高效會議的組織與實施ppt課件

高效會議的組織與實施 視野培訓高級講師祁建華2006年7月23日 1 2 祁建華簡介東方視野教育培訓公司資深講師04年中國優(yōu)秀培訓師10強清華大學特聘講師 美國最大培訓公司阿拉莫公司授權(quán)講師 領(lǐng)導者之劍 美國科維培訓公司授權(quán)講師 高效人士的七個習慣 美國領(lǐng)導力研究中心授權(quán)講師 情景領(lǐng)導 經(jīng)歷 在國際500強企業(yè)從事管理15年 惠普 朗訊科技 在股份制企業(yè) 民企工作經(jīng)驗從業(yè)行業(yè) IT業(yè) 通訊業(yè) 證券業(yè) 機械制造業(yè)職業(yè)經(jīng)驗 人力資源 行政管理 生產(chǎn)制造 培訓管理歷任 副總裁 人力資源部長 生產(chǎn)總監(jiān) 培訓中心主任歷任社會職務(wù) 中國企業(yè)培訓與管理協(xié)會理事 北京外企人力資源協(xié)會會員 美國行政管理協(xié)會會員 中國人才研究會金融人才專業(yè)委員會會員單位代表 3 4 會議中的應(yīng)對處理常見的各類會議陷阱避開會議陷阱技巧與會者類型分析如何應(yīng)對各類人5 會議的跟蹤系統(tǒng)會議備忘錄使用建立會議追蹤體系追蹤體系要點6 全公司級會議企業(yè)月度員工會如何組織月度員工會7 召集小型會議召集小型會的技巧開小型會的要點8 大型會議管理實務(wù)大型會議的操辦大型會議的管理范圍籌劃時的關(guān)注要點實施中的控制與管理案例演練 高效會議組織與實施大綱 1 會議的類別與角色正確樹立會議目的正式與非正式會議會議的類別會議主持人的角色會議的陷阱2 會議策劃建立效率模式選擇出席人如何策劃會議會議計劃表的規(guī)范會議室的安排會議工具的準備3 會議溝通技巧讓參會者有準備而來科學地安排時間主持會議人的職責會議中的管理手段發(fā)言與傾聽總結(jié)會議的能力 4 高效會議組織與實施目的 了解如何減少會議次數(shù)學會如何減少會議時間掌握怎樣推動 執(zhí)行會議決議確定合適人員參加會議有效地解決問題有效的會議追蹤學會安排各種類型會議防范各種會議中的障礙與疏漏 5 企業(yè)會議的通病 各類會議多 一個接一個經(jīng)理人埋頭于文山會海里沒有統(tǒng)籌安排各類會議沒有在年初統(tǒng)一規(guī)劃各類會議會議成效差會議通知草率會議通知只提開會 不告知內(nèi)容參會人來不及 無法準備隨意選擇與會人會議不能準時結(jié)束會議沒有追蹤系統(tǒng) 檢討你們企業(yè)有哪些通病 6 會議的一般類別 正式會議 非正式會議 研討會 工作會 計劃 總結(jié)會 演講會 碰頭會 電話會 工作餐會 員工會 即興會 1 會議的類別 7 生產(chǎn)型企業(yè)會議類別 1 會議的類別 研發(fā)會 運營會 采購會 供應(yīng)會 生產(chǎn)會 計劃會 質(zhì)量會 IT會 財務(wù)會 人事會 8 新產(chǎn)品上市發(fā)布會挑戰(zhàn)全國前三強誓師大會2002年營銷戰(zhàn)略研討會解決近期品質(zhì)問題小組會議集團運動會籌備小組會議 會議的類別細分 1 會議的類別 9 會議的類別細分 股東會 高層決策會 業(yè)績回顧會 年初動員會 董事會 客戶調(diào)查會 計劃工作會 質(zhì)量工作會 新聞發(fā)布會 客戶聯(lián)誼會 員工聯(lián)歡會 深入基層會 午餐會 專題報告會 進度會 落實任務(wù)會 產(chǎn)品發(fā)布會 提案會 1 會議的類別 10 適合的參會人數(shù) 1 會議的類別 