印鑒管理規(guī)定.docx

印鑒管理規(guī)定1 目的 為保證各類印鑒使用的合法性、嚴肅性和可靠性，杜絕違法行為，維護公司利益，特制定本規(guī)定。2 部門職責印鑒保管部門：負責所轄印鑒保存及使用管理。子公司總經(jīng)辦（人事行政部）：負責印鑒刻制的辦理及停用印鑒的管理、銷毀工作。用印部門：負責用印申請的提出。運營管理部：負責印鑒銷毀的現(xiàn)場監(jiān)督。 3 管理程序3.1 印鑒分類 本規(guī)定中印鑒主要包括：公司公章、財務(wù)專用章、法定代表人私章、合同章、部門章等。3.2 印鑒的使用范圍3.2.1 公司公章：主要用于以公司名義對外發(fā)文、經(jīng)營類的合同、協(xié)議、開具介紹信、報送報表等。3.2.2 財務(wù)專用章：主要用于辦理財會業(yè)務(wù)。3.2.3 法定代表人私章：主要用于公司變更登記、有價資產(chǎn)出售、銀行匯票、現(xiàn)金支票業(yè)務(wù)等。3.2.4 合同章：主要用于經(jīng)營類的合同、協(xié)議等文本。3.2.5 部門章：主要用于部門與部門業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的工作文件、聯(lián)系單等。3.3 子公司總經(jīng)辦（人事行政部）負責建立印鑒臺賬，明確各印鑒管理部門、責任部門職責，并定期或不定期對印鑒的使用、保管進行盤點。3.4 印鑒的刻制3.4.1 公司公章、子公司公章的刻制由印鑒需求部門填寫印鑒刻制/銷毀申請表，經(jīng)部門經(jīng)理、部門總經(jīng)理或子公司總經(jīng)理審核，報集團辦公室總經(jīng)理審批；合同章、部門章等的刻制由印鑒需求部門提出，經(jīng)部門經(jīng)理審核，報部門、子公司總經(jīng)理審批；財務(wù)專用章、發(fā)票專用章及法定代表人私章的刻制須經(jīng)部門經(jīng)理、區(qū)域財務(wù)總監(jiān)審核，公司財務(wù)總監(jiān)審批。子公司總經(jīng)辦負責辦理印鑒刻制事宜。公司及各子公司的公章、法定代表人私章、財務(wù)專用章及發(fā)票專用章須到集團辦公室備案。3.4.2 印鑒的形體和規(guī)格，按國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。3.4.3 刻制印鑒須到經(jīng)公安機關(guān)批準的正規(guī)印鑒刻制單位辦理。3.4.4 公司因機構(gòu)變動需刻制新印鑒時，更換舊印鑒須憑舊印鑒原樣，由管理部門提出申請，經(jīng)公司審批人同意后，到公安機關(guān)辦理刻章事宜。3.5 印鑒的領(lǐng)用3.5.1 公司印鑒由各指定印鑒保管人到印鑒管理部門辦理領(lǐng)用、登記手續(xù)。3.5.2 印鑒管理部門印鑒保管員應(yīng)建立印鑒領(lǐng)發(fā)臺帳。3.6 印鑒的啟用 新印鑒啟用前印鑒管理部門須做好戳記，下發(fā)啟用通知，注明啟用日期、發(fā)放單位和使用范圍，并留樣保存，以便備查。3.7 印鑒的保管3.7.1 公司行政公章由集團辦公室保管（特殊情況可授權(quán)保管）；子公司行政公章由子公司總經(jīng)辦（人事行政部）保管。3.7.2 合同專用公章由總經(jīng)辦（人事行政部）保管（特殊情況可授權(quán)保管）。3.7.3 財務(wù)專用章、法定代表人私章和發(fā)票專用章由區(qū)域財務(wù)總監(jiān)指定各區(qū)域財務(wù)部兩人以上分別保管。3.7.4 各部門印鑒由部門總經(jīng)理指定專人保管。3.7.5 各印鑒保管人員名單須報印鑒管理部門備案。3.7.6 印鑒保管須有記錄，注明公章名稱、頒發(fā)部門、枚數(shù)、收到日期、啟用日期、領(lǐng)取人、保管人、批準人、圖樣等信息。3.7.7 嚴禁員工私自將公司印鑒帶出公司使用。確因工作需要必須將印鑒帶出使用的，由用印人填寫印鑒使用審批單，經(jīng)公司主要負責人（公司為總裁；子公司為總經(jīng)理。