部門(mén)目標(biāo)及任務(wù)

一 組織架構(gòu)及人員配置一 組織架構(gòu)及人員配置 1 組織架構(gòu) 采購(gòu)部長(zhǎng) 電氣件采購(gòu)專員 1人 加工件采購(gòu)專員 1人 輔材 現(xiàn)金 采 購(gòu)專員 1人 供應(yīng)商管理專員 1人 交期管理專員 1 人 視需求設(shè) 置 采購(gòu)文員 2 工作職責(zé) 采購(gòu)部長(zhǎng)工作職責(zé) 主持采購(gòu)部全面工作 建立和完善采購(gòu)流程和采購(gòu)制度 指導(dǎo)并監(jiān)督部門(mén)員工開(kāi)展采購(gòu)業(yè)務(wù) 監(jiān)督并參與大批量采購(gòu)的業(yè)務(wù)洽談 檢查合同的落實(shí)執(zhí)行情況 監(jiān)督檢查各采購(gòu)員的采購(gòu)進(jìn)程和價(jià)格控制 負(fù)責(zé)供應(yīng)商材料款申請(qǐng) 并上報(bào)審批工作 協(xié)調(diào)與公司其他部門(mén)的工作關(guān)系 對(duì)下屬員工進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn) 績(jī)效考核 評(píng)定工作能力 采購(gòu)專員 電氣 加工件 工作職責(zé) 負(fù)責(zé)對(duì)現(xiàn)有的供應(yīng)商資料進(jìn)行整理 歸檔 定期聯(lián)系 建立供應(yīng)商名冊(cè) 并對(duì)供應(yīng)商 進(jìn)行品質(zhì) 交貨期 價(jià)格 服務(wù) 信用等能力的評(píng)估 確保供應(yīng)渠道暢通和安全 根據(jù)公司的生產(chǎn)需求 從系統(tǒng)中的采購(gòu)申請(qǐng)單下推采購(gòu)訂單 并以傳真或郵電的方式 通知各家供應(yīng)商 要求其對(duì)訂單上的采購(gòu)數(shù)量及交貨日期等相關(guān)信息進(jìn)行確認(rèn) 待供 應(yīng)商確認(rèn)回傳公司后 需要對(duì)采購(gòu)訂單進(jìn)行存檔保存 如果供應(yīng)商對(duì)訂單的交貨時(shí)間 或數(shù)量等相關(guān)信息存在疑問(wèn) 需要更改采購(gòu)訂單 在請(qǐng)示后 得到批準(zhǔn)方可執(zhí)行 采購(gòu)訂單如在執(zhí)行期間需要變更 撤消 圖紙更新時(shí) 必須和供應(yīng)商及時(shí)溝通 確保 供應(yīng)商提供物料保證公司的需求 負(fù)責(zé)跟催采購(gòu)訂單的到貨情況 臨近交貨期的前 7 天 前 3 天 前 1 天 同供應(yīng)商針 對(duì)未交貨的訂單進(jìn)行確認(rèn) 對(duì)于不能按時(shí)交貨的 要與供應(yīng)商一起分析原因并提交對(duì) 策方案 再次確認(rèn)交貨期 負(fù)責(zé)對(duì)到貨后數(shù)量不對(duì)和質(zhì)量不合格的情況進(jìn)行處理 在接收到質(zhì)檢部門(mén)物料不合格 單 并且不能特采 及時(shí)聯(lián)系供應(yīng)商及時(shí)退貨 并要求供應(yīng)商在最短的時(shí)間內(nèi)提供 后續(xù)的解決方案 匯報(bào)給采購(gòu)部長(zhǎng) 通知到生產(chǎn)計(jì)劃 得到批準(zhǔn)立即執(zhí)行并進(jìn)行跟蹤 采購(gòu)訂單完成后 負(fù)責(zé)和供應(yīng)商對(duì)賬 并要求供應(yīng)商及時(shí)開(kāi)票 收到發(fā)票后 把采購(gòu) 訂單和入庫(kù)單據(jù)整理好 交給采購(gòu)文員 負(fù)責(zé)新的供應(yīng)商的開(kāi)發(fā)和培養(yǎng) 在平時(shí)生產(chǎn)不是很忙的時(shí)候 尋找新的供應(yīng)商 對(duì)新 的供應(yīng)商進(jìn)行詢價(jià) 比價(jià) 議價(jià) 并上報(bào)相關(guān)信息 交貨周期 最低訂購(gòu)量 包裝要 求 品質(zhì)標(biāo)準(zhǔn) 價(jià)格條件 付款方式 是否提供票據(jù) 退換貨條件 可否提供樣品等 待確認(rèn)后 進(jìn)行物料的試樣 做好試樣產(chǎn)品跟蹤表記錄 試樣成功后 則把相關(guān)的資 料整理成冊(cè) 以確保供應(yīng)渠道的豐富和寬闊的選擇范圍 崗位要求 熟悉操作電腦 