教你如何填寫職位說明書-(非常詳細(xì)看了就會)

編制各部門職位的職位說明書 根據(jù)各部門職責(zé)編制各職位說明書 職位說明書制定的原則是直接上級為下屬制定職位說明書 職位說明書實際上是傳遞了上級對下級的期望和要求 并且職位說明也要定期根據(jù)公司業(yè)務(wù)和戰(zhàn)略的變化而不斷更新和修訂 所以說為下級制定職位說明書也是管理者的一項職責(zé) 同時也有利于規(guī)范管理 職位說明書包括職位名稱 所在部門 報告關(guān)系 職位基薪等級 職位編號 編制日期 職位概要 職位位置 任職資格 資歷 所需資格證書 知識技能要求 能力要求 素質(zhì)要求 工作聯(lián)系 職業(yè)通道 職責(zé)要求 關(guān)鍵績效指標(biāo) KPI 簽字確認(rèn) 1 如何填寫 職位名稱 職位名稱是對工作名稱的進(jìn)一步明確 規(guī)范職位的名稱有利于進(jìn)行職位管理 2 如何填寫 所在部門 所在部門是指該職位所屬的機構(gòu)或部門 繁簡程度要是企業(yè)具體情況來定 原則是應(yīng)該寫到該職位所屬的最小組織細(xì)胞 一般會有以下幾種情況 機構(gòu)或公司的正職和副職填寫所在機構(gòu)或公司的名稱 各部門人員的所在部門填所在機構(gòu)或公司及對應(yīng)部門的名稱 如果部門內(nèi)還有處 則一般員工還應(yīng)該寫到屬于哪個處 例如 某一般規(guī)模子公司人力資源部員工 填 子公司名稱 人力資源部 如果部門很大 還分有各處 則招聘處的員工填 公司名稱 人力資源部招聘處 3 如何填寫 報告關(guān)系 報告關(guān)系指該職位的直接上級 一般會有以下幾種情況 機構(gòu) 包括子公司 分公司 事業(yè)部 分廠 或部門副職的直接上級是正職 各部門或機構(gòu)正職的直接上級是對應(yīng)的主管領(lǐng)導(dǎo) 各部門內(nèi)人員的直接上級一般來講都是該部門的正職 但如果部門內(nèi)還有處 則處長的直接上級是否部門正職 各處內(nèi)的員工直接上級是該處處長 4 如何填寫 職位薪資等級 職位薪資等級是指該職位經(jīng)過職位評估和薪酬設(shè)計后的薪資等和級別的位置 5 如何填寫 職位編號 職位編號是指職位的代碼 組織中的每個職位都應(yīng)當(dāng)能有一個代碼 編碼的繁簡程度視企業(yè)具體需要而定 職位編號的目的是為了便于快速查找所有的職位 職位編碼的步驟 為整個集團所有機構(gòu)進(jìn)行編號 機構(gòu)內(nèi)部門編碼 對部門內(nèi)各處進(jìn)行編碼 對各處職位進(jìn)行編碼 例如 某一職位編碼01010202 表示公司某區(qū)局綜合部人力資源部副主任這一欄將在全公司職位說明書編制完成后由人力資源部為全公司所有職位說明書統(tǒng)一編號并填補上 6 如何填寫 編制日期 編制日期是指工作說明書的具體編寫日期是什么時間 這一欄可以暫時不填 將在職位說明書出臺時有人力資源部統(tǒng)一填補上 職位概要也就是職位設(shè)置的目的 應(yīng)該用一句話簡單地概括工作的主要功能 簡短而準(zhǔn)確地表示該職位為什么存在 機構(gòu)整體目的的哪一部分由該職位完成 該職位對機構(gòu)的獨特貢獻(xiàn)是什么 如果該職位不存在 會有什么工作完不成 我們究竟為什么需要這一職位 例如 對于空調(diào)公司設(shè)備科經(jīng)理來說 其職位設(shè)置的目的如下 如果有異議的話 我們常常在后面加 限制 和條件 這是確保了這些重要條件確實得以明確說明而未被遺漏 在上面結(jié)果例子中 并不是不惜任何代價進(jìn)行生產(chǎn) 7 如何填寫 職位概要 8 如何填寫 職位概要 職位設(shè)置的目的部分還應(yīng)當(dāng)描述工作的總體性質(zhì) 