銷售訂單管理辦法

銷售訂單管理辦法 1內(nèi)容與范圍 1.1 主題內(nèi)容： 1.1.1為優(yōu)化流程、降低溝通成本、提高工作效率特制訂銷售訂單管理辦法。 1.1.2本辦法規(guī)定了第三方網(wǎng)絡購物和電視購物的操作流程及管理辦法； 1.2 適用范圍： 本辦法適用于青島海信電器股份有限公司營銷公司總部及所屬各分公司。 2.責任與分工 2.1電子商務部負責與第三方的日常業(yè)務聯(lián)系及客戶維護，并負責合同簽訂、訂單制作、貨款回收等相關工作。 2.2營銷公司各分公司負責安排產(chǎn)品的配送。 2.3財務部負責審核用戶信息及監(jiān)控貨款到賬情況。 3 業(yè)務流程 3.1電子商務部業(yè)務人員起草與第三方合作合同，并報部門總經(jīng)理和股份公司法律顧問審核。 3.2業(yè)務人員填寫附表一客戶維護申請單，簽字確認后將客戶維護申請單轉給業(yè)務支持專員。 3.3業(yè)務支持專員對客戶維護申請單進行信息初審，確認準確無誤后第一時間在SAP系統(tǒng)中錄入用戶信息。 3.4業(yè)務支持專員將客戶維護申請單遞交給財務人員，財務人員審核用戶信息。 3.5業(yè)務人員與第三方溝通，確認款到，并與分公司溝通，確認分公司貨源充足后，填寫附表二發(fā)貨申請單。業(yè)務人員簽字確認后轉給業(yè)務支持專員。 3.6業(yè)務支持專員到財務部確認： 3.6.1若與第三方簽訂的合同是無賬期的，則確認是否款到，到款數(shù)量是否正確。 3.6.2若與第三方簽訂的合同是有賬期的，確認賬號額度是否充足。賬號額度大于等于應收貨款的可發(fā)貨；賬號額度小于應收貨款的按額度發(fā)貨或不發(fā)貨；超過賬期未回款的不發(fā)貨。 3.7業(yè)務支持專員確認無誤后在發(fā)貨申請單上簽字。 酒店工程用機工作流程管理辦法 第 3 頁 共 9 頁 3 3.8業(yè)務人員將發(fā)貨申請單呈報部門經(jīng)理審核并簽字。 3.9業(yè)務支持專員在SAP系統(tǒng)中做訂單： 3.9.1用戶自提：業(yè)務人員聯(lián)系第三方，告知提貨時間及地點，由第三方自行提貨。 3.9.2配送：分公司收到發(fā)貨申請單后，安排當?shù)匚锪鞴九渌汀?4、獎勵與考核 4.1 分公司未按指定要求進行配送的，每發(fā)現(xiàn)一次，負激勵直接責任人50元每次，由各分公司執(zhí)行到位。 4.2 由于業(yè)務支持專員工作疏忽導致款未到發(fā)貨，或者到款有誤的，每發(fā)現(xiàn)一次負激勵業(yè)務支持專員200元，發(fā)現(xiàn)三次以上嚴厲處分。 附表一：客戶維護申請單 電子商務部客戶維護申請單 客戶名 稱 聯(lián)系方式 開戶行 賬號 組織機構代 碼 稅 號 發(fā)票類別 固定電話 地址 郵編 （普票/增票） 經(jīng)辦人： 審核： 批準： 附表二：發(fā)貨申請單 電子商務部發(fā)貨申請單 客戶編碼 客戶名稱 日期 型號 數(shù) 量 單價 金額 庫位 訂單號 交貨號 轉儲單 備注：提貨人及身份證號等。 經(jīng)辦人： 審核： 批準： 酒店工程用機工作流程管理辦法 第 4 頁 共 9 頁 4 說明： 本標準由青島海信電器股份有限公司提出。 本標準由商用電視事業(yè)部起草并負責解釋。 本標準第一版于2009年10月頒布銷售訂單管理辦法 一、 目的 為規(guī)范銷售訂單，以提高訂單管理的效率與協(xié)作，使銷售訂單下達與生產(chǎn)計劃編排者皆有序運行，特制訂本管理辦法。 二. 范圍 銷售部訂單管理。 三、職責 銷售部負責客戶訂單的接收、審核及銷售訂單下達、跟蹤（及內(nèi)外協(xié)調(diào)）。 四、 內(nèi)容 1、常規(guī)產(chǎn)品 11、市場訂單由銷售部從客戶接收，銷售部接到訂單任務以后將訂單信息（客戶要求產(chǎn)品狀態(tài)、到貨時間）反饋生產(chǎn)部。 訂貨單位 聯(lián)系人 電話 產(chǎn)品名稱 規(guī)格型號 數(shù)量 交貨日期 備注 1.2、生產(chǎn)部接到訂單信息后，4小時內(nèi)書面反饋銷售部門具體到貨時間，并組織生產(chǎn)，若不能按客戶要求時間節(jié)點供貨，書面報告反饋銷售部。 