采購控制程序.doc

此文檔收集于網(wǎng)絡，如有侵權(quán)，請聯(lián)系網(wǎng)站刪除 寧波湖編物業(yè)管理有限公司 章節(jié)號7. 4 采購控制程序 版 本1/0 頁 次 1/6 1 目的對采購過程及供方進行控制，確保所采購的產(chǎn)品和供方提供的服務符合規(guī)定要求。2 適用范圍適用于對服務所需物資的采購、承擔服務項目分包合同的供方提供服務的控制，對供方進行選擇、評價和控制。3 主要職責3.1 辦公室負責辦公用品、工作服裝等物資的采購控制；3.2 各管理處負責機電設備和維修物資的采購控制；3.3 分管質(zhì)量的副總經(jīng)理或總經(jīng)理負責服務項目分包的采購控制；3.4 總經(jīng)理負責合格供方名錄的審批。3.5 各相關部門質(zhì)量檢查員負責對采購物資的實物質(zhì)量、分包服務項目的服務質(zhì)量進行檢驗和檢查。4 程序4.1 采購產(chǎn)品4.1.1 采購產(chǎn)品分類：a重要物資：維修建材、五金、機電及工作、保安器材、清潔用品等；b一般物資：零星采購的工具、維修與檢測設備等； c. 外包服務項目：綠化、電梯維護、水箱清洗、垃圾清運、復印機維護保養(yǎng)、中央空調(diào)維護保養(yǎng)等。辦公室負責編制采購物資分類明細表包括重要物資的進貨檢驗規(guī)程，經(jīng)管理者代表批準后實施。4.1.2 采購物資的審批a各部門根據(jù)工作需要填寫物料申購表或電話請示公司領導審批，或視具體情況再報上級有關部門批準。 寧波湖編物業(yè)管理有限公司 章節(jié)號7. 4 采購控制程序 版 本1/0 頁 次 2/6b.物料申購表應清楚寫明部門、物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格(估價)、申請購買時間、用途、質(zhì)量要求等。4.1.3 各相關部門負責實施采購。對于重要物資，應在合格物資供方名錄中選擇供方。對于第一次大量采購的重要物資，應與供方簽訂采購合同，明確品名規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、技術(shù)標準、驗收條件、違約責任及供貨期限等； 采購前，采購人員應核實物料申購表，并與供方溝通，確保規(guī)定的采購要求是充分的。4.1.4 外包的服務項目由分管副總或總經(jīng)理與合格服務供方簽訂合同，合同的內(nèi)容應包括：服務項目、服務內(nèi)容、責任人、服務質(zhì)量標準、履行期限、考核方法等。4.2 對合格物資供方的評價4.2.1 合格物資供方應具備的條件：a具備持續(xù)穩(wěn)定的合格產(chǎn)品供貨渠道；b具有良好的供應物資業(yè)績；c具有質(zhì)量保證能力的證明(必要時)；d價格合理；e服務良好。4.2.2 各相關部門根據(jù)采購物資的要求和服務需要，通過對物資和服務的質(zhì)量、價格、履約率等進行比較，選擇合適的供方，填寫物資供方評定記錄表進行評定，對同類的物資的供方，應同時選擇幾家以作比較，對符合要求的供方列入合格供方名錄；將合格供方名錄及物資供方評定記錄表報管理者代表審核、總經(jīng)理批準。4.2.3 對提供大件重要物資的供方，應提供質(zhì)量證明文件，以證實其產(chǎn)品質(zhì)量，適當時包括以下內(nèi)容：a.質(zhì)量管理體系認證證書； 寧波湖編物業(yè)管理有限公司 章節(jié)號7. 4 采購控制程序 版 本1/0 頁 次 3/6b.本公司對供方質(zhì)量管理體系進行審核的結(jié)果；c.本公司及供方其他顧客的滿意程度調(diào)查；4.2.4 對第一次提供重要物資的供方，除提供充分的書面證明材料外，應經(jīng)樣品檢驗及小批量試用，試用合格才能填寫物資供方評定記錄表，列入合格供方選擇范圍，經(jīng)管理者代表審核、總經(jīng)理批準后，可列入合格供方名錄。4.2.5 零星物資的采購，由使用人員對其規(guī)格型號進行驗證即為對此供方的評價和控制，不列入合格供方名錄。4.2.6 對連續(xù)兩次供應物資有嚴重不合格的物資供方，應取消其供方資格。4.3 服務供方的評價4.3.1 合格服務供方應具備的條件：a應在工商部門注冊、具有法人資格；b有從事過類似服務項目的優(yōu)良業(yè)績；c良好的質(zhì)量保證能力；d.