因此只列出其主要功能或活動即可 這樣 對于車間的編程員來說 其職位設(shè)置的目的可以描述為 指導(dǎo)所有的數(shù)據(jù)處理的操作 對數(shù)據(jù)進(jìn)行控制以及滿足數(shù)據(jù)準(zhǔn)備方面的要求 對于物料科經(jīng)理這一工作來說 它的綜述可以描寫為 組織購買 運輸以及存儲和分配生產(chǎn)線上所需要的所有材料 應(yīng)力圖避免在工作綜述中出現(xiàn)象 執(zhí)行需要完成的其它任務(wù) 這樣的籠統(tǒng)性描述 雖然這樣的描述可以為監(jiān)督人員分派工作提供更大的靈活度 但專家明確認(rèn)為 如果一項經(jīng)?？梢钥吹降墓ぷ鲀?nèi)容不被明確寫進(jìn)工作描述 而只是用象 所分配的其它任務(wù) 一類的語言 就很可能會成為逃避責(zé)任的一種托辭 因為這使得對工作的性質(zhì)以及人員需要完成的工作的敘述出現(xiàn)了漏洞 9 如何填寫 職位位置 職位位置表明本職位在整個組織中所處的層級和位置 例如 某公司招聘主管的職位位置 招聘專員 主管副總 人力資源部經(jīng)理 勞資主管 培訓(xùn)主管 薪酬主管 考核主管 招聘主管 同一直接主管之下的 平級的其他職位名稱 直接主管職位名稱 二級主管職位名稱 10 1 如何填寫 職責(zé)要求 工作的責(zé)任與任務(wù)是編寫說明書最為繁雜的部分 為了了解和描述職位的情況 至關(guān)重要的是要明確提供該職位的職責(zé)范圍和權(quán)限 職位的職責(zé)來自于組織使命的分解 按照組織的要求 本職位應(yīng)該做什么 在編寫職責(zé)時 首先應(yīng)該將本職位職責(zé)的幾個大塊找出來 即本職位應(yīng)該做那幾方面的事情 然后對每塊事情進(jìn)行具體描述 在具體描述時 每一條職責(zé) 都應(yīng)盡量以流程的形式描述 盡量講清楚每件事的輸入與輸出 描述的格式為 動詞 名詞賓語 進(jìn)一步描述任務(wù)的詞語 10 2 如何填寫 職責(zé)要求 職位的職責(zé)分解 10 3 如何填寫 職責(zé)要求 例如 對某辦公室主任來說 首先把此職位的職責(zé)大塊找出來 經(jīng)分析有文秘管理 檔案管理 日常行政管理 部門管理這四大塊 對于其他不好歸類的內(nèi)容列入 其他 這一欄 具體描述時 比如對文秘管理中的第一條職責(zé) 動詞 是 組織擬定并審核 名詞賓語 是 本所各種公文 報告和會議文件行文規(guī)范 簽發(fā)程序制度 進(jìn)一步描述任務(wù)的詞語 是 提出意見 批準(zhǔn)后督導(dǎo)實施 這條職責(zé)由于簡化沒有寫輸入與輸出 但作為調(diào)查資料 還是要求能夠?qū)懬宄?又比如在 根據(jù)國家科技發(fā)展方針 政策和上級領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)有關(guān)科研生產(chǎn)管理工作的條例 辦法 決定 實施細(xì)則及有關(guān)指令 制定有關(guān)科研生產(chǎn)管理制度 報直接上級 經(jīng)批準(zhǔn)后督導(dǎo)實施 這條職責(zé)中 輸入 是 國家科技發(fā)展方針 政策和上級領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)有關(guān)科研生產(chǎn)管理工作的條例 辦法 決定 實施細(xì)則及有關(guān)指令 輸出 是 報直接上級 希望大家能夠盡量以后一種形式來對每條職責(zé)進(jìn)行描述 10 4 如何填寫 職責(zé)要求 在職位職責(zé)的描述中 重要的是清楚的界定每一職責(zé)上的權(quán)限 應(yīng)該用精心選擇的動詞恰當(dāng)?shù)孛枋鰴?quán)限范圍 