11 舉辦會議的自問 為什么要開會 真的有必要開會嗎 確立會議的目的會有那些阻力 人員 場地 資金 資料 反對派 時機 設(shè)備 其他沖突如何尋求支持 會議成功要素 2 會議的策劃 12 舉辦會議的成功要素 會議前的準備 會議中的控制 與會人的培訓 會議服務(wù) 會議后的追蹤 2 會議的策劃 13 舉辦會議的自問 舉辦會議 目的 問題 目標 成本 會議成功要素 2 會議的策劃 14 80 20定律 投入 產(chǎn)生 產(chǎn)出 消耗80 的時間 占多數(shù)次要的問題 80 的效果 花費20 的時間 占少數(shù)重要的問題 產(chǎn) 生 20 的效果 原則 會議中先解決少數(shù)重要的問題 再解決多數(shù)不重要的問題 2 會議的策劃 15 80 20原則的應(yīng)用 報紙 工作任務(wù) 工作匯報 會議內(nèi)容 電話 客戶貢獻 銷售 產(chǎn)品功能 家務(wù)活 超市貨物 廢品 生產(chǎn)成本 2 會議的策劃 16 策劃企業(yè)全年會議 列出全體部門部門會議類別生產(chǎn)淡季 旺季列出跨部門會議規(guī)劃草案與各部門溝通調(diào)整計劃公司會議達成共識向全體經(jīng)理公布按計劃執(zhí)行 2 會議的策劃 17 會議準備檢查表 2 會議的策劃 機見表層 3 4 18 會議領(lǐng)導人的角色 主持人 參與者 聽眾 指導者 觀察員 2 會議的策劃 19 會議的三項功能 信息收集書面簡報數(shù)據(jù)圖表流程圖圖象 做出結(jié)論分析判斷推理預測方案評估供決策 做決策 溝通與分析問題主導控制問題的要因確認要因 幅度大小 區(qū)域所在 趨勢問題的風險 3 會議的溝通技巧 20 會議的組織模式 場地佈置 會議規(guī)劃 會議協(xié)調(diào) 總體計劃 設(shè)備佈置 時間管理規(guī)則 書面文件形式 記錄形式 主持人風格 服務(wù)人員 3 會議的溝通技巧 21 主持工作例會技巧 控制會議效率 會議結(jié)論 提升效能 界定問題重點處理問題方向目標標準下手點行動原則可能的效應(yīng)完成任務(wù)實效 分離主題為子題 先議子題舉例說明式意見人的參與式下屬參與式技術(shù)簡報式播放VCD 錄像式氣氛感染式 3 會議的溝通技巧 22 主持會議技巧 綱要準備 文字布達 同向解決 整體 個體沖突化解決 分段開會法 決策性分工 休息式溝通 移交下屬溝通法 會后企劃法 3 會議的溝通技巧 23 讓參會者有準備 3 會議的溝通技巧 計劃安排提前預告時間表與會人 24 會議與行醫(yī)的類比 3 會議的溝通技巧 25 會議通知案例 各位經(jīng)理 茲定于下星期三 4月26日 召開生產(chǎn)運營會 時間從下午14點至17點 請各位經(jīng)理于下星期一務(wù)必告知你部門的會議議題 發(fā)言時間 各類需要在會議上分享的信息 以便能夠幫你提前安排 請采購部 計劃部 質(zhì)量部 工程部 倉儲部生產(chǎn)部 設(shè)施部各位經(jīng)理準時參加 順致敬禮 祁建華2002年4月22日 3 會議的溝通技巧 26 會議時間安排原則 3 會議的溝通技巧 職業(yè)健康保護注意力曲線安排一目了然 27 注意力效率曲線 51015202530354045505560 100 80 60 40 20 0 會議前要注意安排議程及休息 醫(yī)學科學家建議 連續(xù)工作1小時要休息 時間以10分鐘為宜 3 會議的溝通技巧 28 02年第4次運營會議 時間主題負責人14 00 14 10ActionItemReviewQiJianhua14 10 