工程公司辦公文件管理規(guī)定.doc

精品文檔工程公司辦公文件管理規(guī)定1 目的 提高辦文速度和質(zhì)量，發(fā)揮文件(含外來文件)在各項(xiàng)工作中的指導(dǎo)作用。 2 范圍 適用于公司辦公文件的管理控制。3 定義 3.1 文件管理：其主要內(nèi)容包括上級(jí)函、電、來文，同級(jí)函、電、來文，本公司上報(bào)下發(fā)的各種文件、資料。4 權(quán)責(zé) 4.1 公司行政部文控的工作職能主要有：1)文件與資料的登記、編碼、發(fā)行、保管、分發(fā)與維護(hù)；2)過期無效文件的回收、作廢、銷毀及暫留文件的保管；3)文件與資料原件的保管及維護(hù)；4)文件與資料有效性的監(jiān)控。4.2 各部門在各自職責(zé)范圍內(nèi)負(fù)責(zé)文件管理。5 內(nèi)容5.1 辦公文件管理工作流程 見圖1。5.2 辦公文件管理工作說明見表1。5.3辦公文件具體要求5.3.1 收文的管理包括：1)公文的簽收；2)公文的編號(hào)保管；3)公文的閱批與分轉(zhuǎn)；4)文件的傳閱與催辦。 5.3.2 發(fā)文的管理包括：1)發(fā)文的規(guī)定：（1）全公司上報(bào)下發(fā)正式文件的權(quán)力集中于行政部，各部門一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件。（2）各部門需要向上反映匯報(bào)重要情況或向下安排布置重要工作要求發(fā)文應(yīng)向公司行政部提出發(fā)文申請(qǐng)，并將文件底稿交行政部審核。行政部同意發(fā)文，則由行政部按機(jī)構(gòu)設(shè)置與業(yè)務(wù)分工統(tǒng)一歸口以公司名義發(fā)文。（3）對(duì)全公司影響較大，涉及兩個(gè)以上公司領(lǐng)導(dǎo)分管范圍的文件，須由總經(jīng)理批準(zhǔn)簽發(fā)。其余文件均由分管公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽發(fā)。1)發(fā)文的范圍：(1)凡是以公司名義發(fā)出的文件、通告、決定、決議、請(qǐng)示、報(bào)告、編寫的會(huì)議紀(jì)要和會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)，均屬發(fā)文范圍。(2)公司下發(fā)文件主要用于：公布全公司規(guī)章制度；轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)文件或根據(jù)上級(jí)文件精神制訂的公司文件；公布公司體制機(jī)構(gòu)變動(dòng)或干部任免事項(xiàng)；公布全公司性的重大生產(chǎn)、技術(shù)、經(jīng)營(yíng)管理、政治工作、生活福利等工作的決定；發(fā)布有關(guān)獎(jiǎng)懲決定和通報(bào)；其他有關(guān)全公司的重大事項(xiàng)。(3)公司上行文、外發(fā)文主要用于：對(duì)上級(jí)機(jī)關(guān)呈報(bào)工作計(jì)劃、請(qǐng)示報(bào)告、處理決定。同兄弟單位聯(lián)系有關(guān)公司重大生產(chǎn)、技術(shù)、人事勞資、物資供應(yīng)、科研、基建、經(jīng)營(yíng)管理等事宜。在公司日常生產(chǎn)、技術(shù)、經(jīng)營(yíng)管理中，有關(guān)圖紙、技術(shù)文件、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達(dá)上級(jí)指示等事項(xiàng)，應(yīng)按有關(guān)制度辦理，經(jīng)分管公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由主管業(yè)務(wù)部門書面或口頭通知執(zhí)行，一般不用公司文件發(fā)布。