在職位說明書的編制過程中 經(jīng)常會碰到下面這些情況 針對制度 方案 計劃等文件可以用草擬 擬訂 審核 審定 轉(zhuǎn)呈 提交 下達(dá) 備案 存檔 提出意見等動詞 針對信息 資料可以用調(diào)查 收集 整理 分析 研究 總結(jié) 提供 匯報 反饋 轉(zhuǎn)達(dá) 通知 發(fā)布 維護管理等動詞 關(guān)于某項工作 上級 可以用主持 組織 指導(dǎo) 安排 協(xié)調(diào) 監(jiān)督 管理 會同 審批 審定 簽發(fā) 批準(zhǔn) 評估等動詞 思考行為可以用研究 分析 評估 建議 參與 推薦 計劃等動詞 直接行動可以用組織 執(zhí)行 指導(dǎo) 控制 監(jiān)管 采用 參加 闡明 解釋 提供 協(xié)助等動詞 上級行為可以用批準(zhǔn) 指導(dǎo) 確立 規(guī)劃 監(jiān)督等動詞 10 5 如何填寫 職責(zé)要求 管理行為可以用達(dá)到 評估 控制 協(xié)調(diào) 確保 鑒定 保持 監(jiān)督等動詞 專家行為可以用分析 協(xié)助 促使 聯(lián)絡(luò) 建議 推薦 支持 評估 評價等動詞 下級行為可以用檢查 核對 收集 獲得 提交 辦理等動詞 例如 在編制某一文件的過程中 部門負(fù)責(zé)人組織擬訂文件 一般文員可能只是按部門內(nèi)主管的要求收集一些資料 然后主管草擬文件 主管副總審核文件并提出意見 總經(jīng)理最終批準(zhǔn)文件 這些動詞清楚 準(zhǔn)確的表明了相應(yīng)職位在流程中的權(quán)限 11 如何填寫 關(guān)鍵業(yè)績指標(biāo) 績效指標(biāo)是指從哪些方面 以什么標(biāo)準(zhǔn)去評價該職位工作的效果 績效可以體現(xiàn)在兩方面 一個是工作的結(jié)果 另一個是在工作過程中高績效的行為 因此績效指標(biāo)也分為結(jié)果界定和行為界定 對管理者來說 績效指標(biāo)是考核依據(jù) 對員工來說是卻是行為導(dǎo)向 因此績效指標(biāo)的設(shè)定在兼顧工作性質(zhì)的同時 應(yīng)充分考慮公司的戰(zhàn)略及價值觀 職位說明書中的考核指標(biāo)只需到考核方面即可 在考核制度中將會對考核指標(biāo)進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)分級的描述 12 如何填寫 任職資格 任職資格是決定職位價值 招募 培訓(xùn)等的重要依據(jù) 任職資格的規(guī)定要嚴(yán)格界定為工作所要求的 必須從理論或者實證地證明與工作績效有因果關(guān)系 任職資格是對應(yīng)職者的要求 不是針對現(xiàn)有人員的要求 任職資格包括以下這些項目 資歷所需資格證書知識要求技能要求能力要求素質(zhì)要求 12 1 如何填寫 資歷 資歷包括學(xué)歷 學(xué)位 所學(xué)專業(yè) 或接受何種培訓(xùn) 職稱和工作經(jīng)驗 包括一般工作經(jīng)驗和特殊工作經(jīng)驗 資歷一般作為參考要求 例如 某公司一個薪酬主管的資歷要求是 人力資源管理或工商管理專業(yè) 大學(xué)本科畢業(yè) 從事過人力資源管理工作三年 某房地產(chǎn)公司一級預(yù)算工程師的資歷要求是 大學(xué)本科 工民建 暖通 給排水 電氣 建筑經(jīng)濟等相關(guān)專業(yè)或者復(fù)合型人才 有一定業(yè)界知名度 八年大型工程造價控制工作經(jīng)驗并主持過兩個以上大型 30萬平米以上 公共建筑工程造價控制工作 某集團公司企業(yè)管理部經(jīng)理的資歷要求是 MBA 八年以上工作經(jīng)驗 