WORD的自動(dòng)多級(jí)編號(hào)功能.doc

WORD的自動(dòng)多級(jí)編號(hào)功能1、新建一個(gè)文檔，在頁(yè)面需要插入編號(hào)的位置右擊鼠標(biāo)，選擇“項(xiàng)目符號(hào)和編號(hào)（N）”，再點(diǎn)擊“多級(jí)符號(hào)（U）”標(biāo)簽，出現(xiàn)如下窗口。需要說(shuō)明的是，我的軟件已經(jīng)做過(guò)相應(yīng)的設(shè)置，所以你在電腦上看到的具體內(nèi)容與本文貼圖不會(huì)完全一致。從圖中可見(jiàn)，Word 可以設(shè)置七種不同的自動(dòng)編號(hào)樣式。2、隨便選擇一個(gè)樣式框，點(diǎn)擊“自定義（T）”按鈕，出現(xiàn)“自定多級(jí)符號(hào)列表”窗口，再點(diǎn)擊“高級(jí)（L）”按鈕，出現(xiàn)下圖。這里就是我們?cè)O(shè)置多級(jí)編號(hào)樣式的的操作界面。3、現(xiàn)在重點(diǎn)解釋一下設(shè)置第一級(jí)別自動(dòng)編號(hào)的方法，即按“一、二、三、”的序列編號(hào)，其他級(jí)別自動(dòng)編號(hào)的設(shè)置方法是大致相同的。（1）在“級(jí)別（V）”下方有9個(gè)數(shù)字，表示word可以編制九級(jí)自動(dòng)編號(hào)。現(xiàn)在是要設(shè)置的是第一級(jí)，點(diǎn)擊“1”。（2）在“編號(hào)樣式（N）”中，選擇需要的編號(hào)序列形式。本文是按“一、二、三、”序列編號(hào)，選擇“一,二,三(簡(jiǎn))”一欄。注意，這個(gè)位置還有一個(gè)不帶“（簡(jiǎn)）”的“一,二,三”序列，不要選錯(cuò)。否則編號(hào)到兩位數(shù)后會(huì)有不同，比如13會(huì)表達(dá)成“一三”而不是“十三”。（3）在“編號(hào)格式（O）”中，編號(hào)樣式會(huì)隨著你選擇的樣式變化，如數(shù)字1會(huì)變成“一”，并成灰底顯示。在word中，灰底顯示的文字都是會(huì)自動(dòng)變化的，如日期、頁(yè)碼、自動(dòng)生成的目錄等，不要對(duì)此作任何改動(dòng)，否則就達(dá)不到自動(dòng)編號(hào)的效果了。在灰底編號(hào)后還有一個(gè)小數(shù)點(diǎn)，這是軟件默認(rèn)的分割符。沒(méi)有分割符的話，容易出現(xiàn)編號(hào)和正文條款內(nèi)容混淆的情形，所以一般都要在編號(hào)后加上分割符，以區(qū)別編號(hào)和正文。我的習(xí)慣是用全角頓號(hào)（、）作為分割符，所以刪去小數(shù)點(diǎn)，輸入一個(gè)頓號(hào)。（4）其他欄目的設(shè)置參考上圖。特別需要注意的一個(gè)設(shè)置是“編號(hào)之后（W）”，強(qiáng)烈建議要選擇“不特別標(biāo)注”，尤其不要選擇“制表符”，否則正文條款多的話，編號(hào)后的文字很難對(duì)齊。至于“對(duì)齊位置”和“縮進(jìn)位置”，是和英文的排版格式有關(guān)，與中文的排版格式不同，設(shè)為零就行。在上圖中，還有一個(gè)選項(xiàng)是“將級(jí)別鏈接到樣式（K）”，如果你對(duì)WORD的“樣式”有認(rèn)識(shí)，還可以把相應(yīng)級(jí)別的文字直接鏈接到設(shè)定好的樣式中，這對(duì)軟件自動(dòng)生成文檔目錄、減化格式設(shè)定等有極大幫助。有時(shí)間再寫(xiě)一篇關(guān)于樣式的文章，本文就不多說(shuō)了。（5）至于第二級(jí)別之后的設(shè)置，先在“級(jí)別（V）”中選擇相應(yīng)的級(jí)別，再選擇相應(yīng)的“編號(hào)樣式”即可，其他的設(shè)置與第一級(jí)是一樣的。需要特別注意的是，word內(nèi)置的默認(rèn)編號(hào)第一級(jí)是“1”，第二級(jí)是“1.1”，第三級(jí)是“ 1.1.1”，如此類(lèi)推。因此，與第一級(jí)別不同，從第二級(jí)開(kāi)始，在“編號(hào)格式（O）”中就會(huì)出現(xiàn)不只一項(xiàng)灰底顯示的文字，保留最后一個(gè)（就是會(huì)隨著你在“編號(hào)樣式”中選擇的樣式變化的那項(xiàng)灰底文字），其他的文字和符號(hào)都刪除，再加上你喜歡的分割符。如此重復(fù)，設(shè)置多幾個(gè)級(jí)別，一般五個(gè)級(jí)別就夠用了。（6）按確定返回到“項(xiàng)目符號(hào)和編號(hào)（N）”窗口，再按確定，頁(yè)面上就會(huì)出現(xiàn)某一級(jí)別的編號(hào)，同時(shí)，你設(shè)置的多級(jí)編號(hào)樣式就保留在所選擇的樣式框中，以后可以隨時(shí)調(diào)用。輸入正文，軟件自動(dòng)以段落為單位，在每一段落回車(chē)后進(jìn)行自動(dòng)編號(hào)。連續(xù)兩個(gè)回車(chē)，則取消自動(dòng)編號(hào)。如果要提高或降低某一段落的編號(hào)級(jí)別，在該段落任意位置右擊鼠標(biāo)，選擇“減少縮進(jìn)量（D）”或“增加縮進(jìn)量（I）”，編號(hào)會(huì)自動(dòng)調(diào)整，之后的段落的編號(hào)會(huì)保持在這一級(jí)別上，直到你作出調(diào)整。4、其他說(shuō)明（1）按上面的操作，所有文字都是左對(duì)齊的，這是因?yàn)椤皩?duì)齊位置”設(shè)置了為零的緣故。這當(dāng)然不符合中文格式要求，中文是要求每一段落的首行縮進(jìn)兩個(gè)字符。不要緊，先寫(xiě)好你的合同，再選定相應(yīng)的段落，在反黑的文字上右擊鼠標(biāo)，選擇“段落（P）”，在“特殊格式（S）”中選擇“首行縮進(jìn)”兩字符即可。（2）很多文檔已經(jīng)是手工輸入編號(hào)的，調(diào)整起來(lái)很麻煩。選定相應(yīng)的段落，再套用剛才設(shè)定好的自動(dòng)編號(hào)樣式看看，是不是已經(jīng)轉(zhuǎn)換為自動(dòng)編號(hào)了？不過(guò)軟件一般不能全部轉(zhuǎn)換，還需要對(duì)照原級(jí)別結(jié)構(gòu)用“減少縮進(jìn)量”或“增加縮進(jìn)量”的方式調(diào)整，有些原文的編號(hào)還要?jiǎng)h除，當(dāng)然這時(shí)的工作量已經(jīng)少很多了，最重要的是，出