商家電子訂貨系統(tǒng)EOS介紹P8.docx

電子訂貨系統(tǒng) (EOS)介紹基本數(shù)據(jù)電子訂貨系統(tǒng) (EOS) 即藉由電子傳遞方式，取代傳統(tǒng)人工書寫、輸入、傳送的訂貨方式，也就是將訂貨數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)為電子數(shù)據(jù)交換 (EDI) 方式，藉由計算機(jī)與通訊傳送取代傳統(tǒng)商業(yè)下單/接單動作的自動化訂貨系統(tǒng)。其方法是在零售業(yè)的店鋪內(nèi)所發(fā)生的訂購數(shù)據(jù)，就在該發(fā)生地點自動的輸入，并透過通訊線路，聯(lián)機(jī)傳送到零售業(yè)總公司、批發(fā)商或商品制造商之系統(tǒng)中。傳統(tǒng)的訂貨工作，都在電話或單據(jù)中進(jìn)行，難免會有聽錯的事情發(fā)生，因此常會有送錯貨品或送錯數(shù)量的事情發(fā)生。在店鋪日常發(fā)生的事務(wù)處理作業(yè)中，補(bǔ)充訂購、進(jìn)貨業(yè)務(wù)占了很大的比重。為了排除庫存過剩及防止斷貨的現(xiàn)象，管理者要在短時間內(nèi)正確處理，需要有相當(dāng)有經(jīng)驗的人員負(fù)責(zé)，因此透過電子訂貨系統(tǒng)可協(xié)助零售業(yè)、總公司、配送中心達(dá)到收發(fā)訂單電子化、搜集情報迅速化且正確化的目的。面臨今日高消費的成熟社會，為了迎合消費者多樣化、個性化的購買趨勢，便利商店賣場必須面臨有限陳列空間，提供消費者更多樣選擇的經(jīng)營挑戰(zhàn)。最直接的方式莫過于減少單品陳列空間、降低庫存，以擴(kuò)大商品線，于是少量多樣的訂購、安全庫存的抑制、縮短訂貨前置時間、簡化訂貨驗貨揀貨 (Picking) 作業(yè)等，便成為圖謀改善的重要關(guān)鍵。經(jīng)營者一方面寄望高商品周轉(zhuǎn)率來提升銷售、降低庫存；另方面則力求避免因補(bǔ)貨不良，而造成缺貨的機(jī)會損失。電子訂貨系統(tǒng)的觀念和要求，恰是解決上述問題的答案。電子訂貨系統(tǒng)的實現(xiàn)，不管對商店或供貨商，確有其相輔相成的效益貢獻(xiàn)。電子訂貨的作法可分為三種：(1) 訂貨人員攜帶訂貨簿及掌上型終端機(jī)巡視貨架，若發(fā)現(xiàn)商品缺貨則用掃描儀掃描訂貨簿或貨架上的商品標(biāo)簽、再輸入訂貨數(shù)量，當(dāng)所有訂貨數(shù)據(jù)皆輸入完畢后，利用調(diào)制解調(diào)器 (Modem) 將訂貨數(shù)據(jù)傳給供貨商或總公司。(2) 利用銷售點管理系統(tǒng) (POP System)收款機(jī)在商品庫存檔里設(shè)定安全存量，每當(dāng)銷售一筆商品數(shù)據(jù)時，計算機(jī)自動扣除該商品庫存，當(dāng)庫存低于安全存量時，即自動產(chǎn)生訂貨數(shù)據(jù)，將此訂貨數(shù)據(jù)確認(rèn)后即可透過電網(wǎng)絡(luò)傳給總公司或供貨商進(jìn)行下單。(3) 透過因特網(wǎng) (Internet) 來訂貨。一般而言，透過計算機(jī)直接聯(lián)機(jī)的方式最快也最準(zhǔn)確，而藉郵寄、電話或銷售員攜回的方式較慢。由于訂單傳遞時間是訂貨前置時間內(nèi)的一個因素，其可經(jīng)由存貨水平的調(diào)整來影響客戶服務(wù)及存貨成本，因而傳遞速度快、可靠性及正確性高的訂單處理方式，不僅可大富提升客戶服務(wù)水平，對于存貨相關(guān)的成本費用亦能有效地縮減。庫存管理無論是制造或配銷業(yè)均有庫存管理需求，其目的在適時適量的滿足其對現(xiàn)有及預(yù)期庫存的需求，同時避免過多無需求庫存的產(chǎn)生以免資金積壓進(jìn)而影響資金調(diào)度的靈活性?