檔案管理手冊(cè)

1 34 檔案管理手冊(cè) 試行版 檔案管理手冊(cè) 試行版 目 錄 一 分類方案 1 1 檔案分類方案 1 2 檔案分類 歸檔范圍與保管期限表 二 管理辦法 2 1 歸檔文件整理方法 2 2 員工人事檔案管理辦法 2 3 建設(shè)工程檔案管理辦法 2 4 聲像檔案管理辦法 2 5 會(huì)計(jì)檔案管理辦法 三 規(guī)章制度 3 1 檔案保密制度 3 2 檔案保管制度 3 3 檔案統(tǒng)計(jì)制度 3 4 檔案利用查閱制度 3 5 檔案鑒定制度 3 6 檔案銷毀制度 3 7 檔案庫房管理制度 3 8 檔案防火安全制度 3 9 檔案管理的工作流程 四 其它 附表一 案卷封面 附表二 卷內(nèi)文件目錄 附表三 備考表 附件四 聲像檔案目錄 附表五 案卷封面 附表六 卷內(nèi)目錄 2 34 一 分類方案一 分類方案 1 1 檔案分類方案 1 1 1 目的 為了加強(qiáng)浙江環(huán)球集團(tuán)公司檔案工作整體建設(shè)與科學(xué)化 規(guī)范化 標(biāo)準(zhǔn)化管理 促進(jìn)檔案信息的開 發(fā)利用 根據(jù)企業(yè)檔案管理規(guī)定 使檔案資源更好地為公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)服務(wù) 結(jié)合檔案管理工作的實(shí)際情 況 特制定本分類方案 1 1 2 適用范圍 本方案主要適用于浙江環(huán)球集團(tuán)公司集團(tuán)本部 檔案的分類整理 組織案卷和排架管理 是各子公 司 版塊 檔案分類的基本依據(jù) 可參照?qǐng)?zhí)行 1 1 3 定義 1 企業(yè)檔案 是指企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)和管理活動(dòng)中形成的對(duì)國(guó)家 社會(huì)和企業(yè)有保存價(jià)值的各種形 式的文件材料 2 類號(hào) 是指類目的標(biāo)識(shí)符號(hào) 用以表示類目在分類體系中的位置和排列順序 1 1 4 管理職責(zé) 1 浙江環(huán)球集團(tuán)公司行政部負(fù)責(zé)制定 企業(yè)檔案分類方案 2 浙江環(huán)球集團(tuán)公司所屬各子公司參照?qǐng)?zhí)行 企業(yè)檔案分類方案 1 1 5 分類原則 1 浙江環(huán)球集團(tuán)公司企業(yè)檔案分類原則是以企業(yè)全部檔案為對(duì)象 依據(jù)企業(yè)管理職能 結(jié)合企業(yè) 檔案構(gòu)成的內(nèi)容及其形成特點(diǎn) 保持檔案之間的有機(jī)聯(lián)系 既可滿足企業(yè)檔案分類管理的需要 又適當(dāng) 考慮了今后發(fā)展的需要 具有一定的包容性和延伸性 便于科學(xué)管理和開發(fā)利用 2 浙江環(huán)球集團(tuán)公司企業(yè)檔案分類以辦公職能為基礎(chǔ) 類目設(shè)置考慮了企業(yè)檔案的實(shí)際情況 為 了便于管理利用 本方案只設(shè)到二級(jí)類目 二級(jí)以下類目的設(shè)置 根據(jù)有關(guān)規(guī)定或?qū)嶋H情況可自行調(diào)整 1 1 6 類目的設(shè)置 1 浙江環(huán)球集團(tuán)公司企業(yè)檔案分類設(shè)置五級(jí)類目 即 行政管理類 經(jīng)營(yíng)管理類 建設(shè)工程類 會(huì)計(jì)檔案類 特殊載體 一級(jí)類目應(yīng)保持穩(wěn)定 不得變動(dòng) 2 浙江環(huán)球集團(tuán)公司企業(yè)檔案分類二級(jí)類目按照企業(yè)管理職能和檔案特點(diǎn)設(shè)置 檔案分類 歸 檔范圍與保管期限表 中所設(shè)二級(jí)類目是企業(yè)檔案分類的基本二級(jí)類目 一般不予變動(dòng) 3 二級(jí)以下類目的設(shè)置 各子公司可根據(jù)有關(guān)規(guī)定和自身實(shí)際 參照 檔案分類 歸檔范圍與保 管期限表 中基本范圍自行確定 一般不宜超過三級(jí) 4 類目的級(jí)位表示上下位的隸屬關(guān)系 檔案數(shù)量少的單位 可只分到一級(jí)或二級(jí)類目 沒有檔案 實(shí)體的類目可空號(hào)不用 1 1 7 分類方法 1 行政管理類的歸檔文件采用 問題 年度 保管期限進(jìn)行分類 2 經(jīng)營(yíng)管理類的二級(jí)類目按工程程序設(shè)置 三級(jí)類目按建設(shè)項(xiàng)目先后設(shè)置 3 建設(shè)工程類的二級(jí)類目按工程開發(fā)先后順序設(shè)置 4 會(huì)計(jì)檔案類的二級(jí)類目按文種設(shè)置 3 34 1 1 8 標(biāo)識(shí)符號(hào) 1 浙江環(huán)球集團(tuán)公司企業(yè)檔案分類中的類目標(biāo)識(shí)符號(hào) 一律采用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí) 2 浙江環(huán)球集團(tuán)公司企業(yè)檔案分類一級(jí)類目阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí) 即 行政管理類 0 經(jīng)營(yíng)管理類 1 建設(shè)工程類 2 會(huì)計(jì)檔案類 3 特殊載體 4 1 1 9 檔號(hào)編制與排列 1 文書立卷以文件級(jí)排列 示例 0 2 2001 1 案卷順序號(hào) 年度 二級(jí)類號(hào) 一級(jí)類號(hào) 2 文書以外按分類體系排列 示例 1 2 4 1 卷內(nèi)順序號(hào) 三級(jí)類號(hào) 二級(jí)類號(hào) 一級(jí)類號(hào) 3 行政管理類的歸檔文件以件為單位進(jìn)行整理 編號(hào)排列方法為 歸檔文件在分類方法最低一級(jí)類目?jī)?nèi) 按事由結(jié)合時(shí)間 重要程度等排列 會(huì)議記錄 紀(jì)要等成 套性文件可集中排列 歸檔文件依分類方法和排列順序逐件編號(hào) 在文件首頁上端的空白位置加蓋歸檔章并填寫相關(guān)內(nèi) 容 4 經(jīng)營(yíng)管理類 建設(shè)工程類的編號(hào)排列方法為 均采用按大類流水分屬類的排列方法 即在每個(gè)二級(jí)類目?jī)?nèi)按項(xiàng)目開發(fā)先后順序編號(hào)排列 均不考慮案卷的保管期限與年度特征 以維護(hù)文件材料的系統(tǒng)和完整性 便于統(tǒng)計(jì) 鑒定 利用 等工作 5 會(huì)計(jì)檔案類的編號(hào)排列方法 按大類分屬類編號(hào)排列 即在會(huì)計(jì)檔案類下分別按財(cái)務(wù)報(bào)表 帳簿 憑證 其它等四個(gè)二級(jí)類目 順序排列 每個(gè)二級(jí)類目?jī)?nèi)再分別按年度順序排列 案卷編號(hào)排列采用按屬類內(nèi)年度流水編號(hào) 6 各類檔案的案卷排列 均按該類檔案分類編號(hào)體例依次排列 即按各類案卷順序排列 個(gè)別企 業(yè)由于檔案形成規(guī)律和利用特點(diǎn)不同 為方便提供利用 在保持檔案有機(jī)聯(lián)系和成套性的原則下 可以 采取靈活的排列方法 但必須做到系列規(guī)律 井然有序 1 2 檔案分類 歸檔范圍及保管期限表 一級(jí) 類別 類目 編號(hào) 類目名稱基本范圍 保管 期限 備注 4 34 1 公司章程及修正案 2 股東會(huì) 董事會(huì) 監(jiān)事會(huì)形成的各種決 議 決定 3 股本結(jié)構(gòu)及相關(guān)權(quán)益的確定調(diào)整 股東 紅利分配等 永久 股權(quán)管理 4 董事長(zhǎng)出具的授權(quán)委托書 證明 函等視文件 有效期 限 權(quán)證1 非現(xiàn)行使用的營(yíng)業(yè)執(zhí)照 組織機(jī)構(gòu)代碼證 商標(biāo)證 稅務(wù)登記證 資質(zhì)證書及工商資 質(zhì)申報(bào)資料 永久 企業(yè)沿革本企業(yè)機(jī)構(gòu)設(shè)置 撤并 名稱變更 組織沿 革 大事記 永久 1 本公司向上級(jí)單位報(bào)送的行政類請(qǐng)示及批 復(fù) 現(xiàn)平級(jí)單位的函等 支下級(jí)請(qǐng)求或報(bào) 