素質(zhì)模型培訓(xùn)之卓越的時(shí)間管理(ppt 42頁).ppt

卓越的時(shí)間管理 素質(zhì)模型培訓(xùn)之1 培訓(xùn)目錄 前言要點(diǎn)分析關(guān)鍵行為高低效行為表現(xiàn)對(duì)照說明能力檢測及訓(xùn)練要點(diǎn) 素質(zhì)模型總表 卓越的時(shí)間管理能力勇于承擔(dān)責(zé)任遵守公司及工作規(guī)則對(duì)待工作充滿熱情優(yōu)秀的團(tuán)隊(duì)協(xié)作能力與公司共同發(fā)展嫻熟的專業(yè)工作技能忠誠敬業(yè)的職業(yè)品質(zhì)在工作中不斷學(xué)習(xí)創(chuàng)新 培訓(xùn)目錄 前言要點(diǎn)分析關(guān)鍵行為高低效行為表現(xiàn)對(duì)照說明能力檢測及訓(xùn)練要點(diǎn) 前言 良好的時(shí)間管理是進(jìn)行卓有成效工作的重要環(huán)節(jié) 有調(diào)查顯示 能夠合理利用時(shí)間并高效率地工作是對(duì)一個(gè)稱職的 乃至于優(yōu)秀的員工的必然要求 時(shí)間管理是一項(xiàng)旨在通過執(zhí)著并有目標(biāo)地應(yīng)用可靠的工作技巧 以提高時(shí)間的利用率和有效性 實(shí)現(xiàn)工作價(jià)值最大化的能力素質(zhì) 培訓(xùn)目錄 前言要點(diǎn)分析關(guān)鍵行為高低效行為表現(xiàn)對(duì)照說明能力檢測及訓(xùn)練要點(diǎn) 要點(diǎn)分析 要點(diǎn)總表要點(diǎn)1 有效的目標(biāo)管理要點(diǎn)2 有組織的計(jì)劃管理要點(diǎn)3 四象限法 的運(yùn)用要點(diǎn)4 20 80法則 的運(yùn)用要點(diǎn)5 時(shí)間記錄法的運(yùn)用 表1 1要點(diǎn)總表 要點(diǎn)1 有效的目標(biāo)管理 1 有效的目標(biāo)管理通過確立目標(biāo) 激發(fā)人的工作熱情與最大限度地開發(fā)人的潛能 從而高效的利用有限的時(shí)間 實(shí)現(xiàn)時(shí)間管理的目的為 三效 效果 效率 效能 目標(biāo)管理是時(shí)間管理的重要因素 沒有目標(biāo)的狀態(tài) 做一天和尚撞一天鐘 碌碌無為 瞎忙活 身不由己 要點(diǎn)1 有效的目標(biāo)管理 2 微軟每到重大調(diào)整前夕 總是通過大量會(huì)議 電子郵件等方式反反復(fù)復(fù)宣傳公司為什么要進(jìn)行調(diào)整 對(duì)公司意味著什么 對(duì)每位員工意味著什么 目的 要讓員工認(rèn)同新的目標(biāo)并為之加倍努力工作 要點(diǎn)1 有效的目標(biāo)管理 3 認(rèn)同公司目標(biāo)是運(yùn)用目標(biāo)價(jià)值的一個(gè)環(huán)節(jié) 如何更好地將公司的目標(biāo)轉(zhuǎn)化為個(gè)人的目標(biāo) 轉(zhuǎn)化為行之有效的工作 還需要以下步驟 圖1 1目標(biāo)轉(zhuǎn)化工具 七步成詩法 確定期限并書面化第七步 列出目標(biāo)所需合作對(duì)象及外部資源第六步 列出實(shí)現(xiàn)目標(biāo)所需的技能和知識(shí)第五步 列出可能遇到的問題和阻礙 找出相應(yīng)解決辦法第四步 檢驗(yàn)?zāi)繕?biāo)是否與公司及上司設(shè)立的目標(biāo)一致第三步 制定符合SMART原則的目標(biāo)第二步 正確理解公司及上司設(shè)立的目標(biāo)第一步 要點(diǎn)1 有效的目標(biāo)管理 4 SMART原則S Specific 具體的 細(xì)化的 M Measurable 可衡量的 量化的 A Achievable 可實(shí)現(xiàn)的 能達(dá)成的 R Relevant 相關(guān)的 現(xiàn)實(shí)的T Time limited 有時(shí)間限制的 要點(diǎn)2 有組織的計(jì)劃管理 1 有組織的計(jì)劃管理 時(shí)間管理的另一個(gè)體現(xiàn)是將已確定的目標(biāo)正確的分解成工作計(jì)劃 通過采取適當(dāng)?shù)牟襟E和方法 最終達(dá)成有效的結(jié)果 計(jì)劃管理通?？