；敬尕浌芾砭褪谴尕浀漠悇?，這些異動包括了：出貨、進(jìn)貨、退貨、轉(zhuǎn)撥等。只要管理好存貨的數(shù)量即可，但事實上，大至一個國家的治理，小至如同人事管理一般，不可能只注意到人的流動量而已，人有許多屬性需要被記錄(如：基本數(shù)據(jù)、教育程度、所屬單位、薪資等級等)，存貨的管理亦然，它也會隨下列各項變量之復(fù)雜度高低而有變化：1. 組織業(yè)務(wù)性質(zhì)(零售、制造)2. 擴(kuò)編、跨組織(Local/Global)3. 會計制度(成本/利潤中心制)4. 倉庫類別(成品倉/原物料倉)5. 存貨的特性(危險物料、成品、在制品)6. 與供貨商/客戶的關(guān)系(如：Supply Chain Management)7. 信息系統(tǒng)模塊間的鏈接(采購、制造、訂單)因此，存貨管理系統(tǒng)是一個相當(dāng)復(fù)雜的系統(tǒng)，而愈復(fù)雜的系統(tǒng)，愈需有秩序的管理功能，化繁為簡。庫存管理系統(tǒng)是許多企業(yè)的核心，同時也是個后勤支持、服務(wù)性的模塊，為計劃生產(chǎn)流程的中心點。庫存盤點由于庫存有內(nèi)在成本因此企業(yè)只應(yīng)維持能滿足現(xiàn)有及近段時間客戶需求的最少貨量以保持競爭優(yōu)勢。越來越多的企業(yè)需要一套軟件幫助他們在保證供貨的前提下把庫存降到最少。庫存管理模塊可以幫助用戶在保持充足貨量的同時提高倉庫的生產(chǎn)效率。由于再完美的計算機(jī)解決方案也不能取代人工點貨但如果解決方案設(shè)計得妥當(dāng)它可以提供相當(dāng)大的幫助。盤點存貨功能可讓個別項目擁有不同的周期用戶可進(jìn)行抽樣盤點。同時在盤點庫存期間庫存依然可以被動用大大減少管理庫存上的問題。庫存盤點的數(shù)據(jù)輸入查詢批核及記賬可提高管理效率。同時全面的差異及例外報告更有助用戶嚴(yán)謹(jǐn)?shù)乜刂普麄€過程。請購/采購管理無論是制造業(yè)或配銷業(yè)，于整體企業(yè)流程中，采購管理均為相當(dāng)重要的一環(huán)，借著良好的采購管理可達(dá)到降低采購成本、提升采購質(zhì)量以及交期控管的目的。采購管理作業(yè)所包含的范圍如下所述：請購部門開立請購單（或稱采購需求單），采購部門接獲請購單后進(jìn)行供貨商評估、選擇以及詢價、議價及核價等程序后開立采購單并發(fā)出給供貨商。采購部門后續(xù)的責(zé)任為追蹤供貨商的交期是否符合采購單的預(yù)定交期，采購部門也可能因為請購部門變更希望交期而變更采購單上的預(yù)定交期，進(jìn)而通知廠商。廠商交貨時，收貨部門需進(jìn)行初驗，若所收料件無需檢驗，則可直接由倉管人員辦理入庫，否則需由檢驗部門檢驗，合格的料件方入庫，不合格的料件一般情況下由采購部門通知廠商取回。當(dāng)檢驗合格且已入庫的料件發(fā)給使用部門（如工廠的生產(chǎn)部門）后，于使用前或使用過程中發(fā)現(xiàn)有不良的情況，若可追溯其供應(yīng)廠商，則可請采購部門和供貨商協(xié)議重新補(bǔ)貨或辦理折讓。除以上作業(yè)外，供貨商質(zhì)量管理亦為采購管理的重點之一，以制造業(yè)為例，相關(guān)部門會共同擬定供貨商質(zhì)量評核辦法，以計分的方式評核供貨商的質(zhì)量以為采購部門選擇供貨商的依據(jù)。業(yè)務(wù)/訂單管理可設(shè)定付款方式、貿(mào)易條件、包裝條件、貨運條件以及信用狀修改付款條件，滿足外銷管理的需求?？稍O(shè)定客戶信用控制相關(guān)數(shù)據(jù)以為信用額度控管的依據(jù)?？稍O(shè)定報價單數(shù)據(jù)，經(jīng)客戶同意后可將其轉(zhuǎn)成銷售訂單。