SAP財務操作手冊

SAPSAP 操作手冊操作手冊 財務財務 目錄目錄 1 系統(tǒng)說明 3 1 1 登錄系統(tǒng) 3 1 2 系統(tǒng)更換用戶 4 1 3 圖標說明 4 1 4 重要快捷鍵 5 1 5 重要名詞 5 1 6 發(fā)送消息 5 1 7 系統(tǒng)界面設置 6 1 7 1 操作路徑 SBO 系統(tǒng) 管理 系統(tǒng)初始化 一般設置 6 1 7 2 服務頁簽 6 1 7 3 顯示頁簽 7 1 7 4 字體和背景頁簽 8 1 8 快捷鍵 8 1 9 用戶自定義菜單 10 1 10 拖放相關頁簽 11 1 11 查詢管理器的使用 13 2 財務流程說明 15 2 1 財務字段描述 15 2 2 財務業(yè)務描述 15 2 3 COA 主數(shù)據(jù)的添加與維護 15 2 3 1 COA 的添加 15 2 4 財務流程詳解 17 2 4 1 日常業(yè)務流程 17 2 4 2 反向流程 這里主要指退貨 25 2 5 財務流程錯誤處理 26 2 5 1 財務訂單錯誤處理 26 SAPSAP 操作手冊操作手冊 財務財務 2 5 2 財務收貨后發(fā)生錯誤處理方法 28 2 5 3 應付發(fā)票發(fā)生錯誤的處理方法 33 2 5 4 到岸成本發(fā)生錯誤的處理方法 33 SAPSAP 操作手冊操作手冊 財務財務 1 系系統(tǒng)統(tǒng)說說明明 1 1 登登錄錄系系統(tǒng)統(tǒng) 雙擊桌面 SAP Business One 圖標 或者點擊 開始 菜單 找到 SAP Business One 程序 啟動 SAP Business One 軟件 用戶登錄界面如下 點擊 更改公司 change company 按鈕 SAPSAP 操作手冊操作手冊 財務財務 選擇您需要進入的帳套 輸入用戶名和密碼 后點擊 ok 按鈕 登錄完成 1 2 系系統(tǒng)統(tǒng)更更換換用用戶戶 適用于 更換用戶名或選擇不同賬套 點擊菜單欄 管理 選擇公司 彈出如下窗口 點擊 Choose Company 按鈕 輸入新的用戶代碼和密碼 并選擇正確賬套 點 確定 登錄系統(tǒng) 1 3 圖圖標標說說明明 預覽 打印按鈕 發(fā)送消息 可以附加單據(jù)和附件 消息警報查看器 導出到 Excel Word 查找按鈕 在業(yè)務單據(jù)上單擊此按鈕后可以輸入條件進行單據(jù)的查找 新建按鈕 記錄翻頁按鈕 可以向前后查找 可以直接定位到最前或是最后記錄 基礎憑證 可以追溯業(yè)務單據(jù)的上游單據(jù) 目標憑證 可以查詢業(yè)務單據(jù)的下游單據(jù) 打印格式選擇 表格設置 調整業(yè)務單據(jù)界面 查詢管理器 SAPSAP 操作手冊操作手冊 財務財務 1 4 重重要要快快捷捷鍵鍵 TAB 用于各種單據(jù)的可供選擇的基礎資料 信息模糊搜索 日期輸入方法 如當前 賬套日期為 2010 08 則在日期字段內輸入 20 按 TAB 鍵 系統(tǒng)自動顯示日期 2010 08 20 如果需要輸入當然系統(tǒng)日期 只需要輸入任 何一個字母 然后按 TAB 鍵 即可輸入當前系統(tǒng)日期 Ctrl TAB 在日記賬分錄中 用戶調出業(yè)務伙伴 1 5 重重要要名名詞詞 