2、特殊情況：訂單接收后執(zhí)行過程中出現(xiàn)如：停電、設備損壞等非人為原因致使訂單無法保證是由生產(chǎn)部2小時內(nèi)以書面形式反饋銷售部，由銷售部負責與客戶進行協(xié)調(diào)溝通。 3、當訂單超出產(chǎn)能時，由生產(chǎn)部提出，由總經(jīng)理按產(chǎn)品利潤大小確定生產(chǎn)計劃，銷售部負責與客戶進行溝通。 序號 規(guī)格型號 計劃到貨日期 延期到貨日期 延期原因 備注 4、新產(chǎn)品訂單 4.1、銷售部在接到客戶新產(chǎn)品訂單時，必須填報產(chǎn)品需求計劃單，經(jīng)營銷副總及以上領導簽字確認后發(fā)至生產(chǎn)部。 4.2、生產(chǎn)部根據(jù)接收的計劃單組織相關部門進行評審，評審結果報總經(jīng)理確定是否進行生產(chǎn)。 4.3、確認生產(chǎn)的計劃單由生產(chǎn)部確定各生產(chǎn)職能部門時間節(jié)點，同時將產(chǎn)品發(fā)出時間書面反饋到銷售部，各部門生產(chǎn)準備完成后，生產(chǎn)部積極組織生產(chǎn)，各生產(chǎn)準備部門不按時間節(jié)點完成由生產(chǎn)部按相關規(guī)定進行考核。 4.4、對于已進行生產(chǎn)的計劃單產(chǎn)品，因市場原因在數(shù)量、規(guī)格、品質等方面必須變更的，營銷部必須填寫產(chǎn)品變更通知單，經(jīng)營銷副總及以上領導簽字確認后發(fā)至生產(chǎn)部。 4.5、當訂單超出產(chǎn)能或規(guī)格型號不具備生產(chǎn)條件的需要外 購的產(chǎn)品，由營銷部填報產(chǎn)品外購申請單（不準漏項）經(jīng)營銷副總及以上領導簽字確認后發(fā)至物資部經(jīng)總經(jīng)理確認后執(zhí)行。一銷售價格執(zhí)行方法 1.普通銷售訂單（Normal，簡稱N單）：普通銷售訂單即為不低于正常折扣（由公司制定，另行通知）銷售的訂單，可直接執(zhí)行。 2.特價銷售訂單（Project，簡稱P單）：特價銷售訂單是低于正常折扣銷售的訂單。此類訂單需要事先郵件申請，先后得到分公司經(jīng)理、公司副總裁的批準后，方可下單執(zhí)行。 二銷售訂單執(zhí)行辦法 所有的銷售訂單嚴格執(zhí)行海納集團“款到發(fā)貨”的政策；有信用額度的客戶、協(xié)議客戶及特殊訂單須按照以下模式操作執(zhí)行。1.有信用額度的客戶執(zhí)行辦法 1）每月5號前給有信用額度的客戶發(fā)書面對賬單，對賬單內(nèi)容包括上月1號至當月月末已發(fā)貨物的全部款項，客戶須10號之前付清，如延期付款，以天為計量單位，過期一天（節(jié)假日除外）亮黃燈警告，過期三天亮紅燈，停止接收新訂單及停止該客戶的一切發(fā)貨，直至還清欠款。視其拖欠程度，供方有權取消其賒銷優(yōu)惠條件，執(zhí)行“款到發(fā)貨”的政策。 2）當月發(fā)貨額超出信用額度，停止該客戶的一切發(fā)貨。如有特殊情況需發(fā)貨請參照第3條“特殊訂單審批流程及執(zhí)行辦法”執(zhí)行。2.協(xié)議客戶的執(zhí)行辦法 1）有協(xié)議的客戶，須嚴格執(zhí)行協(xié)議的付款期限，在協(xié)議付款期限前5日內(nèi)給協(xié)議客戶發(fā)上月對賬單，如延期付款，停止該客戶的一切發(fā)貨，直至還清款項。本年內(nèi)兩次出現(xiàn)延期付款則停止協(xié)議，執(zhí)行“款到發(fā)貨”的政策。 2）協(xié)議客戶采取年審制度，意為當年有效，次年需重新申請。3.特殊訂單審批流程及執(zhí)行辦法 1）特殊訂單意為因特殊原因，需先發(fā)貨后付款的訂單，必須由客戶出具發(fā)貨申請函（具體內(nèi)容需涵蓋未付款原因及承諾付款期限）加蓋公司公章發(fā)至銷售人員處，銷售人員先期審核通過后需逐級申請分公司經(jīng)理、公司副總裁、常務副總裁、總裁，層層審批通過后，該發(fā)貨申請方可執(zhí)行。 2）發(fā)貨申請一單一議，不可重復使用。4.有質保金訂單的執(zhí)行辦法 質保金必須嚴格按照合同約定的日期收回，如到期沒有收回即列入二級黑名單，相關銷售人員需說明原因并及時落實具體的回款時間（不得超過合同約定日期一個月），如到承諾期限仍未付款，則直接列入一級黑名單。 三付款方式 1.執(zhí)行現(xiàn)金、支票、電匯的付款方式。2.