梢詫?shí)現(xiàn)以下三個(gè)目標(biāo)計(jì)劃可以預(yù)測將會(huì)出現(xiàn)的問題 而不會(huì)在問題突然出現(xiàn)時(shí)感到詫異 有組織的計(jì)劃有助于設(shè)立各種具體目標(biāo) 從而形成一種任務(wù)感 為這些一些目標(biāo)而工作有助于激發(fā)工作熱情 提高工作效率 工作計(jì)劃的制定與執(zhí)行的好壞 往往可以決定一個(gè)工作項(xiàng)目的成功與失敗 查德 s 史羅馬于 無謬管理 中指出 對(duì)一件方案 寧可延誤其計(jì)劃之時(shí)間以確保日后執(zhí)行之成功 切勿在毫無適合的輪廓之前即草率開始執(zhí)行 而終于導(dǎo)致錯(cuò)失該方案之目標(biāo) 一個(gè)沒有計(jì)劃的人 在出發(fā)之前 就注定了失敗 盲目的行動(dòng)不可能達(dá)到理想的效果 要點(diǎn)2 有組織的計(jì)劃管理 2 如何制定科學(xué)合理的計(jì)劃表 計(jì)劃表制定后實(shí)施有哪些技巧 一般每年年末作出下一年度工作計(jì)劃 每季季末作出下季工作計(jì)劃 每月月末作出下月工作計(jì)劃 每周周六作出下周工作計(jì)劃 要點(diǎn)2 有組織的計(jì)劃管理 3 計(jì)劃制定步驟圖 明確上司目標(biāo)并轉(zhuǎn)化為自我目標(biāo) 探尋完成目標(biāo)的各種途徑 選定最佳的完成方式 將最佳途徑轉(zhuǎn)化成月 周 日工作事項(xiàng) 編排月 周 日的工作次序并加以執(zhí)行 定期檢查目標(biāo)現(xiàn)實(shí)性及最佳途徑可行性 要點(diǎn)2 有組織的計(jì)劃管理 4 計(jì)劃表制定后實(shí)施的技巧養(yǎng)成記錄自己實(shí)際耗用時(shí)間的習(xí)慣 一般當(dāng)時(shí)做記錄 不得已情況下可事后回憶補(bǔ)記 盡量做到事前控制 準(zhǔn)備一份待辦事項(xiàng)清單 一本時(shí)間記錄本或效率手冊 以備分析檢查或查閱待辦事項(xiàng) 在辦公場所的掛歷 臺(tái)歷或記事本上 標(biāo)準(zhǔn)當(dāng)天或預(yù)定的工作計(jì)劃 以免遺忘 也可在電腦或電子記事本設(shè)置發(fā)生裝置以便及時(shí)提醒 要點(diǎn)3 四象限法 的運(yùn)用 1 由管理學(xué)家科維提出的把工作按照重要和緊急兩個(gè)不同的程度進(jìn)行了劃分 新的機(jī)遇危機(jī)任務(wù) 重要但不緊急 重要且緊急 緊急但不重要 不重要也不緊急日常任務(wù)雜亂瑣事 要點(diǎn)3 四象限法 的運(yùn)用 2 有限的時(shí)間使關(guān)注和解決每一個(gè)單獨(dú)的問題成為不可能 而且你不得不開始關(guān)注所有的項(xiàng)目之中管理你的時(shí)間 對(duì)于輕重緩急不同的四象限中的事情 分配時(shí)間的多少與工作效率決定了你的工作成效與創(chuàng)造的價(jià)值 要點(diǎn)3 四象限法 的運(yùn)用 3 有重點(diǎn)的將主要的精力和時(shí)間集中地放在處理那些重要但不緊急的工作上 這是時(shí)間管理的一個(gè)重要觀念 未雨綢繆 防患于未然 很多時(shí)往往有幾回去很好的計(jì)劃和完成一件事 但常常卻又沒有及時(shí)地去做 隨著時(shí)間的推移 造成工作質(zhì)量的下降 因此 把主要的精力有重點(diǎn)的放在重要但不緊急的事務(wù)上必要的 這需要很好地安排時(shí)間與作出計(jì)劃 要點(diǎn)4 20 80法則 運(yùn)用 1 20 80法則 