綜合行政部崗位職責及部門制度

一 前言 綜合行政部作為公司的管理與服務(wù)職能部門 主要負責組織公司人力資源開發(fā)與 管理工作 為公司提供和培養(yǎng)合格的人才 上傳下達 為各部門提供后勤保障服務(wù)工 作 二 綜合行政部部門職能 1 負責對公司有關(guān)工作進行綜合協(xié)調(diào) 2 統(tǒng)籌公司人力資源管理 制定人力資源規(guī)章制度 參與制定公司人力資源發(fā)展 戰(zhàn)略 3 為公司吸引 選拔 保留優(yōu)秀人才 為公司發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)人才保障 4 協(xié)助組織實施績效考核 制定激勵政策 充分調(diào)動員工工作積極性 5 代表公司 與政府各職能部門溝通協(xié)調(diào) 樹立公司對外良好形象 6 保管公司印章 存檔公司重要合同 文件 7 管理固定資產(chǎn) 辦公用品及勞保用品 8 對公司車輛進行管理 9 上傳下達 與各部門溝通協(xié)調(diào) 提供后勤保障服務(wù) 1 三 綜合行政部組織結(jié)構(gòu) 綜合行政部總監(jiān) 綜合行政部副總監(jiān) 文 化 宣 傳 中 心 主 任 人 力 資 源 中 心 主 任 后 勤 保 障 中 心 主 任 客 戶 服 務(wù) 中 心 主 任 2 四 綜合行政部崗位職責 1 綜合行政部總監(jiān)崗位職責 1 行政隸屬 直接上級 集團副總裁 直接下屬 綜合行政部副總監(jiān) 人力資源中心主任 客服中心主任 2 主要職責 1 負責公司行政 人事 后勤及日常事務(wù)處理及相關(guān)外聯(lián)活動 2 制定并完善公司的工作程序和規(guī)章制度 3 協(xié)調(diào)并支持配合公司各部對人力計劃 行政開支的管理工作 協(xié)調(diào)配合公司各部 對人事 行政 后勤方面的支持 4 制定本部門年度工作目標和工作計劃 5 制定績效考核制度 組織實施績效考核 及時解決績效考評中出現(xiàn)的的各種問題 不斷完善績效管理體系 6 向公司決策者提供有關(guān)人力資源戰(zhàn)略 組織建設(shè)等方面的建議 致力于提高公司的 綜合管理水平 及時處理公司管理過程出現(xiàn)的各類問題 7 審核部門職位設(shè)立 人員配置及職位說明書管理 把控人員招聘錄用 提出錄用 人員崗位級別和工資的建議 8 制定公司辦公費用總開支計劃并加以調(diào)控 9 協(xié)助組織公司年會及公司各類活動 10 完成領(lǐng)導交辦的其它工作任務(wù) 3 2 綜合行政部副總監(jiān)崗位職責 1 行政隸屬 直接上級 綜合行政部總監(jiān) 直接下屬 后勤中心主任 文化宣傳中心主任 2 主要職責 1 負責行政部門的日常管理 2 負責公司固定資產(chǎn) 辦公用品的統(tǒng)籌管理 3 負責與政府職能部門的協(xié)調(diào) 溝通 聯(lián)系工作 4 協(xié)調(diào)公司內(nèi)部行政 文化宣傳 后勤等工作 5 協(xié)調(diào)公司行政 后勤服務(wù) 辦公設(shè)施和車輛的管理 為公司提供各類相關(guān)統(tǒng)計數(shù) 據(jù) 6 完成領(lǐng)導交辦的其它工作任務(wù) 3 人力資源中心主任崗位職責 1 行政隸屬 直接上級 綜合行政部總監(jiān) 直接下屬 無 2 主要職責 1 協(xié)助制定公司人事管理制度 參與人力資源戰(zhàn)略規(guī)劃 2 負責辦理員工入職 離職相關(guān)手續(xù) 3 協(xié)助制定職位說明書 并根據(jù)公司職位調(diào)整進行相應(yīng)的變更 保證職位說明書與 實際相符 4 辦理繳納社會保險相關(guān)事宜 并負責相關(guān)解釋工作 4 5 根據(jù)公司人員需求情況 提出人員調(diào)配方案 包括人員內(nèi)部調(diào)入和調(diào)出 經(jīng)上 級領(lǐng)導審批后實施 促進人員的優(yōu)化配置 6 協(xié)助做好招聘與任用的具體事務(wù)性工作 包括刊登招聘信息 收集和匯總應(yīng)聘資 