凡各業(yè)務(wù)部門如開專題會(huì)議所作的決定，一般都不應(yīng)發(fā)文，不備查考，可以部門名義用工作簡(jiǎn)訊發(fā)會(huì)議紀(jì)要。各業(yè)務(wù)部門與外單位發(fā)生的一般業(yè)務(wù)聯(lián)系，可用各部門的名義對(duì)外發(fā)函(應(yīng)各自編號(hào)備查)，不用公司名義發(fā)文。2)發(fā)文程序與要求各部門需要發(fā)文，應(yīng)事先向行政部提出申請(qǐng)。行政部同意發(fā)文時(shí)，主辦部門應(yīng)以國(guó)家法令、上級(jí)指示或工作實(shí)際需要草擬文件初稿。草擬文稿必須從全公司角度出發(fā)，做到情況確實(shí)、觀點(diǎn)鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡(jiǎn)練、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)正確、書寫工整，嚴(yán)禁使用鉛筆、圓珠筆、紅墨水和彩筆書寫。文稿擬就后，擬稿人應(yīng)填附發(fā)文稿紙首頁，詳細(xì)寫明文件標(biāo)題、發(fā)送范圍、印刷份數(shù)、擬稿部門與擬稿人，并簽名、蓋章、標(biāo)定日期和密級(jí)。應(yīng)根據(jù)公司的要求和上級(jí)有關(guān)指示精神、有關(guān)文件規(guī)定，對(duì)文稿進(jìn)行審查和修改；對(duì)涂改不清、文字錯(cuò)漏嚴(yán)重、內(nèi)容不妥、格式不符的文稿應(yīng)退回?cái)M稿部門重新擬稿。經(jīng)行政部審查修改后的文稿，送部門主管領(lǐng)導(dǎo)核稿(對(duì)文稿內(nèi)容、質(zhì)量負(fù)責(zé))。對(duì)審核時(shí)修改較多，有礙打印和存檔的文稿，應(yīng)由擬稿部門重新謄寫清楚。需經(jīng)會(huì)簽的文稿，應(yīng)在交付打印前送會(huì)簽部門會(huì)簽。文稿審核會(huì)簽后，按批準(zhǔn)權(quán)限的規(guī)定呈送公司領(lǐng)導(dǎo)審定批準(zhǔn)簽發(fā)。經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽發(fā)后的文稿交文員統(tǒng)一編號(hào)送打印。文件打印清樣，應(yīng)由擬稿人校對(duì)，校對(duì)人員應(yīng)在發(fā)文稿上簽名。文件打字后，由行政部文員按數(shù)印刷，再由行政部分發(fā)并檢查落實(shí)情況。6 相關(guān)資料6.1 相關(guān)文件 6.1.1文件控制程序 6.2 附件 東莞德信誠(chéng)精品培訓(xùn)課程(部分)(點(diǎn)擊課程名稱打開課程詳細(xì)介紹) 內(nèi)審員系列培訓(xùn)課程查看詳情 A01 ISO9001:2008內(nèi)審員培訓(xùn)班(ISO9001內(nèi)審員)A02 ISO14001:2004內(nèi)審員培訓(xùn)班A03 ISO/TS16949:2009內(nèi)審員培訓(xùn)A04 OHSAS18001:2007標(biāo)準(zhǔn)理解及內(nèi)審員培訓(xùn)A05 IECQ-HSPM QC080000內(nèi)審員培訓(xùn)A06 ISO13485:2003醫(yī)療器械質(zhì)量體系內(nèi)審員培訓(xùn)A07 SA8000社會(huì)責(zé)任內(nèi)審員培訓(xùn)(SA8000內(nèi)審員)A08 ICTI玩具商業(yè)行為守則內(nèi)審員培訓(xùn)班A09 ISO14064:2006內(nèi)審員培訓(xùn)班A10 