也叫二八定律或帕累托定律 主要說明的是 在任何一組東西中 最重要的只占其中一小部分 約20 其余80 盡管是多數(shù) 卻是次要的 如80 的財(cái)富來自20 的富人 80 的利潤來自20 的客戶 20 80法則 同樣適用于時(shí)間管理上 比如 假定工作項(xiàng)目是以某價(jià)值序列排定的 那么80 的價(jià)值來自于20 的項(xiàng)目 而80 的工作項(xiàng)目只產(chǎn)生20 的價(jià)值 要點(diǎn)4 20 80法則 運(yùn)用 2 20 80法則在時(shí)間管理上運(yùn)用的重要意義在于 從你所列的清單中 把那些單項(xiàng)價(jià)值是其他幾項(xiàng)價(jià)值總和的重要項(xiàng)目挑選出來 然后選擇每天精力最充沛 思想集中的時(shí)間去完成這些項(xiàng)目 而不是將大量時(shí)間浪費(fèi)在不產(chǎn)生價(jià)值或價(jià)值相對(duì)少的的瑣碎的 不重要的事情上 要點(diǎn)5 時(shí)間記錄法的運(yùn)用 1 與其計(jì)劃如何花費(fèi)時(shí)間 不如先看看時(shí)間正耗費(fèi)在什么地方 彼德 德魯克記錄下來后 看看自己的時(shí)間到底花費(fèi)在哪里 然后采取措施予以糾正 要點(diǎn)5 時(shí)間記錄法的運(yùn)用 2 采用時(shí)間記錄法的注意事項(xiàng) 1 列舉目標(biāo)的時(shí)候應(yīng)該注意的事項(xiàng) 列舉的每一個(gè)目標(biāo)都應(yīng)該盡可能以達(dá)到什么結(jié)果 而不是進(jìn)行什么活動(dòng)來表達(dá) 如 生產(chǎn)TWL542R產(chǎn)品30K 比 開展生產(chǎn) 作為目標(biāo)要明確具體 應(yīng)該遵循SMART原則 確定完成目標(biāo)的最后期限 然后把確定的時(shí)間予以注明 確定各項(xiàng)活動(dòng)的先后順序應(yīng)注意的事項(xiàng) 首先安排固定項(xiàng)目 根據(jù)事情的輕重法則來安排 結(jié)合自己的生物鐘安排 根據(jù)事情所能產(chǎn)生的價(jià)值來安排 記錄活動(dòng)時(shí)的注意事項(xiàng) 最好的時(shí)間間隔是15分鐘 請盡量不要等到中午或全天工作結(jié)束才做記錄 因?yàn)闆]有任何記憶力是可靠的 而且那樣做無法避免概括性的描寫以及摻帶個(gè)人感情傾向 要點(diǎn)5 時(shí)間記錄法的運(yùn)用 2 采用時(shí)間記錄法的注意事項(xiàng) 2 工作評(píng)價(jià)時(shí)的注意事項(xiàng) 帶著如下問題來對(duì)你當(dāng)天所做的各項(xiàng)活動(dòng)進(jìn)行評(píng)價(jià) 確定每日目標(biāo)和最后期限是否提高了你的效能 為什么提高 為什么沒有提高 哪些每日目標(biāo)直接有助于長期目標(biāo)的完成 何時(shí)開始著手自己的頭號(hào)目標(biāo) 能早點(diǎn)開始嗎 什么原因使自己無法完成它 自己立刻不久 立即恢復(fù)執(zhí)行了這項(xiàng)任務(wù)了嗎 自己的各項(xiàng)目標(biāo)完成到什么程度 自己完全未被打攪的時(shí)間是哪一段 對(duì)于自己來說全天哪一段時(shí)間最有效 哪一段時(shí)間最無效 按一定順序列出自己必須克服打擾工作的形式 例如 自我打擾 注意力分散 順便來訪者 電話 未預(yù)定的會(huì)議 突如其來的危機(jī)等 分析今后怎樣更好地安排這些活動(dòng) 培訓(xùn)目錄 前言要點(diǎn)分析關(guān)鍵行為高低效行為表現(xiàn)對(duì)照說明能力檢測及訓(xùn)練要點(diǎn) 關(guān)鍵行為 中層戰(zhàn)略思考能力的關(guān)鍵行為表現(xiàn) 時(shí)間管理的關(guān)鍵行為 分解大的任務(wù) 不斷提高工作能力 