14 20RibbonFiberAnalysisZhaoShengbo14 20 14 25OperatorTShirtQiJianhuaLaborprotectionshoes14 25 14 40EngineeringY2KIssueDanielRaoRibbon 4033rdLineupdate14 40 14 55PCD WarehouseFiberRockyChenFiberUtilizationFiberStock14 55 15 10TemperatureChamberChemecalStorageHaoGangForkLiftmaintanance15 10 15 25RawmaterialtestingRibbonCindylinecapacityanalysis15 25 15 402ndhalfrawmat planXiaolei15 40RoundTableAll15 40 16 00Wrapup 3 會議的溝通技巧 規(guī)劃一次會議議程 29 有效控制會議 申明時間表按時間表進行發(fā)言點名時間控制黃牌提示紅牌罰下圓桌發(fā)言 3 會議的溝通技巧 30 需要定義團隊需要修訂和增加團隊功能團隊功能 知識 經(jīng)驗 傳統(tǒng) 對事務(wù)的判斷 對事務(wù)的理解團隊內(nèi)對決策持反對態(tài)度者只有10 90 則是事前沒有溝通造成團隊內(nèi)分享知識和經(jīng)驗的能力叫做組織智商 有效控制會議 3 會議的溝通技巧 31 重要事宜為先團結(jié)性事宜為先會有爭論的議題嚴格設(shè)定時間1 5小時以內(nèi)為宜可以精簡的事宜可在會前10 15分鐘內(nèi)小議不要念數(shù)據(jù) 要匯報問題與偏差不要只談問題 沒有建議方案不要只提方案 沒有執(zhí)行措施 有效控制會議 3 會議的溝通技巧 32 可以終止會議 3 會議的溝通技巧 需要有更多的事實 數(shù)據(jù)參考需要了解那些沒有提出過的觀點參會人需要和其他人討論決定時間不夠該事宜可由少數(shù)人會議決定即可詢問 我們花費這麼多時間爭論 價值在哪 33 會議中的常見陷阱 開小會 時間失控 領(lǐng)導離開 設(shè)備壞掉 當事人未出席 權(quán)威不夠 信息不全 相互攻擊 議題失控 中途溜號 資料不足 4 會議中的應(yīng)對處理 不積極參與 唱反調(diào) 34 如何防范會議陷阱 設(shè)備壞掉 領(lǐng)導離開 議題失控 會期測試后備元件支援人員 強調(diào)準時告知眾盼告知成本休會等待 會前溝通議程表提醒鬧鐘打斷終止 4 會議中的應(yīng)對處理 35 如何防范會議陷阱 資料不足 當事人未出席 中途溜號 資料備份提前發(fā)放專人檢查 會前提醒代理出席會后告知罰款制度 會前協(xié)議會中監(jiān)督會后通報罰款制度 開小會 申明規(guī)則沉默等候噓聲提示會后單議 4 會議中的應(yīng)對處理 36 如何防范會議陷阱 時間失控 權(quán)威不夠 信息不全 相互攻擊 鬧鐘提醒紅黃牌制肢體語言強行終止 提議對事相互贊揚真誠幫助分析問題 借助老板請人主持申明紀律吁請幫助 征求信息會前反饋專題小組呼吁提供 4 會議中的應(yīng)對處理 37 與會者類型分析 爭吵者 盤問者 大人物 不感興趣 拒絕者 怯場者 發(fā)言癖 萬事通 積極者 4 會議中的應(yīng)對處理 38 不同類型人的對策 爭吵者 盤問者 大人物 不感興趣 拒絕者 怯場者 發(fā)言癖 萬事通 積極者 保持冷靜 客觀 促使團隊否決他的發(fā)言 讓他總結(jié)會議成果 有意識把他引入討論 要求團隊對他的發(fā)言表態(tài) 