料 組織安排人員面試 跟蹤落實面試人員的情況等 7 管理員工信息資料及各類人事資料 填制和分析各類人事統(tǒng)計報表 8 組織員工崗前培訓 制定各部門的培訓計劃 經(jīng)批準后實施 9 組織簽訂勞動合同 10 協(xié)助日常行政工作的組織與管理 提供后勤保障 11 配合財務(wù)部門做好勞動報表季 年度的統(tǒng)計工作 12 完成領(lǐng)導交辦的其它工作任務(wù) 4 綜合行政部網(wǎng)管員崗位職責 1 行政隸屬 直接上級 綜合行政部副總監(jiān) 直接下屬 無 2 主要職責 1 負責公司網(wǎng)絡(luò)的日常維護 保證網(wǎng)絡(luò)暢通 2 定期檢查維護公司電腦硬件設(shè)施 解決設(shè)備故障 為各部門提供技術(shù)支持 3 負責公司各類軟件測試 調(diào)試工作 4 管理 維護公司網(wǎng)站 保證信息及時更新 5 建立相關(guān)管理制度并貫徹執(zhí)行 做好相關(guān)工作記錄 6 負責計算機設(shè)備的購買 安裝和調(diào)試 7 及時備份各種數(shù)據(jù) 保證公司的數(shù)據(jù)安全 8 完成領(lǐng)導交辦的其它工作任務(wù) 5 5 綜合行政部后勤中心主管崗位職責 1 行政隸屬 直接上級 綜合行政部副總監(jiān) 直接下屬 司機 后勤文員 前臺秘書 設(shè)計文員 服務(wù)文員 保潔人員 2 主要職責 1 協(xié)助行政副總監(jiān)進行本部門內(nèi)部管理 在權(quán)限范圍內(nèi)合理調(diào)配內(nèi)部人員 調(diào)動每位 員工的工作積極性 提高凝聚力 2 負責統(tǒng)籌辦公用品 固定資產(chǎn)的登記 管理 維修 3 負責辦公區(qū)域的衛(wèi)生管理 提供整潔優(yōu)美的辦公環(huán)境 4 負責下屬員工的日常管理工作 制定相關(guān)管理制度及人員崗位說明書 5 合理審核后勤發(fā)生各項費用 保證物品供應(yīng) 節(jié)約公司成本 6 負責公司車輛管理 合理調(diào)配 保證用車需求 7 負責司機的安全教育 提高司機安全意識 8 負責公司經(jīng)營用水 用電 及其它生活設(shè)施的管理 9 負責處理各類突發(fā)事件 10 來訪客戶接待 及快遞收發(fā) 11 統(tǒng)計銷售部門月度 季度 年度業(yè)績排名情況 12 組織協(xié)調(diào)日常會議 下發(fā)相關(guān)資料及文件 13 完成領(lǐng)導交辦的其它工作任務(wù) 6 7 綜合行政部后勤文員崗位職責 1 行政隸屬 直接上級 綜合行政部后勤主管 直接下屬 無 2 主要職責 1 制定辦公用品使用計劃 及定制 發(fā)放辦公用品 2 管理固定資產(chǎn) 設(shè)置固定資產(chǎn)臺帳 3 負責工地辦公區(qū)域水 電 氣 電信 網(wǎng)絡(luò)等的管理 保證電話 網(wǎng)絡(luò)暢通 用 電 用氣 用水滿足需要 4 負責員工每月固定費用報銷的收集與基礎(chǔ)審核 5 負責本部門資料 檔案的管理 等 6 負責公共會議室的管理 做好會議 來訪接待的服務(wù)工作 7 負責辦公設(shè)備的登記 保養(yǎng) 維護 8 完成領(lǐng)導交辦的其它工作任務(wù) 9 統(tǒng)計銷售部門月度 季度 年度業(yè)績排名情況 10 組織協(xié)調(diào)日常會議 下發(fā)相關(guān)資料及文件 11 完成領(lǐng)導交辦的其它工作任務(wù) 8 綜合行政部前臺文秘崗位職責 1 行政隸屬 直接上級 綜合行政部后勤中心主任 直接下屬 無 2 主要職責 7 1 負責前臺接聽電話 妥當應(yīng)答 如有必要 做好電話記錄 2 負責收發(fā)傳真 信件和報刊及相應(yīng)的登記工作 5 負責會談 會務(wù)工作的安排與接待 7 接待來訪客人 并通報相關(guān)部門 8 負責制作名片登記 9 掌握公司領(lǐng)導的日程安排 為領(lǐng)導接見訪客做好預約工作 10 更新和管理員工通訊地址和電話號碼等聯(lián)系資料 11 協(xié)助組織公司各類活動 