信息交流與溝通控制程序.doc

信息交流與溝通控制程序1 目的規(guī)定公司內部、外部信息交流的方法、渠道和有關要求，確保信息得到溝通。2 適用范圍適用于公司管理體系信息交流的傳遞和處理。3 職責3.1 體系部負責組織、協(xié)調質量管理相關信息的交流和溝通。3.2 綜合辦負責組織、協(xié)調環(huán)境管理相關信息的交流和溝通。3.2 各部門及時傳遞并溝通各信息。4 工作程序4.1 信息交流的基本原則信息交流的渠道、方式、內容，應有助于公司管理體系有效性、管理效率的提高，有助于增進與相關方的共識和/或滿意程度。4.2 內部溝通4.2.1 應納入溝通范疇的主要事項1）政策要求：包括法規(guī)、相關方及公司的政策、要求，如法規(guī)、標準、制度等；2）運行信息：包括體系運行、各項工作進展及結果、各類審核/檢查/檢驗結果等；3）輔助信息：有肋于政策理解與實施、有助于優(yōu)化運行過程和結果的其他信息。4.2.2 溝通范圍：公司各層次的縱向溝通、各職能部門的橫向溝通。4.2.3 溝通權責：責任部門/人員均有適當的信息通報義務和適當的信息查詢責任。4.2.3 溝通方式 1）口頭/書面報告，適用于任何職能、層次；2）部門文件發(fā)布、會議/培訓召集，適用于職能部門及其以上管理層次；3）跨部門或公司級文件發(fā)布、會議/培訓召集、宣傳資料等，需經總經辦或總經理組織、批準或授權。4）其他：各級文件中有規(guī)定的，按規(guī)定實施，如相關記錄、報表、報告的傳遞等。注：信息交流與溝通記錄表是公司內部溝通的通用書面格式。4.2.2 溝通過程的控制1）信息通報/報告（信息擁有部門/人員）識別通報內容與對象確定通報方式實施通報，傳遞相關信息2）信息查詢/質詢（信息需求部門/人員）識別查詢內容與對象確定查詢方式實施查詢，獲得相應信息4.3 外部信息的接收與回應 1）外部信息，專指與管理體系運行及其績效有關的來自相關方的信息。 2）任何部門/人員對接收的外部信息（包括口頭、書面），均應及時向責任部門負責人或直接責任人通報，具體按內部溝通方管理要求實施。3）責任部門對獲悉的外部信息（除書面信息外），形成文件（包括記錄、報告等）。4）對需作內部交流的信息，責任部門/人員應按內部溝通要求實施。5）當外部信息需回應時，責任部門/人員應以書面形式確定：反饋的責任部門/人員、反饋時間、反饋形式、內容與要求、反饋對象等。6）對確定的回應要求，責任部門/人員應組織落實并跟蹤回應的實施結果。4.4 重要環(huán)境因素的外部交流1）除非法規(guī)或相關方有強制要求，一般情況下，本公司不就重要環(huán)境因素的相關信息與外部進行交流。2）當法規(guī)、合同要求或公司認為有必要時，經管理者代表同意后，綜合辦應就公司重要環(huán)境因素與外界交流作出書面決定，包括交流對象、內容、形式、時機、責任部門/人員。3）負