哈爾濱市城市建設(shè)電子檔案歸檔標準.doc

哈爾濱市城市建設(shè)檔案館建設(shè)工程電子檔案歸檔要求 一、基本要求 1、建設(shè)檔案電子文件歸檔應(yīng)遵循如下規(guī)范： （1）建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范GB/T50328-2001 （2）建設(shè)電子文件與電子檔案管理規(guī)范CJJ/T ll7-2007 （3）電子公文歸檔管理暫行辦法GB/T 18894-2002 （4）CAD電子文件光盤存儲歸檔與檔案管理要求：第一部分：電子文件歸檔與檔案管理要求GB/T17678.l-1999 （5）CAD電子文件光盤存儲歸檔與檔案管理要求：第二部分：光盤信息組織結(jié)構(gòu)GB T 17678.2-1999及其它相關(guān)標準。 2、建設(shè)檔案電子文件應(yīng)與紙質(zhì)文件一并向市城建檔案移交歸檔。電子文件不完整，不準確和不一致的，市城建檔案館（連同紙質(zhì)文件）不予接收。 3、電子檔案與紙質(zhì)檔案一致性。具有保存價值的電子文件，必須有相應(yīng)的紙質(zhì)文件材料一并歸檔保存，要求內(nèi)容一致、文件名一致、目錄（編排）一致。 4、真實性：電子文件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景信息與形成時的原始狀況一致。能真實準確，與工程實際相符合。5、完整性：電子文件的內(nèi)容、背景信息和元數(shù)據(jù)等無缺損。必須完整、準確、系統(tǒng)，能夠反映工程建設(shè)活動的全過程。6、有效性：長期完整顯示，可讀可用。電子文件應(yīng)具備的可理解性和可被利用性，包括信息的可識別性、存儲系統(tǒng)的可靠性、載體的完好性和兼容性、易檢索性等。7、安全性：電子文件應(yīng)集中存儲到質(zhì)量可靠的、可脫機保存的記錄載體上。記錄載體要求為只讀光盤CD-R或DVD-R。二、文件格式1、文本文件：DOC、XML、RTF、TXT2、表格文件：XLS3、圖像文件：JPEG、TIF、PDF，當一份資料掃描件在兩張及以上時，應(yīng)當轉(zhuǎn)換成一個PDF格式文件。4、圖形文件：DWG5、影像文件：MPEG-3、AVI6、音頻文件：WAV、MP37、軟件產(chǎn)生的特殊格式電子文件應(yīng)轉(zhuǎn)換成以上通用格式電子文件，如不能轉(zhuǎn)換，應(yīng)將專用軟件或相關(guān)程序（如補丁程序、格式轉(zhuǎn)換程序等）收集并刻入光盤。三、掃描要求1、前期文件和竣工驗收報告在掃描時必須為彩色模式，其他文件可以為黑白模式；2、竣工圖紙的掃描要求消藍；3、掃描分辨率不低于300dpi。四、審查規(guī)范1、歸檔前應(yīng)由電子檔案形成單位按照規(guī)定的項目對電子文件的真實性、完整性和有效性進行檢驗。2、對歸檔電子文件的基本物理技術(shù)條件進行檢查檢測，內(nèi)容包括：（l）記錄載體有無劃痕，是否整潔，每片光盤均有方形透明薄塑料盒保護。（2）數(shù)據(jù)庫可用性核查。（3）核實歸檔電子文件的真實性、完整性。（4）與紙質(zhì)文件一致性。（5）文件無加密、無壓縮，有無病毒、木馬感染。（6）電子文件格式。對特殊格式電子文件，應(yīng)核實其相關(guān)的閱讀軟件、版本、操作手冊或說明等是否完整或齊全。（7）光盤背面及包裝信息。應(yīng)包括建設(shè)項目名稱、光盤編號、光盤內(nèi)容、制作（施工）單位、制作日期。 （8）光盤內(nèi)容、數(shù)量。3、光盤內(nèi)容：（1）文件編排。光盤根目錄下存放說明文件、檔案移交目錄、以及以工程名稱為名的文件夾?！闭f明文件為.DOC或.TXT格式，內(nèi)容注明建設(shè)工程名稱，建設(shè)單位名稱，建設(shè)單位聯(lián)系人及聯(lián)系電話。檔案移交目錄為紙質(zhì)的報送目錄的電子版。文件名標明項目名稱。一個建設(shè)工程由多個單位工程組成時，文件夾應(yīng)按單位工程名稱命名。文件夾內(nèi)按移交目錄建立文件夾并存放相應(yīng)專業(yè)的電子文件。（2）刻盤要求選擇質(zhì)量優(yōu)良的國際名牌光盤。