告的批復(fù)等 2 企業(yè)與外單位的法律糾紛訴訟案資料 勞 動(dòng)合同糾紛案件資料等 3 規(guī)章制度 規(guī)范性文件 上級(jí)單位下發(fā)的 規(guī)范性文件 長(zhǎng)期行政文件 4 與外單位簽訂的行政類合同 協(xié)議 5 本公司發(fā)文 短期 1 各類會(huì)議 文娛活動(dòng)的通知 短期會(huì)議活動(dòng) 2 政府重要領(lǐng)導(dǎo)人 知名人事視察本企業(yè)的 題詞 3 總辦公會(huì)議記錄 紀(jì)要 3 其它重要行政專題會(huì)議紀(jì)要 記錄 長(zhǎng)期 自有產(chǎn)權(quán)房產(chǎn)證 土地證原件 復(fù)印件 購 房協(xié)議 2 固定資產(chǎn)購置與租賃審批 登記卡 簿 清單 使用說明書 交接憑證 永久資產(chǎn)設(shè)備 3 房屋租賃合同長(zhǎng)期 1 員工名冊(cè) 每月 公司任免文件 永久 2 人員錄用 轉(zhuǎn)正 調(diào)配 退休 考核晉升 等申批記錄 聘用 獎(jiǎng)懲文件 行 政 管 理 類 0 人事勞資 3 勞動(dòng)工資年報(bào) 分配方案 員工職稱 社 保材料 長(zhǎng)期 一級(jí) 類別 類目 編號(hào) 類目名稱基本范圍 保管 期限 備注 4 員工教育培訓(xùn)記錄短期 經(jīng) 1 綜合類1 借貸 擔(dān)保 信用合同 資金類 長(zhǎng)期 5 34 2 企業(yè)宣傳冊(cè) 刊物 產(chǎn)品樓書 廣告 宣傳報(bào) 道的定稿及樣本 3 產(chǎn)品定價(jià) 調(diào)價(jià)請(qǐng)示及批復(fù) 4 各類統(tǒng)計(jì)報(bào)表 永久 5 小區(qū)交接驗(yàn)收記錄 交接明細(xì)表 6 重要投訴處理記錄 客戶關(guān)系管理記錄 長(zhǎng)期 7 營(yíng)銷策劃書 展會(huì)等促銷活動(dòng)記錄 購房?jī)?yōu)惠 審批記錄 房屋交貨驗(yàn)收記錄 短期 營(yíng) 管 理 類 銷售合同類1 商品房買賣合同 商品房補(bǔ)充協(xié)議 車庫買賣 合同 協(xié)議等 2 產(chǎn)品說明書 3 質(zhì)量保證書 4 明碼標(biāo)價(jià)書等 永久 建 設(shè) 工 程 類 2 建設(shè)工程1 本公司開發(fā)的所有樓盤的竣工資料和竣工圖 電子文檔 2 在建工程的前期和與工程施工同步的一系列資 料 3 市政工程招投標(biāo)資料 竣工資料和竣工圖 電子文檔 永久 會(huì) 計(jì) 檔 案 類 3 會(huì)計(jì)檔案1 會(huì)計(jì)憑證類 會(huì)計(jì)賬簿 財(cái)務(wù)報(bào)表 財(cái)務(wù)相關(guān) 制度等 2 審計(jì)報(bào)告 清算資料 會(huì)計(jì)年度預(yù)結(jié)算 種類 統(tǒng)計(jì)月 年報(bào)及分析 企業(yè)年檢報(bào)告 成本管理 材料 經(jīng)濟(jì)核算及依據(jù)材料等 按保 管期 限要 求 特 種 載 體 類 4 聲像檔案1 政府重要領(lǐng)導(dǎo)人 知名人事視察本公司形成 的聲像資料 2 本公司有關(guān)人員參加外界組織的重要會(huì)議 會(huì)見以及外事活動(dòng)形成的聲像資料 3 本公司組織的重要會(huì)議 活動(dòng) 比賽 表彰 等形成的聲像資料 記錄本公司重大項(xiàng)目 經(jīng)典樓盤建設(shè)及竣工的聲 像資料 其他樓盤的調(diào)研資料 4 本公司廣告宣傳活動(dòng) 產(chǎn)品推薦會(huì)的聲像資 料 5 本公司每次總辦會(huì)錄音資料等 永久 一級(jí) 類別 類目 編號(hào) 類目名稱基本范圍保管 期限 備注 6 34 電子檔案1 本公司 OA 系統(tǒng)中形成的永久和長(zhǎng)期類文件 與紙質(zhì)文件同 2 工程建設(shè)中形成的材料 3 本公司使用的各種數(shù)據(jù)文件 4 本公司設(shè)備運(yùn)行中所需要的操作系統(tǒng) 5 公司在重要外事 文娛活動(dòng) 產(chǎn)品宣傳活動(dòng) 中形成的材料 6 公司每次總辦會(huì)的 PPT 永久 特 種 載 體 類 實(shí)物檔案各種榮譽(yù)證書 獎(jiǎng)狀 獎(jiǎng)牌 錦旗等永久 說明 本表供子公司 版板 參考執(zhí)行 也可根據(jù)實(shí)際情況自行調(diào)整或另行制訂 二 管理方法二 管理方法 2 1 歸檔文件整理辦法 2 1 1 目的 為適應(yīng)檔案現(xiàn)代化管理的需要 規(guī)范簡(jiǎn)化歸檔文件整理工作 提高檔案工作的效率和質(zhì)量 根據(jù)國(guó) 家檔案局 歸檔文件整理規(guī)則 DA T22 2000 歸檔文件整理工作指南 ISBN7 5000 6444 6 結(jié)合 浙江環(huán)球集團(tuán)公司具體情況 特制定本辦法 2 1 2 適用范圍 本辦法適用于浙江環(huán)球集團(tuán)公司 各子公司辦公文件歸檔的整理 2 1 3 定義 1 歸檔文件 是指立檔單位在其職能活動(dòng)中形成的 辦理完畢 應(yīng)作為文書檔案保存的各種紙質(zhì) 文件材料 2 歸檔文件整理 是將歸檔文件以件為單位進(jìn)行裝訂 分類 排列 編號(hào) 編目 裝盒 使之有 序化的過程 3 件 是指歸檔文件的整理單位 一般以每份文件為一件 文件正本與定稿為一件 正文與附件 為一件 原件與復(fù)制件為一件 轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件 報(bào)表 名冊(cè) 圖冊(cè)等一冊(cè) 本 為一件 來文 與復(fù)文可為一件 2 1 4 管理職責(zé) 1 集團(tuán)檔案室負(fù)責(zé)歸檔文件整理工作的指導(dǎo) 檢查 2 各子公司職能部門負(fù)責(zé)歸檔文件的整理和歸檔工作 2 1 5 整理要求和整理范圍 1 遵循文件的形成規(guī)律 保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系 區(qū)分不同價(jià)值 便于保管和利用 2 反映本單位職能活動(dòng) 具有查考利用價(jià)值的文件材料均應(yīng)整理歸檔 執(zhí)行 檔案分類 歸檔范 圍與保管期限表 2 1 6 整理 7 34 1 質(zhì)量要求 歸檔文件應(yīng)齊全完整 已破損的文件應(yīng)予修整 字跡模糊或易退變的文件應(yīng)予復(fù)制 整理歸檔文件所使用的書寫材料 紙張 裝訂材料等應(yīng)符合檔案保護(hù)要求 2 裝訂 分類 排列 編號(hào) 編目 裝訂 歸檔文件應(yīng)按件裝訂 A 裝訂時(shí) 正本在前 定稿在后 正文在前 附件在后 原件在前 復(fù)制件在后 轉(zhuǎn)發(fā)文在前 被 轉(zhuǎn)發(fā)文在后 來文與復(fù)文作為一件時(shí) 復(fù)文在前 來文在后 B 裝訂時(shí) 盡量保持文件的原始面貌 采用左上角裝訂 應(yīng)將左 上側(cè)對(duì)齊 采用左側(cè)裝訂 應(yīng)將 左 下側(cè)對(duì)齊 用線或無酸紙封套等符合檔案保護(hù)要求的材料 分類 A 歸檔文件按照企業(yè)檔案分類方案進(jìn)行分類 即 問題 年度 保管期限 其中問題內(nèi)只設(shè)一級(jí)類 目 B 形成的文件數(shù)量少 內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置簡(jiǎn)單的小單位可簡(jiǎn)化分類方案 歸檔文件可以采用年度 機(jī)構(gòu) 問題 保管期限等特征進(jìn)行分類 或?qū)⑸鲜鎏卣鹘Y(jié)合使用 C 每個(gè)立檔單位內(nèi)的歸檔文件只能采用一種分類方案 同一全宗應(yīng)保持分類方案穩(wěn)定 排列 歸檔文件應(yīng)在分類方案的最低一級(jí)類目?jī)?nèi) 按事由結(jié)合時(shí)間 重要程度等排列 會(huì)議文件 統(tǒng)計(jì)報(bào) 表等成套性文件可集中排列 編號(hào) 歸檔文件應(yīng)依分類方案和排列順序逐件編號(hào) 在文件首頁上加案卷封面 見附表一 并填寫相關(guān)內(nèi) 容 填寫歸檔章時(shí)應(yīng)使用符合檔案保護(hù)要求的書寫材料 A 件數(shù) 案卷內(nèi)文件數(shù) B 