工程項目投標文件的編制secret.doc

淺談工程項目投標文件的編制 摘要 隨著中華人民共和國招標投標法的頒布和實施，一個公平、公開、公正的建筑交易市場正在逐步形成，建筑施工企業(yè)的生產(chǎn)任務主要是通過投標渠道來獲得，因此，對于建筑施工企業(yè)來說，投標工作是一項非常重要的工作，而投標文件就是一把進入建筑市場的“鑰匙”，既能彰顯企業(yè)形象，也是體現(xiàn)企業(yè)實力的極好機會，因此如何編制出內(nèi)容完整、標書質量高、具有競爭力的投標文件，就成了投標的關鍵。關鍵詞 工程項目 招標 投標文件 編制隨著中華人民共和國招標投標法頒布實施以來，我國建筑市場的招標投標工作取得了穩(wěn)步發(fā)展，一個公平、公開、公正的建筑交易市場正在逐步形成。對于建筑施工企業(yè)（以下簡稱“投標人”）來說，施工生產(chǎn)任務主要是通過投標渠道來獲取，而投標文件就是一把引領投標人進入建筑市場的“鑰匙”，是彰顯投標人企業(yè)形象、施工能力和實力的良好機會。投標文件的編制水平直接影響著招標人、招標代理單位、評標專家對投標人整體實力的評價，因此，投標人應給予足夠的重視，投標時力求遞交出一份內(nèi)容完整、具有競爭力的投標文件。在投標過程中，投標文件的編制要求是既細致又全面，既準確又快捷，對招標文件的理解和響應是不允許出現(xiàn)任何偏差或疏漏，投標文件是評標的主要依據(jù)，對投標人中標與否起著極其重要的作用，本人就這幾年參與本公司工程項目的投標實踐，對投標文件的編制談一談個人的粗淺體會。1編制投標文件的基本要求投標工作有其獨特的專業(yè)性、系統(tǒng)性和連續(xù)性，因此必須進行科學、嚴密的組織和籌劃。投標人應選派有經(jīng)驗的專職領導負責分管，設立專門的投標部門，配備責任心強、業(yè)務精干的各類專業(yè)技術人員和各種編標設備，制定相應的市場開發(fā)管理辦法和投標激勵措施，充分調動全體編標人員的積極性，確保投標工作的順利進行。1.1做好市場調查，確定投標目標經(jīng)營開發(fā)人員首先應了解國家及本地區(qū)的整體建設規(guī)劃，經(jīng)分析后從中選取合適的項目進行跟蹤，多方面收集這些項目的所有信息，包括項目的投資規(guī)模、資金來源、投資人信譽、項目的設計單位、招標代理單位和監(jiān)理單位等，并逐一建檔。當項目進入施工招標階段時，就要對該項目所有的信息進行分析，對適合本企業(yè)的施工招標項目，及時向企業(yè)高層領導匯報，最后決定是否參加該項目的投標。1.2 明確分工，責任到人確定投標后，應立即建立一個相應的投標項目組，實行投標項目組長負責制。投標項目組的負責人一般由經(jīng)營開發(fā)部主管擔任，下設投標報價、施工組織設計和綜合三個小組，每個小組都要有專人負責，工作相對獨立，但又要相互配合和協(xié)調。對編標工作必須明確分工，責任到人，要求每一位參加編標的人員，要按照分工，高質量，高標準地完成所承擔的工作，共同努力編制出高質量的投標文件。1.3 制定編制投標文件的工作計劃對確定參與投標的項目應及時購買招標文件，在編制投標文件前，投標項目組長應及時組織召開標前會議，介紹投標項目情況，制定編制投標文件的詳細工作計劃，明確投標報價、施工組織設計和綜合三個小組的工作內(nèi)容和責任、確定編制投標文件的標準等。投標報價、施工組織設計和綜合三個小組的負責人再根據(jù)實際分工情況制定各自小組的階段目標，確保目標按計劃完成。1.4 建立投標文件的檢查審核制度投標文件編制工作一定要在開標日期前23天完成，以留出時間對投標文件作最后的檢查、復核或局部修改。根據(jù)經(jīng)驗，由于編制投標文件的時間過于緊張和匆忙，因此很容易在一些細節(jié)上出問題，從而造成廢標。為確保編標質量和減少疏漏，要求編標人員在編制完投標文件后，必須由專人進行檢查復核，最后經(jīng)分管領導審核后才能定稿。1.5 要積極理順與各部門之間的關系投標工作是一項非常復雜的系統(tǒng)工作，其所涉及的部門相當多，不單單是經(jīng)營部門一家能夠獨立完成的，還需要各工程項目經(jīng)理部及機關各部門的大力支持。