GB/T23331-2009能源管理體系內(nèi)審員培訓(xùn)A15 量規(guī)儀器校驗(yàn)與管理實(shí)務(wù)課程(儀校員培訓(xùn) 內(nèi)校員培訓(xùn))A16 ISO管理代表及體系推行專員訓(xùn)練營(yíng)A17 ISO文控員培訓(xùn)/文管員培訓(xùn)實(shí)務(wù)課程A18 優(yōu)秀管理者代表訓(xùn)練營(yíng) (MR管理代表訓(xùn)練) JIT精益生產(chǎn)現(xiàn)場(chǎng)管理系列課程查看詳情 P01 JIT精益生產(chǎn)與現(xiàn)場(chǎng)改善培訓(xùn)班P02 生產(chǎn)合理化改善-IE工業(yè)工程實(shí)務(wù)訓(xùn)練營(yíng)P03 PMC生產(chǎn)計(jì)劃管理實(shí)務(wù)培訓(xùn)班(生管員培訓(xùn))P04 高效倉儲(chǔ)管理與盤點(diǎn)技巧培訓(xùn)班(倉管員培訓(xùn))P05 目視管理與5S運(yùn)動(dòng)推行實(shí)務(wù)培訓(xùn)班P06 采購與供應(yīng)鏈管理實(shí)務(wù) (采購員培訓(xùn)) 中基層管理干部TWI系列訓(xùn)練查看詳情 M01 優(yōu)秀班組長(zhǎng)管理實(shí)務(wù)公開課(班組長(zhǎng)公培訓(xùn))M02 優(yōu)秀班組長(zhǎng)現(xiàn)場(chǎng)管理實(shí)務(wù)培訓(xùn)班M03 優(yōu)秀班組長(zhǎng)品質(zhì)管理實(shí)務(wù)培訓(xùn)班M04 優(yōu)秀班組長(zhǎng)生產(chǎn)安全管理實(shí)務(wù)培訓(xùn)班M06 提升團(tuán)隊(duì)執(zhí)行力訓(xùn)練課程 (執(zhí)行力培訓(xùn))M07 如何做一名優(yōu)秀的現(xiàn)場(chǎng)主管培訓(xùn)班M08 中基層現(xiàn)場(chǎng)干部TWI管理技能提升(TWI培訓(xùn))M09 有效溝通技巧培訓(xùn)班(團(tuán)隊(duì)溝通 企業(yè)內(nèi)外部溝通)M10 企業(yè)內(nèi)部講師培訓(xùn)班(東莞TTT培訓(xùn))M11 MTP中階主管管理才能提升培訓(xùn)班(東莞MTP培訓(xùn))M12 高效能時(shí)間管理培訓(xùn)班 TS16949五大工具與QC/QA/QE品質(zhì)管理類查看詳情 Q05 TS16949五大工具實(shí)戰(zhàn)訓(xùn)練 (五大工具培訓(xùn))Q06 APQP&CP先期質(zhì)量策劃及控制計(jì)劃培訓(xùn)Q07 DFMEA設(shè)計(jì)潛在失效模式分析培訓(xùn)(DFMEA培訓(xùn))Q08 PFMEA過程潛在失效模式及效應(yīng)分析訓(xùn)練營(yíng)Q09 MSA測(cè)量系統(tǒng)分析與儀器校驗(yàn)實(shí)務(wù)Q10 SPC統(tǒng)計(jì)過程控制培訓(xùn)課程(SPC訓(xùn)練)Q11 CPK制程能力分析與SPC統(tǒng)計(jì)制程管制應(yīng)用訓(xùn)練Q12 QC七大手法與SPC實(shí)戰(zhàn)訓(xùn)練班(QC7 & SPC培訓(xùn))Q03 品質(zhì)工程師(QE質(zhì)量工程師)實(shí)務(wù)培訓(xùn)班Q02 品質(zhì)主管訓(xùn)練營(yíng)(品質(zhì)經(jīng)理人訓(xùn)練)Q01 杰出品質(zhì)檢驗(yàn)員QC培訓(xùn)班Q13 品管常用工具QC七大手法培訓(xùn)(舊QC7培訓(xùn))Q14 新QC七大手法實(shí)戰(zhàn)培訓(xùn)(新QC7培訓(xùn))Q04 QCC品管圈活動(dòng)訓(xùn)練課程 (QCC培訓(xùn)) 節(jié)能環(huán)保安全EHS公開課程查看詳情 E01 節(jié)約能源管理培訓(xùn)(節(jié)能降耗培訓(xùn))E03 GBT23331-2009能源管理體系知識(shí)培訓(xùn)(GBT23331標(biāo)準(zhǔn)理解)A18 ISO50001能源管理體系內(nèi)審員培訓(xùn)(ISO50001內(nèi)審員)A12 ISO9000/ISO14000一體化內(nèi)審員培訓(xùn)班A13 ISO14001/OHSAS18001體系二合一內(nèi)審員培訓(xùn)班A14 ISO9000/ISO14000/OHSAS18001一體化內(nèi)審員培訓(xùn)班 東莞精品企業(yè)內(nèi)訓(xùn)課程查看詳情 M05 優(yōu)秀班組長(zhǎng)管理技能提升內(nèi)訓(xùn)班(1-3天)P07 年終盤點(diǎn)與庫存管理實(shí)務(wù)內(nèi)訓(xùn)班( 1-2天課程 )M13 高績(jī)效團(tuán)隊(duì)及執(zhí)行力提升訓(xùn)練營(yíng)(團(tuán)隊(duì)執(zhí)行力 1-2天)Q15 FMEA失效模式分析實(shí)戰(zhàn)訓(xùn)練內(nèi)訓(xùn)(FMEA內(nèi)訓(xùn) 1-3天)Q16 新舊QC七大手法實(shí)戰(zhàn)內(nèi)訓(xùn)(QC7內(nèi)訓(xùn) 1-2天)A11 ISO內(nèi)審員審核技巧提高班(ISO內(nèi)審員提高班)A07 SA8000社會(huì)責(zé)任內(nèi)審員培訓(xùn)(SA8000內(nèi)審員)A08 ISO9001:2008內(nèi)審員培訓(xùn)班(ISO9001內(nèi)審員)A09 ISO14001:2004內(nèi)審員培訓(xùn)班A10 ISO/TS16949:2009內(nèi)審員培訓(xùn)A19 ISO10015培訓(xùn)管理體系標(biāo)準(zhǔn)理解與實(shí)施培訓(xùn)東莞德信誠(chéng)公開課培訓(xùn)計(jì)劃 培訓(xùn)報(bào)名表下載 /download/dgSignUp.doc 相關(guān)辦文單、傳閱單圖1 辦公文件管理工作流程流程名稱辦公文件管理流程任務(wù)概要公司內(nèi)各類文件的起草、收發(fā)與管理單位總經(jīng)理行政經(jīng)理行政部各職能部門節(jié)點(diǎn)ABCD簽發(fā)簽發(fā) 開始起草文件 檔案收集 會(huì)簽審查編號(hào) 是文件定期整理文件存檔下發(fā)文件 打印文件 否 結(jié)束 起草文件 文件會(huì)簽 執(zhí)行文件 任務(wù)名稱節(jié)點(diǎn)任務(wù)程序、重點(diǎn)及標(biāo)準(zhǔn)時(shí)限相關(guān)資料起草文件C2D2C3D4程序文件草案由公司各部門根據(jù)工作需要起草公司文件，交行政部；各單位如有需要請(qǐng)示問題也要寫成報(bào)告交行政部行政人員審核文件是否需要會(huì)簽；需要會(huì)簽的文件交給相應(yīng)單位會(huì)簽1個(gè)工作日重點(diǎn)起草文件標(biāo)準(zhǔn)及時(shí)、準(zhǔn)確、可行審查編號(hào)C4B4A4程序文件管理制度由行政人員確定文件的編號(hào)報(bào)公司行政經(jīng)理審批、簽發(fā)超越行政經(jīng)理權(quán)限的文件，由總經(jīng)理審批重點(diǎn)審查編號(hào)標(biāo)準(zhǔn)公正、公平印制文件C5程序相關(guān)文件由行政人員負(fù)責(zé)印制文件(打印、印刷等)1個(gè)工作日重點(diǎn)印制文件標(biāo)準(zhǔn)準(zhǔn)確、及時(shí)下發(fā)文件C6程序相