有策略地打斷其發(fā)言 規(guī)定發(fā)言時間 提出容易 直接的問題 加強他的自信心 把他的提問交給團隊 認可他的知識 能力和經(jīng)驗 通過 是的 可是 等回答的技巧進行不直接批評 對他的工作領(lǐng)域提問 給出符合他興趣范圍的例子 4 會議中的應(yīng)對處理 39 提高會議成效的要領(lǐng) 1 要嚴格遵守會議的開始時間 2 要在開頭就議題的要旨做一番簡潔的說明 3 要把會議事項順序與時間的分配預先告知與會者 4 在會議進行中要注意如下事項 1 發(fā)言內(nèi)容是否偏離了議題 2 發(fā)言內(nèi)容是否出于個人的利害 3 是否全體人員都專心聆聽發(fā)言 4 是否發(fā)言者過于集中于某些人 5 是否有從頭到尾都沒有發(fā)言過的人 6 是否某個人的發(fā)言過于冗長 7 發(fā)言的內(nèi)容是否朝著結(jié)論推進 5 應(yīng)當引導在預定時間內(nèi)做出結(jié)論 6 在必須延長會議時間時 應(yīng)取得大家的同意 并決定延長的時間 7 應(yīng)當把整理出來的結(jié)論交給全體人員表決確認 8 應(yīng)當把決議付諸實行的程序理出 加以確認 會議主持技能 4 主持定期會議的要點 40 引導參與技巧 制定規(guī)范 率先執(zhí)行點人發(fā)言技巧 點弱不點強提案結(jié)論技巧會后單獨詢問代替表決重復綱要式分階段開會式主持人暗示方式文件補充溝通 4 主持定期會議的要點 41 1 發(fā)言時不可長篇大論 滔滔不絕 以15分鐘為限 2 不可從頭到尾沉默到底 3 不可取用不正確的資料 4 不要盡談些期待性的預測 5 不可做人身攻擊 6 不應(yīng)打斷他人的發(fā)言 7 不要談到抽象論或觀念論 8 不可對發(fā)言者吹毛求疵 9 不要中途離席 會議禁忌 4 主持定期會議的要點 42 會議中的溝通技巧 4 主持定期會議的要點 避免公事公辦私下溝通出示方案尋求支持達成一致想到不同意見提出共同方案提請決策 43 溝通的策略 溝通前 想好目的規(guī)劃策略溝通的熱身溝通中 不要單刀直入堅持目的讓對方了解 取得對方理解了解對方的觀點取得對方支持溝通后 感謝對方的時間與對方保持聯(lián)系回報對方 4 主持定期會議的要點 44 主持人結(jié)論 界定問題重點 處理問題方向 目標標準 著手范圍 行動原則 期望的效果 截止期限 5 會議的跟蹤系統(tǒng) 45 會議后的檢查 詢問與會者對會議的動機和目的是否明確 確保每人是否即使得到議程和資料 會議是否準時開始 是否遵守議程安排 是否達到會議目的 任務(wù)是否分配妥當 任務(wù)是否都規(guī)定了完成期限 會議中有多大比例的時間是缺乏效率的 5 會議的跟蹤系統(tǒng) 46 會議落實步驟 目標消化 工作時序 人力調(diào)配 督導兼施 人性管理 肯定鼓勵 管理稽核 綜合技巧 體會 了解工作目標 每一階段制定工作時間量 確認完成點 評估可動用人力 配合完成工作的時間分點 以期最優(yōu)化調(diào)配 自上而下的壓力式監(jiān)督方式 兼有輔導方式 將執(zhí)行方案用產(chǎn)品 服務(wù)的行銷方式推介給 用戶 使下屬接受并努力完成 以各種激勵方式使員工建立自信 以積極態(tài)度實施 工作進行過程中以各種行政手段強化管理 月 周 日計劃法 項目管理法 稽核分析法 5 會議的跟蹤系統(tǒng) 47 會議的跟蹤系統(tǒng) 5 會議的跟蹤系統(tǒng) 跟蹤是企業(yè)文化的延伸跟蹤是承諾文化跟蹤是執(zhí)行力的最佳體現(xiàn)跟蹤體現(xiàn)經(jīng)理人的工作能力跟蹤能考問人們的責任心 