執(zhí)行出貨作業(yè)時，可將欲出貨的銷售訂單轉(zhuǎn)入。再修改或補(bǔ)登錄出貨數(shù)據(jù)。于企業(yè)不自行生產(chǎn)的情況下，可將銷售訂單轉(zhuǎn)成采購訂單向供應(yīng)廠商采購以滿足客戶的需求；于企業(yè)自行生產(chǎn)的情況下，可無需納入主生產(chǎn)排程，直接將銷售訂單轉(zhuǎn)成制造命令。物料需求規(guī)劃于制造業(yè)或配銷業(yè)的計算機(jī)化領(lǐng)域中，所謂料件系指納入計算機(jī)化管理作業(yè)之一切有形或無形的對象，例如制造業(yè)的原、物料、在制品、半成品及成品、設(shè)備等屬有形的料件，軟件或工程建置則屬無形料件。無論是有形或無形料件，均可依其個別需求決定是否納入庫存管理。為便于管理，通常依料件的類別及特性予以編碼。實務(wù)上料件編碼人員會依據(jù)料件的層次化類別及其所屬特性予以編碼分段并制定編碼原則，當(dāng)有新料件產(chǎn)生時，編碼人員分析該料件的類別并找到其所對應(yīng)的編碼原則并據(jù)此進(jìn)行料件編碼作業(yè)。料件的品名為其層次化類別的分段說明，規(guī)格則為其特性的分段描述，品名分段說明和規(guī)格分段描述和料件編碼分段有其對應(yīng)關(guān)系，于制定時需注意其和料件編號的一致性。料件有多單位的問題，同一料件于采購、庫存、發(fā)料、生產(chǎn)、銷售及成本作業(yè)時所使用的單位可能不相同，這些單位可為同一類別（例如公斤和磅即屬同一類別）或不同類別（例如公斤和公尺即屬不同類別），相同類別之單位轉(zhuǎn)換直接依換算比率換算，不同類別之單位轉(zhuǎn)換則依各料件或料件類別所設(shè)定的換算比率換算之。料件數(shù)據(jù)的設(shè)定為后續(xù)采購、庫存、銷售、產(chǎn)品結(jié)構(gòu)、制程以及生產(chǎn)管理作業(yè)計算機(jī)化的基礎(chǔ)。例如：于采購管理作業(yè)中，所請購的料件數(shù)據(jù)需先行設(shè)定方可建立請購單數(shù)據(jù)；于庫存管理作業(yè)中，入出庫以及盤點的料件數(shù)據(jù)需先行設(shè)定方可建立入口出庫單以及盤點卷標(biāo)數(shù)據(jù)；于銷售管理作業(yè)中，所銷售的料件數(shù)據(jù)需先行設(shè)定方可建立銷售訂單數(shù)據(jù)；于產(chǎn)品結(jié)構(gòu)管理作業(yè)中，父料件及子料件數(shù)據(jù)需分別先行設(shè)定方可建立產(chǎn)品結(jié)構(gòu)；于制程管理作業(yè)中，料件數(shù)據(jù)需先行設(shè)定方可建立該料件的制程數(shù)據(jù)；于生產(chǎn)管理作業(yè)中，所生產(chǎn)的料件數(shù)據(jù)需先行設(shè)定方可建立生產(chǎn)時所開立的制令數(shù)據(jù)。產(chǎn)能規(guī)劃根據(jù)MRP計劃及已發(fā)放之制念，產(chǎn)生MPS主生產(chǎn)排程計劃，計算不同工作中心機(jī)臺的產(chǎn)能與負(fù)荷；同時可利用不同類型的排程法，對已開未交及計算性訂單進(jìn)行排程，計算過程可匯總負(fù)荷，可比較工作中心機(jī)器，可用產(chǎn)能下已排定及已計劃的工單負(fù)荷，每段時間內(nèi)過高過低負(fù)荷與累積過高過低負(fù)荷，以便快速調(diào)整生產(chǎn)排程，以掌握未來長程計劃于重要或瓶頸資源上之負(fù)荷，做為產(chǎn)銷協(xié)調(diào)之參考依據(jù)。生產(chǎn)管理針對工廠所需之流程控制與管理模式，從可控制及管理的訂單計劃到完成的整個制程過程，因此從派工管理，發(fā)料與補(bǔ)料計劃，制程過程，重工與制程外包都可含括在內(nèi)。而這些功能全借助于：1.