比如，工程項目經(jīng)理部可提供其在建和已完工程項目表，項目中標通知書、合同文本、竣工驗收證明、質量評定、獲獎證書、工程圖片以及房建、鐵路、公路、市政等領域涉及到的新工藝新材料等；人事部門可提供各類專業(yè)人員的職稱證書、各種培訓人員資格和崗位證書；財務部門可提供各項財務數(shù)據(jù)及投標過程中必不可少的投標保證金的匯出和追回 。2、閱讀和理解招標文件的全部內(nèi)容拿到招標文件后，投標人應及時組織有關人員認真仔細閱讀招標文件，對招標文件的閱讀要注意以下幾個方面：2.1 認真閱讀招標文件，全面理解并積極響應各項實質性要求招標文件是工程招投標過程中對招投標雙方都具有約束力的法律文件，招標人對招標工程和投標人的要求完全體現(xiàn)在招標文件中。因此，投標人在編制投標文件前，必須把招標文件從頭到尾認真仔細地閱讀，不放過任何一個細節(jié)和疑問，對重要的段落要反復研讀，加深理解，并標注重點線；同時應認真審查本招標項目的施工圖、核對工程量清單。對招標文件的領會要注意以下內(nèi)容：（1）招標文件的各項實質性要求；（2）投標文件部分，尤其是投標文件的組成和格式；（3）投標保證金應特別注意，是否要求從投標人所在地企業(yè)基本賬戶銀行匯出，匯出的金額、幣種，投標保證金匯達賬戶和匯達截止時間；（4）投標文件遞交方式、地點及投標截止時間；（5）投標文件的份數(shù)、裝訂、包封、密封和標志的規(guī)定、簽字要求；（6）評標方法和標準（7）招標答疑的時間及方式。2.2 注意“投標須知”及“投標須知前附表”的規(guī)定“投標須知”及“投標須知前附表”是招標人提醒投標人在投標文件中務必全面、正確回答的具體注意事項的書面說明，因此，投標人必須反復閱讀和理解，直至完全明白。否則，稍有不慎或內(nèi)容理解錯誤，都有可能導致投標失敗。2.3 及時提出招標答疑書面函件一般招標文件規(guī)定的答疑時間很短，所以投標人在研讀招標文件時找出的所有問題及疑問，應盡快列出問題清單，并按照招標文件的有關規(guī)定及時向招標人遞交書面函件。招標人將會在規(guī)定的時間內(nèi)對各投標人提出的問題和疑問作出書面澄清復函。3、精心編制投標文件投標文件通常由商務文件、技術文件、資格審查文件組成。3.1 商務文件的編寫商務文件是投標文件中至關重要的組成部分，是投標競爭獲勝的關鍵因素。因為工程項目的招投標多數(shù)是在工程質量標準明確、工期基本確定的情況下進行的，所以投標報價是投標競爭的重點。根據(jù)招標投標法的規(guī)定：“中標人的投標能夠最大限度地滿足招標文件中規(guī)定的有關標準，能夠滿足招標文件的實質性要求，并且經(jīng)評審的價格最低；但是投標報價低于成本價的除外”。近年來，我省在建筑工程項目招標中大多采用“經(jīng)評審的最低價中標法”，并在評標過程中引入電子化評標程序。這就要求投標人的投標報價要經(jīng)得起評審，既可滿足招標文件的實質性要求，又不得低于成本價。所以報價小組人員應結合本企業(yè)的施工管理和技術水平、現(xiàn)有的施工機械裝備能力、以往的施工項目積累資料，如：工程類型、工程結構、主要工程量、主要實物消耗量、工程造價和工期等，嚴格進行技術經(jīng)濟分析，準確測算出工程項目的保本點和利潤點，再綜合考慮其他競爭對手的企業(yè)情況，分析預測他們的報價及業(yè)主的標底價，然后科學、合理的確定投標人最終的投標報價。3.2、技術文件的編制技術文件是招標文件要求投標人必須提供的主要文件之一，是招標人評標時必須考慮的主要因素之一。施工組織設計小組人員要充分領會招標文件精神，并結合施工圖紙及現(xiàn)場實際情況、企業(yè)自身的機械設備、施工經(jīng)驗、管理水平和技術規(guī)范驗收標準，編制出一套科學合理的技術文件。 在技術文件中必須能充分體現(xiàn)：（1） 企業(yè)的綜合實力；（2） 先進、合理的施工組織安排和施工計劃（3） 積極引用“四新”技術，體現(xiàn)企業(yè)施工工藝方法的先進性；3.3、資格審查文件的編寫資格審查文件是用以證明投標人具有符合招標文件規(guī)定的合格條件和在施工機械設備、人員、資金和技術等方面具有履行合同的能力的文件，是彰顯投標人企業(yè)形象、信譽和實力的重要文件。資格審查可分為資格預審和資格后審兩種。資格預審就是通過發(fā)布資格預審通告，對投標報名人在開標前進行資格審查，以確定具備資格的投標人參加投標。資格后審就是在招標通告發(fā)布后，由投標人購買招標文件直接參加投標，開標后再進行資格審查?