下同）批準，并指定專人陪同方可借出。印鑒外出期間，借用人只可將印鑒用于申請事由，并對印鑒的使用后果承擔一切責任。3.7.8 印鑒保管人因事及休假離崗時，須由部門負責人指定人員暫時代管，以免貽誤工作。3.7.9 印鑒保管必須安全可靠，加鎖保存，不可私自委托他人代管，不可私自帶回家。3.7.10 印鑒發(fā)生被盜、遺失或異常動用，保管員應(yīng)保護現(xiàn)場，及時向印鑒保管部門領(lǐng)導匯報，配合查處。3.7.11 印鑒保管人因工作變動移交印鑒時，交接雙方須當面辦理手續(xù)，簽署印鑒交接表，注明移交人、接交人、監(jiān)交人（一般為本部門負責人）、移交時間、圖樣等信息。3.7.12 公司、子公司印鑒不得用于私人函件蓋印。員工因個人需要，須公司、子公司出具有效證明而使用公司印鑒時，須經(jīng)辦證員工部門負責人簽署意見，報公司、子公司主要負責人或其授權(quán)人審批。3.7.13 財務(wù)專用章、法定代表人私章和發(fā)票專用章保管要求3.7.13.1 財務(wù)專用章和法定代表人私章必須分開保管，不可一人同時保管使用，由區(qū)域財務(wù)總監(jiān)指定本區(qū)域財務(wù)部兩人分別保管。3.7.13.2 上班時間，印鑒必須放在帶鎖的抽屜中，休息或離開位置時必須上鎖；下班時印鑒必須放入柜中，不得隨意擺放。3.7.14 印鑒帶離財務(wù)部門，必須進行登記注明用途，財務(wù)經(jīng)理審核，報區(qū)域財務(wù)總監(jiān)審批。印鑒帶離必須是公司內(nèi)部兩人以上同行。3.8 印鑒使用管理3.8.1 對外簽署的合同或協(xié)議，經(jīng)法定代表人或其授權(quán)代理人在合同或協(xié)議上簽字（或簽章）后方可用印。3.8.2 各部門使用公司或子公司印鑒，需經(jīng)公司或子公司主要負責人或其授權(quán)人批準；使用部門業(yè)務(wù)章，需經(jīng)部門負責人批準。3.8.3 辦理公司、子公司印鑒蓋章事項，須由經(jīng)辦人填寫印鑒使用審批單，由部門領(lǐng)導審核，印鑒管理部門領(lǐng)導審核，公司或子公司主管領(lǐng)導審批后連同需蓋章文件一并交印鑒專管員，由其審核材料后用印。使用公司公章與公司法人代表私章的，均需公司董事長批準方可用印。3.8.4 印鑒使用必須建立登記臺帳，嚴格審批手續(xù)，不符合規(guī)定和未經(jīng)公司、子公司主管領(lǐng)導簽發(fā)的文件、合同等，印鑒管理人有權(quán)拒印。3.8.5 因工作事項緊急需蓋公章而主管領(lǐng)導外出無法簽批的，可電話向主管領(lǐng)導說明原因，征得同意后方可用印，事后承辦人應(yīng)盡快補辦簽批手續(xù)。3.8.6 嚴禁在空白合同、協(xié)議、證明及介紹信上用印。特殊情況必須填寫空白合同、協(xié)議等用印審批表并報公司董事長批準方可用印。3.8.7 印鑒保管員應(yīng)將印鑒使用審批單保存好，每年年底交印鑒管理部門匯總存檔。3.9 印鑒的停用3.9.1 有下列情況之一，相關(guān)印鑒須停用：3.9.1.1 公司名稱變動。3.9.1.2 印鑒使用損壞。3.9.1.3 印鑒遺失或被盜，聲明作廢。3.9.1.4 因公司名稱變動，但又有特殊情況需延遲停用的，由印鑒保管部門提出申請，經(jīng)總裁審批后可根據(jù)需要適當延遲。3.9.2 印鑒停用時須經(jīng)公司主要負責人批準，及時將停用印鑒交集團辦公室或子公司總經(jīng)辦（人事行政部）封存或銷毀，建立印鑒上交、存檔、銷毀登記檔案。3.9.3 印鑒停用時，由印鑒保管部門提出處理辦法，報公司總裁審批后，由集團辦公室或子公司總經(jīng)辦（人事行政部）處理及保管。3.10 印鑒的銷毀3.10.1 新印鑒啟用之日起，三日內(nèi)（或根據(jù)當?shù)毓膊块T的流程辦理）須銷毀舊印鑒，由印鑒管理部門提出銷毀申請并填寫印鑒銷毀審批表，經(jīng)公司主要負責人審批同意后方可銷毀。3.10.2 印鑒銷毀時由子公司聯(lián)系運營管理部監(jiān)督人員，到現(xiàn)場檢查