訂單計劃：生產(chǎn)依訂單型態(tài)分成兩種：按訂單生產(chǎn)及生產(chǎn)存量，提供最佳批量、報廢率，并對工程設(shè)計進(jìn)行覆查。2.生產(chǎn)排程：用有限或無限產(chǎn)能，進(jìn)行各工作站進(jìn)度排程，視需要再前后調(diào)整，根據(jù)限制理論找出生產(chǎn)途徑中對產(chǎn)能限制最大的特定制程，從此步驟再前后調(diào)整，另外也進(jìn)行訂單仿真，以訂單交期反推至各工作站，該站產(chǎn)能比對，若超出產(chǎn)能限制，視狀況發(fā)出外包申請。3.制程工單：列出生產(chǎn)工作途程，及優(yōu)先次序，零件及特定工作途徑指令，無數(shù)及規(guī)格及統(tǒng)計過程控制(SPC)數(shù)據(jù)。4.追蹤并收集資料：可實時查詢訂單制程狀況，并收集在現(xiàn)場上的生產(chǎn)數(shù)據(jù)，包括廢料及不良品數(shù)量與原因，用料狀況，生產(chǎn)數(shù)量及作業(yè)成本上所用之勞務(wù)及產(chǎn)量數(shù)據(jù)。現(xiàn)場管理1. 建立模具、工具、具等輔助性生產(chǎn)設(shè)備之完整數(shù)據(jù)，強(qiáng)化輔助工具之管理機(jī)能，避免因輔助設(shè)備上的不良及管理上之疏失，造成生產(chǎn)管理之困擾，進(jìn)而影響到生產(chǎn)線之產(chǎn)能。2.在系統(tǒng)上會協(xié)助建立編號規(guī)則，提供請購、采購、驗收管理上之機(jī)能，與應(yīng)付、應(yīng)收帳款相整合，也將這些設(shè)備管理信息提供相關(guān)人員參考。3.利用工單制程計算標(biāo)準(zhǔn)與實際之差異、人員效率及機(jī)器利用率。4.可與薪資結(jié)合，可以工時卡輸入之?dāng)?shù)據(jù)，來計算薪資。質(zhì)量管理分為在線SPC品管系統(tǒng)及制程統(tǒng)計品管系統(tǒng)，所謂在線SPC品管是將生產(chǎn)線各點收集之不良數(shù)、不良原因，做實時統(tǒng)計，以SPC品管圖題示，若發(fā)現(xiàn)超過設(shè)定值則發(fā)出警訊，嚴(yán)重時還整個制程緊急叫停；制程統(tǒng)計則是將進(jìn)料檢驗，在線檢驗及成品檢所收集到之質(zhì)量數(shù)據(jù)，利用統(tǒng)計分析的方式，制成SPC品管圖，以便分析質(zhì)量，改善質(zhì)量。另外也根據(jù)廠商進(jìn)料及外包質(zhì)量數(shù)據(jù)，提供評核等級，做為廠商管理之依據(jù)?？傎~會計收集銷售、采購、應(yīng)收應(yīng)付帳款、庫存等。所有與財務(wù)有關(guān)之交易事項，將其匯之，并提供更正與期末調(diào)整之功能，另外主要是用來編制資產(chǎn)負(fù)債表、損益表與預(yù)算表通常表現(xiàn)出目前公司的財務(wù)狀況。1. 建立會計科目，輸入該科目之期初余額。2.刪除子系統(tǒng)中前期已存在未過賬之交易。3.將期初余額過賬，再刪除多余之未過賬交易。4.打印財務(wù)報表并做檢查。5.另外也可輸入預(yù)算數(shù)據(jù)。應(yīng)付帳款/票據(jù)與應(yīng)收帳款有許多相似之外，從收料、發(fā)票至付款作業(yè)，甚至到后端進(jìn)項媒體申報作業(yè)，都是所涵蓋之范圍。另外要注意到采購行為，預(yù)付款及退貨、折讓與總賬間的相關(guān)作業(yè)，另外付款數(shù)據(jù)確定后，透過支票、匯款等方式去實際執(zhí)行支付、作廢及兌現(xiàn)的動作。作廢也就是所謂的付款循環(huán)。1.首先要先建立相關(guān)會計科目、稅別、付款條件、供貨商相關(guān)資料、銀行匯率.等。2.從舊系統(tǒng)中印出AP帳齡分析表。3.