餐飲管理層培訓之5--食品原材料采購供應管理

第五章 食品原材料采購供應管理采購供應管理的好壞，直接影響廚房生產、產品質量、成本消耗和經濟交益。第一節(jié)食品原材料采購管理一、食品原材料采購管理組織形式（一）企業(yè)采購部組織形式企業(yè)采購部組織形式是全店統(tǒng)一設立采購部。（二）餐飲部門采購組織形式餐飲部門采購組織形式是一種分部管理方式。二、食品原材料采購管理工作方針上述工作方針的具體要求是：1、在采購渠道上堅持“先國有，后個體；先市內，后市外；先國內，后國外”。2、在貨源供應上堅持以廚房生產和餐廳銷售為中心，做到適用、適銷、適時、適量。具體體現(xiàn)為：“品種對路、質量優(yōu)良、價格合理、數(shù)量適當、到貨準時”。3、在采購價格上堅持掌握市場行情，減少流通環(huán)節(jié)，做到“價比三家、貨比三家”。三、食品原材料采購計劃編制方法（一）年度計劃編制方法年度計劃主要是確定食品原材料采購資金和業(yè)務周轉金需要量。因此，年度食品原材料采購計劃只能從降低庫存量、加快資金周轉、節(jié)約費用開支的角度出發(fā)，確定年度食品原材料采購資金，并由此確定采購業(yè)務周轉金。1、直接計算法。2、間接計算法。間接計算法是以上年度食品原材料采購資金實際耗用量為基礎，分析業(yè)務量增減變化和上年度食品原材料采購資金周轉的合理程度來確定采購資金需要量。（二）月度計劃編制方法1、食品庫房根據(jù)食品原材料消耗方式和庫存周期不同，分類確定進貨間隔周期。2、根據(jù)歷史資料，掌握各類食品原材料月度日均需要量，確定進貨數(shù)量。3、編制月度采購計劃。（三）日常訂貨計劃編制方法1、月度采購計劃主要適用于進貨間隔期一周以上的食品原材料。其計劃編制方法是廚房根據(jù)生產業(yè)務需要，于前12天分類填寫請購單，確定各種鮮活食品原材料的采購數(shù)量，經采購經理審批后交食品采購組辦理。四、食品原材料采購價格確定為貫徹“掌握市場行情、減少流通環(huán)節(jié)，堅持價比三家，貨比三家”的原則，采購管理中必須加強食品原材料定價管理，控制采購價格，防止舞弊行為，降低成本開支。其定價程序是：客房報價 采購供應部定價 總經理審批。1、正常庫存的食品原材料，采購人員必須取得三家以上的客戶報價，包括人民幣或外幣報價，加蓋供貨單位公章，交采購供應部經理召集采購員集體定價后，才能辦購。2、客戶每天交貨的鮮活食品原材料，采用定期定價程序。一般以710天左右為一定價期。3、庫存周期較長的干貨，包括海味、糧油米面、調料等食品原材料，每月定價一次。五、食品原材料采購管理組織方法1、正常庫存食品原材料補充。正常庫存是指進貨間隔期一周以上的食品原材料。采購人員將采購計劃落實后，將供貨單位、供貨時間、品種、數(shù)量等通知食品庫房，以便庫房做好驗收準備。2、每日進貨的鮮活原材料采購。3、季節(jié)性食品原材料采購。4、短期儲備的鮮活材料采購。5、計劃外急需的食品原材料采購6、新貨原材料采購。7、酒水飲料采購。進口酒、國產酒一般每月進貨一次，啤酒、飲料一般510天進貨一次。酒水飲料單設庫房，由企業(yè)酒水部統(tǒng)一管理。8、煙草采購。9、海外進口食品原材料采購。10、食品原材料采購提貨。六、食品原材料采購合同管理（一）簽訂采購合同的原則1、代表法定人原則。2、內容合法原則。3、平等互利原則。4、等價有償原則。（二）采購合同的內容1、標的。2、價格。3、數(shù)量。4、期限。5、經濟責任。6、其他條款。（三）合同管理及注意事項首先，要查明情況。七、對采購人員的素質要求1、有強烈的事業(yè)心和責任感。2、有較豐富的商品知識。3、有效強的社交活動能力。4、有一定政策水平和法律知識。5、廉潔奉公，不謀私利。第二節(jié)食品原材料庫房管理一、食品原材料庫房設備（一）食品庫房種類1、干貨調料庫。它以正常室溫為主，對溫度沒有要求，主要儲存一般干貨原材料。2、化解庫。3、冷庫。4、極冷庫。5、酒水庫。（二）食品庫房管理組織形式1、倉管部管理形式。倉管部組織形式內部設倉管部經理、內勤記賬員、庫房保管員等主要工種。2、餐飲部門庫房管理形式。