充分利用時(shí)間資源 限定工作時(shí)間 與其他成員時(shí)間上的協(xié)作 關(guān)鍵行為1 善于分解大的任務(wù) 嗑瓜子理論 將硬骨頭變成小瓜子要善于將大的 復(fù)雜的任務(wù)分解成若干個(gè)小的 簡單的 容易做的小任務(wù) 首先 需明確完成整個(gè)任務(wù)的各個(gè)步驟 只要循序漸進(jìn)的完成各項(xiàng)小任務(wù) 你就能成功 畏難情緒就會(huì)減輕 其次 把一項(xiàng)大任務(wù)拆分為若干小任務(wù) 可以使你的進(jìn)度顯得更顯著 并能多次體會(huì)達(dá)到目標(biāo)的喜悅 再次 較小的任務(wù)易于估計(jì)時(shí)間 從而加強(qiáng)對(duì)完成時(shí)間的控制 因此 與其說某任務(wù)難度太大 遲遲不曾下手 倒不如先一小步一小步的做起來 當(dāng)你做完的時(shí)候 會(huì)發(fā)現(xiàn) 其實(shí)難度并沒想象的那么大 關(guān)鍵行為2 不斷提升自身工作能力 關(guān)鍵行為3 充分利用時(shí)間資源 關(guān)鍵行為4 限定工作時(shí)間 帕金森定律 工作將被擴(kuò)展 以便填滿可供完成工作的時(shí)間 也就是說 工作會(huì)自動(dòng)膨脹占滿所有可用的時(shí)間 克服這種惡習(xí)的最佳途徑是推行 限時(shí)辦事制 為每件事情設(shè)定明確的起止時(shí)間 規(guī)定在限定的時(shí)間內(nèi) 如4小時(shí) 8小時(shí) 當(dāng)天 處理結(jié)束 關(guān)鍵行為5 時(shí)間協(xié)作 事先約定與準(zhǔn)備 簡短明確的開場白 控制通話時(shí)間 保持通話主題 雙方事先達(dá)成共識(shí) 不要隨意打擾對(duì)方 應(yīng)對(duì)見異思遷的上司 應(yīng)對(duì)聽而不聞的上司 應(yīng)對(duì)滔滔不絕的上司 延后處理 把訪客交給別人 另外安排時(shí)間 打電話藝術(shù) 應(yīng)對(duì)同事打擾 與上司時(shí)間協(xié)作 應(yīng)對(duì)突然訪客 當(dāng)他指派工作給你時(shí) 多加詢問 如你的工作繁多 請他為你決定完成工作的悠閑順序 開門見山 技巧的點(diǎn)明你所談?wù)摰氖虑榕c他的利害關(guān)系 采取邊聽邊工作的方式 盡量避免發(fā)問或?qū)λ脑捵鞒鲈u(píng)價(jià) 與他人時(shí)間上的協(xié)作 培訓(xùn)目錄 前言要點(diǎn)分析關(guān)鍵行為高低效行為表現(xiàn)對(duì)照說明能力檢測及訓(xùn)練要點(diǎn) 高低效行為對(duì)照說明 培訓(xùn)目錄 前言要點(diǎn)分析關(guān)鍵行為高低效行為表現(xiàn)對(duì)照說明能力檢測及訓(xùn)練要點(diǎn) 能力檢測 記錄時(shí)間時(shí)間記錄能力模擬表 分析時(shí)間定期對(duì)時(shí)間記錄進(jìn)行分析 分析自己的時(shí)間主要花在什么方面 以及對(duì)時(shí)間使用的效率 分析自己的時(shí)間安排 系統(tǒng)地分析自己的工作 鑒別與分析事情的輕重緩急 時(shí)間管理能力自測表 省略 訓(xùn)練要點(diǎn) 1 完善工作計(jì)劃 訓(xùn)練要點(diǎn) 2 先設(shè)計(jì)后施工 人有兩種能力是千金難求的無價(jià)之寶 一是思考能力 二是分清事情的輕重緩急并妥當(dāng)處理的能力 卡耐基 訓(xùn)練要點(diǎn) 3 克服拖延的惡習(xí) 放棄時(shí)間的人 時(shí)間也會(huì)放棄他 莎士比亞 拖延的代價(jià) 一件事情久未辦完 使你陷入煩躁的情緒 要處理的問題越積越多 陷入惡性循環(huán) 一再地遭受心理挫折 自信心受挫 前途黯淡 與晉升無緣 訓(xùn)練要點(diǎn) 4 制定規(guī)則 遵守紀(jì)律 案例 歷史學(xué)家梅爾 克朗茲勃每個(gè)早上寫1