有承擔相應服務項目的工作條件和實力，必要時，提供單位、人員的資質(zhì)證明；e服務供方在簽訂合同前，應提交對分包項目的服務方案：包括服務內(nèi)容、責任人、服務標準、完成時間、質(zhì)量保證等。4.3.2 各相關部門依據(jù)條件，對擬選擇的服務供方填寫服務供方評定記錄表進行評定，對符合要求的供方列入合格供方名錄；將合格供方名錄及服務供方評定記錄表報管理者代表審核、總經(jīng)理批準；4.3.3 分管副總或總經(jīng)理與合格服務供方簽訂服務合同，各相關部門依據(jù)合同對供方的服務質(zhì)量進行驗證，填寫相應的檢查記錄。4.4 對合格供方的定期復評4.4.1 辦公室組織有關部門，每年對合格物資供方進行一次跟蹤復評， 寧波湖編物業(yè)管理有限公司 章節(jié)號7. 4 采購控制程序 版 本1/0 頁 次 4/6填寫物資供方業(yè)績評定表，評價時按百分制，產(chǎn)品質(zhì)量評分占50，售后服務評分占20，其他(如價格、交貨期等)占30。評定總分低于60(或產(chǎn)品質(zhì)量評分低于42分)，應取消其合格供方資格；如因特殊情況留用，應報管理者代表批準，并加強對其供應物資質(zhì)量的驗證，執(zhí)行4.6.1條款。如果連續(xù)二次評分不及格，應取消其供貨資格。4.4.2 辦公室組織有關部門，每年對合格服務供方進行一次跟蹤復評，填寫服務供方業(yè)績評定表，評價時按百分制，服務工作質(zhì)量評分占50，服務態(tài)度占20，其他(如價格、服務及時性等)占30。評定總分低于60(或工作質(zhì)量評分低于42)，應取消其合格供方資格；如因特殊情況留用，應報管理者代表審核、總經(jīng)理批準，并加強對其提供服務的驗證，執(zhí)行4.6.2條款。如果連續(xù)二次評分不及格，應取消其服務資格。4.5 采購信息4.5.1 采購信息應表述擬采購的產(chǎn)品的特性，適當時包括：a. 產(chǎn)品采購批準的要求； b對產(chǎn)品的驗收要求；c適當時的質(zhì)量管理體系要求；d其他要求，如價格、數(shù)量、交付、人員等。4.5.2 本公司的采購文件包括：物料申購表、采購物資分類明細表、采購合同及附件等，由各相關部門保管。采購文件在發(fā)放前，應由相關部門負責人、分管副總或總經(jīng)理對采購要求是否充分進行審批對。4.6 采購產(chǎn)品的驗證4.6.1 對采購物資的驗證可以有以下幾種形式：a.由各部門質(zhì)量檢查員進行進貨驗證；b.由業(yè)主或住戶在本公司現(xiàn)場實施驗證； 寧波湖編物業(yè)管理有限公司 章節(jié)號7. 4 采購控制程序 版 本1/0 頁 次 5/6c.由本公司在供方現(xiàn)場實施驗證；d.由業(yè)主或住戶在供方現(xiàn)場實施驗證。對后兩種情況，管理部門應在采購文件中規(guī)定驗證的安排和產(chǎn)品放行的方法。4.6.1.1 驗證活動可包括：檢驗或試驗、外觀檢查、試用、提供合格證明文件等方式。根據(jù)采購物資進貨檢驗規(guī)程進行驗證，并填寫采購物資質(zhì)量驗證記錄。4.6.1.2 業(yè)主或住戶的驗證不能免除本公司提供合格產(chǎn)品的責任，也不能排除其后業(yè)主或住戶拒收的可能。4.6.2 對供方服務質(zhì)量的驗證的方法可包括：a接受服務部門的質(zhì)量檢查員對供方服務質(zhì)量進行驗收；b征求業(yè)主和住戶對供方服務質(zhì)量的意見。驗證方式按服務項目分包合同中的規(guī)定執(zhí)行，并做好相應的檢查記錄。4.6.3 對合格供方的產(chǎn)品或服務在使用過程中出現(xiàn)的嚴重不合格，相關部門部應填寫不合格服務/品通知單，通知供方限期改正，具體按不合格服務/品控制程序執(zhí)行。如連續(xù)兩次不符合要求，相關部門應報分管領導審核，經(jīng)總經(jīng)理批準后，取消其合格供方的資格。4.7 按各相關部門負責建立并保存與本程序相關的記錄。5 相關文件 不合格服務/品控制程序 采購物資進貨檢驗規(guī)程6 質(zhì)量記錄 物料申購單 QR-74-01 物資供方評定記錄表 QR-74-02 服務供方評定記錄表 QR-74-03 合格供方名錄 QR-74-