關關于于單單據(jù)據(jù)狀狀態(tài)態(tài)的的一一些些名名詞詞 Open 單據(jù)處于正常狀態(tài) 等待 下一環(huán)節(jié)進行處理 Close 單據(jù)處于正常狀態(tài) 已經 被下一環(huán)節(jié)進行處理 Cancel 單據(jù)被取消 不能 被下一環(huán)節(jié)進行處理 1 6 發(fā)發(fā)送送消消息息 1 在 工具欄 中選擇 發(fā)送電子郵件 圖標 進入發(fā)送消息窗口 2 要將消息發(fā)送給 SAP Business One 中的另一個用戶 選擇 內部 列中的復選 框 您只可以將內部消息發(fā)送給在系統(tǒng)中被定義為用戶的人員 SAPSAP 操作手冊操作手冊 財務財務 3 若要發(fā)送系統(tǒng)中定義的數(shù)據(jù)或對象及消息 如銷售訂單 首先調用系統(tǒng)中的對 應功能的單據(jù) 隨后由此發(fā)送消息 數(shù)據(jù) 標簽僅在此時才處于激活狀態(tài) 4 發(fā)送 選擇 發(fā)送 按鈕 1 7 系系統(tǒng)統(tǒng)界界面面設設置置 1 7 1 操作路徑 操作路徑 SBO 系統(tǒng)系統(tǒng) 管理管理 系統(tǒng)初始化系統(tǒng)初始化 一般設置一般設置 1 7 2 服務頁簽服務頁簽 輸入以分鐘 缺省值 5 計的可編輯值 以定義應用程序檢查收件箱更新的頻 率 SAPSAP 操作手冊操作手冊 財務財務 1 7 3 顯示頁簽顯示頁簽 1 語言 選擇 SAP Business One 顯示的語言 當修改時 在下一次登錄以后 對 于所有用戶 更新每個公司的設置 2 顏色 選擇活動窗口的背景顏色 選擇 組合的 可以用不同的顏色分別為不 同的窗口定義背景顏色 3 缺省長度單位 缺省重量計量單位 為物料和倉庫管理中物料的各種長度和重量 單位定義標準單位 在 SAP Business One 中定義新物料時 將自動建議使用這 些長度和重量單位 SAPSAP 操作手冊操作手冊 財務財務 1 7 4 字體和背景頁簽字體和背景頁簽 1 字體 選擇 SAP Business One 中所有文本顯示的字體 缺省字體是 Tahoma 字體更改后 在下一次登錄時 為所有用戶更新每個公司的設置 2 字體大小 選擇所顯示文本的字體大小 缺省大小為 10 字體大小修改后 在下一次登錄時 為所有用戶更新每個公司的設置 3 背景 選擇顯示為主要 SAP Business One 窗口背景圖片 缺省值 無 顯示無 背景的圖片 1 8 快快捷捷鍵鍵 路徑 工具 用戶快捷鍵 定制 SAPSAP 操作手冊操作手冊 財務財務 操作 1 工具 用戶快捷鍵 定制 2 工具 用戶快捷鍵 定制 分配 3 選則模塊中要設置成快捷鍵的單據(jù) 4 分配 確定 圖示 SAPSAP 操作手冊操作手冊 財務財務 1 9 用用戶戶自自定定義義菜菜單單 路徑 工具 用戶菜單 操作 1 打開想要添加到自定義菜單中的憑證 2 選擇工具 用戶菜單 添加到用戶菜單 3 確定 圖示 SAPSAP 操作手冊操作手冊 財務財務 注意 所選單據(jù)一定處于新建狀態(tài) 1 10 拖拖放放相相關關頁頁簽簽 操作 SAPSAP 操作手冊操作手冊 財務財務 1 單擊左鍵點擊單據(jù)上的業(yè)務伙伴或者物料編號 2 在對應的位置出現(xiàn)黑框 