)導者，一方面必須徹底更新觀念，樹立現(xiàn)代觀念和超前意識，充分認識人力資源管理信息化發(fā)展的新趨勢，不能認為信息服務(wù)僅僅是預算中的一項開支而舍不得對其進行人力、物力和財力的投資。另一方面，作為企業(yè)的高層領(lǐng)導者，要參與到人力資源管理信息化建設(shè)中去。并不是說他們只要保證足夠的資金供給、人員安排和設(shè)備配備就可以了，而是要積極參與人力資源管理信息化的設(shè)計、規(guī)劃和實施過程。應(yīng)該有一些信息技術(shù)的基本知識，運用現(xiàn)代管理學提高自己管理企業(yè)的水平。要會用人，會組織隊伍，采用科學的方法加強政策宣傳，改變中、基層管理者的觀念，化解其造成的阻力，充分重視和解決其他非技術(shù)因素，使人力資源管理信息化的實施能順利進行。 4.2規(guī)范的基礎(chǔ)管理，為企業(yè)實施人力資源管理信息化創(chuàng)造條件 人力資源管理信息化的實現(xiàn)要具備兩方面的條件：一是企業(yè)自身人力資源管理水平的高度；二是企業(yè)人力資源管理信息化手段的實現(xiàn)程度。兩者之中人力資源管理水平相對現(xiàn)今中國的大多數(shù)企業(yè)而言更為重要，只有管理水平具有一定高度后，信息化的手段才能真正與之結(jié)合，從而通過信息化手段提高企業(yè)績效。企業(yè)管理水平的提高，有賴于做好規(guī)范的基礎(chǔ)管理工作，規(guī)范的基礎(chǔ)管理是企業(yè)人力資源管理信息化的必備條件。規(guī)范的基礎(chǔ)管理主要包括：一是基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理。如員工履歷、考勤、薪酬等都要準確無誤；二是基本業(yè)務(wù)流程設(shè)計及業(yè)務(wù)事務(wù)處理管理，主要是人力資源管理部門的內(nèi)部業(yè)務(wù)要程序化。如員工招聘工作，從招聘公告、面試到培訓上崗都要按規(guī)定的程序進行；三是內(nèi)部控制及其實施過程管理；四是員工的行為規(guī)范管理等方面。 4.3有效調(diào)整組織結(jié)構(gòu)和規(guī)范人力資源管理部門的業(yè)務(wù)流程 隨著信息時代的到來，公司的管理層次大大減少，扁平式、矩陣式的組織結(jié)構(gòu)將成為多數(shù)公司的組織形式。作為信息時代的人力資源管理，必須調(diào)整組織結(jié)構(gòu)，以適應(yīng)新的時代和價值體系。人力資源管理信息化項目的實施不可避免地會使原有業(yè)務(wù)流程發(fā)生變化，同時也會影響到人員崗位和職責變化，甚至引起部分組織結(jié)構(gòu)的調(diào)整。一方面，必須根據(jù)企業(yè)戰(zhàn)略對組織架構(gòu)和部門職責進行調(diào)整在調(diào)整過程中，可能會涉及部門職能的重新劃分、崗位職責的調(diào)整、業(yè)務(wù)流程的改變，權(quán)力利益的重新分配等因素。另一方面，要對人力資源管理結(jié)構(gòu)進行調(diào)整。由于實施人力資源管理信息化后，人員的層次結(jié)構(gòu)會有很大變化，原來主要從事重復勞動的管理人員，現(xiàn)在可以把主要精力放到更具創(chuàng)造性的工作上。因此，企業(yè)要進行新的工作分析，調(diào)整人力資源管理目標和提拔、培訓等計劃。 4.4提高人力資源管理者的IT應(yīng)用能力和員工素質(zhì) 人力資源管理信息化是完善人力資源管理體系的重要環(huán)節(jié)，是利用信息技術(shù)實現(xiàn)對人力資源管理業(yè)務(wù)體系的承載，優(yōu)化甚至再造的過程，這就要求人力資源管理信息化項目的主要參與人員既要對現(xiàn)代人力資源管理有深刻的理解，也需要具備豐富的IT經(jīng)驗。 人力資源管理信息系統(tǒng)得以順利運行，還有賴于全體員工素質(zhì)的提高。實施和運用人力資源管理信息系統(tǒng)，企業(yè)各級人員尤其是管理人員需要從事更具有創(chuàng)造性，更有難度的工作。企業(yè)在享受政府支持政策的同時，應(yīng)給予員工適當?shù)慕逃团嘤枺詤f(xié)助員工轉(zhuǎn)變價值觀，適應(yīng)組織目標。讓企業(yè)員工接受新經(jīng)濟、新思想、新理論的培訓教育，以幫助他們適應(yīng)系統(tǒng)變化，促使人力資源管理信息系統(tǒng)應(yīng)用的深入開展。 4.5供應(yīng)商要進一步改進和提高服務(wù)水平 在實施人力資源管理信息化的過程中，企業(yè)對人力資源管理系統(tǒng)的使用培訓和售后服務(wù)方面的關(guān)心程度甚至超過了產(chǎn)品本身的性能。作為人力資源管