會(huì)操作各種辦公軟件 特別是 OFFICE 的 excel 會(huì)基本函數(shù)如 VLOOKUP 透視 加工件專員要會(huì) CAD 了解負(fù)責(zé)的物料 熟悉本行業(yè) 有兩年以上工作經(jīng)驗(yàn) 性格較外向 開(kāi)朗 溝通能力強(qiáng) 略強(qiáng)勢(shì) 執(zhí)行力強(qiáng) 有駕照 供應(yīng)商管理工程師 工作職責(zé) 重點(diǎn)在于加工件 新供應(yīng)商開(kāi)發(fā) 按照公司規(guī)定開(kāi)發(fā)符合要求的相關(guān)供應(yīng)商 協(xié)助采購(gòu)部 品質(zhì)部 技 術(shù)部對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行審核 包括對(duì)生產(chǎn)能力 質(zhì)控水平 管理體系 服務(wù)水平機(jī)型審核 審核通過(guò)后 對(duì)產(chǎn)品質(zhì)量進(jìn)行認(rèn)真 采用打樣 小批量 批量這樣一個(gè)順序進(jìn)行 供應(yīng)過(guò)程中 協(xié)助采購(gòu)專員對(duì)不良品進(jìn)行處理 分析材料 工藝 產(chǎn)能等相關(guān)問(wèn)題 推動(dòng)供應(yīng)商的品質(zhì)提升 根據(jù)供應(yīng)商提供的產(chǎn)品特點(diǎn) 協(xié)助供應(yīng)商制定相關(guān)檢驗(yàn)規(guī)范 包括生產(chǎn)中的過(guò)程檢驗(yàn)和終檢 推動(dòng)供應(yīng)商建立品控的人員配置和工作能力 對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行日常巡查 進(jìn)行月度評(píng)分 找出重點(diǎn)單位進(jìn)行改善 按月提交評(píng)比報(bào)告 供采購(gòu)部作為供應(yīng)商選擇的參考 對(duì)供應(yīng)商的生產(chǎn)過(guò)程進(jìn)行分析 側(cè)面分析其成本構(gòu)成 為我們降本做準(zhǔn)備 注 最后兩項(xiàng)準(zhǔn)確性上存在難度 但可提供參考 崗位要求 熟悉操作電腦 會(huì)操作各種辦公軟件 精通機(jī)加工工藝 有兩年以上工作經(jīng)驗(yàn) 性格較外向 開(kāi)朗 溝通能力強(qiáng) 略強(qiáng)勢(shì) 執(zhí)行力強(qiáng) 有駕照 采購(gòu)文員 工作職責(zé) 根據(jù)計(jì)劃給出的物料需求信息 編制物料采購(gòu)管制表 最新管制表 xlsx 根據(jù)每日采購(gòu)專員工作信息反饋 更新維護(hù)管制表 當(dāng)采購(gòu)專員未按時(shí)提交反饋的 及時(shí)提醒采購(gòu)專員 并匯報(bào)給采購(gòu)部長(zhǎng) 每月對(duì)采購(gòu)專員和供應(yīng)商管理工程師的工作結(jié)果進(jìn)行統(tǒng)計(jì) 如物料信息每日反饋情況 及時(shí)交貨率 不良品處理 供應(yīng)商投訴 內(nèi)部投訴等情況 與計(jì)劃部進(jìn)行對(duì)接 將物料到貨情況與計(jì)劃部進(jìn)行通報(bào) 同時(shí) 將計(jì)劃部重點(diǎn)跟蹤的 物料需求反饋給各采購(gòu)專員 并做重點(diǎn)跟蹤 每月 25 日之前完成到貨物料合同 入庫(kù)單 發(fā)票的整理核對(duì)工作 30 日之前完成各 供應(yīng)商付款表格整理 提交付款申請(qǐng)單交采購(gòu)部長(zhǎng)審核后 與財(cái)務(wù)部落實(shí)好付款工作 對(duì)供應(yīng)商名錄 交期 賬期等信息歸檔 對(duì)樣品 名冊(cè)進(jìn)行整理歸檔 注 最后兩項(xiàng)準(zhǔn)確性上存在難度 但可提供參考 崗位要求 大專以上學(xué)歷 熟悉操作電腦 會(huì)操作各種辦公軟件 excel 性格較外向 開(kāi)朗 溝通能力強(qiáng) 略強(qiáng)勢(shì) 執(zhí)行力強(qiáng) 二 下單管控 管制表 二 下單管控 管制表 1 定額單 針對(duì)所有生產(chǎn)性物料 必須按批次列入管制表進(jìn)行跟蹤管理 每批訂單新增一張管制 表 由采購(gòu)文員根據(jù)計(jì)劃部所給出的物料需求清單而編制 定額單 格式如下表一 