二、食品原材料庫房管理任務（一）當好參謀、發(fā)揮蓄水池作用（二）科學儲存保管、控制庫存業(yè)務（三）制定工作程序、嚴格管理制度（四）做好出入庫管理、完善賬務手續(xù)三、食品原材料庫房管理基本制度和要求（一）庫房管理基本制度1、四禁制度。2、四不制度。3、四隔離制度。4、三先一不原則。5、四防制度。即防火、防盜、防腐、防毒。（二）庫房管理基本要求1、六化要求。2、四懂要求。3、四會要求。四、食品原材料庫房管理程序和方法（一）入庫驗收1、所有食品原材料和餐茶用品入庫，必須辦理入庫驗收手續(xù)。2、食品原材料和餐茶用品驗收，根據(jù)貨物不同，分別采用點數(shù)、過稱、點箱、清盒、數(shù)瓶等方法，逐一點清。凡有包裝的貨物，在驗包過磅的基礎上，堅持一般性貨物少驗，貴重易碎貨物多驗，完整無缺的少驗，有破損的多驗，本地的少驗，國外、外埠的多驗，易潮易變的多驗，混裝貨物全驗，以防止短缺，保證驗收質量。3、凡辦理驗收手續(xù)的物品，必須填制入庫驗收單，庫房據(jù)以記帳，并送財務部門一份辦理付款手續(xù)。（二）庫房儲藏保管1、食品庫房設庫管員，負責所管庫房食品原材料、餐茶用品和雜品的人庫驗收、儲藏保管、出庫發(fā)貨、明細賬登記、庫房盤點、報表傳送和安全衛(wèi)生等各項日常管理工作。2、原材料貨架離地面20厘米以上，離墻面10厘米以上。每個堆位或貨位上的食品原材料和餐茶用品必須按種類不同，分別設立“進、出、存”貨卡。并與明細賬和堆位或貨位上的實存貨品核對，做到賬、物、卡相符。3、建立“庫存物品明細賬”。準確記錄庫存物品的來龍去脈，做到庫存物品“三對口”，即庫存物品與明細賬對口、庫存物品同貨卡對口、貨卡庫存余額和明細賬余額對口。4、庫房管理員每月對各類食品原材料和餐茶用品進行盤點，并根據(jù)“庫存物品明細賬”記錄的收、付發(fā)生額和余額數(shù)，編制食品庫“進、銷、調、存月報表”，分送庫房辦公室、餐飲部、采購部和財務部。5、庫存食品原材料應根據(jù)種類、日均消耗和間隔期不同，分別建立最高存量和最低存量。6、庫房管理員對所管食品原材料和餐茶用品，應經常檢查。對滯存庫房時間較長的物品應主動向餐飲部經理和倉管部經理反映滯存情況；對損壞、發(fā)霉、變味、變質和超期儲存的食品原材料和餐茶用品，應及時提出處理意見。7、庫房管理過程中，要根據(jù)食品原材料種類、儲存期和要求不同，采用不同的方法，做好儲存保管。（三）庫房盤點1、各庫房所保管的食品原材料和餐茶用品每月至少盤存一次，時間一般在月末最后3天內。2、庫房盤點要逐庫進行。3、庫房盤點后，對各庫房盤盈、盤虧結果要作具體分析，查明原因，填制“盤虧”。（四）出庫管理1、各廚房、各餐廳及酒吧、宴會廳領用食品原材料和餐茶用品，必須填寫“庫房領料單”或“內部調撥單”，經使用部門經理或主管簽字方能領取。嚴禁先發(fā)貨，不得到庫內發(fā)貨。2、所有食品原材料和餐茶用品出庫，必須在庫房辦公地點或指定的地點發(fā)貨，不得到庫內發(fā)貨。發(fā)貨時須按領料單或調撥單要求，逐件點清。3、食品原材料出庫后，庫房管理員當天應根據(jù)出庫單調整各貨架或堆位庫存貨卡和庫存物品明細賬，物品與賬面分開，以及時反映庫存食品原材料增減變化情況，隨時保證賬、物、卡相符。4、必須在月度終了前規(guī)定的時間內向庫房管理員報送下月食品原材料和餐茶用品補充進貨計劃，時間一般為每月25日左右，臨時補充進貨必須提前34天報庫房管理員，以便倉管部匯總制定月度采購訂貨計劃。（五）庫房進銷調存統(tǒng)計匯總和報表傳遞記賬員或內勤將各庫房各種賬卡、報表匯總、整理歸類，然后統(tǒng)一入賬。五、食品原材料庫房管理人員工作考核1、庫房勞動效率。其勞動效率的高低，可用收發(fā)貨筆數(shù)、噸位數(shù)和保管物品噸位數(shù)來反映。2、賬貨相符率。因此，定期考核賬貨相符率，是評定庫房管理人員勞動好壞的重要指標。3、保管損失率。保管損失率是考核庫房管理人員儲存、保管食品原材料和餐茶用品的重要指標。4、單位庫存容量。因此，在保證食品原材料安全、衛(wèi)生的前提下，庫存容量的合理程度就成為庫房面積利用的制約因素。