OFFICE技巧講義.doc

OFFICE技巧講義哈現(xiàn)代服務(wù)職信息技術(shù)培訓(xùn)一、郵件合并的基本過(guò)程 （一）建立主文檔: 主文檔就是固定不變的主體內(nèi)容1、制作背景：視圖頁(yè)眉和頁(yè)腳，插入圖片（選擇背景圖片）； 友情提示： 每一頁(yè)顯示的內(nèi)容入在頁(yè)眉腳中，不影響正文。2、美化美景：裁剪圖片，襯于文字下方，繪制自選圖形，填充圖片。 友情提示：A、取消畫布（工具選項(xiàng)）B、正圓（shift）C、微調(diào)（CTRL）3、錄入文字：藝術(shù)字，輸入正文，排版（如圖1） 姓名專業(yè)部專業(yè)李娜旅游導(dǎo)游王立計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)張春藝術(shù)設(shè)計(jì)動(dòng)漫馬東藝術(shù)教育幼師崔鳳綜合會(huì)計(jì) 圖1 表1（二）準(zhǔn)備好數(shù)據(jù)源 數(shù)據(jù)源就是含有標(biāo)題行的數(shù)據(jù)記錄表，其中包含著相關(guān)的字段和記錄內(nèi)容。數(shù)據(jù)源表格可以是Word、Excel、Access或Outlook中的聯(lián)系人記錄表。如表13、把數(shù)據(jù)源合并到主文檔中 有3種途徑可以使用“郵件合并”功能：“郵件合并”向?qū)В班]件合并”工具欄，高級(jí)用戶可以使用“郵件合并”域。（1）單擊 “打開(kāi)數(shù)據(jù)源”按鈕，選擇制作的“數(shù)據(jù)源.xls”文件，單擊“打開(kāi)”按鈕，打開(kāi)“選擇表格”對(duì)話框，從中選擇數(shù)據(jù)所在的工作表，然后單擊“確定”按鈕。（2）將光標(biāo)定位于文檔的“同學(xué)”前面，單擊“郵件合并”工具欄中的“插入域”按鈕，分別選擇“域”列表框的“姓名”，然后單擊“插入”按鈕。重復(fù)操作，插入其他的域。（3）單擊“郵件合并”工具欄中的“合并到新文檔”按鈕，在彈出的“合并到新文檔”對(duì)話框中選擇“合并記錄”為“全部”，然后單擊“確定”按鈕，生成一個(gè)合并后的新文檔。二、插入目錄此例介紹如何運(yùn)用樣式、節(jié)、頁(yè)眉頁(yè)腳、自動(dòng)生成目錄等技術(shù)對(duì)長(zhǎng)文檔進(jìn)行排版。操作要求打開(kāi)文件“實(shí)訓(xùn)畢業(yè)論文排版素材.doc”，排版過(guò)程如下：1頁(yè)面設(shè)置將頁(yè)邊距設(shè)置為：上邊距“3厘米”，下邊距“2.5厘米”，左邊距“3厘米”，右邊距“3厘米”。（注意：應(yīng)用于“整篇文檔”）2插入分節(jié)符按圖1所示在所需位置插入“下一頁(yè)”分節(jié)符和分頁(yè)符，形成扉頁(yè)、中文摘要、英文摘要、目錄、正文第1章、正文第2章這幾部分，并分成4節(jié)。分節(jié)的作用是使得每一節(jié)可以設(shè)置獨(dú)立的頁(yè)眉頁(yè)腳和頁(yè)碼。扉頁(yè)分節(jié)符中文摘要英文摘要目錄第1章第2章第1節(jié)第2節(jié)分頁(yè)符分頁(yè)符分節(jié)符分節(jié)符第3節(jié)第4節(jié)3修改樣式根據(jù)表1修改樣式。表1樣 式 名 稱字 體字 體 大 小段 落 格 式標(biāo)題1黑體，非加粗小二號(hào)段后2行，居中，無(wú)縮進(jìn)標(biāo)題2宋體，加粗四號(hào)段前、段后1行，兩端對(duì)齊，首行縮進(jìn)2字符標(biāo)題3宋體，加粗小四號(hào)段前、段后1行，兩端對(duì)齊，首行縮進(jìn)2字符正文宋體小四號(hào)1.5倍行距，首行縮進(jìn)2字符4應(yīng)用樣式“摘要”、“ABSTRACT”、“目錄”和章名應(yīng)用“標(biāo)題1”樣式，節(jié)名應(yīng)用“標(biāo)題2”樣式，小節(jié)名應(yīng)用“標(biāo)題3”樣式，正文應(yīng)用“正文”樣式。5扉頁(yè)格式設(shè)置l “中山大學(xué)碩士學(xué)位論文”設(shè)為宋體、小二號(hào)、居中對(duì)齊；l 題目“基于RFID技術(shù)的產(chǎn)品防偽應(yīng)用系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)”設(shè)為宋體、二號(hào)、居中對(duì)齊；l 英文題名設(shè)為Times New Roman字體、二號(hào)、居中對(duì)齊；l 其余文字設(shè)置宋體四號(hào)字，并適當(dāng)加下劃線和調(diào)整縮進(jìn)等對(duì)齊方式。如圖2所示：圖 16自動(dòng)生成目錄步驟提示：l 將插入點(diǎn)置于“目錄”之后的空行中；l 單擊“插入”“引用”“索引和目錄”菜單命令，打開(kāi)“索引和目錄”對(duì)話框，選擇“目錄”選項(xiàng)卡；l 在“顯示級(jí)別”中選擇“2”，如果要修改目錄格式則在“格式”框中選擇“來(lái)自模板”，單擊【修改】按鈕進(jìn)行修改。l 單擊【確定】按鈕后即可自動(dòng)生成目錄。l 如果文檔內(nèi)容被修改，頁(yè)碼或標(biāo)題發(fā)生變化，則只需在目錄區(qū)中右擊，在彈出的快捷菜單中選擇“更新域”命令，打開(kāi)“更新目錄”對(duì)話框，選擇“只更新頁(yè)碼”或“更新整個(gè)目錄”。7設(shè)置各節(jié)頁(yè)眉頁(yè)腳和頁(yè)碼第1節(jié)扉頁(yè)和第2節(jié)摘要、目錄部分沒(méi)有頁(yè)眉。正文第3節(jié)和第4節(jié)的首頁(yè)沒(méi)有頁(yè)眉，奇數(shù)頁(yè)頁(yè)眉為章名，偶數(shù)頁(yè)頁(yè)眉為論文題目。在頁(yè)腳中間設(shè)置頁(yè)碼：第1節(jié)沒(méi)有頁(yè)碼；第2節(jié)的頁(yè)碼格式為“I，III，”，起始頁(yè)碼為“I”；第3節(jié)和第4節(jié)的頁(yè)碼格式為“1，2，3，”，起始頁(yè)碼為“1”。注意：?jiǎn)螕簟绊?yè)眉和頁(yè)腳”工具欄上的【鏈接到前一個(gè)】按鈕，可以取消“