其中有管理一個子企業(yè)的工作經(jīng)驗 12 2 如何填寫 所需資格證書 所需資格證書不是職稱 而是指從事本工作所必須的證照 例如 出納必須有會計證才能上崗 某公司財務(wù)部經(jīng)理需要 注冊會計師證 某房地產(chǎn)公司一級預(yù)算工程師需要 注冊造價工程師證 某動力廠維修電工需要 高低壓電工運行維修本和普通電 氣焊本 某動力廠司爐工需要 司爐本 環(huán)保本 某儲運公司客車隊班車司機需要 大客車駕駛執(zhí)照 12 3 1 如何填寫 知識要求 知識要求包括業(yè)務(wù)知識和管理知識 這些知識都應(yīng)區(qū)分其廣博程度和精通程度 例如 廣博程度可以用系統(tǒng)級的 還是子系統(tǒng)級等詞或者能區(qū)分出知識廣泛程度的詞加以區(qū)別 精通程度可以用知曉 熟悉 精通等詞加以區(qū)別 業(yè)務(wù)知識是指該職位開展業(yè)務(wù)工作時所必須接具備的知識 例如 一個辦公室主任 要擬訂各種文件 必須熟悉各類文稿的行文格式 體例這些知識 一個軟件設(shè)計人員必須精通相應(yīng)的軟件語言知識 一個人力資源管理咨詢師必須精通工作分析的方法 薪點制方法 考核設(shè)計的方法 KPI BSC 12 3 2 如何填寫 知識要求 一個集團企業(yè)管理部經(jīng)理應(yīng)具備的業(yè)務(wù)知識有 熟悉集團戰(zhàn)略 高水準(zhǔn)的企業(yè)經(jīng)營計劃管理理念 模式 程序 方法 熟悉國家經(jīng)貿(mào)委等政府部門在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營 安全生產(chǎn) 質(zhì)量管理 技術(shù)標(biāo)準(zhǔn) 統(tǒng)計等方面的工作要求 熟悉先進(jìn)企業(yè)信息化建設(shè)的經(jīng)驗 程序 辦法 了解公司經(jīng)營管理中有關(guān)的國家及國際商務(wù)方面的法律基本知識 管理知識是針對管理職位或兼有管理職能的職位而言的 是指該職位在進(jìn)行管理工作時所必須具備的知識 例如 作為一個室主任 必須知曉必要的財務(wù)知識 人力資源管理知識 時間管理知識等等 一個集團企業(yè)管理部經(jīng)理應(yīng)具備的業(yè)務(wù)知識有 熟悉集團公司相關(guān)管理制度 體系 規(guī)范 標(biāo)準(zhǔn) 組織機構(gòu)和各部門職能 相關(guān)工作的運作流程 知曉業(yè)務(wù)流程重組與改進(jìn)的知識 熟悉分解及分派任務(wù) 時間管理 監(jiān)督與指導(dǎo)工作 領(lǐng)導(dǎo) 考核激勵 溝通 培訓(xùn)開發(fā)的方法和技巧 熟悉團隊間建立合作伙伴關(guān)系的方式與方法 熟悉信息調(diào)研的方法和相關(guān)信息來源的途徑 12 4 1 如何填寫 技能要求 技能包括基本技能和業(yè)務(wù)技能 這些技能都應(yīng)區(qū)分其熟練程度 對于外語和計算機的應(yīng)用等技能可以參照國家統(tǒng)一規(guī)定的級別來區(qū)分 例如 英語四級 計算機三級 對于沒有國家統(tǒng)一規(guī)定的技能可以用行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)或本所標(biāo)準(zhǔn)來加以區(qū)分 基本技能是指完成各種工作時都需要具備的通用的操作技術(shù) 通常指 寫作能力 外語能力和計算機能力 例如 一個大的集團辦公室主任應(yīng)具備的基本技能有 外語四級 能夠閱讀一般英文資料 能用外語進(jìn)行日常交流 能夠熟練使用OFFICE辦公軟件 能夠撰寫集團領(lǐng)導(dǎo)的發(fā)言稿 