通過單位庫存容量考核，可以促使庫房管理人員合理使用庫房，節(jié)省增加庫房面積的費用開支。第三節(jié)食品原材料采購供應管理控制一、采購計劃控制采購計劃主要是確定食品原材料采購資金和周轉資金。1、采購數(shù)量和實際成本控制。采購人員每月必須根據(jù)各類食品原材料的耗用情況，按月度計劃組織進貨。財務人員要做好審批，控制采購成本支出，生產人員要控制實際成本消耗，防止因采購數(shù)量過多和實際成本大量增加，減少銀行存款。2、庫存資金控制。3、資金周轉控制。二、庫存容量控制庫存容量是影響采購計劃能否順利完成的關鍵，它直接決定資金周轉速度。最高存量是每次進貨入庫時所達到的最大儲存量。最低存量是隨著生產業(yè)務的進行，食品原材料不斷被消耗，庫存量下降到最低點時的儲存數(shù)量。（一）最高存量控制食品原材料最高存量是由庫存周期內的日均需要量和進貨間隔周期決定的?？刂谱罡叽媪恐攸c是抓好三個環(huán)節(jié)的工作：1、每次進貨前，庫房管理員根據(jù)食品原材料種類不同，分析庫存貨卡，掌握庫存余額。然后根據(jù)月度計劃要求和廚房生產需要，提出進貨補充計劃。2、進貨補充計劃要根據(jù)不同食品原材料進貨間隔周期，日均需要量和安全保險天數(shù)不同來確定，并制定采購單。經過部門經理和財務人員審批，然后組織進貨。3、每次進貨后，庫存量達到最高點。庫房管理人員要調整庫存貨卡，制作進貨報告，使最高存量基本符合儲備定額要求，防止過高過低；必要進，倉管部記賬員和財務人員要做好檢查，以此控制最高存量。（二）最低存量控制最低存量以滿足短時間內食品生產原材料需要為限度?？刂谱畹痛媪康年P鍵是要掌握不同種類的食品原材料的庫存余額，每天在庫存貨卡上做好貨物出入庫記錄，同時分析最近幾天的日均用量、安全天數(shù)和提前采購天數(shù)，算出最低存量。三、采購價格控制采購價格控制是降低采購成本的重要途徑，也是貫徹“掌握市場行情，做好采購供應，嚴格制度，廉潔奉公，保質保量，降低成本”的采購管理工作方針的重要措施。做好采購價格控制的其本方法是：1、堅持貨源報價、嚴格定價制度。2、執(zhí)行價格公開管理，社絕黑箱操作。3、嚴格檢查定價執(zhí)行情況，控制采購價格。庫房管理員每次入庫驗收時，應將實際采購價格和采購部制定的采購定價比較，控制定價執(zhí)行結果。四、經濟批量控制經濟批量是指花費在食品原材料的訂貨費用和存儲管理上的費用都是最低時的采購數(shù)量。影響經濟批量大小的因素主要有三個：一是訂貨費用，即每次訂貨時發(fā)生的差旅費、人員工資、運輸費用等，這部分費用的多少與每次訂貨數(shù)量無直接聯(lián)系，但與訂貨次數(shù)的多少成正比；二是存儲費用，即食品原材料庫存管理中發(fā)生的搬運費、倉管費、占用資金利息損失、儲存保管損失等；三是缺貨損失，即未能保持足夠存量而造成的損失，如價格折扣損失、臨時采購增加的訂貨費用等。在上述三種費用中，訂貨費用與訂貨次數(shù)成正比，存儲費用隨訂貨數(shù)量的變化而變化，缺貨損失則直接由訂貨數(shù)量不足造成。在庫存管理中，從降低訂貨費用看，要求加大訂貨批量、減少訂貨次數(shù)；從降低存儲費用來看，又要求減少訂貨批量，增加訂貨次數(shù)。經濟批量控制主要適用于消耗量較大、市場供應充足、存儲期較長或比較貴重而占用資金較多的干貨。1、分析庫存食品原材料結構、市場供應狀況、生產過程中的消耗情況，確定哪些種類的食品原材料需要采用經濟批量控制。只有供應正常又能較長時期儲存、價格較貴的干貨原材料才實行經濟批量控制。2、收集原始記錄，做好統(tǒng)計分析，積累有關數(shù)據(jù)。3、根據(jù)經濟批量和進貨周期，定期組織進貨，控制進貨數(shù)量。五、采購訂貨點控制采購訂貨點是指食品原材料庫存量下降到多少時提出訂貨。影響食品原材料訂貨點的因素主要有：訂貨期間的日均消耗量，訂貨期間的預計最大日均消耗量、提出訂貨到貨物入庫所需要的時間長短和安全存量。（一）安全存量法安全存量是指為保證客人突然增加后生產業(yè)務能不間斷地進行所需要的食品原材料最低存量。一般說來，鮮活原材料的安全存量12天的需