會計檔案管理辦法

會計檔案管理辦法 第一條 為規(guī)范會計檔案管理 確保會計檔案真實(shí) 安全 完 整 充分發(fā)揮會計檔案的利用 特制定本辦法 第二條 本辦法所稱會計檔案是指記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的 重要史料和證據(jù) 包括會計憑證 會計帳簿 財務(wù)報告以及其他在 會計活動中形成的資料 第三條會計檔案管理的具體要求 一 會計檔案的整理 整理好會計檔案是保存和利用會計檔案 的前提 因此會計檔案的整理要做到裝訂整齊 完整 牢固 便于 保管和查閱 1 會計憑證的整理 首先 負(fù)責(zé)裝訂會計憑證的人員 應(yīng)按會 計期間將所有應(yīng)歸檔的會計憑證收集整齊 根據(jù)不同的種類 按一 定順序 記帳憑證按憑證號 逐張排放好 其次 整理會計憑證的 附件 補(bǔ)充遺漏的必不可少的核算資料 清除訂書釘 曲別針等金 屬物 按適當(dāng)?shù)暮穸确殖扇舾杀?最后 裝訂歸檔 記帳憑證要認(rèn) 真填好會計憑證封面和卷脊上的項目 卷脊項目應(yīng)寫上 某年某月 自第 號至第 號 第 冊共 冊 會計主管人員 裝訂人員要蓋 章 2 會計帳簿的整理 每年在 1 月底 2 月初之前 各組應(yīng)將所 負(fù)責(zé)的上一年度的帳簿 包括倉存系統(tǒng)的材料 產(chǎn)成品明細(xì)帳 固 定資產(chǎn)系統(tǒng)的固定資產(chǎn)清單 EXCL 在產(chǎn)品明細(xì)帳 打印歸類整理 送交總帳會計統(tǒng)一裝訂歸檔 帳簿打印的要求 總帳系統(tǒng)都采用 A4 紙打印 資產(chǎn)類 應(yīng)收票據(jù) 應(yīng)收帳款 其他應(yīng)收款 預(yù)付帳款 原材料 產(chǎn)成品 和負(fù)債類 應(yīng)付票據(jù) 應(yīng)付帳款 預(yù)收帳款 其他應(yīng)付款 均打印核算項目明細(xì)帳 其他 帳簿打印到最低一級明細(xì)分類帳 所有帳簿的字段均應(yīng)含 會計 期間 憑證字號 摘要 借方金額 貸方金額 余額 倉存系統(tǒng)的存貨明細(xì)帳 固定資產(chǎn)系統(tǒng)的固定資產(chǎn)清單 都 采用 A3 紙打印 存貨明細(xì)帳按倉庫號打印 物料收發(fā)匯總表 原 材料應(yīng)包含的字段 會計期間 物料名稱 期初結(jié)存 本期收入 本期發(fā)出 本期結(jié)存 數(shù)量 基本 單位 基本 單價 基本 金額 產(chǎn)成品應(yīng)包含的字段 會計期間 物料名稱 期初結(jié)存 本期收入 本期發(fā)出 本期結(jié)存 數(shù)量 基本 數(shù)量 常用 單價 常用 金額 帳簿打印的分工 成本組負(fù)責(zé)所有存貨類 總帳和倉存系統(tǒng) 成本類帳簿的打印 整理 營銷組負(fù)責(zé)應(yīng)收票據(jù) 應(yīng)收帳款 主營業(yè)務(wù)收入 營業(yè)費(fèi)用 等帳簿的打印整理 綜合組負(fù)責(zé)除成本組 營銷組外的所有帳簿的 打印整理 同時負(fù)責(zé)所有帳簿的統(tǒng)一裝訂歸檔 帳簿裝訂要求 綜合組總帳會計將各種帳簿分資產(chǎn) 負(fù)債 權(quán)益 成本 損益按會計科目順序排列 分適當(dāng)厚度裝訂成本 并 加貼封面 封面內(nèi)容要寫全 應(yīng)寫 單位名稱 全稱 年 帳 會計主管人員要蓋章 3 財務(wù)報告的整理 財務(wù)報告包括會計報表 附表 附注及文 字說明 其他財務(wù)報告和報表 平時 月 季 度報表 由主管報 表的人員保存 年度終了 由主管報表的人員統(tǒng)一收集全年財務(wù)報 表 按時間順序整理裝訂成冊 并加貼封面 逐項寫明報表名稱 報表所屬年度 會計主管簽章 移交檔案管理員 4 其他會計資料的整理 其他財會資料 包括銀行存款余額調(diào) 節(jié)表 銀行對帳單 往來帳對帳單 會計檔案移交清冊 會計檔案 保管清冊 會計檔案銷毀清冊 支票存根 收據(jù)存根 發(fā)票存根 工資表 各類文件 及其他應(yīng)當(dāng)保存的會計資料 這些資料平時由 專管人員負(fù)責(zé)保存 年終整理裝訂成冊交檔案管理員歸檔 二 會計檔案的保管 以上會計資料裝訂成冊后統(tǒng)一交檔案管理員歸檔 并編造移交 清冊 見附表一 交檔案管理員保管 對于需要保存的電子文檔 如統(tǒng)計報表 成本報表 工資表 會計報表等 這些電子資料平時 由檔案管理員每月采用光盤或 U 盤備份一次統(tǒng)一保管 三 會計檔案的借用 本部門會計工作人員查閱會計檔案時 一般應(yīng)在檔案室查閱 閱完應(yīng)及時歸位 外部人員借閱檔案 原件不得借出 如有特殊需 要 須經(jīng)上級主管部門批準(zhǔn) 可在指定地點(diǎn)查閱 并由檔案管理員 詳細(xì)登記查閱會計檔案人的工作單位 查閱日期 會計檔案名稱及 查閱理由 歸還時檔案管理員要清點(diǎn) 查閱會計檔案人員 不許在 會計檔案上做任何記錄 更不能抽撤單據(jù) 違者應(yīng)視情節(jié)輕重進(jìn)行 嚴(yán)肅處理 四 會計檔案保管期限 各種會計檔案的保管期限 從會計年度終了后的第一天算起 按財務(wù)會計法規(guī)規(guī)定的年限保管 具體可參照附表二 五 會計檔案的銷毀 會計檔案保管期滿需要銷毀時 由檔案管理員提出銷毀意見 交會計主管進(jìn)行嚴(yán)格鑒定 其中是否有未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)和涉及其 他未了事項等 準(zhǔn)備銷毀前 檔案管理員應(yīng)編制會計檔案銷毀清冊 列明需要銷毀會計檔案的名稱 冊數(shù) 起止年度 應(yīng)保管期限 已 保管期限 銷毀時間等 并報單位負(fù)責(zé)人審批后 由會