3 將黑框拖到拖放相關里想要查看的信息 圖示 拖拽后的圖示 SAPSAP 操作手冊操作手冊 財務財務 注意 拖放相關中黃色標題的為單據(jù)匯總展示 白色的為行明細展示 如果不拖拽任何客戶代碼 直接雙擊 以財務訂單為例 彈出系統(tǒng)中所有的財務訂單 1 11 查查詢詢管管理理器器的的使使用用 路徑 工具欄 查詢管理器 操作 1 打開查詢管理器 找到查詢所歸屬的組 如 06 財務部 點擊前面的黃色三角 箭頭 2 雙擊需要運行的查詢 3 如果查詢需要參數(shù) 把光標定位在對應的參數(shù)后面 輸入?yún)?shù)值或者點擊 現(xiàn)有 值 進行選擇 4 點擊確定 顯示查詢的結果 5 雙擊某一列可以將結果按照該列排序 SAPSAP 操作手冊操作手冊 財務財務 6 按 Ctrl 單擊 某一列名 可以匯總該列的值 限于數(shù)值型列 圖示 SAPSAP 操作手冊操作手冊 財務財務 2 財財務務流流程程說說明明 2 1 財務字段描述財務字段描述 COA 會計科目主數(shù)據(jù) 成本中心 成本中心 以部門和事業(yè)部為準建立相應的成本中心 日記賬憑單日記賬憑單 在形成正式日記賬之前 可以先輸入成日記賬憑單 日記賬憑證 日記賬憑證 日常過程形成的日記賬分錄 會計期間 會計期間 系統(tǒng)對會計年度進行分期 外幣外幣 系統(tǒng)在會計期間中使用貨幣種數(shù) 匯兌損益 匯兌損益 對于不同匯率之間形成的差異進行處理 報表報表 系統(tǒng)現(xiàn)在存在資產負債表 損益表 現(xiàn)金流量表 2 2 財財務務業(yè)業(yè)務務描描述述 對財務日常工作的描述 2 3 COA 主主數(shù)數(shù)據(jù)據(jù)的的添添加加與與維維護護 B1 解決方案代碼崗位姓名 主數(shù)據(jù)添加FN10財務主管鄭皓 2 3 1 COA 的添加的添加 條件 條件 對公司的科目主數(shù)據(jù)進行添加 SAPSAP 操作手冊操作手冊 財務財務 添加添加 1 添加 COA 的路徑如 財務 編輯科目主數(shù)據(jù) 選擇科目主類 進入如下界 面后 開始科目的添加 科目選擇頁面 2 進入科目編輯頁面 在需要添加科目的地方 點擊右鍵 選擇添加信息 SAPSAP 操作手冊操作手冊 財務財務 3 輸入其它相關信息 待數(shù)據(jù)輸入完成后 點擊更新 完成科目代碼的添加 2 4 財財務務流流程程詳詳解解 2 4 1 日常業(yè)務流程日常業(yè)務流程 常規(guī)物料財務過程中包括流程包括如下幾個單據(jù)內容的操作 B1 解決方案代碼崗位姓名 收款FN20財務主管鄭皓 付款FN30財務主管鄭皓 日記賬憑單FN40出納吳陽 日記賬憑證FN50財務主管鄭皓 外匯管理FN60出納吳陽 財務報表FN70財務主管鄭皓 財務預算FN80財務主管鄭皓 成本中心FN90財務主管鄭皓 財務收款財務收款 1 條件 條件 當對一銷售進行收款的時候 需要對客戶進行收款 2 添加 添加 路徑為 銀行 收款 收款 點擊彈出添加界面 如圖所示 SAPSAP 操作手冊操作手冊 財務財務 選擇客戶信息 選擇收款的信息 輸入日期 點擊收款方式按鈕 下圖所示 選擇收款方式后 在總額處輸入 CTRL B 自動復制收款金額 SAPSAP 操作手冊操作手冊 財務財務 輸入完成后 點擊確定和添加 