，F(xiàn)在我省的建筑工程項目招標多是采用資格后審，保證了投標人名單的完全保密性，從源頭上堵住了圍串標的“信息源”。在編寫資格審查文件時，至少要做到以下幾點：（1）最大限度的滿足招標方的強制性要求標準綜合組人員要充分閱讀招標文件，務必在資格審查文件中能夠充分體現(xiàn)出本公司對于所投工程項目在人、財、物和施工經(jīng)驗等方面的優(yōu)勢，并不得低于資格審查最低限度強制性要求標準，杜絕出現(xiàn)文字性錯誤。（2）在響應實質性要求上不能出問題要全面響應招標文件的各項實質性要求及合同協(xié)議條款，接受招標方所提出的全部要求。（3）特別是要充分體現(xiàn)企業(yè)良好的信譽、資信能力和企業(yè)獲獎工程招標投標是一場競爭，是企業(yè)綜合水平的較量，其中企業(yè)的工程質量、社會信譽、經(jīng)營作風更是起著舉足輕重的作用。所以在資格審查文件中一定要充分體現(xiàn)本公司的社會信譽及綜合能力。例如，可以提供企業(yè)已完成的類似工程，且獲得國家、省部級優(yōu)質工程項目的證明材料以及項目主要負責人擁有管理過類似工程并獲得國優(yōu)、部優(yōu)工程的經(jīng)驗和業(yè)績，還有擬投入的隊伍曾施工過類似工程的經(jīng)驗和業(yè)績等。在提供證明資料時要注意有關證件年檢的時效性或有效性。4、編制投標文件應注意的問題中華人民共和國招標投標法第三章27條規(guī)定：“投標文件應當對招標文件提出的實質性要求和條件做出響應”。這就意味著投標人只要對招標文件的某一條實質性要求遺漏，未做出響應，都可能導致廢標。所以在編制投標文件時應特別注意以下幾點要求：4.1 、要全面響應招標文件的要求，并嚴格按照招標文件的內(nèi)容及其要求的投標文件全部格式來編寫。在招標文件中一般有規(guī)定：“投標文件應包含本須知第11條中規(guī)定的內(nèi)容，投標人提交的投標文件必須無例外地使用招標文件第7章、第8章所提供的投標文件全部格式（包括可以按同樣格式擴展的表格格式），包括完整地填寫投標函和附開標一覽表。”，這就要求綜合組人員在編制投標文件時要認真、詳盡、不能有絲毫地馬虎。對招標文件中的各項實質性要求和條件逐條做出響應，不能遺漏任何一條，并嚴格按招標文件的規(guī)定使用招標文件所提供的投標文件全部格式。在2006年初的某個工程施工投標中，我們以第三中標候選人中標，就是因為我們在整個投標文件編制過程中，反復閱讀招標文件、不錯漏招標文件中提出的任何實質性要求和條件，在容易出錯的細小環(huán)節(jié)上嚴格把關，以高質量的投標文件取勝的。第一中標候選人因為在投標報價預算書中擅自修改了工程量清單的數(shù)量，造成重大偏差而廢標。第二中標候選人則因為所提供的編制投標報價文件的報價人員的資格證書與執(zhí)業(yè)專用章不符而廢標。因此整個投標過程是一個系統(tǒng)的工作，要求所有參與編標的人員一定要有嫻熟的專業(yè)水平、踏實的工作作風和對企業(yè)高度的責任心，因為任何的小疏忽，都將功虧一饋，導致廢標。4.2、在制作投標文件時還要求外形美觀、內(nèi)容實在在建筑工程構造物施工過程中，評價其質量好并被人們廣泛使用的一句話就是“內(nèi)實外光”，本人以為用來形容高質量的投標文件，也是恰如其分的。所謂“內(nèi)實”是指內(nèi)容全面、準確、實實在在；“外光”是指外觀整潔、大方、利利索索。因此，要提高投標文件的質量，務必從以下幾個方面入手。首先是外觀質量，不一定要多么豪華，但要盡量做到美觀、大方、整潔。其次是將圖表、各種證照和內(nèi)插頁設計成彩色頁面。第三是頁面設置要統(tǒng)一，字體、字號要根據(jù)不同的內(nèi)容和不同的層次關系保持一致。第四是包封要按要求認真細致，絕對做到四四方方和整整齊齊。力求投標文件在排版、字面、陳述、裝訂方面有自己的特點，以贏取招標方的良好第一印象。4.3、開標前準備工作要重視參加開標的人員要積極主動完成投標文件遞交前的各項工作。包括投標文件的修改，修改報價聲明書金額的填寫或打印，投標文件的裝訂及報送軟盤、光盤標簽的檢查，投標文件的蓋章、簽字、包封、密封等工作。準備好遞交投標文件時要攜帶的各種證件和資料如委托書、身份證、企業(yè)營業(yè)執(zhí)照、資質證書、交易證、投標銀行保函或銀行匯票等。因這些準備工作沒做到