48 會議的跟蹤系統(tǒng) 5 會議的跟蹤系統(tǒng) 決策一定要有人承諾行動要承諾完成的時間要承諾完成的標準使用標準表格工具如有困難當即尋求支援下次會議一定匯報進程追蹤沒有結(jié)果時不進行會議 49 會議措施行動案例 5 會議的跟蹤系統(tǒng) 50 公司月度員工大會 6 公司月度員工大會 企業(yè)的溝通體系讓員工了解企業(yè)的橋梁企業(yè)全員參與各部門負責人親臨全面介紹企業(yè)各領(lǐng)域活動對特殊員工的表彰員工參與企業(yè)的管理活動員工的生日慶賀回答員工的問題 51 員工月度交流會 WHEN 10 00 10 0510 05 10 2010 20 10 3010 30 10 4510 45 11 0011 00 11 1011 10 11 2511 25 11 4011 40 11 4511 45 12 00 WHAT WHO 會議議程介紹公司狀況通報銷售進度 業(yè)績財務(wù)狀況近期主要公關(guān)活動美國總部新聞本月特殊員工好建議活動員工生日答疑解惑 LarryThomasJennyDavisBernardPetersonAlbertNancyJimmyThomas 6 公司月度員工大會 52 小型派工 碰頭會 老板交辦任務(wù) 會前溝通 找出障礙 消化 目標 計劃 研判 聆聽 原則 分析 方法 規(guī)格 例行會議 方向 職責 順序 會后建立共識 支援 激勵 追蹤 7 小型派工會 53 小型派工 碰頭會 時間簡短 半個小時主題單一簡潔傳達明確困難障礙清晰各方會前溝通確保采取措施可以站著開會 7 小型派工會 54 中大型會議管理 會議費用 會議場地 人員范圍 會議公告 嘉賓邀請 會議接待 對外協(xié)調(diào) 專題小組 住宿事宜 餐飲安排 會場控制 價格談判 操辦大型會議 文件制作 8 主持大型會議要點 55 中大型會議管理1 會議費用 人員范圍 文件制作 場地費餐飲費茶點費 2住宿費租車費司機費紅包橫幅費臨時房警察費記者費禮品費 規(guī)劃內(nèi)容特約寫稿稿件組織文本審查文本匯編文本制作文本發(fā)放總結(jié)制發(fā) 市場部公關(guān)部銷售部行政部人力部售后服務(wù)IT人員秘書處外包人員 操辦大型會議 專題小組 參加部門經(jīng)驗人員總指揮部禮儀制定 8 主持大型會議要點 56 中大型會議管理2 會議場地 會議公告 嘉賓邀請 檔次確定場地選擇價格談判停車場地指示牌位桌椅擺放名簽準備橫幅制作音響系統(tǒng)音響師電腦系統(tǒng)屏幕系統(tǒng) 公告起草部門確認時間地點會議要求與會人員會議日程會議事項 嘉賓確認發(fā)邀請人請柬制作發(fā)言確認發(fā)言稿件機場接站住宿安排餐飲陪同返程機票講課費用隨從人員禮品頒發(fā) 操辦大型會議 8 主持大型會議要點 57 中大型會議管理3 餐飲安排 價格談判 對外協(xié)調(diào) 通知記者廣告公司攝影攝像數(shù)字傳送禮品制作禮品發(fā)放公安部門相關(guān)部門 招待晚宴桌簽制作桌位安排陪同人員酒水標準飲料標準司機招待媒體招待 場地價格餐飲價格茶點價格住宿價格服務(wù)費用剪彩價格娛樂價格同聲傳譯 操辦大型會議 8 主持大型會議要點 58 中大型會議管理4 會場控制 會議接待 住宿事宜 確認航班接站牌名司機指定班車協(xié)調(diào)專人接站入關(guān)事宜 預定房間標準確認電話開通酒吧控制娛樂消費娛樂票證會后留住人走銷房 發(fā)日程表定主持人入場準備提醒鬧鐘場下示意音響監(jiān)督電腦操縱服務(wù)人員緊急服務(wù)休息時間平行