協(xié)調(diào)與公司各部門關(guān)系 12 完成領(lǐng)導交辦的其它工作任務(wù) 11 綜合行政部司機崗位職責 1 行政隸屬 直接上級 綜合行政后勤中心主任 直接下屬 無 2 主要職責 1 做好各部門的用車服務(wù) 服從領(lǐng)導 聽從指揮 按時完成出車任務(wù) 2 做好公司所有車輛的維護保養(yǎng) 保持車況車貌良好 提高車輛的使用效率 未經(jīng)批 準 不得擅自動用車輛 3 遵守交通法規(guī) 服從交通管理 安全行車 杜絕各種交通事故發(fā)生 確保人車安 全 5 注意車輛的防火 防盜等安全工作 杜絕各種隱患發(fā)生 出車前嚴格檢查車輛 8 確保行車安全 6 完成領(lǐng)導交辦的其它工作任務(wù) 12 綜合行政部客戶服務(wù)中心主任 1 行政隸屬 直接上級 綜合行政部總監(jiān) 直接下屬 無 2 主要職責 1 負責統(tǒng)計客戶相關(guān)信息 落實相關(guān)服務(wù) 2 接收客戶各類相關(guān)資料 文件入檔 3 辦理出國考察資料收集及相關(guān)簽證 4 排重銷售部門資料及置換 5 協(xié)助財務(wù)部門完成相關(guān)工作 6 完成領(lǐng)導交辦的其它工作任務(wù) 五 綜合行政部制度 一 綜合行政部管理制度 1 本部門負責公司的行政 人事 后勤等綜合事務(wù) 上傳下達 協(xié)調(diào)與各部門關(guān)系 并提供相應(yīng)保障支持工作 2 本部門全體工作人員須在綜合行政部總監(jiān)領(lǐng)導下 高品質(zhì)完成部門工作任務(wù) 忠于 9 職守 按崗位說明書要求 高效率做好本職工作 3 遵守考勤制度 按時上下班 保持良好的工作面貌 如遇特殊情況不能按時到崗 需提前向主管領(lǐng)導請假 4 嚴格執(zhí)行公司的各類規(guī)章制度 服從領(lǐng)導安排 不得借故推逶 5 愛崗敬業(yè) 隨時維護公司形象 認可企業(yè)經(jīng)營理念 認同企業(yè)文化 以企業(yè)利益為 出發(fā)點 發(fā)揚奉獻精神 樹立 司興我榮 司衰我恥 的主人翁觀念 6 團結(jié)同事 禮貌待人 部門內(nèi)不得發(fā)生爭吵 打架等糾紛事件 7 不得打探他人薪資 不得私下議論他人 傳播 散布小道消息 8 不得利用公司電話打接私人電話 工作時間 不得上網(wǎng)訪問與工作無關(guān)的網(wǎng)址 禁 止聊天 聽音樂 玩游戲 9 遵守保密原則 不得通過任何途徑泄露公司商業(yè)秘密 10 不得在工作時間串崗 閑聊 化妝等與工作無關(guān)的事情 11 不得借辦公事之機辦理私事 不得冷淡 怠慢公事來客 12 對于有關(guān)工作事宜的請示和報告 應(yīng)循級而上 不可越級報告 13 愛護公物 維護環(huán)境衛(wèi)生 厲行節(jié)約 降低公司成本 14 保證辦公區(qū)域安全 下班后要將本部門所有門窗關(guān)嚴 切斷電源 方可離開 二 招 聘 制 度 1 招聘原則 1 公司以公開招聘 擇優(yōu)錄用為招聘的基本原則 2 應(yīng)聘人員必須經(jīng)過人力資源部 部門經(jīng)理 工程總指揮或市場總監(jiān)或分管總 裁 總裁評估后 方可錄用 3 在公司內(nèi)有血緣 親屬關(guān)系者自本制度頒布之日起原則上不再招聘 特殊情 10 況由總裁特批 2 招聘程序 各部門的人員編制每年1月份由部門申報 人力資源部審核后報公司總裁辦公會批 準 人力資源部備案 3 新員工錄用流程 4 員工在入職一周內(nèi)需向人力資源部提供下列證明材料 身份證 學歷學位證書 職稱或職業(yè)資格證書 戶口本復印件 查看原件 近期體 編制預算內(nèi)招聘 用 人部門填寫招聘需求 表 綜合行政部審核該 部門崗位編制情況 編制外招聘 用人部門提供用人需求理由 該崗位 的工作內(nèi)容及大概預算 報常務(wù)副總裁和總裁批準 綜合行政部選擇招聘 渠道 實施招聘工作 綜合行政部及 用人部門初選 簡歷 用人部門與綜合行政 部對應(yīng)聘人員安排面 試 確定錄用人選 綜合行政部核查面試通過人員的基 本情況 健康證明 學歷證書等資 料 部門經(jīng)理助理以上 