定額單表格只允許采購(gòu)文員根據(jù)計(jì)劃部的相關(guān)變更通知而修改 由采購(gòu)文員負(fù)責(zé)其準(zhǔn) 確性 從定額單的下單狀態(tài)查核物料下單的執(zhí)行情況 如發(fā)現(xiàn)各物料采購(gòu)負(fù)責(zé)人未按照采 購(gòu)部長(zhǎng)的指令及時(shí)完成下單 則立即報(bào)警并作記錄 2 交期跟蹤管理 訂單執(zhí)行跟蹤表 定額單由采購(gòu)文員編制后發(fā)給各采購(gòu)專員進(jìn)行下單 下單信息按照 訂單執(zhí)行跟蹤表 中的相關(guān)要求填寫(xiě) 每日下班前發(fā)給采購(gòu)文員 由采購(gòu)文員匯總整理 格式如下表二 針對(duì)按圖外協(xié)采購(gòu)的物料或者需要定制的特殊物料 采購(gòu)專員應(yīng)該在下單后要求供應(yīng) 商按照材料到貨時(shí)間 開(kāi)始生產(chǎn)時(shí)間 檢驗(yàn)完成時(shí)間這 3 個(gè)時(shí)間點(diǎn)提供具體的生產(chǎn)計(jì)劃 采購(gòu)專員按此計(jì)劃時(shí)間點(diǎn)按時(shí)跟蹤 采取包括供應(yīng)商現(xiàn)場(chǎng)查看 拍照檢查 樣品提供等方 式核實(shí) 這項(xiàng)工作由采購(gòu)專員自行完成 同時(shí) 采購(gòu)專員應(yīng)在物料交期前 7 天 前 3 天 前 1 天對(duì)物料進(jìn)行跟蹤落實(shí) 并將跟蹤報(bào)告交采購(gòu)文員匯總 報(bào)告給采購(gòu)部長(zhǎng)抽查 3 到貨信息整理 各供應(yīng)商送貨時(shí)應(yīng)按要求提供送貨清單 包括訂單號(hào) 圖號(hào)規(guī)格 名稱 數(shù)量等信息 倉(cāng)庫(kù)收到物料后 在半個(gè)工作日內(nèi)將到貨信息 含訂單號(hào) 圖號(hào)規(guī)格 名稱 數(shù)量 反饋至采購(gòu)部 由品質(zhì)部將不合格物料的信息 含訂單號(hào) 圖號(hào)規(guī)格 名稱 數(shù)量 不良單 在一個(gè)工作日內(nèi)反饋至采購(gòu)部 采購(gòu)專員一個(gè)工作日內(nèi)做出處理 緊急物料立即 處理 4 此管制表每日發(fā)送給采購(gòu)部長(zhǎng) 并抄送計(jì)劃部 品質(zhì)部 倉(cāng)儲(chǔ) 總經(jīng)理等領(lǐng)導(dǎo) 三 異常反饋及處理三 異常反饋及處理 1 下單異常 按照管制表 由采購(gòu)文員按照規(guī)定時(shí)間點(diǎn)核實(shí)下單情況 防止漏單情況發(fā)生 舉例 如果采購(gòu)文員到規(guī)定時(shí)間發(fā)現(xiàn)表一中存在物料的下單狀態(tài)為空 則通知物料采購(gòu)負(fù)責(zé)人核 查補(bǔ)單 并做考核記錄一次 并報(bào)告給采購(gòu)部長(zhǎng) 有特大影響的向總經(jīng)理報(bào)告 2 物料跟蹤異常 采購(gòu)專員在交期跟蹤時(shí) 發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商不能按時(shí)交貨或產(chǎn)品質(zhì)量存在隱患 首先應(yīng)與供 應(yīng)商核對(duì)物料供應(yīng)時(shí)間點(diǎn)和解決方案并作為重點(diǎn)跟蹤任務(wù)落實(shí) 同時(shí)立即與生產(chǎn)計(jì)劃核對(duì) 是否影響生產(chǎn)進(jìn)度 并將結(jié)果匯報(bào)給采購(gòu)部長(zhǎng) 如影響生產(chǎn)進(jìn)度則由采購(gòu)部長(zhǎng)向總經(jīng)理做 匯報(bào) 3 采購(gòu)執(zhí)行異常 若采購(gòu)文員按時(shí)匯總管制表時(shí)發(fā)現(xiàn)物料負(fù)責(zé)人未按照相關(guān)規(guī)定落實(shí)物料信息 立即匯 報(bào)給采購(gòu)部長(zhǎng) 由采購(gòu)部長(zhǎng)做出補(bǔ)救措施并對(duì)物料負(fù)責(zé)人做出相應(yīng)處理 四 考核和激勵(lì)四 考核和激勵(lì) 主要考核指標(biāo) 采購(gòu)計(jì)劃達(dá)成率 由采購(gòu)文員按實(shí)際到貨時(shí)間 倉(cāng)庫(kù)數(shù)據(jù) 與計(jì)劃到貨時(shí)間比對(duì)