將未結(jié)案發(fā)票明細(xì)或期初余額輸入新系統(tǒng)中。4.從新系統(tǒng)中印制AP帳齡分析表核對數(shù)據(jù)。5.若已使用采購系統(tǒng)，請刪除已收到發(fā)票未結(jié)案之收料單，因已包含在期初余額中。應(yīng)收帳款/票據(jù)應(yīng)收帳款是指從產(chǎn)生發(fā)票，過到應(yīng)收帳款，付款之處理，同時也牽涉到業(yè)務(wù)員傭金、運費、稅額、預(yù)付款及信用管理等，所謂信用管理是指信用額度管制，用來防止呆賬的發(fā)生，當(dāng)客戶超過所設(shè)定之額度時會實時將P/O管制或提出警訊。整個模塊最主要的目的，主要是提供應(yīng)收帳款的管理與期他系統(tǒng)之憑證轉(zhuǎn)賬接口與沖賬管理。1. 建立基本數(shù)據(jù)：包括相關(guān)會計科目、稅別、稅率、信用條件、付款條件、客戶資料、銀行匯率等。2.從目前舊系統(tǒng)中印出AR帳齡分析表。3.輸入未結(jié)發(fā)票及退回與折讓明細(xì)，或者只輸入期初余額。4.利用新系統(tǒng)印制AR帳齡分析表，核對并更正錯誤。固定資產(chǎn)固定資產(chǎn)：指其供營業(yè)使用會超過一年以上之有形資產(chǎn)，利用折舊的程序（即成本分?jǐn)偟某绦颍?，允許資產(chǎn)之成本分?jǐn)偟狡涫褂媚晗拗校虼苏叟f對稅務(wù)和財務(wù)報告兩者皆有影響。1.租稅而言：折舊可于資產(chǎn)使用年限中逐年攤提，折舊費用可減少課稅收益，故采加速折舊法，實租稅計入上的效應(yīng)需去管制。2.財務(wù)會計：一般分類賬是以使用年限逐年攤提，假若僅是偶發(fā)性之使用資產(chǎn)，例如：以使用機(jī)器為唯一理由，折舊可被計算基于單位生產(chǎn)數(shù)量，或機(jī)器于營業(yè)中實際使用期限來計提折舊。3.生命周期4.折舊計算公式：(1).直線法(Straight-Line)：平均分?jǐn)傊潦褂媚晗拗校綖椋喝〉贸杀練堉?使用年限年數(shù)(2)余額遞減法(Declining-Balance)：加速折舊法，在使用年限中較早年數(shù)中提列最大稅賦金額。(3)使用年數(shù)合計法(Sum-of-the-Years-Digits)：在資產(chǎn)使用較早年數(shù)里增加租稅保留金額，但仍然于使用年的每年均提列折舊，公式為：剩余年年數(shù)（取得成本殘值）-n分母為資產(chǎn)使用年限中所有年數(shù)之合計數(shù)目。(4)單位生產(chǎn)量法(Units of Production)：一般折舊是假設(shè)資產(chǎn)以單一不變的方式使用，而此法是基于資產(chǎn)或行駛里程數(shù)等等），故每單位生產(chǎn)量折舊成本殘值-預(yù)估單位生產(chǎn)量成本管理成本管理：1.成本方法：根據(jù)實務(wù)或稅法公司會選擇性地使用適合自己的成本結(jié)賬基準(zhǔn)，決定成本方法是導(dǎo)入系統(tǒng)的第一步，一經(jīng)設(shè)定開始運作后，就無法更改。(1).標(biāo)準(zhǔn)成本法(Standard Costs)：設(shè)定原物料合理的成本價位，原則上每年或半年改一次并非經(jīng)常修改，實際成本可與標(biāo)準(zhǔn)成本比較，以差異來表示。(2).平均成本法(Average Costs)：簡單移動平均成本法，材料與人工成本會在每次以移動平均成本來計算及更新系統(tǒng)，但間接費用還是用標(biāo)準(zhǔn)成本來運用。(3).期間成本結(jié)算法(Periodic Inventory Costs)：以期初庫存加上當(dāng)期買入或加工成本減掉當(dāng)期之銷售成本，因此系統(tǒng)不會立即更新各種成本及總賬。(4).實際成本(Actual Costs)記錄及使