宣傳材料以及以集團公司名義下發(fā)的文件 報告 一個預(yù)算工程師應(yīng)具備的基本技能有 良好的公文寫作能力 能夠閱讀專業(yè)英文資料 熟練掌握數(shù)據(jù)庫管理 工程造價相關(guān)軟件及網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用 12 4 2 如何填寫 技能要求 業(yè)務(wù)技能是指運用所掌握的業(yè)務(wù)完成業(yè)務(wù)工作的能力 例如 對于一個集團公司辦公室主任來說 應(yīng)該具備的業(yè)務(wù)技能有 能夠撰寫集團領(lǐng)導(dǎo)的發(fā)言稿 宣傳材料以及以集團公司名義下發(fā)的文件 報告 能夠運用行政管理知識建設(shè)并維護內(nèi)外部工作關(guān)系 能夠運用文秘管理知識處理好文書 檔案等管理工作 能夠運用公關(guān)技巧建立良好企業(yè)形象 協(xié)調(diào)公共關(guān)系 能夠運用人員管理的方法和技巧有效地對下屬進(jìn)行管理與開發(fā) 能有效進(jìn)行信息收集和提供 對于一個一級預(yù)算工程師來說 應(yīng)該具備的業(yè)務(wù)技能是 能夠獨立從事大型項目 30萬平米以上 的標(biāo)書編制 標(biāo)底計算 工程預(yù)結(jié)算 對于一個人力資源管理高級咨詢師來說 應(yīng)該具備的業(yè)務(wù)技能是 能夠獨立主持大型項目 指擁有全資子公司 控股子公司 分公司 事業(yè)部 分廠 項目組等各種下屬機構(gòu)的集團 的組織設(shè)計 工作分析 薪酬與考核體系的設(shè)計 12 5 1 如何填寫 能力要求 能力要求是指完成工作應(yīng)具備的一些能力方面的要求 這些要求包括需要什么能力及其級別 能力要求是指該職位對任職者最需要的能力要求 能力要求一般不宜多 三到五個即可 常見的能力有 學(xué)習(xí)能力 通過自學(xué)更新知識結(jié)構(gòu) 吸收新事物 新工具 新方法的能力 在工作中總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)的能力 開辟新的學(xué)習(xí)渠道 收集新的信息的能力 創(chuàng)新能力 思維靈活 能夠從不同的角度思考問題并提出新設(shè)想 新方案的能力 改進(jìn)工作方式和方法的能力 開拓新局面的能力 協(xié)調(diào)能力 處理組織內(nèi) 外的人際關(guān)系 沖突和矛盾的能力 協(xié)調(diào)平衡大家的利益 促成 共贏 合作的能力 溝通能力 語言準(zhǔn)確并簡捷地表達(dá)自己的思想和感情的能力 善解人意 與人取得共識的能力 通過說服改變對方行為的能力 12 5 2 如何填寫 能力要求 分析判斷能力 對現(xiàn)有信息進(jìn)行分析 找出相關(guān)因素的能力 在分析的基礎(chǔ)上 對問題的性質(zhì) 根源及其發(fā)展趨勢進(jìn)行判別的能力 問題解決能力 在不同環(huán)境 不同層面中發(fā)現(xiàn)問題的能力 面對問題提出解決思路的能力 解決問題的周到程度 解決問題的效率 適應(yīng)能力 熟悉新環(huán)境 新關(guān)系 新位置的能力 根據(jù)不同的環(huán)境和條件調(diào)整自己的心態(tài)和工作方法的能力 在新的組織關(guān)系下定位自身角色 了解其他成員對于自己的期望并與人合作的能力 培養(yǎng)指導(dǎo)下屬能力 發(fā)現(xiàn)下屬的特點 合理用人的能力 因人施教 開發(fā)下屬的能力 計劃能力 對未來進(jìn)行預(yù)測的能力 在預(yù)測基礎(chǔ)上制定有效目標(biāo)的能力 分步驟有效實施目標(biāo)的能力 組織能力 