年度 文件形成年度 以四位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注公元紀(jì)年 如 自 2001 年 01 月至 2001 年 12 月 C 保管期限 歸檔文件保管期限的簡(jiǎn)稱或代碼 簡(jiǎn)稱 永 長(zhǎng) 短 代碼為 Y C D D 頁數(shù) 每一件歸檔文件的頁數(shù) 文件中有圖文的頁面為一頁 當(dāng)歸檔文件上有頁碼時(shí) 無需重編 當(dāng)歸檔文件上無頁碼時(shí) 需要編頁碼 一般使用阿拉伯?dāng)?shù)字 每件從 1 開始流水編制 正頁編在文件 的右下角 反頁編在文件的左下角 E 歸檔號(hào) 文件的分類編號(hào) 編目 歸檔文件應(yīng)依據(jù)浙江環(huán)球集團(tuán)公司檔案分類方案和室編件號(hào)順序編制歸檔文件目錄 歸檔文件應(yīng)逐 件編目 來文與復(fù)文作為一件時(shí) 只對(duì)復(fù)文進(jìn)行編目 歸檔文件目錄 見附表二 設(shè)置順序號(hào) 責(zé)任者 文號(hào) 題名 日期 頁號(hào) 備注項(xiàng)目 卷內(nèi)文件目錄 附表二 順 序 號(hào) 文 號(hào)責(zé)任者題名日期頁號(hào)備注 8 34 A 順序號(hào) 填寫卷內(nèi)文件順序號(hào) 一個(gè)文件一個(gè)號(hào) B 責(zé)任者 制發(fā)文件的組織或個(gè)人 即文件的發(fā)文機(jī)關(guān)或署名者 填寫責(zé)任者項(xiàng)時(shí)使用全稱或通用 簡(jiǎn)稱 不能使用 本部 本局 本公司 等含義不明 難以判斷的簡(jiǎn)稱 C 文號(hào) 文件的發(fā)文字號(hào) 填寫文號(hào)項(xiàng)時(shí)應(yīng)照實(shí)抄錄 不能省略 D 題名 文件標(biāo)題 沒有標(biāo)題或標(biāo)題不規(guī)范的 可自擬標(biāo)題 外加 號(hào) E 日期 文件的形成時(shí)間 以 8 位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注年月日 如 2001 年 9 月 9 日 標(biāo)注為 F 頁號(hào) 每一件歸檔文件的頁號(hào) G 備注 注釋文件需說明的情況 3 紙張尺寸 編制封面 電子版歸檔 歸檔文件目錄用紙幅面尺寸采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn) A4 型 長(zhǎng) 寬為 297mm 210mm 歸檔文件目錄應(yīng)裝訂成冊(cè)并編制封面 目錄編制成冊(cè)的方式與分類方案一致 歸檔文件目錄封面 設(shè)置全宗名稱 年度 保管期限 機(jī)構(gòu) 問題 等項(xiàng)目 其中全宗名稱即立檔單位的名稱 填寫時(shí)應(yīng)使用 全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱 各子公司檔案部門應(yīng)同時(shí)保存歸檔文件目錄的電子版 并以年度為單位將歸檔文件目錄刻制光盤 保存 4 裝盒 將歸檔文件按室編件號(hào)順序裝入檔案盒 并填寫檔案盒封面 盒脊及備考表項(xiàng)目 不同年度 保管 期限 機(jī)構(gòu) 問題 的歸檔文件不應(yīng)放入同一檔案盒內(nèi) 裝不滿一盒時(shí) 應(yīng)通過使用不同厚度的檔案盒來 解決 使文件不至彎曲受損 檔案盒尺寸 著錄項(xiàng) A 項(xiàng)基本原則檔案盒封面應(yīng)標(biāo)明全宗名稱 檔案盒的外形尺寸為 310mm 220mm 長(zhǎng) 寬 盒脊厚度 可以根據(jù)需要設(shè)置為 20mm 30mm 40mm 50mm 等 B 檔案盒應(yīng)根據(jù)擺放方式的不同 在盒脊或底邊設(shè)置全宗號(hào) 年度 保管期限 機(jī)構(gòu) 問題 起止 件號(hào) 盒號(hào)等項(xiàng) 其中 起止件號(hào)填寫盒內(nèi)第一件文件和最后一件文件的件號(hào) 中間用 一 號(hào)連接 盒號(hào)即 檔案盒的排列順序號(hào) 沒有進(jìn)館任務(wù)的企業(yè)可不用填寫 備考表 見附表三 A 備考表置于盒內(nèi)文件之后 項(xiàng)目包括盒內(nèi)文件情況說明 整理人 檢查人和日期 B 盒內(nèi)文件情況說明 填寫盒內(nèi)文件缺損 修改 補(bǔ)充 移出 銷毀等情況 C 整理人 負(fù)責(zé)整理歸檔文件的人員姓名 D 檢查人 負(fù)責(zé)檢查歸檔文件整理質(zhì)量的人員姓名 子公司為各辦公室主任 E 日期 歸檔文件整理完畢的日期 2 2 員工人事檔案管理辦法 2 2 1 總 則 1 為加強(qiáng)公司職工檔案管理 有效地保護(hù)和利用檔案 提高科學(xué)管理水平 根據(jù) 中華人民 共和國(guó)檔案法 有關(guān)規(guī)定 制定本規(guī)定 9 34 2 公司職工檔案是企業(yè)人事等部門在招用 調(diào)配 培訓(xùn) 考核 獎(jiǎng)懲 選拔和任用等工作中 形成的有關(guān)職工個(gè)人經(jīng)歷 政治思想 業(yè)務(wù)技術(shù)水平 工作表現(xiàn)以及工作變動(dòng)等情況的文件材料 2 2 2 機(jī)構(gòu)和職責(zé) 1 集團(tuán)公司職工檔案由集團(tuán)公司人力資源職能機(jī)構(gòu)管理 子公司 版塊 職工檔案由其辦公室管理 2 職工離職 退休后 其檔案由原所在公司 版塊 在手續(xù)辦妥 5 日內(nèi)移交集團(tuán)人力資源部保管 并需裝訂成冊(cè)放入專門的檔案盒 人力資源部每月的 25 號(hào)前移交集團(tuán)檔案室保管 3 公司職工檔案管理部門的職責(zé) 保管職工檔案 收集 鑒別和整理職工檔案材料 辦理職工檔案的查閱 借閱和轉(zhuǎn)遞手續(xù) 登記職工工作變動(dòng)情況 為有關(guān)部門提供職工情況 做好職工檔案的安全 保密 保護(hù)工作 定期向集團(tuán)檔案室移交檔案 指離職 退休 辦理其它有關(guān)事項(xiàng) 2 2 3 檔案的內(nèi)容 1 公司職工檔案的內(nèi)容和分類 履歷材料 自傳材料 鑒定 考核 考察材料 評(píng)定崗位技能和學(xué)歷材料 包括學(xué)歷 學(xué)位 學(xué)績(jī) 培訓(xùn)結(jié)業(yè)成績(jī)表和評(píng)定技能的考績(jī) 審批等材料 政審材料 參加中國(guó)共產(chǎn)黨 共青團(tuán)及民主黨派的材料 獎(jiǎng)勵(lì)材料 處分材料 招用 勞動(dòng)合同 調(diào)動(dòng) 聘用 復(fù)員退伍 轉(zhuǎn)業(yè) 工資 保險(xiǎn)福利待遇 出國(guó) 退休 退職等材料 其他可供企業(yè)參考的材料 2 2 4 職工檔案材料的編目 每卷職工檔案必須有詳細(xì)的檔案材料目錄 1 按照類別排列順序及檔案材料目錄格式 逐份逐項(xiàng)地進(jìn)行填寫 2 每類目錄之后 須留出適量的空行 6 10 行 供補(bǔ)充檔案材料時(shí)使用 3 目錄填寫要正確 字跡要工整美觀 4 填寫目錄后 要檢查核對(duì) 做到準(zhǔn)確無誤 5 目錄各欄目的填寫 類別的填寫 類號(hào)用漢字 順序號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)字填寫 如 第一類履歷材料用漢字 一 表示 第 一類材料的第一件用阿拉伯?dāng)?shù)字 1 表示 材料名稱的填寫 根據(jù)材料題目填寫材料名稱 無題目的材料 應(yīng)擬定題目 材料的題目過長(zhǎng) 可 10 34 適當(dāng)簡(jiǎn)化 擬定或簡(jiǎn)化題目 必須確切反映材料的主要內(nèi)容或性質(zhì)特點(diǎn) 凡原材料題目不符合實(shí)際內(nèi)容 的 須另行擬定題目 材料形成時(shí)間的填寫 一般采用材料落款標(biāo)明的最后時(shí)間 復(fù)制的檔案材料 采用原材料形成時(shí)間 材料份數(shù)的填寫 以每份完整的材料 包括正文和附件 為一份 用阿拉伯?dāng)?shù)字填寫 材料頁數(shù)的填寫 填寫材料的實(shí)際頁數(shù) 2 2 5 公司職工檔案材料的技術(shù)加工 為便于裝訂 保管和利用 延長(zhǎng)檔案材料的壽命 對(duì)一些紙張不規(guī)則 破損 卷角 折皺的材料 應(yīng) 進(jìn)行技術(shù)加工 其主要方法 1 對(duì)超出 A4 規(guī)格的檔案材料 在不影響材料的完整和不損傷字跡的條件下 可酌情進(jìn)行剪裁 不 能剪裁的材料 須進(jìn)行折疊 折疊時(shí) 要根據(jù)材料的具體情況 采用橫折疊 豎折疊 橫豎交叉或梯形 折疊等辦法 折疊后的檔案材料 要保持整個(gè)案卷的平整 文字 照片不得損壞 便于展開閱讀 2 對(duì)破損 卷角 折皺和小于 A4 規(guī)格的檔案材料 要進(jìn)行裱糊 裱糊用的襯紙 必須采用白紙 漿糊和膠水必須能防蟲蝕 不腐蝕紙張 裱糊后的檔案材料要晾干 不得在陽光下暴曬或使用高溫燙烤 3 對(duì)過窄或破損未空出裝訂線的檔案材料 須加邊 保證裝訂 不壓字 不損害材料內(nèi)容 4 拆除檔案材料上的大頭針 回引針 訂書釘?shù)冉饘倨?