銀行承兌匯票付款方式： 1）可以接收的銀行承兌匯票的范圍：中國銀行、中國工商銀行、中國建設銀行、中國農(nóng)業(yè)銀行、交通銀行、招商銀行、中信銀行、光大銀行、華夏銀行、民生銀行、興業(yè)銀行、廣東發(fā)展銀行、深圳發(fā)展銀行、上海浦東發(fā)展銀行、上海銀行、北京銀行、天津商業(yè)銀行、深圳商業(yè)銀行、廣州商業(yè)銀行。 2）貼息管理 貼息計算方法：按照銀行承兌匯票結算金額，以月貼息率千分之三計算貼息金額； 貼息審核方法： 如果客戶支付貼息，則直接執(zhí)行本細則第一條【銷售價格執(zhí)行方法】； 如果客戶不支付貼息，在執(zhí)行本細則第一條【銷售價格執(zhí)行方法】的同時應將銀行承兌匯票的貼息考慮在內(nèi)。3.預收賬款管理 非常規(guī)產(chǎn)品的訂單執(zhí)行前需收取30%的預收款；客戶的預收賬款和應收賬款按照訂單分別登記管理，不允許用預收賬款沖抵客戶的應收賬款； 四黑名單的管理辦法 1.先發(fā)貨后付款的客戶在承諾期內(nèi)沒有付款的，列入二級黑名單；被列入二級黑名單的客戶如到二次承諾期（不得超過第一次承諾期一個月）仍未付款的，則列入一級黑名單，以上欠款期間停止該客戶的一切發(fā)貨。 2.被列入二級黑名單的客戶在承諾時間之內(nèi)回款的，款到立即從該名單撤掉；被列入一級黑名單的客戶在第三次承諾期（不得超過第二次承諾期一個月）內(nèi)付款的，款到3個月后從該名單撤掉。 3.如果分公司有黑名單客戶，那么該分公司所有客戶（有信用額度客戶、協(xié)議客戶除外）將不再享受任何特殊待遇。 五銷售訂單發(fā)貨管理 分公司所有的訂單發(fā)貨前必須經(jīng)過集團訂單物流中心相關負責人的審核，滿足發(fā)貨條件后方 可出庫，包括集團庫房及分公司庫房的所有發(fā)貨； 如有未經(jīng)同意擅自發(fā)貨的行為，一經(jīng)查出，公司將嚴肅處理。 六說明： 1.此文件的編制是為了優(yōu)化流程、降低溝通成本，便于銷售人員了解銷售訂單執(zhí)行政策，同時也作為執(zhí)行的依據(jù)。 2.該文件未涉及事宜，另行溝通協(xié)商。 3.該文件由財務中心與訂單物流中心共同制定，領導審批通過。4.該文件自頒發(fā)之日起生效，有效期至2010年12月31日。銷售訂單管理規(guī)定 第一條目的 為了提高工作效率和服務質量，最大限度地保證訂單的履約 率和客戶滿意度，此規(guī)定對訂單執(zhí)行過程實行明析的流程化管理和責任化管理，保證公司內(nèi)部各工作單元有效銜接及工作的順暢推進。 第二條訂單管理內(nèi)容 主要是對訂單的評審、記錄、技術交底、報價、合同簽訂、 圖紙設計、產(chǎn)品生產(chǎn)、進度跟蹤等程序化管理。第三條訂單具體管理程序 3.1業(yè)務人員接訂單時，對訂單內(nèi)容進行必要的了解，包括品種、 數(shù)量、工期及質量等，并進行編號記錄。 3.2業(yè)務人員傳遞評審報價單，由總經(jīng)理助理、生產(chǎn)總監(jiān)、內(nèi)控部經(jīng)理組織評審，（當接到價值達到一百萬元以上大訂單時，監(jiān)察部全過程監(jiān)察）根據(jù)客戶情況、產(chǎn)品類型和數(shù)量、工期、預計合同額等確定接單方式，非重點或無潛力客戶的小訂單將考慮提高報價和延長工期，接單后各部門確定各屬工作所需時間，填寫合同評審表。 3.3訂單確定后，財務部門安排報價工作，報價人做好報價記錄，核定后向總經(jīng)理匯。 3.4業(yè)務部門對客戶進行溝通，力爭在彼此都滿意的基礎上簽訂合 同，并對合同進行編號入檔，統(tǒng)一管理。 3.5生產(chǎn)部門根據(jù)合同評審表進行生產(chǎn)安排和督辦，技術、采購、生產(chǎn)、質檢，按評審內(nèi)容進入各自工作程序，相關部門間做好溝通協(xié)調(diào)。 3.6技術圖紙標注重點質量和工藝要求，車間分解落實。各部門、環(huán)節(jié)實行質量及工期控制，下工序部門督辦上工序部門。3.7產(chǎn)品完工后，質檢部終檢，合格后生產(chǎn)車間報產(chǎn)成表與相關部門。 3.8生產(chǎn)總監(jiān)負責整個過程調(diào)度，重點難點工作及時匯報總經(jīng)理。3.9各部門每月底前將訂單情況、生產(chǎn)情況書面總結，匯報給總經(jīng)理。 第四