挖掘資源的能力 統(tǒng)籌安排 提高資源綜合利用的效率的能力 控制能力 面對各種局面 考慮并把握各方面的因素 使事情在自己的掌握之中 朝著自己期望的方向發(fā)展的能力 緊急情況下 能利用各種有效的方法 穩(wěn)定局面 使事情正常 有序地發(fā)展的能力 12 5 3 如何填寫 能力要求 執(zhí)行能力 領(lǐng)會目標(biāo)要求 完成任務(wù)的能力 執(zhí)行過程中應(yīng)變的能力 信息檢索能力 對信息的敏感性 積累與本職位工作相關(guān)的信息 掌握本領(lǐng)域最新動態(tài)的能力 在大量信息中 篩選有效信息的能力 領(lǐng)悟能力 領(lǐng)會計劃 方案 他人意圖的正確性 在領(lǐng)會的基礎(chǔ)上 舉一反三 做出系列反應(yīng)的能力 舉例說明 一個辦公室主任的能力要求是 計劃能力 組織能力 協(xié)調(diào)能力 激勵下屬的能力 控制能力 一個人力資源部薪酬主管的能力要求是 領(lǐng)悟能力 溝通能力 問題解決能力 學(xué)習(xí)能力 市場策劃人員的能力要求是 信息檢索能力 分析判斷能力 創(chuàng)新能力 學(xué)習(xí)能力 溝通能力 銷售人員的能力要求是 公關(guān)能力 溝通能力 拓展能力 適應(yīng)能力 事務(wù)類人員只需要執(zhí)行能力 12 6 1 如何填寫 素質(zhì)要求 素質(zhì)是指一個人的潛在特質(zhì) 與生俱來 一般不宜改變 素質(zhì)要求是指該職位對任職者最需要的個性或特質(zhì)的要求 素質(zhì)要求一般不宜多 一到兩個即可 常見的素質(zhì)有 情緒穩(wěn)定性 當(dāng)有意外發(fā)生時 能保持心情平靜 頭腦清醒 能很快地調(diào)節(jié)自己 恢復(fù)常態(tài) 處變不驚 臨危不亂 心理承受力 坦然面對困難 壓力 挫折和復(fù)雜局面 積極采取措施去適應(yīng) 解決它 百折不撓 永不言敗 心胸開闊 宰相肚里能撐船 忠誠 對組織 事業(yè) 職責(zé)感情真摯 忠心耿耿 忠實可靠 為組織發(fā)展不遺余力地貢獻(xiàn)自己的力量 無論遇到多大困難 絕不放棄 全力以赴地幫助組織渡過難關(guān) 不遺余力維護組織聲譽 自我認(rèn)識 有自知之明 對自己的能力和性格有客觀而全面的認(rèn)識 清醒地認(rèn)識自己的缺點 明確自己在組織中適合的位置 量力而行 12 6 2 如何填寫 素質(zhì)要求 團隊合作精神 對團隊共同的目標(biāo) 價值觀有深刻的理解和認(rèn)同 愿意為實現(xiàn)共同目標(biāo)而盡自己最大的努力 明確自己在團隊中的角色 承認(rèn)并尊重其他工作伙伴的工作對自己的工作以及團隊的重要性 開誠布公 愿意 善于與團隊成員交流問題 分享經(jīng)驗 為了維護團隊利益愿意調(diào)整自己的利益 能主動維護團隊形象 全局意識 能全盤考慮問題 清楚哪些東西對于整個大局是重要的 哪些東西則是不重要的 不會為了小事而誤大局 為了顧全大局 能犧牲局部利益 大局利益受到損害時 挺身而出維護大局利益 人際敏感性 能敏銳 準(zhǔn)確地覺察他人對自己的態(tài)度和需求 能正確判斷某個群體內(nèi)部的人際氣氛及其細(xì)微變化 責(zé)任心 非常清楚自己的責(zé)任 對本職工作一絲不茍 精益求精 遇到困難時 能堅韌不拔地克服困難 工作第一 有奉獻(xiàn)精神 出現(xiàn)失誤 敢于承擔(dān)責(zé)任 并千方百計加以補救 原則性 原則明確 是非分明 實事求是 隨時用自己言行維護原則 即使碰到困難 也會堅持原則 對于有違反原則的事情 會堅決與之作斗爭 12 6 3 如何填寫 素質(zhì)要求 成就動機 不滿足于已取得的成就 不斷為自己提出更高的目標(biāo) 或是對工作的完成情況