以防止氧化銹毀材料 2 2 6 公司職工檔案材料裝訂 每個(gè)職工的檔案材料 必須裝訂成卷 做到案卷整齊 平整 裝訂牢固 具體方法 1 目錄置于卷首 材料排列順序與目錄相符 2 將目錄與材料核對(duì)無誤 3 理齊檔案材料 材料條件好的應(yīng)做到四邊整齊 條件較差的 以左邊和下邊兩邊為齊 4 打孔 在材料左側(cè) 1 5 厘米處豎直等間距打三個(gè)孔 孔距 7 3 厘米 用專用檔案裝訂線裝訂 5 使用國(guó)家統(tǒng)一規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)職工檔案卷皮 檔案卷皮須書寫檔案人的姓名 6 裝盒 將裝訂好的案卷裝入職工檔案盒中 填寫姓名 檔案號(hào)和籍貫 7 職工檔案整理裝訂成卷后 必須進(jìn)行認(rèn)真細(xì)致的檢查 2 2 7 企業(yè)職工檔案書寫質(zhì)量要求 企業(yè)職工檔案必須保證書寫質(zhì)量 字跡要工整 清晰 使用碳素墨水或黑色簽字筆 不得使用鉛筆 圓珠筆 紅色墨水 純藍(lán)墨水及復(fù)寫紙等不利于檔案永久保管的書寫材料 2 2 8 整理工作的注意事項(xiàng) 企業(yè)職工檔案整理工作人員必須認(rèn)真貫徹執(zhí)行 中華人民共和國(guó)檔案法 中華人民共和國(guó)保守國(guó) 家秘密法 和 企業(yè)檔案管理制度 1 不得私自涂改 抽取或偽造檔案材料 2 不得擅自處理或銷毀檔案材料 整理中按規(guī)定剔出的檔案材料 須進(jìn)行登記 經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審查批準(zhǔn) 后分別情況予以處理 3 在整理檔案過程中 要加強(qiáng)對(duì)檔案材料的管理 防止損毀 丟失檔案材料和泄露檔案內(nèi)容 確保檔 案安全 4 后續(xù)檔案材料的整理 后續(xù)職工檔案材料 每三個(gè)月整理一次 將材料內(nèi)容填寫到相應(yīng)的目錄中 并將經(jīng)手人員姓名和日期填寫在備注欄內(nèi) 將材料裝訂到案卷中 2 2 9 檔案的收集 保管和銷毀 11 34 1 人力資源職能機(jī)構(gòu)對(duì)職工進(jìn)行考察 考核 培訓(xùn) 獎(jiǎng)懲 薪酬等所形成的材料要及時(shí)收集 整理立 卷 保持檔案的完整 2 立卷歸檔的材料必須認(rèn)真鑒別 保證材料的真實(shí) 文字清楚 手續(xù)齊備 材料須經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審查蓋 章或本人簽字的 應(yīng)在蓋章 簽字后歸檔 3 公司職工檔案材料統(tǒng)一使用 A4 規(guī)格辦公用紙 不得使用圓珠筆 鉛筆 紅色墨水及復(fù)寫紙書寫 4 按規(guī)定需要銷毀檔案材料時(shí) 必須經(jīng)單位主管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn) 5 集團(tuán)人力資源職能機(jī)構(gòu)按 2 2 3 內(nèi)容結(jié)合現(xiàn)有職工人事檔案的具體內(nèi)容制作目錄 各子公司 版塊 參照 6 嚴(yán)禁任何人私自保存他人檔案或利用檔案材料營(yíng)私舞弊 對(duì)違反規(guī)定者 應(yīng)視情節(jié)輕重 嚴(yán)肅處理 對(duì)違反 中華人民共和國(guó)檔案法 中華人民共和國(guó)保守秘密法 的 要依法處理 7 職工檔案管理部門應(yīng)建立健全工作制度 做好防火 防蛀 防潮 防光 防盜等工作 2 2 10 檔案的提供利用 因工作需要查閱和借用檔案 須遵守下列規(guī)定 1 外單位人員查閱檔案應(yīng)憑蓋有單位公章的介紹信 2 檔案除特殊情況外一般不借出查閱 如必須借出查閱時(shí) 應(yīng)事先提交報(bào)告 說明理由 經(jīng)游總或 潘總批準(zhǔn) 嚴(yán)格履行登記手續(xù) 并按期歸還 3 任何個(gè)人不得查閱或借用本人的檔案 4 因工作需要從檔案中取證的 須請(qǐng)示游總或潘總簽字同意后才能復(fù)制辦理 2 3 建設(shè)工程檔案管理辦法 2 3 1 目的 為加強(qiáng)房地產(chǎn)檔案管理 維護(hù)房地產(chǎn)權(quán)利人的合法權(quán)益 更好地為房地產(chǎn)管理工作服務(wù) 根據(jù) 中 華人民共和國(guó)檔案法 中華人民共和國(guó)城市房地產(chǎn)管理法 建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范 城市建 設(shè)檔案管理規(guī)定 等法律法規(guī) 制定本辦法 2 3 2 定義 建設(shè)工程檔案是指在工程項(xiàng)目的建設(shè) 使用 管理等工作中形成的具有保存價(jià)值的文字 圖表 聲 像等不同形式的歷史記錄 2 3 3 適用范圍 本辦法適用于浙江環(huán)球集團(tuán)公司建設(shè)工程檔案的管理 2 3 4 管理原則與管理職能 1 管理原則 建設(shè)工程檔案管理工作以權(quán)屬檔案管理為核心 遵循統(tǒng)一組織 分級(jí)負(fù)責(zé) 分類歸檔 多套分存 授權(quán)使用的原則 2 管理職能 浙江環(huán)球集團(tuán)公司負(fù)責(zé)制定建設(shè)工程檔案管理辦法 指導(dǎo)和監(jiān)督房產(chǎn)公司的工程項(xiàng)目檔案管理工 作 2 3 5 歸檔范圍按 建設(shè)工程文件歸檔范圍 結(jié)合工程實(shí)際 建設(shè)工程文件歸檔范圍建設(shè)工程文件歸檔范圍 12 34 保存單位和保管期限 序序 號(hào)號(hào) 歸檔文件歸檔文件 建設(shè) 單位 施工 單位 設(shè)計(jì) 單位 監(jiān)理 單位 城建 檔案館 工程準(zhǔn)備階段文件工程準(zhǔn)備階段文件 一一立項(xiàng)文件立項(xiàng)文件 1 項(xiàng)目建議書永久 2 項(xiàng)目建議書審批意見及前期工作通知書永久 3 可行性研究報(bào)告及附件永久 4 可行性研究報(bào)告審批意見永久 5 關(guān)于立項(xiàng)有關(guān)的會(huì)議紀(jì)要 領(lǐng)導(dǎo)講話永久 6 專家建議文件永久 7 調(diào)查資料及項(xiàng)目評(píng)估研究材料長(zhǎng)期 二二建設(shè)用地 征地 拆遷文件建設(shè)用地 征地 拆遷文件 1 選址申請(qǐng)及選址規(guī)劃意見通知書永久 2 用地申請(qǐng)報(bào)告及縣級(jí)以上人民政府城鄉(xiāng)建設(shè)用地批準(zhǔn)書永久 3 拆遷安置意見 協(xié)議 方案等長(zhǎng)期 4 建設(shè)用地規(guī)劃許可證及其附件永久 5 劃撥建設(shè)用地文件永久 6 國(guó)有土地使用證永久 三三勘察 測(cè)繪 設(shè)計(jì)文件勘察 測(cè)繪 設(shè)計(jì)文件 1 工程地質(zhì)勘察報(bào)告永久永久 2 水文地質(zhì)勘察報(bào)告 自然條件 地震調(diào)查 永久永久 3 建設(shè)用地釘樁通知單 書 永久 4 地形測(cè)量和拔地測(cè)量成果報(bào)告永久永久 5 申報(bào)的規(guī)劃設(shè)計(jì)條件和規(guī)劃設(shè)計(jì)條件通知書永久長(zhǎng)期 6 初步設(shè)計(jì)圖紙和說明長(zhǎng)期長(zhǎng)期 7 技術(shù)設(shè)計(jì)圖紙和說明長(zhǎng)期長(zhǎng)期 