至此 收款單完成 財務付款財務付款 B1 解決方案代碼崗位姓名 財務付款FN30財務主管鄭皓 1 條件 條件 對供應商進行付款和其它付款相關動作 2 添加 添加 路徑為 財務 付款 付款 點擊彈出添加界面 如圖所示 SAPSAP 操作手冊操作手冊 財務財務 選擇供應商后 點擊復制從后選擇財務訂單 選擇到貨的財務訂單 然后對財務到貨 數(shù)量 包裝單位 到貨倉庫進行選擇后 進行添加 SAPSAP 操作手冊操作手冊 財務財務 添加后 需要用戶創(chuàng)建物流批次 進行創(chuàng)建物流批次 在批次處輸入 Shift F2 自動 生成當日批次 如果需要生成多個批次 添加多行即可 SAPSAP 操作手冊操作手冊 財務財務 在批次處輸入 Shift F2 自動生成當日批次 如果需要生成多個批次 添加多行即可 應付發(fā)票應付發(fā)票 B1 解決方案代碼崗位姓名 應付發(fā)票AP40財務助理李晶晶 高玲玲 張蕊 1 條件 條件 當收到供應商發(fā)票后 在系統(tǒng)中制作 應付發(fā)票 等待財務確認 安排付 款 2 添加 添加 點擊 Goods Receipt PO 選擇已經收到發(fā)票供應商 點擊 copy to 按鈕 選擇 A P Invoice 則會復制一張應付發(fā)票 SAPSAP 操作手冊操作手冊 財務財務 過程 1 形成發(fā)票后 輸入發(fā)票金額 和發(fā)票編碼 SAPSAP 操作手冊操作手冊 財務財務 最終發(fā)票 到岸成本到岸成本 B1 解決方案代碼崗位姓名 財務訂單AP50財務助理李晶晶 高玲玲 張蕊 1 條件條件 當收到財務運費等數(shù)據(jù)后 需歸集這些成本到物料單價中 2 添加 添加 添加路徑為 財務 應付賬款 到岸成本 點擊后選擇供應商 點擊復制從選擇 對應的收貨單 點擊添加 如下 SAPSAP 操作手冊操作手冊 財務財務 過程 1 將相關的運費等數(shù)據(jù)添加到相應位置 點擊添加按鈕 完成 SAPSAP 操作手冊操作手冊 財務財務 2 4 2 反向流程 這里主要指退貨 反向流程 這里主要指退貨 使用退貨單退貨使用退貨單退貨 B1 解決方案代碼崗位姓名 財務退貨AP60物流專員高洪燕 馬靜 1 條件 條件 在制作應付發(fā)票前發(fā)生的退貨 使用退貨單退貨 2 添加 添加 點擊財務 應付賬款 選擇供應商及物料 輸入所退數(shù)量 點擊添加 則系統(tǒng)生成 一張退貨單 如圖所示 使用應付貸項憑證退貨使用應付貸項憑證退貨 B1 解決方案代碼崗位姓名 應付貸項憑證AP80財務助理李晶晶 高玲玲 張蕊 SAPSAP 操作手冊操作手冊 財務財務 1 條件 條件 在已制作應付發(fā)票后發(fā)生的退貨 使用應付貸項憑證退貨 2 添加 添加 點擊應付貸項憑證選項 選擇供應商及物料 輸入所退數(shù)量 點擊添加 則系統(tǒng) 生成一份應付貸項憑證退貨單 當然用戶也可以從到貨訂單中復制 如圖所示 2 5 財務流程錯誤處理財務流程錯誤處理 2 5 1 財務訂單錯誤處理財務訂單錯誤處理 未收貨之前 財務訂單發(fā)生錯誤的處理未收貨之前 財務訂單發(fā)生錯誤的處理 1 條件 條件 在未收貨之前 財務訂單需要進行修改 或者財務訂單需要取消 則可 以直接對之前生成的財務訂單進行修改或者取消 2 操作 操作 點擊路徑財務 