級別或編制外人員 報分管總裁 總裁 審批試用 部門經(jīng)理助理以下人 員報工程總指揮或市 場總監(jiān)審批試用 綜合行政部 通知被錄用 人員報到 綜合行政部為入 職人員辦理入職 手續(xù) 配置相關(guān) 辦公用品 安排 食宿等 11 檢報告及一寸彩色照片4張 外地人員需提供暫住證 員工呈交公司的證明 如有住址遷移 學歷職稱變化 婚姻變更 子女狀況或其他情 況變化應(yīng)在十日以內(nèi)向人力資源部呈報 關(guān)鍵崗位應(yīng)聘人員需提供原單位工作證明 經(jīng)總裁或副總裁要求 須具備擔保人并 提供其資料 5 員工必須填報準確的個人資料 公司要求員工誠實正直 保留審查員工所提供的個 人資料的權(quán)利 如發(fā)現(xiàn)證明資料有虛假 公司將立即終止試用或解除與員工的勞動 合同 6 凡被錄用的新員工試用期一般不超過三個月 試用期間接受部門經(jīng)理安排的工作 參加公司組織的培訓和集體活動 7 試用期間 如果員工由于個人原因決定離開 可向主管經(jīng)理提出辭職 并按規(guī)定辦 理離職手續(xù) 同時 如果公司認為員工無法達到工作要求 可終止對其的試用 8 轉(zhuǎn)正程序 1 試用期滿后愿意轉(zhuǎn)為正式員工者 經(jīng)主管上級考核及試用期培訓考核 合格即簽定 正式聘用合同 轉(zhuǎn)為正式員工 享受公司正式員工待遇 具體程序為 普通員工 部門經(jīng)理與綜合 行政部溝通員工試用表現(xiàn) 經(jīng)理助理以上級別人員 工 程總指揮或市場總監(jiān)與綜合 行政部溝通試用人員工作表 現(xiàn) 部門經(jīng)理或上級 領(lǐng)導發(fā)給試用人 員轉(zhuǎn)正申請表 本人填 寫轉(zhuǎn)正 審批表 普通員工 主管部門 經(jīng)理提出考察意見及 對轉(zhuǎn)正后待遇的建議 部門經(jīng)理助理以上級 別人員 工程總指揮 或市場總監(jiān)提出考察 意見及對轉(zhuǎn)正后待遇 的建議 普通員工 工程總指揮或市場 總監(jiān)審批 與綜合行政部意見 不一致時報總裁 副總裁審定 12 2 員工填報轉(zhuǎn)正申請內(nèi)容應(yīng)包括 試用期內(nèi)完成的工作 對公司的了解 本崗位工作 設(shè)想 3 部門經(jīng)理 上級領(lǐng)導在員工申請的基礎(chǔ)上提出明確考察意見 內(nèi)容應(yīng)包括 員工 的工作態(tài)度 工作能力及經(jīng)驗 專業(yè)知識 業(yè)務(wù)技能 團隊協(xié)作及配合能力 勞 動紀律情況 存在的缺點和問題 是否同意其轉(zhuǎn)正 4 綜合行政部根據(jù)部門意見 進行必要的談話和調(diào)查 提出轉(zhuǎn)正審批意見 三 司機管理制度 為規(guī)范司機人員安全行車 保障車輛使用率 特制定本制度 1 遵守 中華人民共和國道路交通管理條例 及法律法規(guī) 遵守公司規(guī)章制度 出車 前必須認真做好車輛檢查 確保安全行車 2 愛惜公司車輛 保證車內(nèi)衛(wèi)生 嚴格執(zhí)行車輛保養(yǎng)規(guī)范 保證車輛最佳狀況 確保 車輛正常行駛 3 未經(jīng)領(lǐng)導批準 不準私自出車或外借他人 凡私自用車要追究責任 所造成的一切 車輛 人身事故由責任人負責 4 駕駛員在駕駛車輛的過程中 須自覺遵守交通法規(guī) 確保安全行車 5 駕駛員因違反交通法規(guī)而產(chǎn)生的行政處罰由自己承擔 綜合行政部審核 經(jīng)理助理以上級別人員 報總 裁 副總裁審批 綜合行政部發(fā)轉(zhuǎn)正通知書 13 6 嚴禁酒后駕車 禁止開車時接聽手機 否則出現(xiàn)的后果當事司機負責 7 服從命令 聽從指揮 按時按點出車 如遇特殊情況不能按時返回 應(yīng)及時通知管 理人員 并說明原因 8 保持良好的個人形象 注意個人言行 禮貌待人 微笑服務(wù) 絕不允許在客戶面前 影響公司形象 9 因公出車 所致交通事故 在保險范圍內(nèi) 一年內(nèi)不能超過二次 若超出標準 每 多發(fā)生一次交通事故 則由當事司機按保險定損費用的 2