8 審定設(shè)計(jì)方案通知書及審查意見長(zhǎng)期長(zhǎng)期 9 有關(guān)行政主管部門 人防 環(huán)保 消防 交通 園林 市政 文 物 通訊 保密 河湖 教育 白蟻防治 衛(wèi)生等 批準(zhǔn)文件或 取得的有關(guān)協(xié)議 永久 10 施工圖及其說明長(zhǎng)期長(zhǎng)期 11 設(shè)計(jì)計(jì)算書長(zhǎng)期長(zhǎng)期 12 政府有關(guān)部門對(duì)施工圖設(shè)計(jì)文件的審批意見永久長(zhǎng)期 四四招投標(biāo)文件招投標(biāo)文件 1 勘察設(shè)計(jì)招投標(biāo)文件長(zhǎng)期 2 勘察設(shè)計(jì)承包合同長(zhǎng)期長(zhǎng)期 3 施工招投標(biāo)文件長(zhǎng)期 13 34 4 施工承包合同長(zhǎng)期長(zhǎng)期 5 工程監(jiān)理招投標(biāo)文件 長(zhǎng)期 6 監(jiān)理委托合同長(zhǎng)期長(zhǎng)期 五五開工審批文件開工審批文件 1 建設(shè)項(xiàng)目列入年度計(jì)劃的申報(bào)文件永久 2 建設(shè)項(xiàng)目列入年度的批復(fù)文件或年度計(jì)劃項(xiàng)目表永久 3 規(guī)劃審批申報(bào)表及報(bào)送的文件和圖紙永久 4 建設(shè)工程規(guī)劃許可證及其附件永久 5 建設(shè)工程開工審查表永久 6 建設(shè)工程施工許可證永久 7 投資許可證 審計(jì)證明 繳納綠化建設(shè)費(fèi)等證明長(zhǎng)期 8 工程質(zhì)量監(jiān)督手續(xù)長(zhǎng)期 六六財(cái)務(wù)文件財(cái)務(wù)文件 1 工程投資估算材料 短期 2 工程設(shè)計(jì)概算材料短期 3 施工圖預(yù)算材料短期 4 施工預(yù)算 短期 七建設(shè) 施工 監(jiān)理機(jī)構(gòu)及負(fù)責(zé)人 1 工程項(xiàng)目管理機(jī)構(gòu) 項(xiàng)目經(jīng)理部 及負(fù)責(zé)人名單長(zhǎng)期 2 工程項(xiàng)目監(jiān)理機(jī)構(gòu) 項(xiàng)目監(jiān)理部 及負(fù)責(zé)人名單長(zhǎng)期長(zhǎng)期 3 工程項(xiàng)目施工管理機(jī)構(gòu) 施工項(xiàng)目經(jīng)理部 及負(fù)責(zé)人名單長(zhǎng)期長(zhǎng)期 監(jiān)理文件監(jiān)理文件 1 監(jiān)理規(guī)劃 1 監(jiān)理規(guī)劃長(zhǎng)期短期 2 監(jiān)理實(shí)施細(xì)則長(zhǎng)期短期 3 監(jiān)理部總控制計(jì)劃等長(zhǎng)期短期 2 監(jiān)理月報(bào)中的有關(guān)質(zhì)量問題長(zhǎng)期長(zhǎng)期 3 監(jiān)理會(huì)議紀(jì)要中的有關(guān)質(zhì)量問題長(zhǎng)期長(zhǎng)期 4 進(jìn)度控制 1 工程開工 復(fù)工審批表長(zhǎng)期長(zhǎng)期 2 工程開工 復(fù)工暫停令長(zhǎng)期長(zhǎng)期 5 質(zhì)量控制 1 不合格項(xiàng)目通知長(zhǎng)期長(zhǎng)期 2 質(zhì)量事故報(bào)告及處理意見長(zhǎng)期長(zhǎng)期 6 造價(jià)控制 1 預(yù)付款報(bào)審與支付短期 2 月付款報(bào)審與支付短期 3 設(shè)計(jì)變更 洽商費(fèi)用報(bào)審與簽認(rèn)長(zhǎng)期 4 工程竣工決算審核意見書長(zhǎng)期 14 34 7 分包資質(zhì) 1 分包單位資質(zhì)材料長(zhǎng)期 2 供貨單位資質(zhì)材料長(zhǎng)期 3 試驗(yàn)等單位資質(zhì)材料長(zhǎng)期 8 監(jiān)理通知 1 有關(guān)進(jìn)度控制的監(jiān)理通知長(zhǎng)期長(zhǎng)期 2 有關(guān)質(zhì)量控制的監(jiān)理通知 長(zhǎng)期長(zhǎng)期 3 有關(guān)造價(jià)控制的監(jiān)理通知 長(zhǎng)期長(zhǎng)期 9 合同與其他事項(xiàng)管理 1 工程延期報(bào)告及審批永久長(zhǎng)期 2 費(fèi)用索賠報(bào)告及審批長(zhǎng)期長(zhǎng)期 3 合同爭(zhēng)議 違約報(bào)告及處理意見永久長(zhǎng)期 4 合同變更材料長(zhǎng)期長(zhǎng)期 10 監(jiān)理工作總結(jié) 1 專題總結(jié)長(zhǎng)期短期 2 月報(bào)總結(jié) 長(zhǎng)期短期 3 工程竣工總結(jié) 長(zhǎng)期長(zhǎng)期 4 質(zhì)量評(píng)價(jià)意見報(bào)告長(zhǎng)期長(zhǎng)期 施工文件施工文件 一建設(shè)安裝工程 一 土建 建筑與結(jié)構(gòu) 工程 1 施工技術(shù)準(zhǔn)備文件 1 施工組織設(shè)計(jì)長(zhǎng)期 2 技術(shù)交底長(zhǎng)期長(zhǎng)期 3 圖紙會(huì)審記錄長(zhǎng)期長(zhǎng)期長(zhǎng)期 4 施工預(yù)算的編制和審查短期短期 5 施工日志短期短期 2 施工現(xiàn)場(chǎng)準(zhǔn)備 1 控制網(wǎng)設(shè)置資料長(zhǎng)期長(zhǎng)期 2 工程定位測(cè)量資料 長(zhǎng)期長(zhǎng)期 3 基槽開挖線測(cè)量資料長(zhǎng)期長(zhǎng)期 4 施工安全措施短期短期 5 施工環(huán)保措施短期短期 3 地基處理記錄 1 地基釬探記錄和釬探平面布點(diǎn)圖永久長(zhǎng)期 2 驗(yàn)槽記錄和地基處理記錄永久長(zhǎng)期 3 樁基施工記錄永久長(zhǎng)期 4 試樁記錄長(zhǎng)期長(zhǎng)期 4 工程圖紙變更記錄 15 34 1 設(shè)計(jì)會(huì)議會(huì)審記錄永久長(zhǎng)期長(zhǎng)期 2 設(shè)計(jì)變更記錄 永久長(zhǎng)期長(zhǎng)期 3 工程洽商記錄永久長(zhǎng)期長(zhǎng)期 5 施工材料預(yù)制構(gòu)件質(zhì)量證明文件及復(fù)試試驗(yàn)報(bào)告 1 砂 石 磚 水泥 鋼筋 防水材料 隔熱保溫 防腐材料 輕 集料試驗(yàn)匯總表 長(zhǎng)期 2 砂 石 磚 水泥 鋼筋 防水材料 隔熱保溫 防腐材料 輕 集料出廠證明文件 長(zhǎng)期 3 砂 石 磚 水泥 鋼筋 防水材料 輕集料 焊條 瀝青復(fù)試 試驗(yàn)報(bào)告 長(zhǎng)期 4 預(yù)制構(gòu)件 鋼 混凝土 出廠合格證 試驗(yàn)記錄長(zhǎng)期 5 工程物質(zhì)選樣送審表短期 6 進(jìn)場(chǎng)物質(zhì)批次匯總表短期 7 工程物質(zhì)進(jìn)場(chǎng)報(bào)驗(yàn)表短期 6 施工試驗(yàn)記錄 1 土壤 素土 灰土 干密度試驗(yàn)報(bào)告長(zhǎng)期 2 土壤 素土 灰土 擊實(shí)試驗(yàn)報(bào)告 長(zhǎng)期 3 砂漿配合比通知單長(zhǎng)期 4 砂漿 試塊 抗壓強(qiáng)度試驗(yàn)報(bào)告 長(zhǎng)期 5 混凝土配合比通知單長(zhǎng)期 6 混凝土 試塊 抗壓強(qiáng)度試驗(yàn)報(bào)告 長(zhǎng)期 7 混凝土抗?jié)B試驗(yàn)報(bào)告長(zhǎng)期 8 商品混凝土出廠合格證 復(fù)試報(bào)告長(zhǎng)期 9 鋼筋接頭 焊接 試驗(yàn)報(bào)告長(zhǎng)期 10 防水工程試水檢查記錄長(zhǎng)期 11 樓地面 屋面坡度檢查記錄長(zhǎng)期 12 土壤 砂漿 混凝土 鋼筋連接 混凝土抗?jié)B試驗(yàn)報(bào)告匯總表長(zhǎng)期 7 隱蔽工程檢查記錄 1 基礎(chǔ)和主體結(jié)構(gòu)鋼筋工程長(zhǎng)期長(zhǎng)期 2 鋼結(jié)構(gòu)工程長(zhǎng)期長(zhǎng)期 3 防水工程長(zhǎng)期長(zhǎng)期 4 高程控制長(zhǎng)期長(zhǎng)期 