應付賬款 財務訂單進入財務訂單添加頁面 如圖 SAPSAP 操作手冊操作手冊 財務財務 可以直接在上面修改訂單的數(shù)量或產品的種類 也可以在訂單空白處 點擊鼠標右鍵 取 消訂單 SAPSAP 操作手冊操作手冊 財務財務 2 5 2 財務收貨后發(fā)生錯誤處理方法財務收貨后發(fā)生錯誤處理方法 部分收貨后 結算財務訂單部分收貨后 結算財務訂單 1 條件 條件 對于財務訂單來說 當部分到貨后 公司對其不再繼續(xù)入庫處理 則進行以 下操作 2 操作 操作 查找訂單 按 CTRL F 在供應商處輸入 號 點回車 選擇需要結算的訂單 SAPSAP 操作手冊操作手冊 財務財務 選擇后 在訂單空白處點擊鼠標右鍵 選擇結算 SAPSAP 操作手冊操作手冊 財務財務 財務收貨后 物料號輸入錯誤的處理方法財務收貨后 物料號輸入錯誤的處理方法 1 條件 條件 當建立了一個新的財務合同 并且由此財務合同復制到財務收貨 由于操作 失誤 將物料號搞錯 則需要進行以下的糾正操作 2 操作 操作 財務退貨 將收到的產品退貨到供應商處 SAPSAP 操作手冊操作手冊 財務財務 然后將正確的物料重新收到庫存 SAPSAP 操作手冊操作手冊 財務財務 財務收貨后 數(shù)量輸入發(fā)生錯誤的處理方法財務收貨后 數(shù)量輸入發(fā)生錯誤的處理方法 1 多于訂單數(shù)量的處理 多于訂單數(shù)量的處理 條件 條件 當形成財務收貨訂單后 發(fā)現(xiàn)收貨單上的數(shù)量多于實際收貨數(shù)量 操作 操作 將多收到的產品退作退貨處理 2 少收貨繼續(xù)收貨情況處理 少收貨繼續(xù)收貨情況處理 條件 條件 收貨單數(shù)量少于訂單數(shù)量 操作 操作 繼續(xù)收貨訂單 SAPSAP 操作手冊操作手冊 財務財務 收貨倉庫發(fā)生錯誤的處理方法收貨倉庫發(fā)生錯誤的處理方法 條件 條件 當收貨時候 將收貨的倉庫弄錯時候 則運用倉庫轉儲的方式 將貨物放進 正確的倉庫中 操作操作 以轉儲的形式 將兩個倉庫之間的物料進行轉儲 SAPSAP 操作手冊操作手冊 財務財務 2 5 3 應付發(fā)票發(fā)生錯誤的處理方法應付發(fā)票發(fā)生錯誤的處理方法 應付發(fā)票發(fā)生錯誤要進行的處理 金額輸入錯誤或者發(fā)票添加后 確實與實際金額不符 應付發(fā)票發(fā)生錯誤要進行的處理 金額輸入錯誤或者發(fā)票添加后 確實與實際金額不符 財務手工制作分錄調整差異 注意 此時財務的差異是無法影響原料庫存成本了 財務手工制作分錄調整差異 注意 此時財務的差異是無法影響原料庫存成本了 此部分 此部分 由財務進行添加 由財務進行添加 2 5 4 到岸成本發(fā)生錯誤的處理方法到岸成本發(fā)生錯誤的處理方法 條件 條件 原來的到岸成本單據(jù)已經形成 由于運費或一些相關的成本費用發(fā)生變化時候 需要對此到岸成本單據(jù)進行修改 操作 操作 1 通過以下路徑 找到原來的到岸成本的單據(jù) 財務 應付賬款 到岸成本 如下圖所示 SAPSAP 操作手冊操作手冊 財務財務 2 點擊快捷欄添加按鈕 添加一張新的到岸成本單據(jù) 并選擇原單據(jù)相同的供應商名稱 后 點擊復制從 選擇當前單據(jù)到新的到岸成本單據(jù)中 進行修改 步驟如下 SAPSAP 操作手冊操