8 施工記錄 1 工程定位測(cè)量檢查記錄永久長(zhǎng)期 2 預(yù)檢工程檢查記錄短期 3 冬施混凝土攪拌測(cè)溫記錄 短期 4 冬施混凝土養(yǎng)護(hù)測(cè)溫記錄 短期 5 煙道 垃圾道檢查記錄短期 6 沉降觀測(cè)記錄長(zhǎng)期 16 34 7 結(jié)構(gòu)吊裝記錄長(zhǎng)期 8 現(xiàn)場(chǎng)施工預(yù)應(yīng)力記錄長(zhǎng)期 9 工程峻工測(cè)量長(zhǎng)期長(zhǎng)期 10 新型建筑材料長(zhǎng)期長(zhǎng)期 11 施工新技術(shù)長(zhǎng)期長(zhǎng)期 9 工程質(zhì)量事故處理記錄永久 10 工程質(zhì)量檢驗(yàn)記錄 1 檢驗(yàn)批質(zhì)量驗(yàn)收記錄長(zhǎng)期長(zhǎng)期長(zhǎng)期 2 分面工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄長(zhǎng)期長(zhǎng)期長(zhǎng)期 3 基礎(chǔ) 主體工程驗(yàn)收記錄永久長(zhǎng)期長(zhǎng)期 4 幕墻工程驗(yàn)收記錄永久長(zhǎng)期長(zhǎng)期 5 分部 子分部 工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄永久長(zhǎng)期長(zhǎng)期 二 電氣 給排水 消防 采暖 通風(fēng) 空調(diào) 燃?xì)?建筑智能化 電梯工程 1 一般施工記錄 1 施工組織設(shè)計(jì)長(zhǎng)期長(zhǎng)期 2 技術(shù)交底短期 3 施工日志短期 2 圖紙變更記錄 1 圖紙會(huì)審永久長(zhǎng)期 2 設(shè)計(jì)變更永久長(zhǎng)期 3 工程洽商永久長(zhǎng)期 3 設(shè)備 產(chǎn)品質(zhì)量檢查 安裝記錄 1 設(shè)備 產(chǎn)品質(zhì)量合格證 質(zhì)量保證書長(zhǎng)期長(zhǎng)期 2 設(shè)備裝箱單 商檢證明和說明書 開箱報(bào)告長(zhǎng)期 3 設(shè)備安裝記錄長(zhǎng)期 4 設(shè)備試運(yùn)行記錄長(zhǎng)期 5 設(shè)備明細(xì)表長(zhǎng)期長(zhǎng)期 4 預(yù)檢記錄短期 5 隱蔽工程檢查記錄長(zhǎng)期長(zhǎng)期 6 施工試驗(yàn)記錄 1 電氣接地電阻 絕緣電阻 綜合布線 有線電視末端等測(cè)試記錄長(zhǎng)期 2 樓宇自控 監(jiān)視 安裝 視聽 電話等系統(tǒng)調(diào)試記錄長(zhǎng)期 3 變配電設(shè)備安裝 檢查 通電 滿負(fù)荷測(cè)試記錄長(zhǎng)期 4 給排水 消防 采暖 通風(fēng) 空調(diào) 燃?xì)獾裙艿缽?qiáng)度 嚴(yán)密性 灌水 通風(fēng) 吹洗 漏風(fēng) 試壓 通球 閥門等試驗(yàn)記錄 長(zhǎng)期 5 電梯照明 動(dòng)力 給排水 消防 采暖 通風(fēng) 空調(diào) 燃?xì)獾认?統(tǒng)調(diào)試 試運(yùn)行記錄 長(zhǎng)期 6 電梯接地電阻 絕緣電阻測(cè)試記錄 空載 半載 滿載 超載試長(zhǎng)期 17 34 運(yùn)行記錄 平衡 運(yùn)速 噪聲調(diào)整試驗(yàn)報(bào)告 7 質(zhì)量事故處理記錄永久長(zhǎng)期 8 工程質(zhì)量檢驗(yàn)記錄 1 檢驗(yàn)批質(zhì)量驗(yàn)收記錄長(zhǎng)期長(zhǎng)期長(zhǎng)期 2 分項(xiàng)工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄長(zhǎng)期長(zhǎng)期長(zhǎng)期 3 分部 子分部 工程質(zhì)驗(yàn)收記錄永久長(zhǎng)期長(zhǎng)期 三 室外工程 1 室外安裝 給水 雨水 污水 熱力 燃?xì)?電訊 電力 照明 電視 消防等 施工文件 長(zhǎng)期 2 室釙建筑環(huán)境 建筑小品 水景 道路 園林綠化等 施工文件長(zhǎng)期 竣工圖竣工圖 一一建筑安裝工程竣工圖建筑安裝工程竣工圖 一 綜合竣工圖 1 綜合圖 1 總平面布置圖 包括建筑 建筑小品 水景 照明 道路 綠化 等 永久長(zhǎng)期 2 豎向布置圖永久長(zhǎng)期 3 室外給水 排水 熱力 燃?xì)獾裙芫W(wǎng)綜合圖 永久長(zhǎng)期 4 電氣 包括電力 電訊 電視系統(tǒng)等 綜合圖永久長(zhǎng)期 5 設(shè)計(jì)總說明書永久長(zhǎng)期 2 室外專業(yè)圖長(zhǎng)期 1 室外給水永久長(zhǎng)期 2 室外雨水永久長(zhǎng)期 3 室外污水永久長(zhǎng)期 4 室外熱力永久長(zhǎng)期 5 室外燃?xì)庥谰瞄L(zhǎng)期 6 室外電訊永久長(zhǎng)期 7 室外電力永久長(zhǎng)期 8 室外電視 永久長(zhǎng)期 9 室外建筑小品永久長(zhǎng)期 10 室外消防永久長(zhǎng)期 11 室外照明永久長(zhǎng)期 12 室外水景永久長(zhǎng)期 13 室外道路永久長(zhǎng)期 14 室外綠化永久長(zhǎng)期 二 專業(yè)竣工圖 1 建筑竣工圖永久長(zhǎng)期 2 結(jié)構(gòu)竣工圖永久長(zhǎng)期 3 裝修 裝飾 工程竣工圖永久長(zhǎng)期 18 34 4 電氣工程 智能化工程 竣工圖永久長(zhǎng)期 5 給排水工程 消防工程 竣工圖永久長(zhǎng)期 6 采暖通風(fēng)空調(diào)工程竣工圖永久長(zhǎng)期 7 燃?xì)夤こ炭⒐D永久長(zhǎng)期 竣工驗(yàn)收文件竣工驗(yàn)收文件 一一工程竣工總結(jié)工程竣工總結(jié) 1 工程概況表永久 2 工程竣工總結(jié)永久 二竣工驗(yàn)收記錄 一 建筑安裝工程 1 單位 子單位 工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄永久長(zhǎng)期 2 竣工驗(yàn)收證明書永久長(zhǎng)期 3 竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告 永久長(zhǎng)期 4 竣工驗(yàn)收備案表 包括各專項(xiàng)驗(yàn)收認(rèn)可文件 永久 5 工程質(zhì)量保修書永久長(zhǎng)期 三財(cái)務(wù)文件 1 決算文件永久 2 交付使用財(cái)產(chǎn)總表和財(cái)產(chǎn)明細(xì)表永久長(zhǎng)期 四聲像 縮微 電子檔案 1 聲像檔案 1 工程照片永久 2 錄音 錄像材料永久 2 縮微品永久 3 電子檔案 1 光盤永久 2 磁盤永久 2 3 6 歸檔要求 建設(shè)工程檔案 使用管理檔案按照國(guó)家 科技檔案案卷標(biāo)準(zhǔn) 有關(guān)規(guī)定歸檔 除紙質(zhì)文件外 還應(yīng)保存電子文件 1 卷案目錄 見附表五 2 卷案封面 見附表六 3 備考表 見附表三 2 3 7 歸檔時(shí)間 各項(xiàng)目竣工驗(yàn)收后三個(gè)月內(nèi)將竣工資料 竣工圖 整理裝訂后移交集團(tuán)檔案室保管 并同時(shí)移交電子版 19 34 2 4 聲像檔案管理辦法 2 4 1 目的 為實(shí)現(xiàn)聲像檔案數(shù)字化管理 更好地服務(wù)于企業(yè)各項(xiàng)工作 特制定本辦法 2 5 2 適用范圍 本辦法適用于浙江環(huán)球集團(tuán)公司及各部門子公司聲像檔案的管理 2 4 3 定義 聲像檔案 是指企業(yè)在從事生產(chǎn) 經(jīng)營(yíng) 科研等工作活動(dòng)中形成的具有保存利用價(jià)值的照片 底片 錄像帶 錄音帶 縮微片等載體的歷史記錄 2 4 4 管理職責(zé) 1 各子公司檔案室負(fù)責(zé)對(duì)本公司聲像檔案進(jìn)行收集 編目 鑒定 統(tǒng)計(jì)和利用 集團(tuán)檔案室對(duì)聲 像檔案材料的形成 積累和歸檔工作進(jìn)行督促 指導(dǎo)和檢查 2 聲像檔案材料形成部門和人員負(fù)責(zé)聲像檔案的積累和整理 并按規(guī)定向子公司檔案室移交歸檔 2 4 5 歸檔要求及歸檔范圍 1 歸檔要求 歸檔的聲像檔案應(yīng)是原始記錄 對(duì)某些需經(jīng)常使用或素材過長(zhǎng)需編輯整理的聲像材料 可歸原版 復(fù)制片 照片檔案必須內(nèi)容真實(shí) 主題突出 畫面清晰 底片不得磨損 每幅照片或每組照片都要有文字 說明 說明該片所反映的內(nèi)容 時(shí)間 地點(diǎn) 人物 背景 攝影者等 錄像帶必須畫面清晰 聲音清楚 錄像帶盒上要貼上標(biāo)簽 注明錄制內(nèi)容 錄制時(shí)間 地點(diǎn) 帶 長(zhǎng) 聲道 機(jī)器型號(hào)及攝像者等 錄音帶必須聲音清楚 錄音帶盒上貼上標(biāo)簽 注明錄音內(nèi)容 錄制時(shí)間 地點(diǎn) 盒數(shù) 編號(hào)及錄 制者等 縮微片上貼上標(biāo)簽 注明內(nèi)容 編號(hào)及責(zé)任者等 歸檔的聲像檔案應(yīng)系統(tǒng) 完整 2 歸檔范圍 在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的各類聲像檔案是公司檔案的重要組成部分 均屬于聲像檔案的管理范圍 包括下列內(nèi)容 黨和國(guó)家領(lǐng)導(dǎo)人 有關(guān)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)以及知名人士來本單位視察 檢查工作或從事其它重大活動(dòng)所形成 的聲像材料 反映本公司生產(chǎn) 經(jīng)營(yíng) 管理 歷史面貌等方面重大事件或重要活動(dòng)的聲像材料 反映本公司設(shè)計(jì) 施工 科研能力和技術(shù)水平的聲像材料 重點(diǎn)工程 有影響的工程和榮獲國(guó)家 省 部 市獎(jiǎng)勵(lì)的優(yōu)質(zhì)工程洽談 簽約 開竣工典禮以及反 映其建筑設(shè)計(jì) 安裝 施工技術(shù) 過程的聲像材料 工程建設(shè)中重大事件或重大事故 自然災(zāi)害及異?，F(xiàn)象的聲像材料 新產(chǎn)品 新工藝 新材料 科研項(xiàng)目研究 開發(fā) 鑒定 推廣應(yīng)用所形成的聲像材料 黨 政 工 團(tuán)召開重要會(huì)議形成的聲像材料 出國(guó)考察 接待來訪 與外商洽談 簽約 索賠等對(duì)外交往活動(dòng)中形成的聲像材料 榮獲國(guó)家 省 部 市 局 院 以上榮譽(yù)稱號(hào)的各類證書 獎(jiǎng)杯 獎(jiǎng)狀 獎(jiǎng)牌 獎(jiǎng)旗照片以及授獎(jiǎng) 20 34 儀式的聲像材料 本公司先進(jìn)人物表彰的聲像材料 本公司在對(duì)外宣傳報(bào)道中形成的聲像材料以及各電臺(tái) 電視臺(tái)有關(guān)本單位宣傳報(bào)道的聲像材料 本公司或本公司參與制發(fā)的科教片 電視片 新聞?dòng)涗浻捌嚷曄癫牧?新聞發(fā)布會(huì) 記者招待會(huì) 展覽展示會(huì)等聲像材料 本公司有參考利用價(jià)值的外購 交換 征集的聲像材料 2 4 6 管理 分類 整理 編目 移交 保管 利用 1 聲像檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理 2 分類 執(zhí)行企業(yè)檔案分類方案 3 整理 照片檔案的整理應(yīng)有利于保持照片之間的有機(jī)聯(lián)系 一般按年度 問題進(jìn)行整理 底片應(yīng)對(duì)應(yīng)照 片內(nèi)容單獨(dú)整理和存放 照片構(gòu)成應(yīng)包括照片 底片和文字說明三部分 按照國(guó)家標(biāo)準(zhǔn) 照片檔案管理規(guī)范 GB T11821 89 進(jìn)行整理 照片原版 以及翻版的底片均應(yīng)標(biāo)注清楚 4 編目 聲像檔案在區(qū)分載體形式的前提下與紙質(zhì)檔案對(duì)應(yīng)分類編號(hào) 按一級(jí)類目順序排架 因載體形式 和保管要求不同應(yīng)分庫或分柜架保管 聲像檔案載體用英文大寫字母 S 標(biāo)識(shí) 聲像檔案應(yīng)編寫說明 一個(gè)保管單位應(yīng)有一個(gè)文字說明包括 內(nèi)容 時(shí)間 地點(diǎn) 人物 背景 攝影 像 者六要素 文字說明要概括地揭示照片影像所反映的全部信息 做到文字簡(jiǎn)練 語句通順 用 阿拉伯?dāng)?shù)字表示時(shí)間 照片說明要以自然張為單位編寫 底片應(yīng)順序編號(hào) 并標(biāo)注照片編號(hào) 便于查找 利用 編制聲像檔案目錄 見附表四 聲像檔案目錄 附表四 柜號(hào)案卷號(hào)案卷題名年度張 盤 數(shù) 保管 期限 備注 5 移交 立卷單位編制檔案移交清冊(cè) 一式二份 交接雙方逐項(xiàng)核對(duì)后簽字認(rèn)可 各留一份備查 聲像材料形成后 有關(guān)部門應(yīng)及時(shí)向所在公司檔案部門 辦公室 移交歸檔 不得私自保管和 留存 由攝錄制部門或人員負(fù)責(zé)收集 整理和向檔案部門移交歸檔 6 歸檔時(shí)間 一般專項(xiàng)活動(dòng)的聲像材料在活動(dòng)結(jié)束后一個(gè)月內(nèi)歸檔 工程項(xiàng)目聲像材料在工程竣工后隨工程施工 資料一并歸檔 科研項(xiàng)目 新產(chǎn)品研制開發(fā)的聲像材料在鑒定會(huì)后三個(gè)月內(nèi)歸檔 7 保管 保管聲像檔案應(yīng)有專用庫房或?qū)Ｓ醚b具 21 34 保管聲像檔案應(yīng)按不同載體材料分別排架 保管 照片與底片應(yīng)分開保管 底片應(yīng)裝入特制的底片袋或底片夾內(nèi) 再裝入專業(yè)底片檔案冊(cè) 接觸底片 時(shí)防止用手觸摸 經(jīng)常檢查聲像檔案的保存情況 對(duì)長(zhǎng)期保存的錄像帶 錄音帶應(yīng)每年倒帶一次 發(fā)現(xiàn)變形 斷裂 磁粉脫落等現(xiàn)象 要及時(shí)修補(bǔ) 復(fù)制 8 利用 利用聲像檔案要嚴(yán)格辦理借閱登記手續(xù) 借往外省市或外單位的須經(jīng)集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)審批 辦理檔案借閱審批表手續(xù)方可借閱 利用者應(yīng)精心使 用和愛護(hù)聲像檔案 涉及專利和版權(quán)的聲像檔案 本公司以外的任何單位和個(gè)人利用檔案 應(yīng)按照 中華人民共和國(guó) 專利法 和知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)的有關(guān)條款辦理 2 5 會(huì)計(jì)檔案管理辦法 2 5 1 目的 為了加強(qiáng)財(cái)會(huì)檔案管理水平 根據(jù) 中華人民共和國(guó)檔案法 中華人民共和國(guó)會(huì)計(jì)法 以及 財(cái)政部 國(guó)家檔案局關(guān)于 會(huì)計(jì)檔案管理辦法 等法律 法規(guī) 結(jié)合財(cái)會(huì)檔案工作情況制定本辦法 2 5 2 適用范圍 本辦法適用于浙江環(huán)球集團(tuán)公司及子公司 版塊 會(huì)計(jì)檔案的管理 2 5 3 定義 會(huì)計(jì)檔案 是指會(huì)計(jì)憑證 會(huì)計(jì)帳簿和財(cái)務(wù)報(bào)告等會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料 是記錄和反映企業(yè)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù) 的重要史料和證據(jù) 2 5 4 管理職責(zé) 1 財(cái)務(wù)部門和檔案部門共同負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)檔案工作的指導(dǎo) 監(jiān)督和檢查 2 檔案室負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)檔案的收集 編目 保管和提供利用 3 對(duì)每年形成的會(huì)計(jì)檔案 會(huì)計(jì)部門應(yīng)按照歸檔要求 負(fù)責(zé)整理 立卷 2 5 5 歸檔范圍 會(huì)計(jì)憑證類 原始憑證 記帳憑證 匯總憑證 其他會(huì)計(jì)憑證 會(huì)計(jì)帳簿類 總帳 明細(xì)帳 日記帳 其他會(huì)計(jì)帳簿 存款余額調(diào)節(jié)表 銀行對(duì)帳單 其他應(yīng)當(dāng)保存的會(huì)計(jì)核算專業(yè)資料 財(cái)務(wù)報(bào)告類 年 度財(cái)務(wù)報(bào)告 包括會(huì)計(jì)報(bào)表 附表 附注及文字說明 其他財(cái)務(wù)報(bào)告 其他類 會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè) 2 5 6 立卷原則及方法 擬寫標(biāo)題 編目與排列 1 原則 一個(gè)單位為一個(gè)財(cái)會(huì)檔案立卷單位 分工負(fù)責(zé)歸口的會(huì)計(jì)檔案立卷歸檔工作 立卷單位或立卷人在立卷時(shí)要遵循會(huì)計(jì)核算材料形成規(guī)律及特點(diǎn) 注意保持其有機(jī)聯(lián)系 使立好 的案卷便于保管和利用 根據(jù)各類會(huì)計(jì)材料形成的不同年代 時(shí)間順序 內(nèi)容價(jià)值 聯(lián)系檔案材料的數(shù)量 保管期限等分 別整理組卷 不同年度的會(huì)計(jì)核算材料不能混在一起組卷裝訂 2 方法 會(huì)計(jì)憑證 帳薄 報(bào)表的立卷會(huì)計(jì)憑證會(huì)計(jì)人員應(yīng)將辦理完畢的記帳憑證連同所附的原始憑證或 匯總表 按月份 按照記帳分類 編號(hào)順序進(jìn)行整理 折疊整齊 裝訂成冊(cè) 加具封面 寫明單位名稱 22 34 記賬憑證種類 年度 月份和起止編號(hào) 較大的單位 收款憑證 付款憑證 轉(zhuǎn)帳憑證可分別編號(hào) 分別裝訂 對(duì)一些不便隨同記帳憑證一起裝訂或保存價(jià)值明顯不同的原始憑證 如涉及外事 職工工資名冊(cè) 退職退休及房產(chǎn)產(chǎn)權(quán)轉(zhuǎn)讓和處理歷史遺留問題等有參考價(jià)值的原始憑證 應(yīng)抽出單獨(dú)裝訂保管 但要在 有關(guān)科目 憑證編號(hào)處注明抽出憑證的名稱 數(shù)量及另存的編號(hào) 庫址等 會(huì)計(jì)帳簿 應(yīng)在會(huì)計(jì)年度終了結(jié)帳 決算后按照帳簿種類 名稱 整理立卷 其中跨年度使用的 固定資產(chǎn)帳等可在帳簿使用完畢年度立卷 長(zhǎng)期貸款項(xiàng)目使用的帳簿 在貸款項(xiàng)目結(jié)清年度或分階段立 卷 立卷時(shí)應(yīng)按原裝訂本加以整理立卷 活頁帳或卡片帳 應(yīng)去掉空白頁 依次編號(hào) 裝訂成冊(cè) 會(huì)計(jì)報(bào)表 本單位的會(huì)計(jì)報(bào)表和下級(jí)單位的會(huì)計(jì)報(bào)表一般應(yīng)分開立卷 決算應(yīng)單獨(dú)立卷 月 季 報(bào)表 可視其多少分開或合并立卷 報(bào)表較多者 可以按報(bào)表名稱或報(bào)表所反映事物屬性特點(diǎn)立卷 采用電子計(jì)算機(jī)記帳的單位 機(jī)器打印輸出的會(huì)計(jì)記錄視同帳簿 應(yīng)裝訂成冊(cè) 凡未打印成書面文 件的其磁帶 磁 光盤等存儲(chǔ)介質(zhì) 不得輕易刪去其內(nèi)容 應(yīng)視同等會(huì)計(jì)種類文件加以保存 3 書寫案卷標(biāo)題 案卷封面應(yīng)逐項(xiàng)按規(guī)定填寫清楚 標(biāo)題要簡(jiǎn)明 準(zhǔn)確 完整地反映卷內(nèi)材料內(nèi)容 案卷卷皮及卷內(nèi)目錄一律要用毛筆或鋼筆 籃黑墨水 書寫 禁止使用圓珠筆 鉛筆書寫 字跡 要求工整清晰 4 卷內(nèi)文件材料編目與排列 永久保存的財(cái)會(huì)檔案應(yīng)填寫卷內(nèi)目錄和案卷目錄 每一卷內(nèi)要編寫頁號(hào) 每卷內(nèi)頁號(hào)均從 1 開始 書寫位置在卷內(nèi)文件的右上角 會(huì)計(jì)帳簿本身已經(jīng)編定連續(xù)頁號(hào)的 可以不再編寫頁號(hào) 會(huì)計(jì)憑證 記 帳憑證已編定流水號(hào)的可不再編號(hào) 卷內(nèi)備考表記載卷內(nèi)材料的缺少 修復(fù) 補(bǔ)充 移出 損毀等需要說明的情況 卷內(nèi)文件要去掉金屬物 對(duì)破損的材料要修復(fù) 字跡擴(kuò)散 模糊的應(yīng)予復(fù)制并與原件一并立卷 案卷的裝訂采用三孔一線的裝訂方法裝訂成冊(cè) 卷內(nèi)文件以左對(duì)齊 以下對(duì)齊 在左邊打孔訂線 若訂線處有批注者 須進(jìn)行粘邊紙?zhí)幚?2 5 7 管理 對(duì)于未了結(jié)的債權(quán) 債務(wù)涉外的原始憑證材料 應(yīng)單獨(dú)立卷 編寫目錄 送檔案部門保管到結(jié)清債 權(quán) 債務(wù)時(shí)為止 2 5 8 歸檔時(shí)間 由財(cái)務(wù)部門立卷 保存一年后 在次年的 8 月 1 日前移交集團(tuán)檔案室保管 三 規(guī)章制度三 規(guī)章制度 3 1 檔案保密制度 3 1 1 檔案室工作人員要嚴(yán)格遵守國(guó)家和本處有關(guān)安全保密制度 時(shí)刻警惕 防止被盜竊 確保檔案 的安全 3 1 2 為保證檔案安全 檔案室工作人員不準(zhǔn)在私人通信中涉及機(jī)密 不準(zhǔn)在公共場(chǎng)所及家中談?wù)摍C(jī) 密 3 1 3 檔案室工作人員要認(rèn)真保管好檔案資料 未經(jīng)允許 不得將檔案資料帶到公共場(chǎng)所和家中以及 瀏覽 參觀 探親訪友 不準(zhǔn)將檔案資料外借 3 1 4 根據(jù)規(guī)定查閱檔案 如查閱機(jī)密以上檔案 必須嚴(yán)格履行審批手續(xù) 3 1 5 假日前 由檔案室管理人員對(duì)庫房進(jìn)行認(rèn)真檢查 發(fā)現(xiàn)情況 及時(shí)匯報(bào) 3 1 6 檔案庫房重地 非檔案室人員 未經(jīng)同意 一律不得入內(nèi) 23 34 3 2 檔案保管制度 為完整 準(zhǔn)確 科學(xué)地管理檔案 使檔案工作逐步走向系統(tǒng)化 規(guī)范化 提高我處的檔案管理水平 特制訂本制度 3 2 1 接收檔案入庫 必須保證檔案的完整 系統(tǒng) 規(guī)范 辦理交接手續(xù) 并由移交人上一級(jí)負(fù)責(zé)人 簽字 3 2 2 制訂檔案保管期限表 正確劃分保管期限 3 2 3 檔案室對(duì)接收來的檔案要進(jìn)行科學(xué)的分類 編目 登記 排架科學(xué) 3 2 4 編制必要的檔案檢索工具 便于查找和利用 3 2 5 對(duì)各門類檔案的業(yè)務(wù)工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督 保證歸檔文件完整 準(zhǔn)確 確保案卷質(zhì)量 3 2 6 做好檔案庫房防火 防盜 防蟲 防塵 防光 防鼠 防潮等保護(hù)工作 保持庫房整潔衛(wèi)生 無塵土 無雜物 3 2 7 定期清查庫藏檔案保管情況 對(duì)已破損的檔案要及時(shí)采取措施進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制 3 2 8 專門檔案裝具 檔案排列有序 3 2 9 庫房管理人員調(diào)動(dòng) 必須辦好交接手續(xù) 3 2 10 不斷改善管理?xiàng)l件 逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理科學(xué)化 標(biāo)準(zhǔn)化 規(guī)范化 提高檔案管理水平 3 3 檔案統(tǒng)計(jì)制度 3 3 1 檔案統(tǒng)計(jì)工作由各子公司檔案室負(fù)責(zé)報(bào)集團(tuán)檔案室 3 3 2 檔案統(tǒng)計(jì)包括檔案管理基本情況統(tǒng)計(jì) 檔案保管數(shù)量統(tǒng)計(jì) 檔案提供利用及其利用效果的統(tǒng)計(jì) 3 3 3 建立檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)帳 有檔案收進(jìn) 移出 借閱 利用等方面的登記簿 做好平時(shí)登記工作 3 3 4 檔案統(tǒng)計(jì)列入本公司統(tǒng)計(jì)工作范疇 統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)以原始記錄為